Nadere beleidsregels inkoop en aanbesteding

Artikel 1: definities

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Budgethouder: ambtenaar die gemachtigd is namens het college verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen of inkomsten te verwerven c.q. te innen.

Onderdrempelige overheidsopdracht: een overheidsopdracht met een oorspronkelijke waarde gerekend over de totale looptijd die lager is dan het Europese drempelbedrag voor leveringen, diensten of werken.

Raamovereenkomst: een schriftelijke overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen.

Wezenlijke wijziging: wijziging van de overeenkomst gedurende de looptijd die de algemene aard van de overheidsopdracht wijzigt; een wijziging is wezenlijk indien de overheidsopdracht materieel verschilt van de oorspronkelijke overheidsopdracht.

Artikel 2: Aanvulling op het inkoop- en aanbestedingsbeleid

De nadere regels inkoop en aanbesteding zijn een aanvulling c.q. aanpassing op het reeds vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Halderberge inclusief het Inkoophandboek.

Artikel 2: Raamovereenkomsten

Voor alle raamovereenkomsten geldt dat voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure de maximale waarde of -hoeveelheid vooraf moet worden berekend en opgenomen in de aanbestedingsstukken (en in de publicatie op Tenderned indien van toepassing) én dat een afwijking van de maximale looptijd van 4 jaar goed gemotiveerd moet worden in de aanbestedingsstukken (en in de publicatie op Tenderned indien van toepassing). In het Inkoophandboek wordt een afzonderlijk onderdeel Raamovereenkomst toegevoegd met de bijbehorende spelregels.

Artikel 3: Wezenlijke wijzigingen

1. Wezenlijke wijzigingen van alle overheidsopdrachten gedurende de looptijd van de overeenkomst zijn niet toegestaan.

2. Indien een wijziging van een overheidsopdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst resulteert in een hogere opdrachtwaarde, dan mag deze wijziging niet meer dan 50% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde bedragen. In dat geval dient er in beginsel een nieuw aanbesteding te worden opgestart. Dit is (wettelijk) verplicht voor opdrachten die Europees zijn aanbesteed (Aanbestedingswet 2012).

3. Het tweede lid is alleen van toepassing op opdrachten die meervoudig (of nationaal openbaar) moeten worden aanbesteed.

Artikel 4: Verantwoordelijkheid en toezicht

De budgethouder is verantwoordelijk voor het correct naleven van de nadere regels inkoop en aanbesteding. Control toetst achteraf of de nadere regels inkoop en aanbesteding correct zijn nageleefd.

Artikel 5: Hardheidsclausule

Het college is bevoegd af te afwijken van de bepalingen in de artikelen 2 en 3, alleen voor zover het onderdempelige opdrachten betreft. Hiervoor geldt het principe ‘pas toe of leg uit’. Afwijken is toegestaan, maar de afwijking dient deugdelijk gemotiveerd te worden en, voorzien van een advies van het team Advies, ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.

Artikel 6: Inwerkintreding nadere beleidsregels inkoop en aanbesteding

De nadere regels inkoop en aanbesteding treden in werking vanaf 1 januari 2026.