Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Gouda 2026

Ondertekening

Bijlage 1 bij de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Gouda 2026

Bijlage 1 Type berichten met kanaal webformulier op gemeentelijke website

Lijst van ambtshalve en op aanvraag te nemen besluiten en overige beslissingen.

Bijlage 2 bij de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Gouda 2026

Bijlage 2 Organisaties die een bepaalde taak uitvoeren voor de gemeente

Bijlage 3 bij de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Gouda 2026

Bijlage 3 Uitzonderingslijst kanaal webformulier op gemeentelijke website

Toelichting

Algemeen

Vanwege de toegenomen digitalisering van de samenleving zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht over het verkeer met bestuursorganen met ingang van 1 januari 2026 gemoderniseerd (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). Inwoners hebben vanaf deze datum de mogelijkheid om hun zogenaamde officiële berichten, zoals aanvragen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden.

Bij besluit van het bestuursorgaan moet worden aangewezen welke elektronische weg of wegen (welke wijze of wijzen van verzending) voor dergelijke berichten openstaat of openstaan. Dat is nodig omdat er veel verschillende wegen zijn, die niet allemaal voor ieder bericht geschikt zijn. Daarin voorziet deze regeling. In gevallen waarin de regeling niet voorziet kan het bestuursorgaan een apart besluit nemen, bijvoorbeeld over de aanwijzing van een kanaal. Dit besluit wordt dan in de regeling verwerkt. Mogelijke gevallen waarin dit kan gebeuren, zijn:

• 1.

  Nieuwe digitale communicatiemiddelen - Als er nieuwe technologieën of platforms opkomen die niet expliciet in het besluit zijn opgenomen.

• 2.

  Uitzonderingssituaties - Bijvoorbeeld als een burger vanwege een beperking niet via elektronische weg kan communiceren en een alternatief nodig is.

• 3.

  Technische storingen - Wanneer het digitale systeem tijdelijk niet werkt en een andere manier van communicatie nodig is.

• 4.

  Specifieke vertrouwelijkheidskwesties - Als bepaalde informatie niet veilig genoeg via elektronische weg kan worden verzonden.

Er geldt geen verplichting voor inwoners om hun berichten of bijlagen digitaal bij het bestuursorgaan in te dienen. Zij behouden mogelijkheid om deze berichten per post aan het bestuursorgaan in te dienen. Overigens is voor sommige zaken verplicht, dat zij in persoon bij de gemeente verschijnen, bijvoorbeeld voor het aanvragen van een paspoort. Dit is ondervangen in artikel 2:7 van de Algemene wet bestuursrecht.

Vanuit de techniek worden voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Gouda, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Een weigering wordt zo spoedig als mogelijk aan de afzender medegedeeld.

Naast voordelen brengt elektronisch berichtenverkeer nieuwe risico’s met zich mee zoals identiteitsfraude en het onderscheppen, inzien en aanpassen van berichten door andere partijen. Als gevolg van technische ontwikkelingen kunnen nieuwe en aanvullende eisen noodzakelijk zijn.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Bij de definitie van de begrippen ‘bericht’ en ‘kanaal’ is aangesloten bij de betekenis die deze begrippen in de Algemene wet bestuursrecht hebben.

De Berichtenbox is een persoonlijke beveiligde postbus voor digitale berichten van de overheid en is een onderdeel van Mijnoverheid.nl. Via de PIP hebben inwoners en organisaties via DigiD/eHerkenning inzage in hun zaken en communicatie met de gemeente. Voorwaarde is, dat gebruik is gemaakt van authentieke gegevens (geen anoniem ingediende zaken).

Artikel 2

Algemeen

In dit artikel zijn de digitale kanalen aangewezen, waar inwoners hun digitale aanvragen, bezwaarschriften, klachten en andere berichten krachtens wettelijk voorschrift, zoals Woo-verzoeken en de daarbij behorende aanvullingen, documenten en correspondentie, bij het bestuursorgaan kunnen indienen. Hiermee wordt voldaan aan de verplichting van artikel 2:13 van de Algemene wet bestuursrecht.

