Reglement van orde raadscommissies

Ondertekening

Toelichting

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in dit reglement moet worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Hoofdstuk 2. Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2. Instelling raadscommissies

In dit artikel zijn de drie raadscommissies en hun taakgebied omschreven.

Het vijfde en zesde lid bestaan uit coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. Indien dat het geval is vervuld de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat de rol van voorzitter.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard overleg plaatsvinden in het presidium (o.a. bestaande uit fractievoorzitters). Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in de raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4. Samenstelling

Het presidium bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Onafhankelijk van de grootte van de raadsfractie is de vertegenwoordiging per raadscommissie bepaald op maximaal 3 leden en 3 plaatsvervangend leden. Dit kunnen, uiteraard met inachtneming van de wettelijke criteria, zowel raadsleden als niet raadsleden zijn. Het is aan de fracties om hierin een afweging te maken.

Op grond van het derde lid moeten leden, evenals raadsleden, tevens voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden.

Artikel 5. Voorzitter

Artikel 5. Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitter “uit zijn midden” benoemt. Dit geldt eveneens voor de plaatsvervangend voorzitter.

Op basis van het tweede lid is de voorzitter geen lid van de raadscommissie. Hiervoor is bewust gekozen omdat de voorzitter zich op deze wijze kan concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie kan aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

De plaatsvervangend voorzitter kan tevens lid zijn van de desbetreffende raadscommissie, doch dat is geen voorwaarde. Voor zover de plaatsvervangend voorzitter tevens lid is van de raadscom-missie wordt hem de ruimte gelaten om een inhoudelijke bijdrage te leveren.

Een plaatsvervangend voorzitter die geen lid is van de desbetreffende raadscommissie dient zich, evenals de reguliere voorzitter, te onthouden van een inhoudelijke bijdrage.

Voor alle duidelijkheid wordt opgemerkt dat de door de raad benoemde voorzitter buiten beschouwing blijft bij de bepaling van de personele samenstelling van een commissie ex artikel 4 van het reglement. Dit geldt niet voor de plaatsvervangend voorzitter die tevens lid is van de raadscommissie.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (lid 7).

Het presidium kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen leden. De raad kan de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een raadscommissie ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Artikel 7. Griffie

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Een medewerker van de griffie is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 24 van dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Hoofdstuk 3. Aanwezigheid college, burgemeester, wethouders en secretaris

Artikel 8. College, burgemeester, wethouders en secretaris

De burgemeester en de wethouders hebben, hoewel zij geen lid zijn van de raadscommissie (artikel 82, tweede lid), toegang tot de vergadering van de raadscommissies en kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.

Daar hun aanwezigheid niet vanzelfsprekend, kan de voorzitter de burgemeester, wethouders alsmede de gemeentesecretaris uitnodigen om bij de vergadering van de raadscommissie aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Hoofdstuk 4: Vergaderingen

Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen

Artikel 9. Tijdstip van vergaderen

In dit artikel is in lid 1 het tijdstip en de plaats van vergadering opgenomen. Een raadscommissie vergadert verder als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffie.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden.

Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 10. Oproep

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste 10 dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffie worden ingezien (artikel 12, lid 3). Uiteraard is het mogelijk de vergaderstukken digitaal ter beschikking te stellen.

Artikel 11. De agenda

Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter inoverleg met een medewerker van de griffie de voorlopige agenda van de vergadering vast. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter haar eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen worden ingezien bij de griffie.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens de verplichting opgenomen de agenda en stukken ook op internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen.

Paragraaf 2. Orde der vergadering

Artikel 14. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en een medewerker van de griffie zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 15. Opening vergadering: quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 16. Spreekrecht burgers

Spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Deze bepaling biedt de grondslag voor dit spreekrecht

Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op

die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. In deze gevallen is gebruik van het spreekrecht uitgesloten. Benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen zijn uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Verder kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

Burgers die gebruik willen maken van het spreekrecht dienen zich ten minste 24 uur vóór de vergadering te melden bij de griffie. Dit zal worden vermeld bij de publicatie van de commissie-agenda in Ambtsberichten en op de Website. Verder is gekozen voor een ruime vorm van spreekrecht. Burgers krijgen de gelegenheid in twee termijnen het woord te voeren zodat er daadwerkelijk gelegenheid is tot gedachtewisseling met de commissieleden.

Artikel 17. Verslaglegging

De commissievergaderingen worden in de vorm van een verslag vastgelegd.

