Huishoudelijk reglement adviescommissie Kunst & cultuur en Evenementen

Artikel 1 Instelling en taken

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders (verder: het college) stelt een adviescommissie kunst & cultuur en evenementen in.

• 2.

  De adviescommissie heeft tot taak onafhankelijk advies uit te brengen aan het college over:

• 3.

  aanvragen om subsidie die worden ingediend in het kader van de Subsidieregeling Activiteiten Kunst & Cultuur gemeente Assen;

• 4.

  aanvragen om subsidie die worden ingediend in het kader van de Subsidieregeling Incidentele Evenementen;

• 5.

  op verzoek van het college, advies uitbrengen over andere onderdelen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid.

Artikel 2 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit ten minste drie en maximaal vijf leden.

• 2.

  De commissie wordt door het college benoemd.

• 3.

  De evenementencoördinator van Vaart in Assen vervult de functie van onafhankelijk voorzitter.

• 4.

  De commissie benoemt zelf een plaatsvervangend voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

• 5.

  Het college draagt er bij de samenstelling van de commissie zorg voor dat de commissie een afspiegeling vormt van de verschillende culturele disciplines. Voorts streven zij naar diversiteit in de samenstelling.

• 6.

  Geen lid van de commissie kunnen zijn:

  • a.

    die deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college;

  • b.

    en werknemers van organisaties op de onderwerpen cultuur, evenementen, sport of toerisme die van het college een subsidie per boekjaar of een begrotingssubsidie ontvangen.

Artikel 3 Benoeming en ontslag

• 1.

  De leden van de commissie worden voor vier jaar benoemd door het college.

• 2.

  De leden zijn eenmaal herbenoembaar voor de duur van vier jaar en nadien pas opnieuw herbenoembaar na ommekomst van een periode van tenminste een jaar.

• 3.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt:

  • a.

    door ontslag op schriftelijk verzoek van het lid;

  • b.

    indien niet langer wordt voldaan aan het gestelde in artikel 2, vijfde lid;

  • c.

    afloop van de zittingsperiode;

  • d.

    door ontslag, al dan niet op voordracht van de voorzitter, door het college wegens disfunctioneren van het lid.

• 4.

  Een ontslagprocedure als bedoeld in het voorgaande lid, onder d, is met voldoende waarborgen omkleed.

• 5.

  Het college voorziet zo spoedig mogelijk in ontstane vacatures.

• 6.

  De voorzitter is belast met het opstellen van een aftredingsrooster.

Artikel 4 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert minimaal drie keer per jaar.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 3.

  Van de vergaderingen van de commissie wordt door de voorzitter een verslag opgemaakt in de vorm van adviezen.

• 4.

  Het advies van het adviescollege is vertrouwelijk totdat het college een besluit genomen heeft op basis van het advies.

• 5.

  De adviezen worden binnen zeven dagen na de vergadering verstrekt aan het college.

Artikel 5 Mondelinge informatieverschaffing door de aanvrager

Indien de voorzitter dat, gelet op de aard van de in een vergadering te behandelen stukken, dienstig achten, kunnen zij de aanvrager van een subsidie of een door de aanvrager schriftelijk gemachtigd vertegenwoordiger uitnodigen om in die vergadering mondeling nadere informatie te verschaffen over de aanvraag.

Artikel 6 Extern deskundigen

De commissie kan ambtenaren, adviseurs en deskundigen horen en/of inschakelen.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1.

  De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

• 2.

  Om tot advisering te kunnen overgaan dienen minimaal twee leden aanwezig te zijn.

• 3.

  Een lid onthoudt zich van deelname aan de besprekingen en stemming over een subsidieaanvraag waarbij hij direct of indirect betrokken is. Mocht er bij de behandeling van enige subsidieaanvraag blijken dat er van mogelijke (in)directe betrokkenheid van een commissielid sprake zou kunnen zijn, dan kan het desbetreffende lid niet adviseren.

• 4.

  Een lid als bedoeld in het voorgaande lid kan wel informatie verschaffen in de zin van artikel 5.

• 5.

  De adviescommissie geeft binnen 4 weken na de sluitingsdatum van de aanvraagperiode advies aan het college over de aanvragen.

• 6.

  De commissie brengt haar adviezen schriftelijk en met redenen omkleed uit aan het college.

• 7.

  De adviezen komen tot stand met input van alle (aanwezige) leden. De voorzitter is eindverantwoordelijk voor de opgemaakte adviezen.

• 8.

  Adviezen van de commissie worden ondertekend door de voorzitter.

Artikel 8 Vergoeding

• 1.

  Alle commissieleden ontvangen een vergoeding van € 254,02 per vergadering voor maximaal 4 vergaderingen per jaar. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de indexatieregeling politieke ambtsdragers.

• 2.

  Commissieleden wonen in elk geval twee vergaderingen bij, lezen alle ingediende aanvragen en brengen over een kwart van de aanvragen een pre-advies uit aan de commissie.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de meerderheid van de leden.

Artikel 10 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als huishoudelijk reglement adviescommissie kunst & cultuur en evenementen.

• 3.

  Het ‘Huishoudelijk Reglement van de Adviescommissie Evenementen Assen’ wordt ingetrokken.