Mandaatbesluit Veiligheidsregio Flevoland

Ondertekening

BIJLAGE 1 BEPERKINGENLIJST BESTUURSORGANEN VEILIGHEIDSREGIO

• A.

  Algemeen: bevoegdheden die het bevoegde bestuursorgaan zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert.

• B.

  Bevoegdheden die het algemeen bestuur zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert.

• C.

  Bevoegdheden die het dagelijks bestuur zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert.

• D.

  Bevoegdheden die de voorzitter zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert.

A.Algemeen; bevoegdheden die het bevoegde bestuursorgaan zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert

• •

  de vertegenwoordiging van de veiligheidsregio in direct overleg met of niet-routinematige correspondentie gericht aan één of meerdere van de volgende bestuursorganen:

  • o

    bestuursorganen van gemeenten, provincies, waterschap, andere veiligheidsregio's;

  • o

    de Koning en andere leden van het Koninklijk huis;

  • o

    de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

  • o

    de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • o

    de president van de Algemene rekenkamer;

  • o

    de president van de Raad van State;

• •

  het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een (lid van een) bestuursorgaan. De voorzitter kan zich laten vervangen door de plaatsvervangend voorzitter of een ander lid van het algemeen bestuur.

• •

  handelingen en beslissingen in directe relatie tot een bestuursvergadering van de veiligheidsregio en de feitelijke bestuursbesluiten die naar de aard van de bevoegdheid zijn voorbehouden aan (leden van) het bestuur zelf. Hieronder mede begrepen het opleggen van geheimhouding, besluiten tot een vergadering achter gesloten deuren, het vaststellen van een reglement van orde, het uitbrengen van een –doorslaggevende - stem;

• •

  handelingen en beslissingen die betrekking hebben op de rolverdeling dan wel rechtspositie van de leden van het bestuur dan wel de rechtsverhoudingen tussen de bestuursorganen van de veiligheidsregio die naar de aard van de bevoegdheid zijn voorbehouden aan de bestuursorganen zelf. Hieronder mede begrepen het aanwijzen, ontslaan en schorsen van leden van het dagelijks bestuur; het aanwijzen van een plaatsvervangend voorzitter; het bepalen en verdelen van bestuurlijke portefeuilles; het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

B.Bevoegdheden die het algemeen bestuur zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert

Het algemeen bestuur behoudt zich voor de uitoefening van de volgende bevoegdheden:

• •

  vaststelling of wijziging van de (ontwerp-)begroting en de jaarrekening;

• •

  vaststelling of wijziging van het beleidsplan en het regionale risicoprofiel;

• •

  besluiten tot de vaststelling, wijziging of intrekken van algemeen verbindende voorschriften. Hieronder mede begrepen de financiële verordening, archiefverordening, controleverordening dan wel andere door het algemeen bestuur vanwege wet- en regelgeving verplicht vast te stellen verordeningen;

• •

  vaststelling, wijziging, intrekking of afwijking van beleidsregels als bedoeld in artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover het om de eigen bevoegdheid gaat;

• •

  besluiten tot het invoeren, wijzigen of afschaffen van retributies en/of leges, inclusief vaststelling van de tarieven;

• •

  besluiten tot het aangaan, wijzigen of beëindigen van convenanten en bestuursovereenkomsten met andere overheden dan wel samenwerkingsovereenkomsten met rechtspersonen voor zover deze de publiekrechtelijke bevoegdheden van de veiligheidsregio betreffen en verder strekken dan operationele / uitvoerings-afspraken;

• •

  besluiten tot het verrichten of beëindigen niet-wettelijk voorgeschreven adviestaken door de veiligheidsregio voor de deelnemende gemeenten;

• •

  besluiten tot het verrichten of beëindigen van dienstverlening door de veiligheidsregio aan een of meer deelnemende gemeenten of van een andere gemeente of derden;

• •

  besluiten tot de oprichting van en de deelneming of beëindiging van deelname in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang;

• •

  bevoegdheden inzake wijziging of opheffing van de gemeenschappelijke regeling alsmede het vaststellen van regelingen ten aanzien van de gevolgen van toetreden en uittreden van deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en het liquidatieplan;

• •

  bevoegdheden tot vaststelling, intrekking of wijziging van financiële kaders, hoofdlijnen of richtlijnen voor zover die in wet-en regelgeving als bevoegdheid aan het algemeen bestuur zijn toegekend. Hieronder mede begrepen het vaststellen van het treasurystatuut, de nota reserves, de nota activabeleid en soortgelijke nota's;

• •

  besluiten inzake het aangaan van financiële verplichtingen waarbij de programmabegroting die de verplichting mogelijk maakt nog niet is goedgekeurd dan wel het toegekende budget te boven gaat;

• •

  besluiten ten aanzien waarvan op grond van de wet of de gemeenschappelijke regeling zelf is bepaald dat het besluit met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet (waaronder mede begrepen een voorgeschreven toestemmingsverzoek dan wel zienswijze van de raad);

• •

  besluiten die zijn voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure en zienswijzen zijn ingediend;

• •

  beleidsvoornemens waarbij een voorgeschreven inspraakprocedure is gevolgd;

• •

  beslissingen die in belangrijke mate van invloed zijn op de instelling en instandhouding van de brandweer. Hieronder mede begrepen het vaststellen of wijzigen van een dekkingsplan voor de brandweer alsmede de vaststelling of wijziging van de opkomsttijden en samenstelling van een basisbrandweereenheid en ondersteuningseenheden;

• •

  beslissingen die in belangrijke mate van invloed zijn op de voorziening in de meldkamerfunctie ten behoeve van de brandweertaak en ten behoeve van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing. Hieronder mede begrepen het beleggen van de meldkamerfunctie voor de brandweertaak;

• •

  beslissingen die in belangrijke mate van invloed zijn op het organiseren van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Hieronder mede begrepen het vaststellen of wijzigen van het crisisplan;

• •

  vaststelling van nieuw beleid of wijziging van beleid als gevolg van nieuwe taken, intensivering van bestaande taken dan wel afbouw of stopzetting van taken, dat leidt tot structurele wijzigingen in de begroting of in de inzet van medewerkers van de veiligheidsregio;

• •

  het toepassen van een hardheidsclausule opgenomen in wet-en regelgeving, voor zover dit de bevoegdheid van het algemeen bestuur betreft;

• •

  het geven van een zienswijze op een voorgenomen besluit van een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam, voor zover dit besluit verder strekt dan louter operationele of routinematige aangelegenheden;

• •

  het innemen van een standpunt over een op grond van de wet verrichte kostenevaluatie of visitatie alsmede over een inspectie-onderzoek gericht op de taken van de veiligheidsregio;

• •

  het voorleggen van een geschil over de toepassing van de gemeenschappelijke regeling aan een geschillencommissie, dan wel het inroepen van Gedeputeerde Staten bij geschillen inzake de gemeenschappelijke regeling (waaronder mede begrepen geschillen met een gemeenteraad);

• •

  besluiten tot vaststelling van het (ontwerp-)rampenbestrijdingsplan of het afzien daarvan;

• •

  besluiten tot aanwijzing van een inrichting als bedrijfsbrandweerplichtig dan wel het intrekken van de aanwijzing;

• •

  besluiten tot het opleggen van een last onder bestuursdwang ter handhaving van de bij of krachtens de wet gestelde vereisten ten aanzien van inrichtingen:

  • -

    waarvoor een rampenbestrijdingsplan is vastgesteld, òf

  • -

    waarvoor een bedrijfsbrandweerplicht geldt,

• waaronder mede begrepen het stilleggen van de exploitatie van een inrichting of het niet mogen verrichten van activiteiten door de inrichting indien niet de vereiste veiligheidstechnische gegevens worden verschaft.

