Nota Reserves en voorzieningen gemeente Pijnacker-Nootdorp 2026-2029

Voor u ligt de Nota Reserves en voorzieningen 2026-2029. Deze wordt, conform het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en artikel 15 van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp, eens in de vier jaar vastgesteld door de gemeenteraad. De nota is met name bedoeld om kaders te stellen voor het beheer en het beleid van reserves en voorzieningen. De nota Reserves en voorzieningen is niet bedoeld om een actueel saldo-overzicht te geven van de diverse reserves en voorzieningen. Hiervoor wordt verwezen naar de jaarrekening en de programmabegroting. Tot vorming of opheffing van reserves en voorzieningen wordt besloten in de documenten van de planning- & control cyclus en separaat in raadsbesluiten.

Doelstelling

Deze nota is een uitwerking van artikel 15 van de geldende Financiële verordening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De nota reserves en voorzieningen is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Het doel van deze nota is:

• 1.

  inzicht geven in het wettelijk kader rond reserves en voorzieningen;

• 2.

  beleidsregels vast te stellen over de handelswijze waarop reserves en voorzieningen worden vastgelegd en verantwoord.

Wettelijk kader

Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212) en bij het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De kaders voor reserves en voorzieningen worden gevormd in artikel 41 tot en met 45, 49, 54 en 55 BBV. In de toepassing van het BBV is de afgelopen jaren door de Commissie BBV aan de hand van praktijkcases veel informatie beschikbaar gekomen welke een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV bevorderen. In deze nota wordt daarmee rekening gehouden.

Wijzigingen ten opzichte van de nota Reserves en voorzieningen 2021

Ten opzichte van de voorgaande nota Reserves en voorzieningen is deze nota op de volgende onderdelen gewijzigd:

• -

  Anders dan in de voorgaande nota zijn de volgende nieuwe en aangepaste uitgangspunten van kracht (voortkomend uit adviezen van de Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp):

  • °

    Bij vorming, gebruik en opheffing van reserves gelden de uitgangspunten, zoals opgenomen in bijlage 1.

  • °

    Bestemmingsreserves die meer dan drie jaar geen dotatie of onttrekking kennen, worden in de jaarrekening over het desbetreffende boekjaar vermeld en in beginsel opgeheven. Indien nodig wordt beargumenteerd aangegeven waarom de reserve niet opgeheven kan worden.

  • °

    Wij hanteren heldere voorwaarden voor de vorming en inzet van bestemmingsreserves afschrijvingslasten; aanvullende complementaire lasten worden uit de reguliere exploitatie gedekt.

  • °

    In de Kadernota wordt een langetermijnoverzicht van aflopende reserves gepresenteerd; het bijbehorend handelingskader (i.e. hoe te handelen) wordt minimaal vier jaar vóór afloop expliciet aan de raad voorgelegd.

  • °

    In de kadernota en jaarrekening wordt een actueel overzicht van de reserves gepresenteerd met doel, besteding, maximale omvang en duur.

  • °

    Voor nieuwe en uitbreidingsinvesteringen dient eerst ruimte binnen de begroting te worden gevonden; een dekkingsvoorstel is altijd onderdeel van de aanvraag.

  • °

    Als ratio voor het weerstandsvermogen hanteren wij een waarde van minimaal 1,4 en een absoluut minimum van 1,0.

  • °

    Als de weerstandsratio onder de norm van 1,0 dreigt uit te komen, stelt het college van burgemeester en wethouders een verbeterplan op met maatregelen om de algemene reserve op normhoogte te krijgen.

• -

  In de voorgaande versie werd gesproken over “reserves ter dekking van kapitaallasten”. Aangezien alleen voor afschrijvingslasten een bestemmingsreserve gevormd kan worden, wordt in de voorliggende nota de term “reserve afschrijvingslasten” gehanteerd.

• -

  In de vorige nota is als bevoegdheid van het college een passage opgenomen over toevoeging en onttrekking van winsten resp. verliezen aan de algemene reserve. In de praktijk uitte zich dit door een automatische verrekening van de tussentijdse winstneming bij grondexploitatie. Deze passage is in de voorliggende nota verwijderd om, conform de strekking van het BBV, een duidelijker beeld van het jaarrekeningresultaat te presenteren.

• -

  Bij de reserve Bedrijfsvoering was opgenomen dat indien bij de jaarrekening een voordelig resultaat op de salarislasten wordt gerealiseerd wordt 10% van de afdeling Ontwikkeling en 50% van het overige overschot toegevoegd aan deze reserve. In deze nota is dat gewijzigd in: Indien bij de jaarrekening een voordelig resultaat op de salarislasten wordt gerealiseerd wordt 50% van het overschot toegevoegd aan deze reserve. Het onderscheid is gezien de nieuwe organisatie van het ambtelijk apparaat naar domeinstructuren niet meer relevant.