Deze wordt zo mogelijk tegelijk met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. De voorzitter, de leden, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan bij de griffie worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen komt ook toe aan de voorzitter, een lid of wethouder dat c.q. die bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Na vaststelling van het verslag wordt deze ondertekend door de voorzitter en een medewerker van de griffie (commissiegriffier). De combinatie van het verslag met geluidsopname maakt deel uit van de verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 18. Ingekomen stukken

Ten behoeve van de behandeling van de (aan de commissie gerichte) ingekomen stukken is de door de raad vastgestelde “Procedure ingekomen stukken” opgesteld. Voor een nadere toelichting hierop wordt verwezen naar de betreffende procedure.

Artikel 19. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden.

Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid om na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 20. Spreektijd

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers.

De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 21. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij het staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen (art. 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg)pauze.

Artikel 22. Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken.

Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, dat een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde

Verder wordt verwezen naar de casus waarbij een raadslid in een commissievergadering openlijk citeerde uit documenten, waarop geheimhouding rustte. Het raadslid was zich bewust van de schending van de geheimhoudingsplicht, maar constateerde dat hij vrijelijk kon citeren uit de bewuste documenten omdat hij bescherming genoot conform het bepaalde in artikel 22 Gemeentewet.

De VNG vindt dit een ongewenste situatie en inmiddels heeft de Staatssecretaris van Binnen-landse Zaken hierop gereageerd door bij brief van 12 januari 2010 de aanbeveling te doen deze ongewenste situatie te voorkomen door e.e.a. te regelen in onderhavig artikel van het reglement van orde.

Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van dit reglement.

Artikel 23. Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijk-heid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen.

Indien de schorsing als bedoeld in het derde lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 19, lid 1).

Artikel 24. Deelneming aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van artikel 8 van dit reglement reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Het gaat in dit artikel om de ambtenaar of de burger in zijn hoedanigheid van materiedeskundige, dan wel om een vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie of instelling. In deze bepaling wordt niet de burger bedoeld die opkomt voor zijn individueel belang.

Artikel 25. Advies

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen tenzij er sprake is van een unaniem advies.

Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Hoofdstuk 5. Besloten vergadering

Artikel 26. Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 27. Verslaglegging

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt dit artikel dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffie(r). De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit verslag.

Artikel 28. Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet).

De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 29. Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 6. Toehoorders en pers

Artikel 30. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Derhalve wordt dit geregeld in het derde lid van artikel 30.

Artikel 31. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 32. Verbod gebruik mobiele telefoons

Artikel 32 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel standby te laten staan.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 33. Uitleg reglement

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 34. Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 35. Slotbepaling

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Procedure ingekomen stukken

(behorende bij artikel 18: ingekomen stukken Reglement van orde raadscommissie)

Onderhavige procedure beschrijft het behandelingsproces van aan de raadscommissies geadresseerde poststukken. Het betreft post afkomstig van verschillende afzenders (burgers, maatschappelijke instellingen, belangenorganisaties, verenigingen, bedrijven, overheden, etc.), waarvan de inhoud in termen van aard, omvang en importantie divers is. De procedure ingekomen stukken raadscommissies draagt zorg voor een efficiënte en effectieve behandeling.

Alle ingekomen poststukken geadresseerd aan de raadscommissies worden digitaal ontvangen en vervolgens door de griffie digitaal doorgeleid naar de commissieleden. Daarna beoordeelt de griffie in welke categorie de ingekomen poststukken vallen:

A: alle drie de commissies;

B1: commissie Middelen;

B2: commissie Grondzaken;

B3: commissie Bewonerszaken.

De categorie-aanduiding wordt op een lijst vermeld, welke (indien post voor deze commissie(s) ook daadwerkelijk is ontvangen) wekelijks digitaal door de griffie aan de commissie-, raads- en collegeleden ter beschikking wordt gesteld.

De verwerking van de post per categorie-aanduiding wordt onderstaand toegelicht.

Voor de categorieën geldt dat:

• -

  de ingekomen poststukken digitaal worden verwerkt op de postkamer. Deze worden vervolgens digitaal naar de griffie verstuurd. De griffie neemt de stukken in behandeling en leidt deze ter kennisname digitaal door naar de commissie- en raadsleden. Ter kennisname wordt een digitaal afschift naar de secretaris gestuurd.

• -

  Het poststuk wordt gearchiveerd.

• -

  Voor zover sprake is van bij het poststuk gevoegde bijlagen die niet of nauwelijks te scannen zijn, zal hiervan melding worden gemaakt en kunt u deze bijlage indien wenselijk opvragen via de griffie bij het archief.

Tot slot zijn er nog poststukken gericht aan de raadscommissies die niet onder bovenstaande categorieën vallen. Dit zijn vakbladen, brochures, folders, etc. Deze stukken worden ter inzage gelegd in de leeskamer van het gemeentehuis. Hiervan vindt geen registratie plaats.

In gevallen waarin onderhavige regeling niet voorziet treedt de griffie(r) in overleg met de burgemeester.