Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenbosch

Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente 's-Hertogenbosch

Behorende bij de Algemene Subsidieverordening gemeente ’s-Hertogenbosch 2021

Artikel 1. Begripsbepalingen

• a.

  accountant: accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid van het BW;

• b.

  activiteitenverslag: een overzicht van de activiteiten waaruit blijkt dat de activiteiten zijn verricht waarvoor de beschikking is verleend met een financiële onderbouwing van de besteding (begroting vooraf en realisatie achteraf).

• In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen zoals vermeld in het besluit tot verlening. In het geval er in het besluit tot verlening geen aantallen zijn opgenomen vervalt deze verplichting.

• Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole. De accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen materiële afwijkingen bevat. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de financiële verantwoording, maar vormt daar als zodanig geen onderdeel van.

• c.

  ASV: Algemene subsidieverordening ‘s-Hertogenbosch;

• d.

  Awb : Algemene wet bestuursrecht;

• e.

  beoordelingsverklaring: beoordeling van de accountant verricht in overeenstemming met het Nederlandse recht, waaronder de Nederlandse Standaard 2400 ‘Opdrachten tot het beoordelen van financiële overzichten’. Deze beoordeling is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid;

• f.

  bestemmingsfondsen: het deel van het vermogen dat een beperkte bestedingsmogelijkheid heeft welke door derden is bepaald;

• g.

  bestemmingsreserves: het deel van het vrij besteedbaar vermogen dat door het bestuur van de instelling voor een bepaald doel is bestemd;

• h.

  BW: Burgerlijk Wetboek;

• i.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente ’s-Hertogenbosch;

• j.

  controleprotocol: protocol, met daarin de normen waaraan de te overleggen beoordelings- of controleverklaring dient te voldoen;

• k.

  controleverklaring: accountantsverklaring, Standaard 700 bedoeld in artikel 2:393, vijfde lid, van het Burgerlijk Wetboek of verklaring inzake vrijwillige controle als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder o, van de Wet toezicht accountantsorganisaties. Deze beoordeling is gericht op het verkrijgen van hoge mate van zekerheid;

• l.

  egalisatiereserve: vrij besteedbaar vermogen;

• m.

  financieel verslag: verslag betreffende de financiële verantwoording van de aan een subsidie verbonden baten en lasten;

• n.

  inhoudelijk verslag: een verslag waaruit blijkt in hoeverre de resultaten zijn gerealiseerd, de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en deze hebben bijgedragen aan de resultaten, en in hoeverre aan de verplichtingen is voldaan. Het bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen;

• o.

  jaarverslag: een verslag dan wel een jaarverslag dat inzicht geeft in de aard, duur en omvang van de activiteiten en resultaten en een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen;

• p.

  jaarrekening: een financiële verantwoording van de verrichte activiteiten. Deze financiële verantwoording bestaat uit een balans met toelichting en een exploitatierekening met toelichting. De financiële verantwoording moet voldoen aan het gestelde in het Burgerlijk Wetboek boek 2 Titel 9.

• q.

  NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

• r.

  omvangbasis: totaal aan lasten in de verantwoording;

• s.

  rechtmatigheid: naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

Artikel 2. Uitgangspunten verantwoording tussen € 7.500, - tot € 75.000, -

Ingevolge artikel 17, tweede en derde lid van de ASV, overlegt de subsidieontvanger bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie:

• a.

  Inhoudelijk verslag

• b.

  Activiteiten verslag (geen jaarrekening, geen beoordelingsverklaring)

Artikel 3. Uitgangspunten verantwoording tussen € 75.000,- en € 150.000,-

De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 18 tweede en derde lid van de ASV:

• a.

  Inhoudelijk verslag

• b.

  Activiteiten verslag

• c.

  Bij aanvragen tot subsidievaststelling van een subsidie waarbij het subsidiebedrag, dan wel de som van meerdere door de gemeente verstrekte subsidies € 75.000, - tot € 150.000, - bedraagt, wordt een jaarrekening met een beoordelingsverklaring overlegd. Deze wordt opgesteld door een externe onafhankelijke accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• d.

  Het college kan bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel 4. Uitgangspunten verantwoording vanaf € 150.000, -

De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 18 tweede en derde lid van de ASV:

• a.

  Inhoudelijk verslag

• b.

  Activiteiten verslag

• c.

  Bij aanvragen tot subsidievaststelling van een subsidie waarbij het subsidiebedrag, dan wel de som van meerdere door de gemeente verstrekte subsidies meer dan € 150.000, - bedraagt, wordt een financiële verantwoording met een controleverklaring overlegd bij de verantwoording. Wanneer de subsidiepost afdoende in de jaarrekening is uitgewerkt is een controleverklaring bij de jaarrekening afdoende. Deze wordt opgesteld door een externe onafhankelijke accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• d.

  Het college kan bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel 5. Object van de controle

• 1.

  Ter verkrijging van een beoordelings- of controleverklaring als bedoeld in artikel 3 en artikel 4 verstrekt de subsidieontvanger aan een accountant de opdracht om een financiële controle uit te voeren.

• 2.

  Het object van de controle, bedoeld in het eerste lid, is:

  • a.

    Een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;

  • b.

    Een financieel overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten;

  • c.