• -

  Voor de reserve Bedrijfsvoering is de passage “De bedrijfsvoering gerelateerde onttrekkingen zijn eveneens een bevoegdheid van het college” vervangen door “De bedrijfsvoering gerelateerde onttrekkingen tot € 1.500.000 per boekjaar zijn eveneens een bevoegdheid van het college. Aanvullende onttrekkingen aan de reserve Bedrijfsvoering vinden plaats na besluitvorming door de gemeenteraad.”

Hardheidsclausule

Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen wordt dit in het betreffende raadsvoorstel gemotiveerd toegelicht. Hierbij dient vanzelfsprekend rekening te worden gehouden met de mogelijkheden die het BBV en overige relevante wet- en regelgeving bieden.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt de begripsbepaling nader toegelicht. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 stil gestaan bij de uitgangspunten voor wat betreft het beleid rondom reserves en voorzieningen. Tot slot treft u in bijlage 1 de uitgangspunten op hoofdlijnen voor de vorming, gebruik en opheffing van reserves. In Bijlage 2 staat een overzicht van de reserves en voorzieningen die door de gemeente Pijnacker-Nootdorp worden gehanteerd. Bijlage 3 bevat een overzicht van de afloop van de kapitaallasten in relatie tot de bestemmingsreserves afschrijvingen. Bijlage 4 bevat een overzicht van de relevante wettelijke kaders.

In dit hoofdstuk worden de afzonderlijke begrippen reserves en voorzieningen toegelicht aan de hand van wetteksten, zoals vastgelegd in het BBV.

2.1 Reserves

Zoals vastgesteld in artikel 42 van het BBV vormen reserves, samen met het gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit het overzicht van baten en lasten van de jaarrekening, het eigen vermogen van de gemeente. Artikel 43 lid 1 van het BBV onderscheidt de onderstaande soorten reserves:

• •

  Algemene reserve

• De algemene reserve vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. De belangrijkste functie is het vormen van een buffer voor onvoorziene financiële tegenvallers en is daarmee ook het belangrijkste onderdeel van het weerstandsvermogen.

• •

  Bestemmingsreserve

• In artikel 43 lid 2 van het BBV wordt een bestemmingsreserve gedefinieerd als een reserve waar de raad een bepaalde bestemming aan geeft, de middelen uit deze reserve mogen alleen aan deze specifieke bestemming worden besteed. Wel kan de raad besluiten een andere bestemming te geven. Binnen de bestemmingsreserves wordt in Pijnacker-Nootdorp onderscheid gemaakt tussen overige bestemmingsreserves en bestemmingsreserves voor afschrijvingslasten.

In de onderstaande tabel wordt toegelicht welke functies reserves kunnen vervullen.

Naast de eerdergenoemde reserves zijn ook de zogenaamde stille reserves te benoemen. Deze zijn niet zichtbaar op de balans van de gemeente. Er is sprake van stille reserve als bezittingen (bijvoorbeeld gronden, gebouwen, aandelenkapitaal of overige bezittingen) meer waard zijn dan de boekwaarde van die bezittingen. Deze worden pas (eenmalig) inzetbaar wanneer deze verkocht worden. Stille reserves zijn te vinden in materiële bezittingen maar ook in financiële bezittingen.

2.2 Voorzieningen

Voorzieningen worden gevormd voor risico’s, verliezen en verplichtingen waarvan het bestaan en de omvang nog onzeker is maar waarvan het wel kan worden ingeschat (BBV-artikel 44 lid 1a). De verwachte financiële gevolgen van de genoemde risico’s, verliezen en verplichtingen vallen altijd buiten het lopende boekjaar. Voorzieningen zijn daarmee niet vrij besteedbaar en behoren dus toe aan het vreemd vermogen van de gemeente.

Artikel 44 lid 2 uit het BBV schrijft voor dat van derden verkregen middelen, die specifiek besteed moeten worden, ook als voorziening moeten worden behandeld. Uitzondering op deze regel zijn de voorschotbedragen zoals omschreven in artikel 49, onderdeel b.

Artikel 49, lid b luidt: In de balans worden onder de overlopende passiva afzonderlijk opgenomen:

De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan (BBV-artikel 45).

2.3 Verschillen tussen reserves en voorzieningen

De belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen zijn hieronder weergegeven.