Lid 1

Bij de omschrijving van type berichten in bijlage 1 is aangesloten bij de benaming in de GEMMA procesarchitectuur (zie https://www.gemmaonline.nl/wiki/Procesarchitectuur_Processenlandschap). Ieder type bericht kan 1 of meerdere webformulieren bevatten, daarmee is type bericht een categorisering. Er wordt niet verwezen naar individuele producten en diensten en urls van specifieke webpagina’s op de gemeentelijke website, zodat niet bij iedere wijziging van een url of de publicatie van een nieuw webformulier dit aanwijzingsbesluit moet worden aangepast. Door aan te sluiten bij de GEMMA procesarchitectuur, kan de gemeente gemakkelijk geautomatiseerd overzicht houden op alle processen met bijbehorende webpagina’s en digitale kanalen.

Lid 2

Er kunnen berichten worden ingediend bij organisaties die taken uitvoeren voor de gemeente, bijvoorbeeld Parkeerservice. Voor dergelijke berichten geldt dat deze worden ingediend via het door de betreffende organisatie voor het bericht gehanteerde kanaal.

Lid 3

Er is onderscheid gemaakt in twee berichtenstromen: berichten die burgers en ondernemers uit eigen beweging verzenden (eerste lid) en berichten die burgers en ondernemers op verzoek van de gemeente sturen (derde lid). Tot het eerste type berichten behoren onder meer aanvragen en meldingen. Tot het tweede type berichten behoren onder meer aanvullingen ex artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht en zienswijzen.

Bij berichten die op verzoek van de gemeente worden ingediend, is het contact al tot stand gebracht tussen de gemeente en de betreffende burger of de ondernemer. Daarom wordt voor de kanaalaanwijzing ermee volstaan in de betreffende uitnodiging van de gemeente aan te geven hoe de verdere elektronische communicatie kan plaatsvinden.

Lid 4

In artikel 5 van de Dienstenwet is geregeld dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) zorgdraagt voor de inrichting van een centraal elektronisch loket. Onderdeel van dit centrale elektronische loket – het Dienstenloket – is de Berichtenbox voor Bedrijven. Het gebruik van de Berichtenbox om procedures en formaliteiten in de zin van de Dienstenwet af te handelen is momenteel niet wettelijk verplicht voor dienstverleners (ondernemers). Gemeenten zijn op grond van de Dienstenwet (artikel 14) wel verplicht aan te sluiten op het Dienstenloket. Ook zijn zij verplicht de Berichtenbox te gebruiken bij de verzending van berichten over procedures en formaliteiten die onder de Dienstenwet vallen. De verplichting geldt voor zover een ondernemer waarvoor een bericht is bestemd, via de Berichtenbox kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Gemeenten zijn bovendien verplicht ervoor te zorgen dat ze via de Berichtenbox voldoende bereikbaar zijn voor berichten van een ondernemer die zien op de afwikkeling van procedures en formaliteiten. Aangezien er voor het berichtenverkeer tussen de gemeente en ondernemers al een elektronische voorziening is getroffen, is ervoor gekozen de Berichtenbox voor Bedrijven als mogelijk kanaal aan te wijzen, voor ondernemers die hierop zijn aangesloten en hiervan gebruik wensen te maken.

Lid 5

Voor sommige typen berichten geldt dat de wetgever het gebruik van een bepaald kanaal door burgers en ondernemers heeft voorgeschreven. Dat geldt voor bepaalde berichten in de Omgevingswet. In artikel 16.1, eerste lid, van de Omgevingswet is geregeld dat een elektronische aanvraag om een besluit of een melding op grond van de Omgevingswet in bij algemene maatregel van bestuur (AMvB) geregelde gevallen via de landelijke voorziening als bedoeld in artikel 20.21 van de wet wordt ingediend of gedaan. Die landelijke voorziening is het Omgevingsloket dat onderdeel is van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Ook is in artikel 16.1, tweede lid, van de Omgevingswet de mogelijkheid geboden om bij AMvB te regelen hoe het elektronisch voldoen aan een andere informatieverplichting dan een melding of het elektronisch verzenden van een ander bericht op grond van de Omgevingswet kan plaatsvinden. Daartoe is in artikel 14.1 en 14.2 van het Omgevingsbesluit aangegeven dat de indiening van de volgende berichten via het Omgevingsloket verloopt:

• a.

  een aanvraag om een omgevingsvergunning;

• b.

  een aanvraag om een maatwerkvoorschrift;

• c.

  een aanvraag om toestemming tot het treffen van een gelijkwaardige maatregel;

• d.

  een melding als bedoeld in artikel 4.4, eerste lid, van de Omgevingswet;

• e.

  een andere informatieverplichting dan een melding, tenzij bij wettelijk voorschrift een andere wijze is aangewezen waarop aan de informatieverplichting wordt voldaan; en

• f.

  de bij de onder a t/m e te verstrekken gegevens en bescheiden, tenzij het bevoegd gezag instemt met een andere wijze van verstrekken.

