Financiële verordening gemeente Venlo 2025

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• •

  College: het college van burgemeester en wethouders

• •

  Overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces.

• •

  Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• •

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

• •

  Planning en Control cyclus: deze omvat het cyclische proces van richting geven, begroten, rapporteren, bijsturen en verantwoorden. Deze cyclus kent een doorlooptijd van een jaar.

Artikel 2 Vaststelling programma indeling en paragrafen

• 1.

  De raad stelt op voorstel van het college een programma-indeling met bijbehorende programmalijnen vast.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en te leveren prestaties.

• 3.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Kadernota

Het college biedt voorafgaande aan de nieuwe planning- en control cyclus aan de raad jaarlijks een kadernota aan waarin de beleidsmatige en budgettaire kaders worden bepaald voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 4 Inrichting en Autorisatie begroting en investeringen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten, lasten en investeringen per programmalijn.

• 2.

  Het college informeert de raad tijdig als zij verwachten, dat de lasten van een programmalijn de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringsbudget het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden, of de baten van een programmalijn de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met meer dan € 200.000.

• 3.

  Bij de behandeling van de bestuursrapportage in de raad bedoeld in artikel 5, eerste lid, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten.

Artikel 5 Bestuursrapportage

• 1.

  Het college informeert de raad jaarlijks door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting op basis van afwijkingen.

• 2.

  In deze bestuursrapportage worden afwijkingen op de voortgang van het beleid en afwijkingen op de vastgestelde ramingen van de baten en lasten van de programmalijnen en investeringsbudgetten in de begroting groter dan € 200.000 toegelicht.

• 3.

  De begroting wordt gewijzigd naar aanleiding van deze bestuursrapportage.

• 4.

  De inrichting van een bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting, inclusief algemene middelen.

• 5.

  De raad stelt deze bestuursrapportage en de daarin opgenomen begrotingswijzigingen vast.

Artikel 6 Slotnota

• 1.

  Het college stelt op het eind van het kalenderjaar een slotnota op over het lopende begrotingsjaar bestaande uit onontkoombare en niet bijstuurbare afwijkingen. Deze afwijkingen worden verwerkt door middel van begrotingswijzigingen en dienen door de raad te worden vastgesteld. De begroting wordt gewijzigd na vaststelling.

• 2.

  De raad stelt deze slotnota vast.

Artikel 7 Jaarstukken

• 1.

  De vaststelling van de jaarstukken (inclusief de definitieve controleverklaring van de accountant) geschiedt door de Raad.

• 2.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 3.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 5.

  Er wordt een korte omschrijving van de incidentele baten en lasten groter dan € 200.000 per programma weergegeven in het Overzicht incidentele baten en lasten per programma.

• 6.

  In de jaarstukken dient een hoofdstuk ‘Overige gegevens’ te worden toegevoegd zoals bedoeld in artikel 24, 3e lid van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Artikel 8 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

In het kader van de actieve informatieplicht beslist het college niet over onderwerpen die niet zijn vastgesteld in de begroting, als het gaat om:

• a.

  de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten gelijk aan of groter dan € 200.000 per casus, tot een maximum van in totaal € 1.000.000 per jaar;

• b.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties uit hoofde van de publieke taak gelijk aan of groter dan € 200.000 per casus, tot een maximum van in totaal € 1.000.000 per jaar;

• c.

  de aankoop van gronden gelijk aan of groter dan € 2.500.000 per casus, tot een maximum van in totaal € 5.000.000 per jaar;

• d.

  het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen (som van fouten en onduidelijkheden) met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan 5% van de verantwoordingsgrens nader toegelicht.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie- en investeringsbudgetten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde budget. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het budget, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van baten, lasten en investeringsbudgetten kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze afwijkingen zijn tijdig gemeld als de afwijkingen zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage aan de raad en/of zijn gemeld in de jaarstukken over het betreffende boekjaar.

  • d.

    Overschrijdingen die het gevolg zijn van toegerekende ambtelijke salariskosten;

  • e.

    Overschrijdingen die zich voordoen op het taakveld “Overhead” voor zover betrekking hebbende op toegerekende overhead aan projecten. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om minder uitvoerkosten aan projecten. Dit levert een nadeel op in de exploitatie omdat minder overheadkosten aan een project kunnen worden toegerekend;

  • f.

    Overschrijdingen op de programmalijn kleiner dan 5% van de verantwoordingsgrens;

  • g.

    Wijzigingen in de renteomslag. Bij de jaarrekening moet het gehanteerde omslagpercentage geëvalueerd worden, mede gezien de hoge rente-inkomsten. Dit heeft impact op de toerekening richting programma’s en algemene middelen.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten en/of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het college zorgt voor en legt regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13 Investerings- en afschrijvingsbeleid

• 1.

  Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota investeringsbeleid aan. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    het waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa en het verlenen van investeringsbudgetten;

  • b.

    de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;

  • c.

    de termijnen en methodieken voor afschrijvingen van vaste activa;

  • d.

    het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.

• 2.

  Vaste activa worden gewaardeerd en afgeschreven conform de uitgangspunten zoals die zijn vastgelegd in de nota investeringsbeleid.

• 3.

  De raad stelt deze nota vast.

Artikel 14 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota reserves en voorzieningen aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet.

• 2.

  De raad stelt deze nota vast.

Artikel 15 Beheerplannen

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vijf jaar een of meerdere beheerplannen aan met betrekking tot beheer en onderhoud en van de buitendienste en sportaccommodaties.