Allereerst wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de algemene uitgangspunten waar vervolgens stil wordt gestaan bij de bevoegdheden van de raad en het College van B&W. Voor de verdere toelichting is onderscheid gemaakt tussen de volgende vijf bevoegdheden: vorming, aanwending, mutaties, opheffing en administratie. De beleidsuitgangspunten staan niet op zichzelf, ze sluiten aan op artikel 15 van de financiële verordening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp (conform artikel 212 Gemeentewet).

3.1 Beleid algemene reserve

De algemene reserve is onderdeel van het eigen vermogen en primair bedoeld om financiële tegenvallers op te vangen. De omvang en ontwikkeling ervan wordt met name bepaald door het gemeentelijk resultaat (na bestemming). De algemene reserve maakt tevens deel uit van het weerstandsvermogen.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp hanteert de volgende uitgangspunten inzake de algemene reserve:

• -

  De algemene reserve heeft een bufferfunctie.

• -

  De algemene reserve heeft minimaal de hoogte van het benodigd weerstandsvermogen waarbij de weerstandsratio een absoluut minimum heeft van 1,0 en bij voorkeur hoger is dan 1,4.

• -

  Als de weerstandsratio onder de norm van 1,0 dreigt uit te komen, stelt het college van B&W een verbeterplan op met maatregelen om de algemene reserve op normhoogte te krijgen.

• -

  De raad wordt in de documenten volgend uit de planning- & control cyclus geïnformeerd over de stand en het verloop van de algemene reserve.

3.2 Beleid bestemmingsreserves

Naast de reguliere bestemmingsreserves kent de gemeente Pijnacker-Nootdorp ook bestemmingsreserves voor investeringen. Bij laatstgenoemde worden structurele middelen onttrokken voor de dekking van structurele lasten. Het betreft reserves welke dienen voor de dekking van de afschrijvingslasten van investeringen. Dit is vastgelegd in het ‘Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020’ van de Provincie Zuid-Holland.

Uitgangspunten binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp bij het hanteren van bestemmingsreserves afschrijvingslasten zijn door de raad vastgesteld in deze nota. De hoogte van deze reserves is gelijk aan de boekwaarde van de investering. Dat wil zeggen dat de gevormde bestemmingsreserve altijd afdoende moet zijn om de volledige investering te dekken, deze mag dus niet opgebouwd worden of bekostigd worden uit toekomstige baten.

Conform het BBV is het weliswaar toegestaan om rente toe te voegen aan reserves, in gemeente Pijnacker-Nootdorp is ervoor gekozen om (conform het advies van de commissie BBV) geen rente toe te voegen aan reserves.

Vorming

De gemeenteraad is bevoegd reserves te vormen en de bijbehorende doelstellingen hieraan te verbinden. Het vormen van een reserve moet dus altijd bij raadsbesluit plaatsvinden. Bij de vorming van een reserve moet in het raadsbesluit aandacht worden besteed aan de volgende punten:

• -

  De naam van de reserve;

• -

  het doel van de reserve;

• -

  het motief van de reserve;

• -

  de voeding van de reserve;

• -

  de omvang (minimum én maximum hoogte);

• -

  een meerjarige raming van de verwachte bestedingen;

• -

  Looptijd van de reserve, met start- en einddatum. De looptijd is afhankelijk van fluctuerende factoren (zoals bijvoorbeeld looptijd van werkzaamheden of afspraken). Bij het ontbreken van mutaties in de meerjarenbegroting komt de reserve te vervallen. Bij het beëindigen van de reserve valt het resterende saldo vrij ten gunste van de algemene reserve.

Een bestemmingsreserve afschrijvingslasten kan worden gevormd wanneer voldaan wordt aan deze criteria:

• 1.

  het project substantieel is (richtbedrag > € 1 mln.) én

• 2.

  een afschrijvingstermijn van minimaal 30 jaar kent, én

• 3.

  voldoende vrij vermogen aanwezig is in de algemene reserve (de weerstandsratio hoger dan 1,4 is (ondergrens van de gewenste bandbreedte van 1,4-2,0). Daarbij worden ook vastgestelde toekomstige onttrekkingen uit de Algemene reserve betrokken.

Aanvullende complementaire kosten (o.a. onderhoudskosten en rente) worden gedekt uit de reguliere exploitatie.

Minimale reserve-omvang € 50.000

Wij hanteren een minimale reserve-omvang van € 50.000. Reserves met een kleinere omvang worden opgeheven. Het bepalen van de omvang wordt gebaseerd over de tijdsduur van de meerjarenbegroting. Dit betekent dat reserves die de gehele periode onder de € 50.000 blijven, worden opgeheven, met uitzondering van de reserve “afschrijvingslasten”.