    In de jaarrekening moet de totale organisatiebegroting van te verantwoorden jaar (T) terugkomen. Tevens moet de realisatie van het te verantwoorden jaar gepresenteerd worden.

Artikel 6. Normenkader

Het normenkader voor de beoordelings- en controleverklaring, bedoeld in artikel 3 en artikel 4, bestaat uit de volgende wet- en regelgeving:

• a.

  titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht;

• b.

  de Algemene subsidieverordening Gemeente ’s-Hertogenbosch;

• c.

  de beleidsregels Algemene Subsidieverordening Gemeente ’s-Hertogenbosch;

• d.

  de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend;

• e.

  eventueel van toepassing zijnde Europese regelgeving;

• f.

  overige door de gemeente ’s-Hertogenbosch gestelde vereisten en verplichtingen als opgenomen in de verleningsbeschikking.

Artikel 7. Nadere eisen aan de financiële verantwoording

De financiële verantwoording sluit aan bij de begroting die bij de aanvraag is ingediend. In het geval er meerdere subsidies zijn ontvangen in een kalenderjaar kunnen de subsidies gezamenlijk worden verantwoord, mits de kosten en inkomsten per verleende subsidie zichtbaar zijn opgenomen.

• 1.

  Bij een subsidie op basis van het exploitatiesaldo dienen de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen met daarbij de door de gemeente ‘s-Hertogenbosch goedgekeurde begroting.

• 2.

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeels-, organisatie-, huisvestings- en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.

• 3.

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.

• 4.

  Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is geen (sluitende) urenregistratie nodig, de inzet van de uren dan wel fte’s dient voor controle door de accountant onderbouwd te worden, zodanig dat aangetoond kan worden dat de activiteit is uitgevoerd.

• 5.

  In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

• 6.

  Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo, en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de jaarrekening te zijn opgenomen en dient het bestemmingsfonds op de balans te staan.

• 7.

  In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.

• 8.

  In de verantwoording wordt een vergelijking opgenomen van de realisatie met de aanvraag. Dat kan een vergelijking zijn van de lasten en de baten dan wel een vergelijking van de aantallen afhankelijk van de verlening.

• 9.

  Afhankelijk van de subsidiehoogte dient bij de verantwoording een accountantsverklaring te worden aangeleverd aansluitend bij de gekozen vorm van de financiële verantwoording.

• 10.

  In het geval van een toerekening van indirecte kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat te zijn opgenomen van alle indirecte kosten, dus ook de kosten die zijn toegerekend aan andere activiteiten dan waarvoor subsidie is verleend.

• 11.

  Een inhoudelijk en activiteitenverslag aansluitend op de verlening

• 12.

  Wanneer de verantwoording wordt afgelegd als onderdeel van de jaarrekening met een financiële verantwoording, dient deze te voldoen aan de hieronder nader gestelde eisen;

• 13.

  De financiële verantwoording kan integraal in de jaarrekening zijn opgenomen, dan wel als bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening.

• 14.

  Een controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente ‘s-Hertogenbosch (zie bijlage 1). De controleverklaring dient in elk geval ook de financiële verantwoording te omvatten.

Artikel 8. Toegestane toleranties

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de accountant voor de oordeelsvorming en de strekking van de beoordelings- of controleverklaring:

• a.

  de toleranties voor de financiële verantwoording toepast overeenkomstig de percentages, opgenomen in bijlage 1 paragraaf 1.4.1, behorende bij deze regeling;

• b.

  de percentages, bedoeld onder a, afgezet tegen de omvangbasis.

Artikel 9. Gewenste mate van zekerheid

De subsidieontvanger overlegt zoals in de verleningsbeschikking is opgenomen:

• 1.

  een beoordelingsverklaring die een beperkte mate van zekerheid verschaft of

• 2.

  een controleverklaring, die een redelijke mate van zekerheid verschaft over het object van de controle.

Artikel 10. Inhoud beoordelings- of controleverklaring

De subsidieontvanger geeft de accountant de opdracht om te toetsen of:

• a.

  de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen getrouw zijn weergegeven;

• b.

  de baten en lasten in overeenstemming zijn met de financiële aspecten van de wet- en regelgeving, als bedoeld in artikel 5 voor zover dit in redelijkheid te toetsen is door de accountant.

Artikel 11. Beroepsvoorschriften NBA

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de door hem ingeschakelde accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de op dat moment geldende beroepsvoorschriften, vastgesteld door de NBA.

Artikel 12. Model beoordelings- of controleverklaring

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat:

• a.

  de uitkomst van de controle door de accountant wordt vastgelegd in een beoordelings- en controleverklaring over de getrouwheid van de verantwoording;

• b.

  in de beoordelings- of controleverklaring een aparte passage opgenomen wordt voor het rechtmatigheidsoordeel, conform de aanwijzingen van de NBA;

• c.

  de beoordelings- of controleverklaring voldoet aan het van toepassing zijnde model beoordelings- of controleverklaring van het NBA.

Artikel 13. Specifieke bevindingen

De subsidieontvanger overlegt een beoordelings- en controleverklaring met een toelichtende paragraaf, indien:

• a.

  door de accountant specifieke bevinden zijn gedaan;

• b.

  de bevindingen, bedoeld onder a, naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor het college.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking op www.overheid.nl .

Artikel 15 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenbosch”.