• 2.

  De raad stelt de beheerplannen plan vast.

Artikel 16 Kostprijsberekening en kostentoerekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten wordt uitgegaan van een vaste opslag per uur, waarbij de toe te rekenen overhead aan een product/taakveld is gebaseerd op het aantal fte per product/taakveld.

• 5.

  Het college draagt er zorg voor dat de uitgangspunten voor kostentoerekening nader worden uitgewerkt. Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota kostentoerekening aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 17 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen en heffingen.

• 2.

  Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden en voor de huren en de tarieven van erfpachten.

• 3.

  De raad stelt deze nota vast.

Artikel 18 Leningen en garantiebeleid

• 1.

  Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota leningen- en garantiebeleid aan. Deze nota behandeld de werkwijze omtrent het verstrekken van leningen, garanties.

• 2.

  De raad stelt deze nota vast.

• 3.

  Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 19 Risicomanagement en weerstandsvermogen

• 1.

  Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    Solvabiliteitsratio;

  • b.

    Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;

  • c.

    Kengetal grondexploitaties;

  • d.

    Structurele exploitatieruimte;

  • e.

    Belastingcapaciteit;

  • f.

    Ratio weerstandsvermogen.

• 2.

  De raad stelt deze nota vast.

Artikel 20 Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt de raad jaarlijks een nota grondbeleid en vastgoed aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet. De grondprijzenbrief maakt onderdeel uit van deze nota.

• 2.

  De raad stelt deze nota vast.

Artikel 21 Verbonden Partijen en samenwerkingspartners

• 1.

  Het college biedt de raad eens in de zes jaar een nota Verbonden Partijen en samenwerkingspartners aan, waarin het beleid op dit terrein uiteen wordt gezet.

• 2.

  De verplichte paragraaf verbonden partijen is uitgebreid tot de paragraaf samenwerkingspartners. Hierin worden aanvullend op de verbonden partijen ook opgenomen de zwaar gesubsidieerde instellingen (>€ 0,25 miljoen per jaar) en/of instellingen die een belangrijke unieke maatschappelijke functie vervullen.

• 3.

  De raad stelt deze nota vast.

Artikel 22 Lokale heffingen

Het college neemt in de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het BBV in ieder geval op de kostentoerekening van de geraamde rentekosten en de geraamde overheadkosten aan de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht.

Artikel 23 Samenwerkingspartners

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf samenwerkingspartners gerapporteerd over de stand van zaken ten aanzien van verbonden partijen/samenwerkingspartners.

Artikel 24 Grondbeleid

Jaarlijks wordt in de begroting en de jaarstukken ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, middels de paragraaf grondbeleid.

Artikel 25 Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud, vervanging en het eventuele achterstallige onderhoud van de verschillende kapitaalgoederen.

Artikel 26 Bedrijfsvoering

• 1.

  In de paragraaf bedrijfsvoering geeft het college ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde fouten en onzekerheden van de rechtmatigheidsverantwoording groter dan 5% van de materialiteit van de interne controle percentage van 2%, nader toegelicht.

Artikel 27 Weerstandsvermogen en Risicobeheer

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer verslag van:

• 1.

  Solvabiliteitsratio;

• 2.

  Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;

• 3.

  Kengetal grondexploitaties;

• 4.

  Structurele exploitatieruimte

• 5.

  Belastingcapaciteit;

• 6.

  Ratio weerstandsvermogen.

Artikel 28 Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf financiering inzage in de beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer van de financieringsportefeuille en inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen en grondexploitaties wordt toegerekend en de financieringsbehoefte.

Artikel 29 Openbaarheid Wet open overheid

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Openbaarheid conform artikel 3.5 van de Wet open overheid verslag van hoe zij rekening heeft gehouden met de bepalingen uit de Wet open overheid.

Artikel 30 Interne controle

• 1.

  Jaarlijks wordt een controleprotocol opgesteld. In dit controleprotocol zijn de kaders en richtlijnen opgenomen voor de controle van de jaarstukken op het aspect rechtmatigheid. Als bijlage bij dit protocol wordt een normen- en toetsingskader opgenomen. Hierin is beschreven welke wet- en regelgeving van toepassing is en waarop getoetst dient te worden. De raad stelt het controleprotocol vast.

• 2.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheer handelingen door middel van audits. De organisatie rapporteert het college minimaal tweemaal per jaar de bevindingen van de uitgevoerde werkzaamheden in de vorm van een interne boardletter. Indien sprake is van afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 3.

  De audits richten zich op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking, de rechtmatigheid (begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium) van de beheerhandelingen. Hiertoe wordt jaarlijks een werkplan verbijzonderde interne controle opgesteld.

• 4.

  De boardletter wordt ter kennisneming aangeboden aan de auditcommissie.

Artikel 31 Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor de inrichting van de financiële organisatie en legt het volgende vast:

• 1.

  Een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden;

• 2.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• 3.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

• 4.

  Draagt zorg voor het opstellen van budgettaire spelregels die vertaald worden in een budgethoudersregeling;

• 5.

  Interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten

• 6.

  Het fiscaal beleid over de toepassing binnen de gemeente van de wetgeving op het gebied van Rijksbelastingen inclusief de toepassing van de Wet op het BTW compensatiefonds.

Artikel 32 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

• 2.

  Op dat tijdstip wordt de “Financiële verordening gemeente Venlo 2023”, zoals vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 25 mei 2023 ingetrokken.

Artikel 33 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening gemeente Venlo 2025”.