Aanwending

Bij iedere bestemmingsreserve wordt aangegeven onder welke voorwaarden aanwending is toegestaan. In de documenten van de planning - & control cyclus en separaat in raadsbesluiten wordt door de raad vastgesteld voor welk bedrag er onttrokken mag worden aan de reserves. Daarmee komt de verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijk besteden bij het College van B&W te liggen. Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat de reserve negatief wordt. Wanneer de uitgave boven het begrote bedrag komt, dient de gemeenteraad hiermee akkoord gaan.

Er is een viertal uitzonderingen te benoemen waarin het college bevoegd is:

• -

  Negatieve reserves: het college kan een niet begroot bedrag aan de algemene reserve onttrekken, indien deze onttrekking het gevolg is van een tijdelijke aanvulling van een bestemmingsreserve die anders een negatief saldo vertoont.

• -

  Reserve Sociaal Domein: Bij mutaties betreffende WMO, Jeugdwet en participatiewet afrekeningen oude jaren vindt dotatie/onttrekking plaats aan de reserve Sociaal Domein.

• -

  Algemene reserve: Het bedrag dat gedoteerd/onttrokken wordt aan de voorziening nadelige complexen mag bij de jaarrekening aan de algemene reserve worden gedoteerd/onttrokken.

• -

  Reserve Bedrijfsvoering: Indien bij de jaarrekening een voordelig resultaat op de salarislasten wordt gerealiseerd wordt 50% van het overschot toegevoegd aan deze reserve. De bedrijfsvoering gerelateerde onttrekkingen tot € 1.500.000 per boekjaar zijn eveneens een bevoegdheid van het college. Aanvullende onttrekkingen aan de reserve Bedrijfsvoering vinden plaats na besluitvorming door de gemeenteraad.

Mutaties doel

De bestemming van een reserve kan alleen door de gemeenteraad veranderd worden, op eigen initiatief van de Raad of op aangeven van het College van B&W. De mutatie wordt altijd bekrachtigd door een raadsbesluit.

Opheffing

Net als bij de vorming van een reserve, dient ook de opheffing van reserves door middel van een raadsbesluit plaats te vinden of in de documenten van de planning- & control cyclus te verwerken.

De reserve wordt opgeheven als:

• -

  De omvang kleiner dan € 50.000 is. Het bepalen van de omvang wordt gebaseerd over de tijdsduur van de meerjarenbegroting. Dit betekent dat reserves die de gehele periode onder € 50.000 blijven, worden opgeheven, met uitzondering van de bestemmingsreserve “afschrijvingslasten”;

• -

  De doelstelling bereikt is en er in de reserve nog een bedrag beschikbaar is;

• -

  Bestemmingsreserves die meer dan drie jaar geen dotatie of onttrekking kennen, worden in de jaarrekening over het desbetreffende boekjaar vermeld en in beginsel opgeheven. Indien nodig wordt beargumenteerd aangegeven waarom de reserve niet opgeheven kan worden.

De vrijval van de reserve komt ten gunste van de algemene reserve.

Administratie

Het vormen van, doteren, onttrekken, laten vrijvallen en opheffen van reserves vindt plaats via de exploitatie. Directe toevoeging of onttrekking is niet toegestaan. Mutaties in reserves dienen per programma zichtbaar gemaakt te worden.

Informatievoorziening

In de Kadernota wordt een langetermijnoverzicht van aflopende reserves afschrijvingslasten gepresenteerd; het bijbehorend handelingskader (i.e. hoe te handelen) wordt minimaal vier jaar vóór afloop expliciet aan de raad voorgelegd. Deze werkwijze gaat in vanaf de Kadernota 2027. Een voorbeeld van het overzicht is als bijlage bij deze nota Reserves en voorzieningen toegevoegd.

In de Kadernota en begroting wordt per programma een geactualiseerd overzicht gegeven van onder meer doel, besteding, maximale omvang, duur en begrote mutaties van de reserves. Deze overzichten worden per programma voorzien van een toelichting.

3.3 Beleid voorzieningen

De beleidsuitgangspunten voor wat betreft de voorzieningen verschillen op weinig gebieden van die van de bestemmingsreserves, behalve dat het verplichtende karakter van voorzieningen voor enige beperkingen zorgt.

