Nadere regels subsidie vrijwilligers in gebiedsprocessen van waterschap Brabantse Delta

Toelichting bij de ‘Nadere regels subsidie vrijwilligers in gebiedsprocessen’

1 Algemene toelichting

Het waterschap initieert om allerlei redenen, maar vaak vooral vanwege klimaatadaptatie en ‘water en bodem sturend’ regelmatig gebiedsprocessen waar in toenemende mate mensen uit het gebied vanwege participatie een actievere rol oppakken in dat gebiedsproces. Zij organiseren initiatieven in het gebiedsproces, zijn een voortrekker in hun omgeving en dragen daarbij actief bij aan het gebiedsproces. Zij vervullen op vrijwillige basis een zekere maatschappelijke rol, die verder gaat dan hun eigen persoonlijke belang. Zij doen dat vanuit betrokkenheid met de gemeenschap of met het gebied. Maar zij doen dat wel binnen de context van een gebiedsproces die vanuit het waterschap georganiseerd wordt omdat het waterschap aan bepaalde overheidsdoelen werkt. Het doel dat de vrijwilliger nastreeft hoeft nadrukkelijk niet hetzelfde doel te zijn als die van het waterschap. Het gaat er hier om er in het gebied, binnen het gebiedsproces een dialoog ontstaat en dat initiatieven tot stand kunnen komen die kunnen bijdragen aan dat gebiedsproces.

De praktijk is dat deze vrijwilligers tot op zekere hoogte een intermediairsrol tussen het waterschap en de buurtgemeenschap gaan vervullen. Gaandeweg wordt dan meer en meer van de vrijwilliger gevraagd, zowel door de omgeving als door het waterschap. Denk aan het bijwonen van vergaderingen, met buurtbewoners praten en terugkoppelen, zaken navragen of uitzoeken, meedoen aan excursies, etc. Er wordt van deze vrijwilligers veel gevraagd qua tijd en inzet, wat bijdraagt aan (en regelmatig zelfs cruciaal is voor) het halen van doelen in het gebiedsproces die het waterschap belangrijk vindt. Om die reden is het logisch om hier een onkostenvergoeding voor beschikbaar te stellen, als tegemoetkoming in de kosten die zij maken en als waardering voor hun vrijwillige inzet.

Het waterschap maakt hier wel de afbakening dat het moet gaan om een gebiedsproces waar het waterschap zelf de organisator van is vanuit de wettelijke taken van het waterschap. De reden hiervoor is dat als het om gebiedsprocessen gaat die vanuit een ander overheid getrokken wordt (vaak een gemeente of de provincie) een gezamenlijke regeling van deze overheden samen logischer is. Immers: de taken van een gemeente of provincie zijn per definitie breder dan die van een waterschap en dan komen ook meer en bredere initiatieven in aanmerking.

2 Artikelsgewijze toelichting

In dit gedeelte is een nadere toelichting per artikel opgenomen indien en voor zover dat relevant is.

Artikel 4 Doelgroep

Vrijwilligers kunnen individuele personen zijn, maar vaak gaat het ook om (bestuurs-)leden van verenigingen of stichtingen, zoals bijvoorbeeld dorpsraden, wijkverenigingen, lokale natuur- of agrarische verenigingen, heemkundekringen, ondernemersverenigingen.

Daar waar een vrijwilliger, of meerdere vrijwilligers vanuit één organisatie zoals een vereniging optreden geldt dat de subsidie zich richt op die vereniging, niet op de aparte personen. De organisatie vraagt aan, verantwoord en ontvangt. Hoe de onkostenvergoeding intern uitgekeerd wordt is niet aan het waterschap.

Artikel 6 Subsidiabele activiteiten

De activiteiten onder a, b en c zijn vrij algemene reguliere activiteiten die men in een gebiedsproces uitvoert. Men woont vergaderingen bij, er vinden werkbezoeken plaats, soms moeten dingen uitgezocht worden, nagevraagd bij de achterban, etc.

Activiteiten onder d zijn echter van een andere orde. Daar gaat het om een specifieke, unieke activiteit die niet onder de reguliere zaken valt, maar die wel past bij de doelstellingen van het gebiedsproces. Dat kan een eenmalig evenement zijn, maar dat ook een fysieke ingreep zijn. Bijvoorbeeld het plaatsen van een voorlichtingsbord over het gebiedsproces, of een herdenkingsobject voor een waterstaatsobject (ruimtelijke kwaliteit). Het is niet bedoeld voor grote zaken, maar wel om het mogelijk te maken iets tastbaars toe te voegen aan het gebied binnen het gebiedsproces. Deze veelheid aan mogelijkheden, hebben wel als eigenschap dat ze qua aanpak als een klein project gezien kunnen worden. Daarom worden deze ook als project aangeduid in deze nadere regels.

Artikel 7 Subsidievereisten

De formulering onder b is bewust breder getrokken zodat een vrijwilliger ten eerste zich bij ziekte of verhindering mag laten vervangen met behoud van vergoeding. Ten tweede kan het nodig zijn dat de vrijwilliger, ten behoeve van het gebiedsproces, zich laat ondersteunen door een tweede vrijwilliger en dat deze ondersteuner ook een keer een vergadering bijwoont. De formulering onder b staat toe dat deze inzet ook onder de vergoeding kan komen te vallen.

Artikel 8 Weigeringsgronden

Weigeringsgronden a en c hebben betrekking op de afbakening van gebiedsprocessen in deze nadere regels zoals in de algemene toelichting beschreven.

Weigeringsgrond b gaat specifiek over ondernemers. Ook zij kunnen evengoed optreden als vrijwilliger en als vrijwilliger zich inzetten. Dat kan iets heel anders zijn dan waar hun zakelijk belang vanuit de onderneming ligt. Vrijwilligerswerk is per definitie onbetaald en onverplicht. Maar zodra hun rol als vrijwilliger niet meer goed onderscheiden valt van hun rol als ondernemer, komt de onkostenvergoeding in de sfeer van overheidssteun en de daarvoor geldende regels rondom staatsteun. Daarom wordt dat uitgesloten. Weigeringsgrond e heeft betrekking op het strijdig zijn met regels zoals die van de waterschapsverordening. Het is niet logisch subsidie te verlenen voor iets dat niet is toegestaan vanuit de waterschapsverordening. De activiteit moet ook altijd blijven passen binnen de brede doelen van het gebiedsproces om voor subsidie in aanmerking te komen. Met schadelijk zijn voor de positie van het waterschap wordt bedoeld dat het waterschap geen activiteiten subsidieert die gevoelig liggen in het gebied, of die bedoeld zijn om het waterschap in een positie te dwingen.

Artikel 9 Subsidiabele kosten

In feite komen er 2 soorten kosten in aanmerking. Een tarief per uur, conform de tarieven uit artikel 10, of werkelijk gemaakte kosten die direct met de activiteit te maken heeft en voor zover de activiteit hoort bij het gebiedsproces. Dat laatste speelt nadrukkelijk bij de kleinschalige projecten.

Artikel 10 Niet subsidiabele kosten

Uitgangspunt is dat de nadere regels gericht zijn op vrijwilligers en gaat over relatief kleine bedragen. Daarom worden alleen de meest voor de hand liggende kosten die niet voor vergoeding in aanmerking komen, uitgesloten.

Artikel 11 Vereisten subsidieaanvraag

Het is gebruikelijk dat subsidie eerst aangevraagd wordt, en dan pas gestart. De praktijk bij gebiedsprocessen is echter dat vrijwilligers op enig moment instappen, in hun rol groeien en dan pas bewust worden van kosten. Uit coulance wordt daarom mogelijk gemaakt met terugwerkende kracht al besteedde uren en kosten alsnog mee te nemen in een aanvraag.

Uitzondering hierop zijn de kleinschalige projecten, omdat die feitelijk pas kunnen starten als de vrijwilliger al een rol in het gebiedsproces heeft en hier gaat ook altijd een plan of voorstel aan vooraf.

Artikel 12 Subsidiehoogte

De bedragen voor de subsidiehoogte zijn gebaseerd op bedragen die in de praktijk redelijk blijken te zijn bij het soort inzet dat beloond wordt. Omwille van administratieve lasten wordt wel een minimum van €30 euro per kalenderjaar gehanteerd.

Artikel 13 Tussentijdse uitkering

Voor subsidies geldt dat deze normaal gesproken pas na afronding definitief vastgesteld en uitgekeerd worden. Voor vergaderkosten etc. die voortkomen uit het regulier bijdragen aan het gebiedsproces is dat een prima balans tussen vergoeding en waardering van vrijwilligers enerzijds, en administratieve lasten anderzijds.

Voor activiteiten benoemd in artikel 4, onder d (de kleinschalige projecten), geldt dat dit gaat over een specifiek project of activiteit die niet valt onder de reguliere deelname maar aanvullend daarop is (ad hoc). De vrijwilliger maakt daar meestal kosten voor door deze zelf voor te schieten. In dat geval is het niet logisch om het voorschieten van die kosten pas te vereffen aan het einde van het jaar. De vrijwilliger kan is dat geval verzoeken om dat deel van de kosten al eerder vast te stellen en uit te keren.

Artikel 14 Verplichtingen van de subsidieontvanger

Het bijhouden van de urenverantwoording is vormvrij in die zin dat de aanvrager een redelijke

verantwoording kan geven over de uitgevoerde activiteiten. Voor een klein project geldt dat hiervoor kosten gemaakt worden door zaken te kopen of af te nemen, hetgeen met bonnen en facturen eenvoudig aangetoond kan worden.

Artikel 15 Subsidieplafond en verdeelwijze

Het Dagelijks Bestuur stelt een subsidieplafond vast per kalenderjaar. Dat gebeurd in een apart besluit, zodat het subsidieplafond voor deze nadere regels, in samenhang wordt vastgesteld met de subsidieplafonds van andere nadere regels.