• Uitzondering: in geval van spoedeisende bestuursdwang kan de toezichthouder onmiddellijk optreden. Dit wordt altijd gevolgd door een formeel besluit van het algemeen bestuur;

• •

  besluiten tot delegatie van eigen bevoegdheden aan het dagelijks bestuur;

• •

  besluiten tot het instellen van commissies waartoe het algemeen bestuur op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen of een andere wet bevoegd is alsmede het vaststellen van de voorgeschreven regeling en de overige wettelijke bevoegdheden die betrekking hebben op beslissingen door de commissie gericht op enig rechtsgevolg;

• •

  het beslissen op een bezwaarschrift gericht tegen een besluit dat door het algemeen bestuur zelf is genomen of waarbij wordt afgeweken van het advies van de bezwaarschriftencommissie dan wel ambtelijk behandelaar op het ingediende bezwaarschrift;

• •

  de benoeming of aanwijzing, alsmede het intrekken daarvan, van personen op grond van een wettelijk voorschrift, de gemeenschappelijke regeling zelf of een decentrale regeling, voor zover deze bevoegdheid is toegekend aan het algemeen bestuur en deze personen niet werkzaam zijn onder hiërarchische verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Hieronder mede begrepen de benoeming van de algemeen directeur, directeur publieke gezondheid, de coördinerend functionaris en de aanwijzing van de accountant.

• •

  vaststellen, intrekken of wijzigen van criteria voor grootschalige alarmering en onmiddellijk waarschuwen, informeren en instrueren van de bevolking indien sprake is van een dreigende bovenlokale ramp of crisis;

• •

  alle andere aan het algemeen bestuur toegekende bevoegdheden in de gemeenschappelijke regeling zelf alsmede decentrale regelingen, voor zover de uitoefening ziet op bevoegdheden van regelstellende, kaderstellende of normerende aard.

C.Bevoegdheden die het dagelijks bestuur zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert

Het dagelijks bestuur behoudt zich voor de uitoefening van de volgende bevoegdheden:

• •

  voorbereiding van beslissingen van het algemeen bestuur;

• •

  opstellen van de ontwerpbegroting, ontwerpjaarrekening, rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  vaststelling, intrekking of wijziging van de arbeidsvoorwaarden en personele regelingen;

• •

  besluiten ten aanzien van het tot de veiligheidsregio behorende personeel waarbij sprake is van toepassing van de in regelingen en verordeningen opgenomen hardheidsclausules;

• •

  vaststelling of wijziging van het Organisatiebesluit;

• •

  vaststelling of wijziging van het Organisatieplan ten gevolge van ingrijpende wijzigingen in de organisatie waaronder mede begrepen wijzigingen in het Organisatiebesluit en reorganisaties;

• •

  vaststelling of wijziging van het functiewaarderingsysteem;

• •

  besluiten tot vaststelling, intrekking of afwijking van beleidsregels als bedoeld in artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover het om de eigen bevoegdheid gaat. Hieronder mede begrepen van het inkoop-en aanbestedingsbeleid en het beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de veiligheidsregio;

• •

  vaststellen, intrekking of wijziging van de regeling voor informatie-en archiefbeheer;

• •

  besluiten tot het voeren van rechtsgedingen waarbij de veiligheidsregio dan wel een bestuursorgaan de eiser is, uitgezonderd de aangifte en voeging als benadeelde in strafzaken, het verzoek tot voorlopige voorziening, of het starten van een kort geding;

• •

  het vaststellen van een op grond van de wet verrichtte kostenevaluatie of visitatie,

• •

  het aanvragen van surseance van betaling of faillissement;

• •

  het afgeven van garanties, borgstellingen en dergelijke, hoe ook genaamd,

• •

  beslissen tot het verstrekken van kapitaal, inkopen van aandelen en dergelijke, hoe ook genaamd;

• •

  besluiten tot het aantrekken en uitzetten van langlopende leningen vanaf 450.000 euro;

• •

  besluiten tot het instellen van een commissie waartoe het dagelijks bestuur bij de Wet gemeenschappelijke regelingen of andere wet bevoegd is alsmede de overige wettelijke bevoegdheden die betrekking hebben op beslissingen door de commissie gericht op enig rechtgevolg;

• •

  de benoeming en aanwijzing (alsmede het intrekken daarvan) van personen op grond van een wettelijk voorschrift, de gemeenschappelijke regeling zelf of een decentrale regeling, voor zover deze bevoegdheid is toegekend aan het dagelijks bestuur en deze personen niet werkzaam zijn onder de hiërarchische verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Hieronder mede begrepen de benoeming van de concern-controller en het aanwijzen van de archivaris;

• •

  beslissen op een bezwaarschrift gericht tegen een besluit dat door het dagelijks bestuur zelf is genomen of waarbij wordt afgeweken van het advies van de bezwaarschriftencommissie dan wel ambtelijk behandelaar op het ingediende bezwaarschrift;

• •

  alle rechtspositionele besluiten (anders dan benoeming), privaatrechtelijke overeenkomsten en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn t.a.v. de algemeen directeur. Hieronder mede begrepen het beslissen op externe klachten of meldingen misstanden gericht tegen de algemeen directeur alsmede het vaststellen van het functieprofiel.

• •

  alle andere aan het dagelijks bestuur toegekende bevoegdheden in de gemeenschappelijke regeling zelf alsmede decentrale regelingen, voor zover de uitoefening ziet op bevoegdheden van regelstellende, kaderstellende of normerende aard.

D. Bevoegdheden die de voorzitter zelf blijft uitoefenen en derhalve niet mandateert

De voorzitter behoudt zich de uitoefening voor van de volgende bevoegdheden:

• •

  besluiten tot het instellen van een commissie waartoe de voorzitter op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen of een andere wet bevoegd is.

• •

  toepassing geven aan de (nood)bevoegdheden ten behoeve van de rampenbestrijding en crisisbeheersing die de voorzitter bij de wet bij uitsluiting zijn toegekend in geval van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. Hieronder mede begrepen het opperbevel, noodbevelen, noodverordeningen alsmede andere in de wet toegekende bevoegdheden die ingrijpen op grondrechten en/of een algemeen verbindend voorschrift betreffen;

• •

  het bijeenroepen en het ontbinden van het regionaal beleidsteam;

• •

  het aanwijzen van de regionaal operationeel leider of het intrekken van die aanwijzing, alsmede het geven van bevelen aan de operationeel leider;

• •

  het indienen van verzoeken om bijstand in geval van een brand, ramp of crisis, of bij ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. In spoedeisende situaties kan de bijstandsuitvraag door daartoe aangewezen functionarissen op ambtelijk niveau worden gedaan, waarna de voorzitter deze zo spoedig mogelijk formeel bekrachtigt;

• •

  het uitbrengen van verslag, schriftelijke beantwoording, mondelinge inlichtingen aan de raden van getroffen gemeenten bij rampen en crises van meer dan plaatselijke betekenis;

• •

  het waarschuwen, informeren en instrueren van de bevolking ten tijde van (dreigende) rampen en crises van meer dan plaatselijke betekenis. Hiervan zijn uitgezonderd de gemandateerde operationele handelingen en beslissingen mede beschreven in het crisisplan*;

• •

  het verschaffen van relevante informatie aan de minister indien de bevolking of het milieu van een andere staat wordt getroffen of dreigt te worden getroffen door een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis. Hiervan zijn uitgezonderd de gemandateerde operationele handelingen en beslissingen mede beschreven in het crisisplan*.

