Inkoopbeleid Gemeente Beuningen 2025

Dit gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld door het college en van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten, concessies en werken waarbij de gemeente opdrachtgever is en welke we door derden laten uitvoeren.

Het college vindt het belangrijk dat we als organisatie aandacht hebben voor een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit is essentieel voor het ontwikkelen en vasthouden van het vertrouwen in de wijze waarop we gemeenschapsgeld besteden bij het bedrijfsleven, de inwoners én binnen de eigen organisatie.

De gemeente is aan haar inwoners, maar ook aan zichzelf, verplicht de besteding van gemeenschapsgelden zo, transparant, objectief, efficiënt, effectief en rechtmatig (zie verder hoofdstuk 2) mogelijk uit te voeren binnen de beheersorganisatie (zie verder paragraaf 6.3). De gemeente Beuningen streeft daarbij naar een optimale mix van inkoop- en aanbestedingsvormen.

Dit gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is een nadere uitwerking van nationale en Europese wettelijke kaders. Als een overheidsopdracht hoger is dan het Europese drempelbedrag, moet de gemeente Europees aanbesteden.

De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen is gebaseerd op basis van de volgende beleidsuitgangspunten:

• •

  Lokale werkgelegenheid

• •

  Innovatief aanbesteden

• •

  Duurzaam inkopen

• •

  Social Return

Aangezien inkopen en aanbesteden plaatsvindt in een dynamische omgeving, moet de Gemeente continu bezig zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aw: Aanbestedingswet 2012

CISO: Chief Information Security Officer. Verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging.

Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

CPV: De Common Procurement Vocabulary (CPV) is een gemeenschappelijke woordenlijst van de EU, waarmee CPV-codes worden toegekend aan alle mogelijke soorten overheidsopdrachten voor diensten, leveringen en werken.

Diensten: De door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen. (Aw artikel 1.1)

Gemeente: De Gemeente Beuningen.

Informatiemanager: Is verantwoordelijk voor het informatiebeleid en de informatievoorziening binnen deze gemeente.

Inkopen: (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen: De door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente in eigendom over te dragen goederen. (Aw artikel 1.1)

Lokaal / regionaal: De gemeente Beuningen en alle gemeenten in het Rijk van Nijmegen (Nijmegen, Heumen, Berg en Dal, Druten, Wijchen, Mook Middelaar en West Maas en Waal).

Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.

Ondernemer: Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’. (Aw artikel 1.1)

Prestatieverklaring: Een verklaring dat een product, dienst of werk daadwerkelijk volgens afspraak is geleverd.

Privacy Officer: Is verantwoordelijk voor uitvoering van het privacy beleid en privacy wetgeving.

Werken: Bouwkundige of civieltechnische werken die ertoe bestemd zijn als zodanig een economische of technische functie te vervullen. (Aw artikel 1.1)

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

Algemeen juridisch kader

De voor de Gemeente relevante wet- en regelgeving.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek Het wettelijk kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet Het wettelijk kader voor gemeenten.

Gids Proportionaliteit De Gids Proportionaliteit geeft handvatten voor de manier waarop met het begrip 'proportionaliteit' bij aanbestedingen moet worden omgegaan.

Aanbestedingsreglement Werken In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente moet bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid) De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

Leveringen en Diensten (niet zijnde hard- en software) “VNG-model algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Beuningen 2025”

Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2016 (laatst gewijzigd op 1 juli 2020)

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) 2023

Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van het delegatie-, volmacht- en mandaatregister van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en vertegenwoordiging.

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover dit binnen de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Afwijkingen van de algemene inkoopvoorwaarden zijn slechts mogelijk op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de gemeentesecretaris.

Klachtenregeling

We stimuleren dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bij elk inkooptraject wordt verwezen naar de klachtenprocedure aanbesteden van de gemeente Beuningen.

Beheerorganisatie

Inkoopprocessen

De inkoopprocessen zijn gedetailleerd vastgelegd, gedocumenteerd en te vinden op Joost. Deze processen dienen te allen tijde gevolgd te worden.

De procesbeschrijvingen omtrent inkoop zijn vastgelegd in Engage.

Audits (spendanalyse)

De audits omtrent inkopen worden vastgelegd in checkpoint IC. We streven ernaar om 4 keer per jaar een spendanalyse uit te voeren en te rapporteren aan het managementteam.

Geïntegreerde informatiesystemen

Om de controle op inkoop te kunnen waarborgen werken we met een spendanalyse systeem, contractmanagementsysteem en met een financieel systeem. Deze systemen hebben onderling een relatie met elkaar.

Inkoopkalender

Met de informatie uit het contractmanagement systeem en uit de reguliere accountgesprekken tussen de inkoopadviseur en de stakeholders zal een up to date inkoopkalender worden opgesteld.

Inkoopstartnotitie

Bij inkopen boven de € 50.000 wordt een inkoopstartnotitie ingevuld en voorgelegd aan de inkoopadviseur. Hierbij moet de CPV-code van het in te kopen werk, dienst of levering worden opgenomen.

Vier ogen principe

Bij inkopen boven de Europese aanbestedingsgrens geldt het 4 ogen principe op manager niveau. Dit betekent dat beide managers op feitelijkheden het proces kunnen beoordelen en de conclusie met betrekking tot het besluit kunnen vaststellen.

Rechtmatigheidsverantwoording

Bij meerjarige inkoopcontracten kunnen, afhankelijk van het geraamde inkoopbedrag, de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn. Een onrechtmatigheid bij de contractverlening kan in zo’n geval meerdere jaren in de verantwoording blijven doorwerken, doordat jaarlijks de lasten voortvloeiende uit het inkoopcontract in de jaarrekening zijn opgenomen. Het college zal de totale fout in één keer (in het jaar van opdrachtverlening of constatering) bij de rechtmatigheidsverantwoording betrekken. Voorwaarde is dan wel, dat de verplichting bij de “niet uit de balans blijkende verplichtingen” is opgenomen.

De omvang van de totale fout is de omvang van de besteding (last of investering) in het jaar waarin de onrechtmatigheid wordt geconstateerd, verhoogd met de bestedingen van de jaren erna voor de duur van het afgesloten contract. Dit is alleen het geval als de bestedingen in de jaren erna (contractueel) verplicht zijn. Als de omvang van de verplichting materieel van aard is, dan moet deze verplichting op grond van artikel 53 BBV opgenomen worden bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Blijkt de omvang van de verplichting niet materieel van aard is, dan wordt gekozen om de verplichting niet op te nemen bij de “niet uit de balans blijkende verplichtingen”.

Wanneer de fout in het eerste jaar wordt geconstateerd, dan is de omvang van de totale fout gelijk aan de opdrachtwaarde. De uitgaven die in het tweede jaar tot uitdrukking komen in de jaarrekening zijn weliswaar onrechtmatig tot stand gekomen, maar aangezien deze al een keer als fout zijn aangemerkt via de totale contractwaarde, worden deze lasten niet opnieuw als fout in de verantwoording betrokken.

Bij verbonden partijen is het de vraag wie de aanbestedende dienst is: de gemeente dan wel de verbonden partij van de gemeente.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• •

  De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• •

  Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• •

  De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• •

  mDe Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

• •

  Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit, luchtkwaliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

• •

  Energieneutraal inkopen

De Gemeente heeft de ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn. Dat betekent dat er net zoveel duurzame energie opgewekt wordt als dat er in de gemeente gebruikt wordt. De Gemeente wil daarop stappen zetten en daarom wordt er bij de inkoop en aanbesteding gekeken naar mogelijkheden om:

De vraag naar energie te verminderen;

Groeien in duurzame energie;

Minder fossiele energie gebruiken.

• •

  Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

• •

  Circulair Inkopen

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

Voor Grond-, Weg-, Waterbouw (GWW) en woningbouw is het streven om in 2030 ten minste 50% circulair te zijn.

• •

  Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

Social Return

De Gemeente vindt het van groot belang dat alle inwoners meedoen en meetellen binnen de gemeenschap. De Gemeente geeft uitvoering aan deze doelstelling door onder meer optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale criteria in offerteaanvragen en aanbestedingen te stellen. Het betreft hier criteria die vooral ten doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het werkproces te integreren personen te bevorderen of de werkloosheid te bestrijden. De zogenaamde social return criteria.

De gemeente onderschrijft de noodzaak tot meer duidelijkheid voor onze leveranciers. Daarom heeft de gemeente het Provinciale Convenant Social Return (Oost-Nederland) getekend.

De Gemeente heeft bij haar inkoop aandacht voor social return. Door social return een aandachtspunt in de voorbereidingsfase van elke inkoop en aanbesteding te maken, wil de Gemeente optimaal gebruik maken van de social return mogelijkheden die juist door kleinere ondernemingen (structureel of bij kleinere opdrachten) geboden kunnen worden en het MKB stimuleren om social return binnen hun onderneming vorm te geven. Bij inkopen en aanbestedingen van diensten, leveringen en werken boven de € 50.000 stelt de Gemeente opname van social return criteria in de aanbestedingsstukken verplicht. Uitgangspunt hierbij is dat 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor social return activiteiten, of, in geval van projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is, 2% wordt berekend over de aanneemsom. Door inschrijving verbindt de potentiële ondernemer zich aan deze eisen. Bij zwaarwegende omstandigheden, wanneer de criteria disproportioneel zijn, of in bepaalde marktsituaties, kan het college gemotiveerd besluiten af te zien van de social return eis bij opdrachten.

De gemeente Beuningen werkt op het gebied van Social Return nauw samen met het Werkbedrijf Rijk van Nijmegen dat een onderdeel is van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van Nijmegen (MGR).

Product- en marktanalyse

a Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse inventariseren we daarnaast welke duurzame en innovatieve oplossingen de markt biedt. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De budgethouder en de inkoopadviseur besluiten samen of een marktconsultatie uitgevoerd moet worden.

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kunnen we rekening houden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moeten we daarbij voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

Bij onderhandse aanbestedingsprocedures wordt getracht om aantoonbaar gekwalificeerde regionaal/ lokaal gevestigde leveranciers te betrekken in de aanbesteding. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding moet vanwege het marktwerkingsprincipe minimaal 1 leverancier van buiten de regio worden uitgenodigd om in te schrijven. Dit artikel schept geen verplichting om daadwerkelijk regionale/ lokale leveranciers uit te nodigen.

De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar inkopen en aanbestedingen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

Innovatie

De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Indien gewenst roepen we ondernemers op hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. De gemeente Beuningen werkt actief samen met derden. Daarbij gaat het vooral om naburige gemeenten die samenwerken op basis van gemeenschappelijke regelingen.

De gemeente onderzoekt structureel en proactief welke mogelijke vormen van samenwerking kunnen bijdragen aan het realiseren van de gemeentelijke doelen. Een voorbeeld van een actuele samenwerking betreft de samenwerking in de Groene Metropoolregio, het regionale afvalinzamelbedrijf DAR en de ODRN (Omgevingsdienst Regio Nijmegen), ten aanzien van bovenregionale inkoop van Jeugdhulp en het ROB (Regionaal Ondersteuningsbureau) ten aanzien van de inkoop van de Jeugdzorg en WMO. Ook daar waar het tactische inkoop betreft wordt op project specifieke basis samengewerkt met andere gemeenten.

Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Als een opdracht uit een combinatie van Leveringen, Diensten en of Werken bestaat, dan is het hoofdvoorwerp bepalend of de opdracht een Levering, Dienst of Werk betreft.

Tabel Drempelbedragen (Bedragen zijn exclusief BTW)

* Inkopen van Diensten zijnde geen inhuur (uitbesteed werk)

** Onder inhuur personeel verstaan we personeel dat onder coördinatie van de opdrachtgever Gemeente Beuningen werkt.

*** Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Bij onderhandse aanbestedingsprocedures proberen we om aantoonbaar gekwalificeerde regionaal/ lokaal gevestigde leveranciers te betrekken in het inkooptraject / aanbesteding.

Dit artikel schept geen verplichting om daadwerkelijk regionale/ lokale leveranciers uit te nodigen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie partijen en ten hoogste aan vijf partijen een offerte.

Bij onderhandse aanbestedingsprocedures proberen we om aantoonbaar gekwalificeerde regionaal/ lokaal gevestigde leveranciers te betrekken in de aanbesteding.

Indien de offerteaanvraag naar 3 partijen wordt gestuurd wordt getracht 2 lokaal /regionale ondernemers uit te nodigen tot inschrijving en één ondernemer van buiten de regio.

Indien de offerteaanvraag naar 5 partijen wordt gestuurd wordt getracht minimaal 3 lokaal /regionale ondernemers uit te nodigen tot inschrijving en minimaal één ondernemer van buiten de regio.

Dit artikel schept geen verplichting om daadwerkelijk regionale/ lokale leveranciers uit te nodigen.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Werken nationaal aanbesteden wanneer het drempelbedrag daarvoor wordt overschreden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Het is natuurlijk ook toegestaan om Diensten en Leveringen nationaal aan te besteden mits dit proportioneel is.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Afwijken voorgeschreven procedure

Indien de Gemeente voor een andere procedure kiest dan in bovenstaande tabel (Met uitzondering van Europees aanbesteden) is voorgeschreven, moet dit gemotiveerd worden met in achtneming van onderstaande aspecten.

• omvang van de opdracht;

• transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• aantal potentiële inschrijvers;

• gewenst eindresultaat;

• complexiteit van de opdracht;

• type van de opdracht en het karakter van de markt.

Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover dit binnen de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant, non-discriminerend en proportioneel te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Inkoopfunctie

Aanbesteding

Afhankelijk van de procedure is de inzet van de inkoopadviseur verplicht of mogelijk.

* Bij de meervoudig onderhandse procedure (MVO) is de inzet van de inkoopadviseur voor de procedure begeleiding niet verplicht.

** Bij de Europese procedure (EU) is de inzet van de inkoopadviseur wel verplicht.

*** De CISO/PO/informatiemanager worden betrokken in het Programma van Eisen en bij het opstellen van risico’s en beheersmaatregelen indien de aanbesteding impact heeft op de informatievoorziening, (fysieke) beveiliging en persoonsgegevens. De startnotitie gaat hier uitgebreider op in.

Bij inkooptrajecten waarbij de geraamde opdrachtwaarde (incl. mogelijke verlengingen) > € 50.000,- moet er een inkoopstartnotitie worden ingevuld. Deze moet altijd worden voorgelegd aan de inkoopadviseur en goedgekeurd worden door de manager.

Inkoopstructuur

De gemeente heeft gekozen voor een decentraal georganiseerde inkoopfunctie. Dit betekent dat, behalve een aantal centraal gecoördineerde zaken op het gebied van bedrijfsvoering (bijvoorbeeld bij facilitaire dienstverlening), teams zelf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van hun inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Een uniforme werkwijze is bij deze organisatiewijze van belang. Deze Nota Inkoopbeleid, de Handleiding Inkoopbeleid maar ook de inkoopstartnotitie en standaard aanbestedingsdocumenten vormen hiervoor de basis.