In de artikelen 14.1, derde lid en 14.2, tweede lid, van het Omgevingsbesluit is aangegeven voor welke type berichten en daarbij de te verstrekken gegevens en bescheiden uit de eerdere artikelleden de landelijke voorziening niet beschikbaar is.

Aangezien het Omgevingsloket op grond van de Omgevingswet al als verplicht te gebruiken kanaal is aangewezen, hoeft dat niet nog een keer te gebeuren in het aanwijzingsbesluit. In dit artikellid is daarom niet geregeld dat dit kanaal wordt ‘aangewezen’. Volledigheidshalve is echter wel geregeld dat het Omgevingsloket voor deze berichten als kanaal wordt ‘gebruikt’.

Het Omgevingsloket is niet voor alle berichten in de fysieke leefomgeving aangewezen als verplicht te gebruiken kanaal. Voor de berichten waarvoor het gebruik van het Omgevingsloket niet verplicht is, geldt deze regeling.

Lid 6 en 7

Hierin zijn vangnetbepalingen opgenomen: voor zover er berichten zijn waarvoor in de voorgaande onderdelen geen kanaal is aangewezen, kunnen deze berichten via het contactformulier worden ingediend. Dit kanaal dient daarmee als vangnet.

Lid 8

Voor digitale dienstverlening is authenticatie noodzakelijk. Dit is het proces waarbij wordt nagegaan of een gebruiker daadwerkelijk is wie hij of zij beweert te zijn. Een eenvoudige vorm van authenticatie is het door een persoon of organisatie kenbaar gemaakte e-mailadres. Voor het verzenden van elektronische berichten aan de gemeente kan worden volstaan met een e-mailadres, bijvoorbeeld voor communicatie met gemeenteambtenaren. Een kenbaar gemaakt en consequent gebruikt e-mailadres wordt dan als voldoende identificerend en betrouwbaar gezien. Door veel personen wordt een vast e-mailadres gebruikt wat voor hen vaak dezelfde (contact-)functie heeft als het door hen op een brief geschreven naam- en adresgegevens.

Aan andere elektronische berichten aan de gemeente worden zwaardere eisen gesteld, met name ten aanzien van de betrouwbaarheid. Dit is met name gekoppeld aan de inhoud en aard van het bericht en de mogelijke rechtsgevolgen ervan. Het niveau van betrouwbaarheid van een elektronisch bericht wordt door het bestuursorgaan vastgesteld.

De Europese eIDAS-verordening legt criteria vast voor de betrouwbaarheidsniveaus van authenticatiemiddelen. Er zijn drie eIDAS niveaus: laag, substantieel en hoog. De doelstelling van eIDAS laag is om het risico van misbruik of wijziging van de identiteit te verkleinen. Dit gebeurt door vast te stellen dat de gebruiker een uniek identificeerbare persoon is, iemand bij wie bij de overheid gecontroleerd heeft dat hij bestaat. Maar voor toepassing in digitale diensten geldt een beperkte mate van vertrouwen. Het is immers niet helemaal zeker dat de persoon die zich in de elektronische dienst meldt echt diegene is waar de gemeente als dienstverlener de identiteit van krijgt doorgegeven.

Middelen om aan een gesteld betrouwbaarheidsniveau te kunnen voldoen zijn bijvoorbeeld DigiD en eHerkenning. Dit zijn authenticatiemiddelen om de identiteit van personen en bedrijven te verifiëren. Dit op basis van een landelijk systeem en op het niveau eIDAS laag.

In het aangewezen webformulier is het betrouwbaarheidsniveau van het te gebruiken authenticatiemiddel reeds vastgelegd. Tevens is daarin vastgelegd of en zo ja, welk type een elektronische handtekening noodzakelijk is.

Het vereiste van betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid kan er toe noodzaken dat aan verzending van elektronische berichten door de gemeente verhoogde eisen worden gesteld. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat bepaalde berichten alleen elektronisch kunnen worden verzonden als afdoende geborgd is dat het bericht alleen door de authentieke aanvrager en in een beveiligde omgeving wordt ontvangen.

Artikel 3

Elektronische handtekening

Als het vereiste van betrouwbaarheid daartoe noodzaakt wordt het bericht elektronisch ondertekend door het bestuursorgaan. In de overige gevallen is elektronische ondertekening voor verzending van elektronische berichten geen vereiste. In de fysieke wereld worden door of namens het bestuursorgaan verzonden documenten met een grote regelmaat ondertekend. In het kader van digitale dienstverlening is dat echter niet altijd noodzakelijk.

Het doel van ondertekening is om de ondertekenaar (juridisch) te binden aan afspraken of verklaringen. De ondertekenaar begrijpt de inhoud en de gevolgen van de documenten en bevestigd de inhoud daarvan door het plaatsen van zijn handtekening. De ondertekening levert bewijs op van het bovenstaande voor een derde. De juridische binding vereist een zeker ceremonieel dat het moment van ondertekening duidelijk markeert.

Een elektronische handtekening bestaat uit gegevens die geassocieerd zijn met het ondertekende document. Deze gegevens geven de identiteit van de ondertekenaar en de authenticiteit van het ondertekende document of de ondertekende gegevens weer. Bij de elektronische handtekening gaat het dus niet alleen om de identificatie en authenticatie van de ondertekenaar, maar ook om de vraag of het ondertekende document of de ondertekende gegevens authentiek en integer zijn. Wat is er precies ondertekend en (hoe) heeft de ondertekenaar dat (letterlijk) gezien? Daarom zijn het proces en de omgeving waarin wordt ondertekend belangrijk.

Verschillende soorten elektronische ondertekening zijn:

• •

  de gekwalificeerde elektronische handtekening (hoge betrouwbaarheid en juridisch gelijkgesteld aan de papieren handtekening);

• •

  de geavanceerde elektronische handtekening;

• •

  de gewone elektronische handtekening (minimale betrouwbaarheid, bestaat uit een gescande (natte) handtekening).

Anders dan bij authenticatie kunnen gebruikers met hun elektronische handtekening geen toegang krijgen tot (privacygevoelige) gegevens.

Criteria die gebruikt kunnen worden om te beoordelen of een elektronische handtekening noodzakelijk is voor het indienen of verzenden van een bericht, zoals een aanvraag en een besluit, en zo ja, welk type handtekening, zijn:

• -

  Welke klasse persoonsgegevens worden gebruikt?;

• -

  Op welke wijze wordt het BSN verwerkt?;

• -

  Wat zijn de mogelijke rechtsgevolgen?;

• -

  Is er sprake van wijzigingen in de basisregistratie en wat voor effect hebben die?;

• -

  Wat is het economisch belang?;

• -

  Wat is het publiek belang?;

• -

  Welke bewijskracht is nodig?

Eisen aan elektronische berichten

Vanuit de techniek worden voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Gouda, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Een weigering wordt zo spoedig als mogelijk aan de afzender medegedeeld.

Als gevolg van technische ontwikkelingen kunnen nieuwe en aanvullende eisen noodzakelijk zijn.

Artikel 4

De gemeente Gouda is een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon. Als rechtspersoon kan de gemeente deelnemen aan privaatrechtelijk rechtsverkeer en bijvoorbeeld overeenkomsten afsluiten. Voor het elektronisch berichtenverkeer van en naar de gemeente als rechtspersoon gelden geen wettelijke eisen. De Algemene wet bestuursrecht ziet op het elektronisch berichtenverkeer door en aan bestuursorganen voor berichten, die deel uitmaken van een procedure als besluit of een klacht e.d. Gezien de digitalisering van de maatschappij is het wenselijk om zoveel mogelijk overeenkomstige regels voor de gehele digitale dienstverlening van de gemeente te laten gelden, en daarmee ook voor het privaatrechtelijke rechtsverkeer. Hiertoe is de schakelbepaling opgenomen. Voor de regeling van het gebruik van elektronische handtekeningen wordt gewezen op artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek. Hierin is bepaald, dat elektronische handtekeningen dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening hebben.

Artikel 5 tot en met 7

Deze artikelen behoeven geen toelichting.