* Het betreft hier de formele verantwoordelijkheid van de voorzitter veiligheidsregio. Overeenkomstig de functie en het werkdomein mag echter van operationeel leiders en crisisfunctionarissen worden verwacht dat zij in de rampenbestrijding en crisisbeheersing met snelheid handelen en beslissen ter voorkoming of beperking van schade of gevaar. Zij hebben dan ook operationeel mandaat voor (onder meer) het activeren van opschaling; het inzetten van alarmeringssystemen; informatieverstrekking aan bevolking, media en overheidsinstanties; het inzetten van middelen en mensen. Dit met inachtneming van de toepasselijke bestuurlijke kaders (zoals mede opgenomen in het crisisplan). Waar nodig vindt bestuurlijke afstemming plaats op het eerstvolgende passende moment.

BIJLAGE 2 BEPERKINGENLIJST ALGEMEEN DIRECTEUR / LEIDINGGEVENDEN EN ANDERE FUNCTIONARISSEN

• A.

  Bij de algemeen directeur berustende bevoegdheden

• B.

  Bij een of meer specifieke leidinggevenden en andere specifieke functionarissen berustende bevoegdheden

2A. ALGEMEEN DIRECTEUR

De algemeen directeur behoudt zich de uitoefening voor van de volgende bevoegdheden:

Personeel en organisatie

• •

  het nemen van besluiten over de aanstelling, arbeidsvoorwaarden, de rechtspositie, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van: directeuren, teamleider O&HR (in afstemming met de directeur bedrijfsvoering), teamleider S&R en de concerncontroller/teamleider A&C.

• •

  het aanwijzen van een klachtenfunctionaris en toezichthouders voor de veiligheidsregio;

• •

  het voordragen van kandidaten voor aanwijzing als regionaal operationeel leider;

• •

  het opleggen van (voorwaardelijk) disciplinair strafontslag;

• •

  het treffen van bijzondere individuele regelingen / vaststellingsovereenkomsten;

• •

  beslissingen inzake de waardering bij functieonderhoud van losse functies en bij nieuwe functies, passend binnen het functieboek en functiewaarderingsmethode;

• •

  het vaststellen van het functieboek, binnen de door het bestuur vastgestelde functiewaarderingsmethode;

• •

  het nemen van besluiten ten aanzien van boventalligverklaring dan wel plaatsing in geval van organisatiewijzigingen of in het kader van het sociaal statuut;

• •

  het nemen van besluiten inzake bovenformatieve plaatsing van medewerker, niet zijnde in kader van reorganisatie;

• •

  beslissen tot buitendienststelling als gevolg van de geestelijke en/of lichamelijke toestand van de medewerker;

• •

  beslissen tot aanpassingen in de ambtelijke organisatie, niet zijnde een reorganisatie, mits gebleven wordt binnen de kaders van de begroting en de hoofdstructuur van het organisatiebesluit. Hieronder mede begrepen het onderbrengen van een team of formatieplaats bij een andere directie/team of samenvoegen van teams;

• •

  het schorsen van een medewerker als ordemaatregel, ter voorkomen of beperken van een verstoring van de normale gang zaken dan wel het voorkomen van schade of gevaar (waaronder mede begrepen de verspreiding van een infectieziekte).

Juridische zaken

• •

  beslissen ten aanzien van een externe klacht of melding misstanden;

• •

  beslissen op bezwaarschriften wanneer het primaire besluit door een andere functionaris is genomen, met uitzondering van besluiten die contrair gaan aan het advies uit het ambtelijk horen dan wel van de bezwarenadviescommissie;

• •

  het nemen van conservatoire maatregelen en doen wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit;

• •

  het aangaan van een alternatieve geschillenbeslechting;

• •

  het opleggen van de verplichting tot (gedeeltelijke) vergoeding schade door een medewerker;

• •

  beslissen over verzoeken tot schadevergoedingen en schikkingen in schadeclaims door derden voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen;

• •

  het aangaan van erfpachtovereenkomsten, het vestigen van het recht op erfdienstbaarheid en het recht van opstal of het aan-en verkopen van onroerende zaken;

• •

  het treffen van een schikking in een civiele of strafrechtelijke procedure, voor zover hier financiële middelen op de vigerende begroting beschikbaar zijn;

• •

  het starten van een kort geding of het verzoeken om een voorlopige voorziening;

• •

  het nemen van een besluit inzake het toekennen van een dwangsom bij niet tijdig beslissen als bedoeld in artikel 4:18 Algemene wet bestuursrecht;

• •

  het geven van een vrijwillige inspraakreactie op een wetsconsultatie, voor zover het wetsvoorstel enkel effecten voor de veiligheidsregio van operationele/technische aard heeft.

Bedrijfsvoering

• •

  beslissen tot kwijtschelding of het oninbaar verklaren van vorderingen;

• •

  het autoriseren van het aantrekken en uitzetten van langlopende leningen tot 450.000 euro, binnen de vastgestelde begroting en andere bestuurlijke financiële kaders;

• •

  besluiten tot aanvaarding of afwijzing van een schenking, erfstelling of legaat, voor zover niet beschreven in interne gedragscodes of reglementen;

• •

  besluiten tot schenkingen of donaties, voor zover niet beschreven in het interne attentiereglement;

• •

  beslissing om af te wijken van het vastgestelde aanbestedingsbeleid;

• •

  nemen van gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende overeenkomsten voor zover het aanbestedingen betreft waarop de Europese richtlijn van toepassing is;

• •

  beslissen tot vervanging, vervreemding, vernietiging van archiefbescheiden (na machtiging archivaris) en overbrenging van archiefbescheiden, alsmede het stellen van beperkende bepalingen t.a.v. de openbaarheid van archiefstukken, en het ondertekenen van de hierbij benodigde verklaringen

Brandweerzorg en crisisbeheersing

• •

  aangaan van samenwerkingsconvenanten voor operationele / uitvoeringsafspraken, zoals regiogrensoverschrijdende brandweerzorg;

• •

  vaststellen van incidentbestrijdingsplannen en regionale procedures, afspraken en voorschriften voor operationele multidisciplinaire crisisbeheersing (binnen de vigerende bestuurlijke kaders zoals crisisplan, alarmeringscriteria). Voorwaardelijk voor vaststelling is de overeenstemming met de externe partij die het aangaat.

• •

  besluiten omtrent instelling en beëindiging van een voorziening in jeugdbrandweer, verbinden van voorwaarden aan de omvang, en de vaststelling van het huishoudelijk reglement jeugdbrandweer.

• •

  het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten met 1 of meer deelnemende gemeenten, andere gemeenten of derden voor het verrichten van diensten door de veiligheidsregio;

• •

  het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de GGD inzake het verrichten van GHOR-taken door de GGD, bedoeld in het Organisatiebesluit;

• •

  het afgeven van legitimatiebewijzen als bedoeld in art. 5:12 lid 1 Algemene wet bestuursrecht aan aangewezen toezichthouders;

Overig

• •

  het nemen van besluiten, indien bij betrokkenheid van meerdere organisatieonderdelen c.q. ambtelijke disciplines er geen overeenstemming is over het te nemen besluit;

• •

  het voor zover nodig actualiseren of aanpassen van de inhoud van de limieten voor budgethouders opgenomen in de bijlage bij de Budgethoudersregeling;

• •

  het voor zover nodig actualiseren of wijzigen van de beperkingen op de gemandateerde bevoegdheden in bijlage 2A of 2B;

2B. SPECIFIEKE LEIDINGGEVENDEN EN ANDERE SPECIFIEKE FUNCTIONARISSEN

Aan de volgende functionarissen zijn door de algemeen directeur de uitoefening voorbehouden van de volgende bevoegdheden:

Directeuren en teamleiders:

Iedere directeur of teamleider is binnen het werkterrein en takenpakket van het eigen organisatie-onderdeel bevoegd tot:

• •

  het vaststellen, intrekken of wijzigen van administratieve procedures, werkinstructies of werkmethodieken voor de organisatie van taken, borging van kwaliteit en vastlegging van resultaten;

• •

  het vaststellen of wijzigen van jaar-werkplannen, mits passend binnen strategische beleidskaders en binnen de toegekende budgetten;

• •

  het vaststellen of wijzigen van vakmatig beleid (uitgangspunten, maatregelen, activiteiten, tussendoelen) voor het bereiken van de taken en doelstellingen, mits passend binnen strategische beleidskaders en budgetten en zover niet sprake is van WOR-plichtige keuzes

Directeuren

• •

  het aanbrengen van wijzigingen in de personele formatie, mits die wijziging budgettair neutraal is en geen uitbreiding of inkrimping van het totale budget voor personeel met zich meebrengt;

• •

  het toekennen van gratificaties;

• •

  het (voorwaardelijk) opleggen van disciplinaire sancties (inclusief formele berisping) anders dan strafontslag;

• •

  het tijdelijk opleggen van de volgende onmiddellijke ordemaatregelen (niet-disciplinair, niet beleidsmatig) binnen de directie ten behoeve van het voorkomen of beperken van de verstoring van de normale gang van zaken dan wel het voorkomen van schade of gevaar binnen één of meerdere teams (inclusief verspreiding van infectieziektes):

  • o

    het buiten gebruik stellen van repressieve dienstvoertuigen of groot materieel;

  • o

    het ontzeggen van de toegang tot of verblijf in het gehele kantoorgebouw, gebouwverdieping of arbeidsplaats van of in gebruik door de veiligheidsregio (niet zijnde de schorsing van een medewerker);

• •

  het aanwijzen van functionarissen voor het rijden met optische- en geluidsignalen voertuig;

• •

  het geven van een zienswijze op voorgenomen besluiten van een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam, voor zover dit besluit enkel operationele of routinematige aangelegenheden betreft (uitgezonderd Woo);

• •

  het beantwoorden van raadsvragen of vragen van individuele raadsleden;

• •

  het beantwoorden van schriftelijke vragen in inspectie-onderzoeken of andere onderzoeken in het kader van publiekrechtelijk toezicht (anders dan verplichte meldingen in het kader van bijvoorbeeld arbeidsinspectie)

• •

  besluiten op verzoeken Woo, AVG, hergebruik van overheidsinformatie. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan de directeur bedrijfsvoering.

• •

  besluiten tot afwijking van het inkoopbeleid. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan de directeur bedrijfsvoering, na advies van de controller.

Teamleider O&HR:

• •

  aanstellingsbesluiten voor beroepsmedewerkers, trainees, vrijwilligers, alsmede aanstellingsbesluiten op grond van Wet banenafspraak;

• •

  alle reguliere financiële besluiten op personeelsgebied (salaris, functioneringstoelage, arbeidsmarkttoelage, het onthouden van een salaristrede, het bevriezen van salaris, normale periodiek, normale overgang naar hogere schaal, jubileumuitkering, afbouwtoelage, overlijdensuitkering, verstrekken van overschotten, etc.), met uitzondering van gratificaties;

• •

  beslissingen t.a.v financiële aanspraken bij ziekte of gebrek, ontslag, herplaatsing bij ziekte of gebrek, overlijden. Hieronder mede begrepen het stopzetten van vergoedingen, tegemoetkoming in ziektekosten, toekennen van overbruggingsuitkering bij medische ongeschiktheid, voorkomen van samenloop met andere uitkeringen;

• •

  toekennen van schadevergoeding bij schade in en door de dienst;

• •

  beslissingen inzake uitvoering van het overgangsrecht FLO, gemeentelijke levensloopregeling, nieuw overgangsrecht FLO;

• •

  beslissingen inzake uitvoering van het tweede loopbaanbeleid voor medewerkers op een bezwarende functie alsmede afspraken over duurzame inzetbaarheid van een medewerker (inclusief maatregelen bij niet nakomen verplichtingen, vaststelling garantietoelage bij tweede loopbaan);

• •

  het verlenen van ontslag, met uitzondering van strafontslag;

• •

  beslissingen inzake het niet verlengen van een tijdelijke aanstelling en het opzeggen tijdens proefverlof;

• •

  beslissingen inzake toestaan van nevenwerkzaamheden;

• •

  het inschakelen van bedrijfsgeneeskundig onderzoek en begeleiding en loopbaanadviseur;

• •

  het nemen van rechtspositionele besluiten in het kader van re-integratie en ziekteverzuim, zoals tijdelijke detachering of herplaatsing door blijvende beperkingen ten aanzien van het werk.

• •

  het beslissen tot een andere passende functie in belang van de dienst;

• •

  beslissingen inzake individuele herbeschrijving of herindeling van functies, passend binnen het functieboek en functiewaarderingsmethode.

Teamleiders:

• •

  besluiten tot het detacheren van medewerkers;

• •

  het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel (mits voorzien van financiële dekking), stageplaatsen, werkervaringsplaatsen;

• •

  beslissingen inzake toelagen en vergoedingen in het rooster of specifieke rollen (waarneming, onregelmatige dienst, verschuiving, bereikbaar/beschikbaarheid/piketdienst, inconveniententoelage, buitendagvenster, collegiale opvang, overwerk, et cetera);

• •

  beslissingen inzake onbetaald verlof;

• •

  het openstellen van vacatures voor werving, voor zover het gaat om vacatures voor bestaande (vastgestelde) functies die zijn opgenomen in het functieboek;

• •

  instemming geven op de verkoop van voor de dienst onbruikbare materiaal of materieel, e.e.a. voor zover passend binnen het takenpakket van het team en in afstemming met de controller;

• •

  het indienen van aanvragen voor subsidies, inclusief het indienen van bezwaar en het afleggen van verantwoording;

• •

  het indienen van aanvragen voor ontheffing, vrijstelling, vergunning of melding op grond van regelgeving voor zover dienstbaar aan de taakuitvoering van de veiligheidsregio, inclusief het indienen van bezwaar;

• •

  het bij uitzondering toestemming geven aan functionarissen tot kortdurend persoonlijk gebruik van eigendommen van de veiligheidsregio, inclusief operationele dienstkleding en uitrustingsstukken (niet zijnde het ceremonieel uniform), wanneer geen werkzaamheden in diensttijd of in vertegenwoordiging van de veiligheidsregio worden verricht.

Budgethouders, budgetbeheerders en bestellers, als bedoeld in de Budgethouderregeling

• •

  Aangaan, verlengen, wijzigen, beëindigen en ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verrichten van diensten in het kader van het werkdomein, inclusief het vestigen en opheffen van zakelijke rechten met dien verstande dat:

  • o

    de budgethouderregeling en geldende inkoop-en aanbestedingsbeleid in acht wordt genomen, met maximale bedragen aan de financiële verplichtingen voor budgethouders- of beheerders;

  • o

    de bevoegdheid geen betrekking heeft op het aangaan van erfpachtovereenkomsten, het vestigen van het recht op erfdienstbaarheid en het recht van opstal of het aan-en verkopen van onroerende zaken. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan de algemeen directeur.

Chief Information Officer (CIO)

• •

  bevoegd om in geval van acute en urgente (dreigende) situaties datgene te doen wat nodig is om een zodanige inbreuk op de informatiebeveiliging te voorkomen, te beperken of op te lossen die de bedrijfsvoering ernstig verstoort (zoals een ernstige datalek, grootschalige datavernietiging of gijzeling, overname besturingsystemen, et cetera). Dit onder voorwaarde van het direct informeren van de algemeen directeur.

Directeur publieke gezondheid en functionarissen GHOR

Dit algemene mandaatbesluit is niet van toepassing op de directeur publieke gezondheid (DPG) en functionarissen GHOR. Voor de mandatering van bestuursbevoegdheden aan de DPG en functionarissen GHOR geldt een afzonderlijk mandaatbesluit.

BIJLAGE 3 TOELICHTING

Bijna dagelijks moeten besluiten worden genomen of andere handelingen worden verricht met rechtsgevolg of ter vertegenwoordiging van de veiligheidsregio. Het zou niet werkbaar zijn als al deze besluiten of handelingen moeten worden voorgelegd aan een van de bestuursorganen van de veiligheidsregio. Daarom wordt in dit mandaatbesluit geregeld hoe bevoegd kan worden besloten en gehandeld door functionarissen die in naam van het bestuursorgaan optreden.

Een mandaatbesluit is niet nieuw voor de veiligheidsregio. Het bestuur heeft eerder al bevoegdheden (onder)gemandateerd om een vlot verloop van besluiten en overige (rechts)handelen in de uitvoeringsorganisatie mogelijk te maken. De huidige mandaatregeling dient echter geactualiseerd ten gevolge van het nieuwe Organisatiebesluit van de veiligheidsregio. Hierin is de ambtelijke eindverantwoordelijkheid toebedeeld aan een algemeen directeur. Ook is sprake van een directiestructuur met daaronder ressorterende teams (directies bedrijfsvoering, brandweerzorg en crisisbeheersing) en twee stafteams. Voor meer informatie wordt verwezen naar het Organisatiebesluit. Met het hierop aansluitende mandaatbesluit verlenen de bestuursorganen van de veiligheidsregio mandaat aan de algemeen directeur en andere medewerkers, passend bij de taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijke uitvoeringsorganisatie en onverminderd de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid.

Omgekeerd mandaat

Wel nieuw is dat het mandaatbesluit is opgebouwd als een ‘omgekeerd mandaat’. Bij deze juridische methodiek worden bevoegdheden van de bestuursorganen gemandateerd aan functionarissen werkzaam bij de veiligheidsregio, tenzij. De tenzij betreft de bevoegdheden die zijn opgenomen in de bijlage van uitzonderingen en bevoegdheden die anderszins in de mandaatverlening zijn omschreven als uitgezonderd (door bijvoorbeeld de hoog politiek-bestuurlijke aard van de aangelegenheid of beslissing, de ingrijpende gevolgen van rechtshandelingen dan wel vanwege de betrokken personen of bestuursorganen).

Deze opzet van een omgekeerde mandaatregeling heeft enkele belangrijke voordelen (ten opzichte van de klassieke methodiek waarbij een functionaris alleen bevoegd is als een specifieke bevoegdheid is verleend):

• 1.

  Er hoeft geen uitputtende, gedetailleerde lijst van gemandateerde en ge(vol)machtigde bevoegdheden te worden nagestreefd, om zo te proberen volledige inzichtelijkheid te bieden over de (rechts)handelingen die de (onder)gemandateerd functionaris mag verrichten namens het bestuur van de veiligheidsregio;

• 2.

  De mandaatregeling behoeft nauwelijks tussentijdse wijziging en is derhalve onderhoudsarm en flexibel. Door helder te zijn wanneer het bestuur zelf haar bevoegdheden wil uitoefenen, is een vangnet voor wijzigingen in wetgeving, nieuwe wetgeving of anderszins nog niet onderkende of abusievelijk onvermelde bevoegdheden.

• 3.

  Er ontstaat duidelijkheid voor de organisatie en minder kans op bevoegdheidsgebreken. Bij twijfel of discussie hoeft niet telkens een uitgebreide lijst van toegekende bevoegdheden te worden nagelopen en beredeneerd of een bevoegdheid hieronder kan vallen. Het gebruik is gemandateerd tenzij de bevoegdheid onder de uitzonderingen in de bijlage valt of anderszins is uitgesloten van mandaat.

Bovendien sluit de omgekeerde methodiek goed aan bij de organisatiecultuur en organiseerprincipes van de veiligheidsregio. De essentie van het omgekeerde mandaat is dat een medewerker bevoegd is te beslissen en te handelen als dit tot zijn functie en werkterrein behoort. De uitzonderingen op deze algemene regel betreffen de bevoegdheden die niet door het bestuursorgaan zijn gemandateerd of waarbij de uitoefening tot een bepaalde functie is beperkt. Door bevoegdheden daar te beleggen waar dit past bij verantwoordelijkheden en taken wordt recht gedaan aan de deskundigheid, betrouwbaarheid en betrokkenheid van medewerkers van de veiligheidsregio. Naarmate zaken meer politiek-bestuurlijk gevoelig zijn, meer impact hebben op medewerkers of de financiën, of organisatiebreder beleid betreffen, zal het vereiste besluitvormingsniveau hoger liggen.

Bestuursorgaan blijft verantwoordelijk en behoudt zeggenschap

Het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging betekent niet dat het bestuursorgaan niet meer verantwoordelijk is of geen zeggenschap meer heeft. Er is geen sprake van overdracht van bevoegdheden zoals bij delegatie. Ook treedt er met deze mandaatverlening aan functionarissen in de ambtelijke organisatie geen andere verhouding op tussen de bestuursorganen; elk bestuursorgaan behoudt de eigen wettelijke dan wel bij de gemeenschappelijke regeling zelf of decentrale regelingen toegewezen bevoegdheden.

Een in mandaat of volmacht genomen besluit geldt als een besluit van het bestuursorgaan. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de functionaris dat het besluit feitelijk (namens het bestuursorgaan) heeft genomen. In het mandaatbesluit zijn voorwaarden, beperkingen en instructies opgenomen die het verantwoordelijk handelen in mandaat onderstrepen. Voor alle gemandateerde bevoegdheden gelden de kaders en voorschriften van de toepasselijke wet-en regelgeving, beleidsregels, begroting en anderszins relevante bestuurlijke besluiten en uitgangspunten. Verder geldt onverkort dat de mandaatgever altijd zelf de eigen bevoegdheid kan uitoefenen en ten alle tijde instructies kan geven ten aanzien van de mandaatuitoefening.

Voorbeelden van gemandateerde bevoegdheden

Het algemene mandaat, volmacht en machtiging bestaat uit bevoegdheden voor het kunnen nemen van (veelvoorkomende of door regelingen ingekaderde) besluiten, rechtshandelingen en feitelijke handelingen ten aanzien van personeel en organisatiebeheer. Denk aan het werven van personeel; het aanstellen van medewerkers; het toekennen van verlof; het verrichten van betalingen; het inkopen van materieel; het vaststellen van uitvoeringsplannen als uitwerking van het bestuurlijk vastgestelde beleidsplan en/of begroting; het vaststellen van intern beleid ten aanzien van gebruik dienstvoertuigen; het verschaffen van informatie over de veiligheidsregio.

Ook betreft het mandaat, volmacht en machtiging de beslissingen en handelingen die specifieke (vak)ervaring en deskundigheid en/of operationele afstemming vergen. Denk hierbij aan het adviseren van het bevoegd gezag over risico’s van branden, rampen, crises; het besluiten op AVG- en WOO-verzoeken; het maken van incidentbestrijdingsplannen; het toezicht houden op bedrijfsbrandweerplichtige inrichtingen; het afsluiten van operationele convenanten over de wederzijdse inzet bij interregionale grenzen.

Verder geldt het mandaat, volmacht en machtiging voor beslissingen en handelingen die door de acute aard snel genomen moeten kunnen worden. Denk aan de mogelijkheid om in acute en dringende situaties datgene te doen en te besluiten wat nodig is om een verstoring van essentiële bedrijfsvoering te voorkomen, te beperken of op te lossen (bijvoorbeeld dreigende datalekken of onveilige werksituaties). Ook valt te denken aan de bevoegdheid tot het alarmeren en instrueren van de bevolking in urgente situaties en het woordvoerderschap op de plaats incident van een ramp of crisis.

Uitzonderingen mandaat

Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van het mandaat nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Verder zal moeten worden nagegaan of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften.

In de gevallen zoals beschreven in Bijlage 1 oefent uitsluitend het bestuursorgaan zelf de bevoegdheid uit. Dit betreft wettelijk uitgezonderde bevoegdheden en/of bevoegdheden die naar de aard zwaarwegend zijn gelet op ingrijpende gevolgen voor de deelnemende gemeenten, ingezetenen of de organisatie van de veiligheidsregio. Zoals het vaststellen van (nood)verordeningen, de begroting, het functiewaarderingssysteem en voorstellen inzake de gemeenschappelijke regeling zelf. Denk hierbij ook aan algemene bevoegdheden die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bestuurstaak, zoals het uitbrengen van een stem ter besluitvorming en het kunnen opleggen van geheimhouding.

Verder zijn in de mandaatregeling voorwaarden opgenomen voor de uitoefening van het mandaat, zijn er andere uitzonderingen op het mandaat en bestaan er instructies om het bestuurlijk niveau te betrekken bij beslissingen van ingrijpende beleidsmatige, politieke of bestuurlijke aard.

Toelichting artikelsgewijs

Hieronder wordt een toelichting gegeven bij de artikelen waar dat relevant is. Met name de werking van de omgekeerde systematiek wordt toegelicht.

Artikel 1

De meeste begripsbepalingen spreken voor zich.

Het begrip ‘functionaris’ verdient enige toelichting. Het begrip functionaris omvat ook de functionarissen die werkzaamheden verrichten onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek. Dit is vanwege de intensieve samenwerking tussen de Veiligheidsregio Flevoland en de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek in de uitvoering van de taken. In een bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst is afgesproken dat onder eenhoofdige organisatieleiding wordt samengewerkt aan meer slagkracht, minder meerkosten en meer kwaliteit in het belang van beide veiligheidsregio's. In dit licht streeft het bestuur van beide regio's ook naar (meer) geharmoniseerde regelingen, systemen en procedures. Er blijft sprake van twee veiligheidsregio's met een eigenstandige gemeenschappelijke regeling, rechtspersoonlijkheid en bestuur. De medewerkers zijn dus formeel ondergeschikt aan het bestuur van één veiligheidsregio.

Met dit mandaatbesluit wordt het echter ook alle functionarissen die formeel werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek toegestaan om (rechts)handelingen te verrichten (mede) in het belang van de veiligheidsregio Flevoland, op voorwaarde van instemming met deze mandaatverlening door het bestuur van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek. Andersom ligt het in de rede dat de bestuursorganen van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek eenzelfde, gespiegeld, mandaatbesluit nemen en het bestuur van Veiligheidsregio Flevoland instemt met deze mandaatverlening aan haar medewerkers. Op deze wijze sluiten beide mandaatbesluiten aan bij de bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst van deze veiligheidsregio's en zijn functionarissen bevoegd om, waar van toepassing, in het belang van beide veiligheidsregio's werkzaamheden te verrichten.

Artikel 2

Met dit artikel wordt kortgezegd de methodiek van het omgekeerde mandaat ook van toepassing op volmacht en de machtiging. Bij mandaat gaat het om het mogen nemen van publiekrechtelijke besluiten, zoals het openbaar maken van documenten op grond van de Woo. Een volmacht wordt verleend voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het aangaan en ondertekenen van een koop- of huurovereenkomst of verwerkersovereenkomsten. Een machtiging wordt verleend voor het verrichten van feitelijke handelingen die geen besluit en geen privaatrechtelijke rechtshandeling betreffen, zoals het versturen van een informatieve brief, het verrichten van een betaling of het zitting nemen in overlegverbanden (hier worden geen nieuwe rechtsverhoudingen geschapen).

Het onderscheid naar beslissingen met (publiekrechtelijk of privaatrechtelijk) rechtsgevolg is vooral van belang voor het juist opmaken en ondertekenen van formele documenten; zie hiervoor artikel 8.

Artikel 3

Dit artikel vormt de basis van het omgekeerde mandaatbesluit. Met artikel 3, eerste lid, verlenen de bestuursorganen het mandaat aan de algemeen directeur, andere leidinggevenden en overige functionarissen om alle besluiten te nemen en overige rechtshandelingen te verrichten die van belang zijn voor een goede taakoefening. De bevoegdheden worden hiermee zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd als verantwoord is. Maar er gelden voorwaarden, beperkingen en uitzonderingen. De uitzonderingen zijn geregeld in de leden 4 en 5 en worden verder uitgewerkt bijlagen 1 tot en met 2B.

Het tweede lid brengt tot uitdrukking dat alle werkzaamheden met betrekking tot het nemen van het besluit onder het mandaat vallen, vanaf het binnenkomen van een aanvraag of verzoek tot en met de afhandeling daarvan. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan. Ook zijn functionarissen bevoegd om de veiligheidsregio te vertegenwoordigen in rechte, voor zover dit past bij hun functie en werkdomein. Om deze reden is het niet meer nodig een separaat machtigingsbesluit vast te stellen waarin specifieke medewerkers worden genoemd die hiertoe gemachtigd zijn. Om misverstanden bij gerechtelijke instanties te voorkomen zal de algemeen directeur in de praktijk wel een procesvolmacht afgeven waaruit blijkt dat iemand bevoegd is een gerechtelijke procedure te voeren.

In lid 4, onder a, worden de bevoegdheden genoemd die uitsluitend door het bestuursorgaan zelf mogen worden uitgeoefend. Deze lijst is zoveel mogelijk ‘onderhoudsvrij’ ingericht, dus met zo weinig mogelijk verwijzingen naar specifieke wetsartikelen en zoveel mogelijk ook toepasselijk op nieuwe wetgeving. Mocht toch een vraag rijzen of een bevoegdheid niet ook tot deze beperkingenlijst behoort, dan zal deze vraag overeenkomstig artikel 5 en artikel 10 worden voorgelegd aan het bestuur. Als nodig kan bijlage 1 (beperkingenlijst bestuursorganen) met een bestuurlijk besluit bijgewerkt worden.

In lid 4, onder b, worden de bevoegdheden die bij de bestuursorganen berusten beperkt tot de algemeen directeur of door hem bepaalde functionarissen. De reden hiervan is gelegen in de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur. De algemeen directeur moet in positie zijn om de meer zwaarwegende of impactvolle bevoegdheden aan zichzelf te houden of te beperken tot bepaalde functionarissen. Daarom worden alle bevoegdheden van de bestuursorganen via de algemeen directeur aan de overige functionarissen gemandateerd en slechts bij uitzondering rechtstreeks.

Met lid 5 wordt ruimte geboden aan de algemeen directeur om daar waar nodig de ambtelijke verdeling van bevoegdheden te actualiseren of bevoegdheden in te trekken en te verplaatsen uit oogpunt van zorgvuldigheid of zwaarwegendheid. Deze bepaling voorkomt dat elke wijziging een bestuurlijk besluitvormingsproces verlangt, terwijl de betreffende bevoegdheid reeds onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur mag worden uitgeoefend. Wijzigingen die min of meer structureel zijn, dienen op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt moeten worden (publicatie gewijzigde bijlage), zodat dit ook naar buiten toe kenbaar is. Bij intrekking van bevoegdheden in incidentele gevallen is bekendmaking niet nodig, maar dient dit wel intern geregistreerd. Overeenkomstig de instructie in artikel 5, tweede lid, worden de bestuursorganen in kennis gesteld over structurele wijzigingen.

Zoals in lid 6 aangegeven, is het algemene mandaat niet van toepassing op taken op de geneeskundige hulpverlening die op grond van de Wet veiligheidsregio’s of andere wet- en regelgeving plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de veiligheidsregio. De reden is dat de feitelijke uitvoering van GHOR-taken niet plaatsvindt binnen de ambtelijke organisatie van de veiligheidsregio onder leiding van de algemeen directeur, maar is ondergebracht bij de GGD onder leiding van de directeur publieke gezondheid. In een dienstverleningsovereenkomst tussen de veiligheidsregio en de GGD worden afspraken gemaakt over de financiën, personeel, informatie, verantwoording, et cetera voor het uitvoeren van de GHOR-taken. Gezien dit afwijkende construct wordt een afzonderlijk mandaatbesluit voor de directeur publieke gezondheid en de medewerkers GHOR opgesteld.

Artikel 4

Dit artikel gaat in op de voorwaarden en beperkingen aan het verleende mandaat. In het eerste lid worden een aantal algemene begrenzingen meegegeven, zoals het uitoefenen van bevoegdheden binnen de geldende wettelijke, bestuurlijke en financiële kaders. Denk hierbij mede aan de programmabegroting, het beleidsplan, de budgethoudersregeling, uitvoeringsregelingen arbeidsvoorwaarden, en het inkoop-en aanbestedingsbeleid.

Belangrijk ook is de voorwaarde dat het mandaat een functionaris slechts toekomt voor zover een bevoegdheid passend is in de taken en verantwoordelijkheden van diens functie en het organisatieonderdeel waar de functie is ondergebracht. Dat betekent dat een medewerker of leidinggevende niet bevoegd tot de uitoefening van bevoegdheden voor taken die ondergebracht zijn bij een ander team of andere functies. Enkele voorbeelden kunnen deze voorwaarde verhelderen. Zo is een receptiemedewerker logischerwijs niet bevoegd tot het doen van belastingaangifte, noch zal een adviseur risicobeheersing bevoegd zijn tot afsluiting van een onderhoudscontract. Zo is alleen het team Informatisering & Automatisering bevoegd tot het afsluiten van softwarelicenties en domeinregistraties; duidelijk is dat zo'n bevoegdheid niet berust bij het team Strategie & Regie. Ook behoort de formele correspondentie inzake personele besluiten bij het team Organisatie & Human resources, en niet bij het team Vakbekwaam.

Het werkdomein van functionarissen is gekoppeld aan de organisatieonderdelen van de veiligheidsregio en houdt dus verband met het Organisatiebesluit. In het Organisatiebesluit zijn de hoofdlijnen van de inrichting en besturing van de organisatie van de veiligheidsregio vastgesteld. De inrichting naar in directies en (staf)teams is hierin opgenomen. In het Organisatieplan zijn de hoofdtaken van de directies en (staf)teams nader uitgewerkt. In veel gevallen is het werkterrein van een organisatieonderdeel op te maken uit de betreffende naamgeving. Overigens beschikken organisatieonderdelen ook over algemene taken zoals het afdoen van zakelijke correspondentie, het zorgdragen voor beleidsontwikkeling en deelname in organisatieprojecten. Voorop staat dat ieder organisatieonderdeel bevoegd is die beslissingen en handelingen in het kader van de algemene taken te verrichten, voor zover betrekking hebbend op het beleidsveld en het werkterrein van het organisatieonderdeel, tenzij dit op grond van de Wet of dit mandaatbesluit expliciet elders is belegd.

Het mandaatbesluit kent een analoge werking voor de zogenoemde operationele organisatie van de veiligheidsregio, dat wil zeggen brandweerzorg en crisisbeheersing. Bij een (dreigende) ramp of crisis zijn de taken en verantwoordelijkheden van de functie en het werkdomein te vertalen naar de tijdelijke rol op bepaalde taakdomeinen zoals informatiemanagement, communicatie of leiding en coördinatie. Deze crisisrollen en taakdomeinen staan beschreven in het Crisisplan.

Het tweede lid van artikel 4 gaat in op de relatie tussen het mandaatbesluit en de budgethoudersregeling. In het mandaatbesluit wordt de bevoegdheid gemandateerd om overeenkomsten met financiële verplichtingen te mogen aangaan, indien daarvoor voldoende budget is toegekend. In de budgethoudersregeling wordt nader beschreven onder welke voorwaarden financiële verplichtingen mogen worden aangegaan en wie tot welk bedrag uitgaven mag doen.

In het derde lid is een voorrangsregeling opgenomen voor het geval het bevoegde bestuursorgaan rechtstreeks – dus zonder tussenkomst van de algemeen directeur als bedoeld in artikel 3, vijfde lid – een bevoegdheid heeft voorbehouden aan een specifieke functionaris. Zo'n specifiek mandaat gaat voor op een algemeen mandaat (lees: dit mandaatbesluit). Dit zal bij uitzondering het geval zijn. Immers, dit mandaatbesluit is bedoeld als een alomvattende regeling, waarop slechts in beperkte mate uitzonderingen of aanvullingen nodig zijn. Overigens kan het ook zo zijn dat in formele wetten bevoegdheden rechtstreeks aan individuele functionarissen worden toegekend; in deze gevallen is mandaat niet aan de orde.

Het vierde lid geeft aan wanneer geen gebruik kan worden gemaakt van het mandaat, overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 5

Artikel 5 bevat algemene (interne) instructies voor de uitoefening van het (wel) verleende mandaat. De bestuursorganen blijven altijd verantwoordelijk en juridisch aanspreekbaar voor een in mandaat genomen besluit. Het is dus belangrijk dat de gemandateerde zorgvuldig met het mandaat omgaat. Er wordt een zeker inschattingsvermogen en politieke sensitiviteit verlangd van de gemandateerde wanneer een bevoegdheid wel zelf uit te oefenen of dit aan een ander niveau over te laten. Waar dit in een incidenteel geval verkeerd wordt ingeschat, heeft dat naar derden geen gevolgen. Immers, de functionaris is formeel bevoegd. Intern kan de functionaris wel worden aangesproken op onjuist gebruik van zijn bevoegdheden. Belangrijk is dan ook de instructie om tijdig het bestuurlijk niveau te betrekken bij kwesties waarin de wet of de aard van de bevoegdheid weliswaar niet aan de mandaatverlening in de weg staat, maar in het concrete geval de mandaatuitoefening niet zonder meer is toegestaan. Bij politiek, bestuurlijk of beleidsmatig ingrijpende kwesties dient de gemandateerde met de bestuurlijk portefeuillehouder of voorzitter af te stemmen over de vraag of het bestuursorgaan in het voorkomende geval zelf de bevoegdheid gaat uitoefenen.

Er zijn niet voor alle mogelijke gevallen harde criteria te noemen, wel handvaten. In ieder geval, maar niet uitsluitend, is sprake van een kwestie bedoeld in het eerste lid van artikel 5 als:

• -

  het besluit ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen;

• -

  het besluit naar verwachting sterk in de publieke aandacht zal staan met kritische berichtgeving;

• -

  het besluit in strijd is met bestuurlijk vastgesteld beleid of de afwijking van beleid naar verwachting precedentwerking heeft;

• -

  het besluit of andere (rechts)handeling naar verwachting aanmerkelijk de belangen treft die worden behartigd door een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam en er rekening mee moet worden gehouden dat (een lid van) het algemeen bestuur van de veiligheidsregio zal worden aangesproken op diens verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende bevoegdheid.

Bij twijfel over de toepassing van deze instructie in een concreet geval, is het devies aan de gemandateerde om hierover af te stemmen met de leidinggevende.

Artikel 6

Dit artikel verheldert dat dit mandaatbesluit niets wijzigt in interne organisatie-verhoudingen. De leidinggevende blijft degene die aanstuurt en instructies kan geven. Binnen de organisatie kunnen ook (interne) administratieve procedures van toepassing zijn die functionarissen moeten volgen voordat zij een verplichting mogen aangaan of een andere (rechts)handeling mogen verrichten.

Verder blijft het voor de gemandateerde van belang om integraal te werken en/of leiding te geven. Een personeelsbesluit vergt bijvoorbeeld altijd afstemming met het team O&HR. En de aanschaf van nieuwe software of de bouw van een kazerne vergt altijd afstemming met de teams die het gaan gebruiken. In geval van projectmatig werken en samenhangende besluiten, zal, waar nodig aangewezen door de hiërarchisch hogere leidinggevende(n), één mandaathouder zijn die het besluit neemt.

Eveneens blijft het van belang om recht te doen aan de rol van de medezeggenschap en vakbonden. Het overleg met de OR en het georganiseerd overleg is de verantwoordelijkheid van de WOR-bestuurder; van medewerkers en leidinggevenden wordt verwacht dat zij rekening houden met dit proces in de voorbereiding van voorstellen.

Artikel 7

In het eerste lid wordt aangegeven dat de hoger leidinggevend functionaris ook bevoegd is tot hetgeen waartoe een functionaris bevoegd is die binnen hetzelfde organisatieonderdeel werkzaam is. Voor de vervanging van de algemeen directeur, directeuren en teamleiders wordt aangesloten bij hetgeen hierover is opgenomen in het Organisatiebesluit. Vervanging van overige functionarissen is zoveel mogelijk horizontaal, dus door dezelfde functie of functieniveau, in afstemming met de hiërarchisch leidinggevende(n). Bij plaatsvervanging zijn alle bevoegdheden voor die betreffende functie en werkdomein van toepassing.

Artikel 8

Dit artikel geeft aan hoe een besluit of overeenkomst moet worden ondertekend bij mandaatverlening. Een correcte wijze van ondertekening is van belang voor de rechtsgeldigheid van een besluit. Bij feitelijke handelingen waarbij geen nieuwe rechtsverhouding wordt geschapen kan de functionaris met eigen naam ondertekenen (dus niet: namens ...).

Het is overigens niet gebruikelijk om elke (koop)overeenkomst in mandaat van een formele ondertekeningswijze te voorzien. Dit is vooral relevant bij de niet-standaard overeenkomsten voor aankopen, opdrachtverlening of dienstverlening (maatwerk), waarbij sprake is van hoge kosten, onzekerheden en/of gevoelige informatie. In die gevallen kan formele ondertekening van belang zijn voor de bewijsbaarheid van de gemaakte (maatwerk)afspraken. Daarnaast kan wet-en regelgeving verplichten tot een formele ondertekeningswijze (aktes).

Artikel 9

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 10

Dit artikel spreekt voor zich.

Toelichting op de beperkingenlijst 1A 

In de beperkingenlijst bestuursorganen (bijlage 1) staan onder A de algemener beschreven bevoegdheden die naar de aard zijn voorbehouden aan de bestuursorganen. Deze beslissingen en handelingen zijn zozeer verbonden met de taken van de bestuurders op het politiek-bestuurlijk niveau dat uitoefening door een ander dan het bestuursorgaan zelf zich tegen mandaat verzet.

Denk hierbij aan de vertegenwoordiging van de veiligheidsregio bij aangelegenheden waarbij alleen deelname op bestuurdersniveau geëigend is vanwege de aard van de te bespreken onderwerpen en/of niveau van deelname. Zoals landelijke overleggen met bestuursleden van andere veiligheidsregio's of met de minister. Denk ook aan formele correspondentie met één van de genoemde bestuursorganen. Zoals een brief waarin het bestuur een zienswijze vraagt aan het gemeentebestuur, een terugkoppeling geeft op de door gemeenten ingebrachte zienswijzen of waarin het bestuur reageert op de aanwijzing van de minister. Ook handelingen en beslissingen die nauw verbonden zijn aan de bestuursvergadering, de bestuursverhoudingen en/of het te nemen bestuursbesluit, kunnen vanzelfsprekend niet door iemand anders dan het (lid van) het bestuursorgaan zelf verricht worden. Zoals het ontslaan van leden van het dagelijks bestuur.

Routinematige en technisch-uitvoerende correspondentie met bestuursorganen valt niet onder de bedoelde correspondentie op deze beperkingenlijst. Het betreft correspondentie die betrekking heeft op terugkerende situaties, veelal een gestandaardiseerde inhoud kent en/of inhoudelijk grotendeels voorspelbaar is vanwege protocollering en beleidskaders. Denk aan een aanvraag voor een vergunning bij een andere overheid, het geven van een zienswijze op een voorgenomen Woo-besluit door een ander bestuursorgaan, het uitbrengen van een brandpreventie-advies, of het verstrekken van feitelijke, objectieve informatie in het kader van registraties of voorlichting. Deze handelingen vallen onder het algemene mandaat. Ook routinematige en technisch-uitvoerende beslissingen en handelingen in verband met (voorbereiding of ondersteuning van) bestuursvergaderingen en bestuursbesluiten zijn gemandateerd, zoals het doen uitgaan van de vergaderstukken en het publiceren van regelingen.

Bij twijfel over het mandaat in een concrete kwestie wordt verwezen naar de instructie in artikel 5.