Besluit vervanging archiefbescheiden Samenwerking A2 gemeenten 2025

Geldend van 23-12-2025 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 03-10-2023

Intitulé

Besluit vervanging archiefbescheiden Samenwerking A2 gemeenten 2025

Het bestuur van Samenwerking A2 gemeenten;

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Besluit:

Artikel 1

  • 1. Over te gaan tot vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties, waarna analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. Vervanging vindt plaats volgens de specificaties zoals beschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden van Samenwerking A2 gemeenten. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 3 oktober 2023

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden Samenwerking A2 gemeenten 2025

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Samenwerking A2 gemeenten.

De voorzitter van het bestuur GRSA2,

De voorzitter van de directieraad GRSA2,

Toelichting

De Samenwerking A2 gemeenten neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. Het Handboek vervanging archiefbescheiden beschrijft de afspraken inzake het vervangen van fysieke exemplaren door digitale reproducties. Waardoor de duurzame toegankelijkheid van informatie wordt geborgd.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van Samenwerking A2 gemeenten. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

De uitvoering van de in artikel 2 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. Samenwerking A2 gemeenten heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden.