Controleprotocol en Normenkader 2025

2.1 Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

Volgens artikel 213 van de Gemeentewet moet de accountant controleren of de jaarrekening een juist en volledig beeld geeft. Vanaf de jaarrekening 2025 betekent dit dat de accountant vaststelt of:

• •

  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten, lasten en de samenstelling van het vermogen;

• •

  de baten, lasten en balansmutaties die verband houden met specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen;

• •

  De jaarrekening is opgesteld volgens de wettelijke regels, zoals voorgeschreven in artikel 186 van de Gemeentewet;

• •

  Het jaarverslag aansluit en in overeenstemming is met de jaarrekening.

De accountant voert de controle uit volgens de regels in onder andere het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de stellige uitspraken van de Commissie BBV en de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (RAC).

Bij de controle worden vooraf toleranties vastgesteld. De accountant controleert niet elke individuele post of handeling, maar richt de controle risicogericht in. Daarbij maakt de accountant gebruik van technieken zoals risicoschattingen, deelwaarnemingen, statistische steekproeven en extrapolaties. Het doel is om belangrijke fouten of onzekerheden tijdig te ontdekken en te beoordelen of de jaarrekening een getrouw beeld geeft.

2.2 Goedkeuringstolerantie

Volgens het concept Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) 2025 geldt voor de controle van de jaarrekening 2025 van de gemeente Baarn een goedkeuringstolerantie van 2% van de omvangsbasis. Deze goedkeuringstolerantie geldt voor de gehele jaarrekening, inclusief de bijlagen.

De goedkeuringstolerantie betreft de gezamenlijke som van fouten in de jaarrekening én onzekerheden in de uitvoering van de controle. Als omvangsbasis geldt de totale lasten van de gemeente, exclusief toevoegingen aan de reserves.

Zolang de gezamenlijke afwijkingen onder deze grens blijven, geeft de accountant in beginsel een goedkeurende verklaring af. Overschrijding van deze grens kan leiden tot een verklaring met beperking, een afkeurend oordeel of een oordeelonthouding, afhankelijk van de aard en omvang van de afwijkingen.

De gemeente Baarn hanteert voor haar interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording een goedkeuringstolerantie van 1% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves, in overeenstemming met artikel 10 van de Financiële verordening gemeente Baarn 2025

2.3 Rapporteringstoleranties

De rapporteringstolerantie is een grensbedrag dat gelijk is aan of lager ligt dan de goedkeuringstolerantie. Overschrijding van deze grens leidt tot opname van de bevinding in het verslag van bevindingen, ook als de afwijking niet groot genoeg is om de accountantsverklaring te beïnvloeden. Voor het controlejaar 2025 heeft de gemeenteraad de rapporteringstolerantie vastgesteld op het wettelijk minimum, gelijk aan de goedkeuringstolerantie.

Daarnaast kan de accountant naar eigen professioneel inzicht andere belangrijke bevindingen rapporteren, ook als deze onder de rapporteringstolerantie blijven.

2.4 Opdracht tot het verrichten van specifieke werkzaamheden

Het controleprotocol is behandeld in de auditcommissie, die hiermee heeft ingestemd. Naast de reguliere werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening is met de auditcommissie afgesproken dat het proces rondom de subsidie aanvragen en beschikkingen in 2025 een specifiek aandachtspunt vormt.

Bij deze controle ligt de nadruk op de juistheid en volledigheid van de administratieve vastlegging en de volledigheid van de opbrengsten.

2.5 Normenkader en reikwijdte accountantscontrole

Met de reikwijdte van de accountantscontrole wordt bedoeld welke werkzaamheden noodzakelijk zijn om het doel van de controle te bereiken. De accountant bepaalt deze werkzaamheden op basis van:

• •

  de Controlestandaarden voor accountants (COS),

• •

  voorschriften van relevante beroepsorganisaties,

• •

  bepalingen uit wet- en regelgeving,

en, waar van toepassing, de opdrachtvoorwaarden en rapportagevoorschriften.

2.6 Rol van de accountant

Volgens artikel 2, lid 2, van de Controleverordening gemeente Baarn 2025, maakt de accountant bij de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording zoveel mogelijk gebruik van het interne controleplan van het college en de rapportages daarover.

Volgens artikel 5, lid 7, van de Controleverordening gemeente Baarn 2025, maakt de accountant bij zijn werkzaamheden zoveel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en de verbijzonderde interne controle. Door een organisatiegerichte controle bevordert de accountant tevens de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de organisatie.

Artikel 7 van de Controleverordening gemeente Baarn 2025 bepaalt dat de accountant de raad tijdig schriftelijk informeert, met afschrift aan het college, indien hij bij de controle van de jaarrekening vaststelt dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is of indien afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring. Dit gebeurt nadat het college in de gelegenheid is gesteld om eventuele tekortkomingen te herstellen.

3.1 Algemeen

Onder rechtmatigheid wordt verstaan dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Vanaf de jaarrekening 2025 is het college zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording, die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Hiermee legt het college zelfstandig verantwoording af aan de raad over de naleving van de relevante regelgeving bij de totstandkoming van financiële transacties. Deze verantwoording valt binnen de reikwijdte van de accountantscontrole gericht op het getrouwe beeld.

Afwijkingen in deze verantwoording kunnen bestaan uit fouten en onduidelijkheden.

• •

  Een fout kan ontstaan door het niet naleven van financiële wet- en regelgeving.

• •

  Een onduidelijkheid ontstaat bijvoorbeeld wanneer regelgeving voor meerdere uitleg vatbaar is.

Een onduidelijkheid is iets anders dan een onzekerheid, zoals dat begrip wordt gebruikt bij de accountantscontrole.

3.2 Verantwoordings- en rapportagegrenzen

De grenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn vastgelegd in artikel 10 van de Financiële verordening gemeente Baarn 2025.

Volgens lid 2 van dit artikel rapporteert het college in de rechtmatigheidsverantwoording over afwijkingen die groter zijn dan 1% van de werkelijke totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves.

Volgens lid 3 licht het college in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening alle geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) van € 50.000 of meer nader toe, inclusief eventuele genomen of nog te nemen beheersmaatregelen.

3.3 Begrip rechtmatigheid en aanvullende criteria

Rechtmatigheid betekent dat lasten, baten en balansmutaties in overeenstemming zijn met de begroting en de geldende wet- en regelgeving. Voor een nadere uitleg over dit begrip verwijst de gemeente naar de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV.

Bij de controle van de rechtmatigheidsverantwoording besteedt de accountant aandacht aan de volgende criteria:

• •

  Begrotingscriterium: uitgaven en inkomsten moeten passen binnen de door de raad vastgestelde begroting en kredieten.

• •

  Voorwaardencriterium: financiële handelingen moeten voldoen aan wettelijke voorwaarden, zoals doelgroep, termijnen en bewijsstukken.

• •

  M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik): maatregelen moeten bestaan om misbruik of oneigenlijk gebruik van middelen te voorkomen en te bestrijden.

3.4 Begrotingscriterium

Volgens artikel 12, lid 1, van de Financiële verordening gemeente Baarn 2025 is het begrotingscriterium een onderdeel van de rechtmatigheid en heeft dit betrekking op de grenzen van lasten en baten in de door de raad vastgestelde begroting.

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het vastgestelde beleid worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, mits ze de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onzekerheden overschrijden. Deze onrechtmatigheden worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Als rechtmatig worden in elk geval beschouwd:

• •

  Afwijkingen bij open-einde regelingen, waarvan het saldo niet tijdig kon worden voorzien.

• •

  Specifieke uitkeringen die zijn besteed volgens de voorwaarden.

• •

  Financiële afwijkingen die vóór 15 mei van het jaar volgend op het verslagjaar (T+1) aan de raad zijn gemeld en toegelicht.

• •

  Voor verdere uitwerking wordt verwezen naar artikel 10 van de Financiële verordening gemeente Baarn 2025.

3.5 Voorwaardencriterium

Volgens artikel 11, lid 1, van de Financiële verordening gemeente Baarn 2025 betreft het voorwaardencriterium de naleving van specifieke voorwaarden bij financiële transacties. Deze voorwaarden hebben bijvoorbeeld betrekking op doelgroep, termijnen, bewijsstukken of normbedragen.

Het in artikel 11, lid 2, genoemde normenkader werkt dit jaarlijks uit. Het college vertaalt dit normenkader in een toetsingskader voor de interne beheersing.

Collegebesluiten vallen alleen onder de rechtmatigheidsverantwoording als hogere regelgeving of raadsbesluiten dat verplichten. Als de raad bijvoorbeeld bevoegdheden zoals het treasury statuut of inkoopbeleid aan het college heeft gedelegeerd, worden deze collegebesluiten niet in het normenkader opgenomen. Uiteraard moet wel worden vastgesteld dat dergelijke besluiten daadwerkelijk door het college zijn genomen.

3.6 M&O-criterium

Gemeenten zijn verplicht beleid te voeren ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Het college verantwoordt zich hierover in het jaarverslag en/of de jaarrekening.

Als een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert, kan dit gevolgen hebben voor het accountants-oordeel. Zelfs bij een goed M&O-beleid kan een materiële onzekerheid blijven bestaan die inherent is aan de regeling. De accountant beoordeelt in dat geval of deze onzekerheid voldoende is toegelicht in de jaarrekening.

Sinds 2007 geldt voor vrijwel alle specifieke uitkeringen van het rijk het principe van Single Information Single Audit (SiSa). Deze SiSa-verantwoordingen maken deel uit van de gecontroleerde jaarrekening.

Bij deze controle toetst de accountant of specifieke uitkeringen zijn besteed volgens de bijbehorende voorwaarden. Eventuele materiële onrechtmatigheden worden meegenomen in de rechtmatigheidscontrole. De accountant ontvangt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een overzicht van alle door de gemeente Baarn ontvangen specifieke uitkeringen waarover hij een oordeel moet geven.

Interim-controle

Elk najaar voert de accountant een tussentijdse controle uit. De uitkomsten worden vastgelegd in een managementletter, die aan het college wordt uitgebracht. De managementletter wordt vertrouwelijk ter inzage gelegd voor de raad.

Verslag van bevindingen

Zoals bepaald in de Gemeentewet, brengt de accountant over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uit aan de raad, met een afschrift aan het college. Dit verslag bevat:

• •

  Het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, met inachtneming van de goedkeuringstoleranties zoals genoemd in onderdeel 2.2;

• •

  Een overzicht van geconstateerde fouten en onzekerheden, met inachtneming van de rapporteringstoleranties uit onderdeel 2.3.

Het verslag van bevindingen wordt voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening in de raad besproken in de auditcommissie. Voor nadere details wordt verwezen naar artikel 7 van de Controleverordening gemeente Baarn 2025.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden in een apart overzicht opgenomen in het verslag van bevindingen.

Daarnaast rapporteert de accountant over bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde informatieverwerking, voor zover deze van belang zijn voor de accountantscontrole en bestuurlijke betekenis hebben.

Accountantsverklaring

De accountantsverklaring geeft op gestandaardiseerde wijze het resultaat weer van de uitgevoerde controle. Deze verklaring is bestemd voor de raad en dient ter onderbouwing van de vaststelling van de door het college opgestelde jaarrekening en de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.

• 1.

  Communicatie en periodiek overleg

• 2.

  Rapportagemomenten

• 3.

  Normenkader 2025