De tactische en operationele inkoop van zowel Leveringen, Diensten als Werken is primair een verantwoordelijkheid van de budgethouders binnen de gemeente. De verantwoordelijkheid voor de naleving van dit inkoopbeleid ligt bij dezelfde budgethouder. In dat kader moet de budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid, doelmatigheid, veiligheid en privacyaspecten van inkopen en aanbesteden te kunnen garanderen.

De beheersmaatregelen zijn:

Het van toepassing verklaren van de inkoopvoorwaarden van de gemeente en nadrukkelijk de voorwaarden van de ondernemer van de hand wijzen;

• •

  Het toepassen van de standaard documenten bij inkoop- en aanbestedingstrajecten;

• •

  Het invullen (en voorleggen aan de inkoopadviseur) van de inkoopstartnotitie voor opdrachten boven € 50.000,- met uitzondering van inhuur. Voor inhuur moet er een inkoopstartnotitie gemaakt worden vanaf € 100.000,-. De manager is verantwoordelijk voor goedkeuring van de inkoopstartnotitie. Indien er verschillende beleidsdoelstellingen conflicterend aan elkaar zijn dan wordt de inkoopstartnotitie te allen tijde voorgelegd aan het college;

• •

  Gebruik maken van de Handleiding Nota Inkoopbeleid Beuningen 2025 en de samenvattende “Gouden regels bij het inkopen Beuningen 2025” welke uitvoering geven aan het inkoopbeleid;

• •

  Meewerken aan de steekproef op facturen (spendanalyse), viermaal per kalenderjaar, om de uitvoering van voornoemde maatregelen te verifiëren;

• •

  Het betrekken van de CISO, PO of informatiemanager om advies in te winnen over de informatiebeveiliging en privacyaspecten van de aanbesteding.

Inkopen in de organisatie

Het inkoopproces vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hieronder volgt een korte weergave van het proces. Voor de uitgebreide weergave van het inkoopproces wordt verwezen naar de

Handleiding Inkoopbeleid Beuningen 2025.

Strategisch niveau

Deze Nota Inkoopbeleid vormt het strategisch uitgangspunt van alle gemeentelijke inkoopactiviteiten. In hoofdstuk drie zijn de maatschappelijke en economische beleidsdoelstellingen van de gemeente vertaald naar inkoop via beleidsrichtlijnen. Deze beleidsrichtlijnen vormen het richtinggevend kader voor inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Onderdeel van dit strategisch niveau betreft het vraagstuk rondom inbesteden en uitbesteden.

Tactisch niveau

Het inkoopproces start met een behoeftestelling waarna een inkoopactiviteit plaats vindt. Ieder inkooptraject met een geschatte opdrachtwaarde van meer dan € 50.000,- start met het schrijven van een inkoopstartnotitie, met uitzondering van inhuur. Voor inhuur moet er een startnotitie gemaakt worden vanaf € 100.000,-.

De financieel consulent en de inkoopadviseur toetsen deze startnotitie. In de inkoopstartnotitie wordt een afweging gemaakt op welke wijze (beleidsrichtlijnen) de gemeente het maximale resultaat (beleidsdoelstellingen) kan halen uit de markt. Het afwijken van de beleidsrichtlijnen kan slechts beargumenteerd plaatsvinden. Deze argumentatie moet in de inkoopstartnotitie worden beschreven.

Bij opdrachten met een geschatte opdrachtwaarde van meer dan € 50.000 (zie tabel) gaat de inkoopstartnotitie, na advies van de inkoopadviseur, ter besluitvorming naar de manager. Op dit moment kan er nog richting worden gegeven aan de inkoopstrategie.

Indien het toepassen van verschillende beleidsdoelstellingen conflicterend aan elkaar zijn wordt de inkoopstartnotitie te allen tijde voorgelegd aan het college.

Verantwoordelijken

Het ambtelijk apparaat is verantwoordelijk voor de concrete uitvoering van Inkopen. De portefeuillehouder Inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever, team juridische zaken en de inkoopadviseur essentieel.