Vorming

Voorzieningen worden op aangeven van het College van B&W ingesteld door de raad. Het vormen van voorzieningen wordt gebaseerd op bestaande voorwaardelijke verplichtingen of bedrijfseconomische motieven. Dit kan zijn het opvangen van kwantificeerbare risico’s of verliezen of het gelijkmatig verdelen van kosten (de zogenaamde egalisatievoorzieningen). Wanneer een onderhoudsvoorziening wordt gevormd moet hier een door de raad vastgesteld beheerplan aan ten grondslag liggen. De basis hiervan ligt in de stellige uitspraak van de Commissie BBV gedaan in de notitie Materiële vaste activa (zie bijlage 4, onderdeel B.).

Voor de grondexploitatie met een verwacht negatief eindresultaat wordt een voorziening gevormd voor de netto contante waarde van dat verwachte resultaat.

Bij de vorming van een voorziening moet in het raadsbesluit aandacht worden besteed aan de volgende punten:

• -

  De naam van de voorziening;

• -

  het doel van de voorziening;

• -

  het motief van de voorziening;

• -

  de voeding van de voorziening;

• -

  (indien voorhanden) de omvang (minimum én maximum hoogte);

• -

  (indien voorhanden) een meerjarige raming van de verwachte bestedingen;

• -

  Looptijd van de voorziening, met eventuele start- en einddatum. De looptijd is afhankelijk van fluctuerende factoren (zoals bijvoorbeeld looptijd van werkzaamheden of afspraken).

Bij het ontbreken van mutaties in de meerjarenbegroting komt de voorziening te vervallen. Bij het beëindigen van de voorziening valt het resterende saldo vrij ten gunste de exploitatie.

Aanwending

Bij de totstandkoming van de planning- & control cyclus worden stortingen en onttrekkingen aangeleverd. Bij de vaststelling van deze producten door de raad worden de stortingen en onttrekkingen geautoriseerd. Hierbij wordt in ogenschouw genomen dat voorzieningen niet groter of kleiner mogen zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor zij gevormd zijn. De wijziging van de hoogte van een voorziening wordt zodoende alleen gerealiseerd wanneer deze wordt aangepast naar een nieuw noodzakelijk niveau. Overige aanpassingen vloeien alleen voort uit het verminderen van een voorziening wegens aanwending voor het doel waarvoor deze is ingesteld.

Mutaties doel

Het doel van een voorziening kan niet gewijzigd worden. Wanneer het doel vervalt dient de voorziening opgeheven te worden. Wanneer het doel verandert zal een nieuwe voorziening moeten worden ingesteld.

Opheffing

Een voorziening wordt opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is ingesteld, is komen te vervallen. Voor het opheffen van een voorziening is geen raadsbesluit nodig. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.

Rente

Bij de voorzieningen is een rentetoevoeging alleen toegestaan als er sprake is van een berekening van de voorziening op basis van de netto contante waarde. Aan deze voorzieningen zal jaarlijks een toevoeging aan de voorziening moeten plaatsvinden voor het percentage (disconteringsvoet) waartegen de voorziening contant is gemaakt. Voor de uitwerking van de rentesystematiek wordt verwezen naar de notitie Rente 2023, BBV.

Administratie

Het instellen van, toevoegen aan, laten vrijvallen en opheffen van een voorziening verloopt via de exploitatie. Bestedingen ten laste van de voorziening verlopen rechtstreeks via de voorziening (dus niet via de exploitatie). De stand van de voorziening mag niet negatief worden. Mutaties in de voorzieningen dienen per programma zichtbaar gemaakt te worden.

3.4 Risicobeheersing

Algemeen

In de nota die ingaat op risicomanagement wordt het beleid uiteengezet van de gemeente Pijnacker-Nootdorp op het gebied van risicobeheersing. Organisatie breed worden risico’s in kaart gebracht die met behulp van het softwareprogramma NARIS worden gebruikt om een uitspraak te doen over de benodigde weerstandscapaciteit. Deze wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit, bestaande uit onder andere de algemene reserve. Zo wordt de weerstandsratio bepaald, het absolute minimum van 1.0 is reeds benoemd in paragraaf 3.1.

Wanneer het risico op een verwachte tegenvaller groter is dan 90% wordt dit niet meer als een risico gezien, maar wordt vanuit het voorzichtigheidsprincipe direct in de P&C documenten een voorziening ingesteld. De financiële tegenvaller wordt zodoende niet meer opgevangen door de beschikbare weerstandscapaciteit. In artikel 44 van het BBV is daarover de volgende tekst opgenomen.

Artikel 44

• 1.

  Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

  • b.

    op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.

Grondexploitaties

Voor de grondexploitatie met een verwacht negatief eindresultaat wordt een voorziening gevormd voor de netto contante waarde van dat verwachte resultaat.