Beleidsregels briefadres gemeente Maassluis

Ondertekening

Bijlage 1 Beheerregeling briefadres

Met ingang van de inwerkingtreding van deze beleidsregels briefadres gelden de termijnen, zoals hieronder in de tabel aangegeven, wanneer er een controle op de rechtmatigheid van het briefadres wordt uitgevoerd. In het werkproces kunnen, als daar aanleiding voor is, ook kortere perioden worden gehanteerd.

Bijlage 2 Bewijsstukken

Toelichting op de beleidsregels briefadres Gemeente Maassluis

De wet BRP heeft als belangrijkste uitgangspunt om de burger in te schrijven op een woonadres. Pas als dat woonadres ontbreekt wordt gekeken naar het gebruik van een briefadres als inschrijfadres.

De beleidsregels briefadres hebben als doel om briefadressen in de BRP mogelijk te maken voor burgers zonder woonadres, voor burgers in een kwetsbare positie en daarnaast het misbruik van briefadressen in de BRP tegen te gaan.

De beleidsregels zijn niet bedoeld om op basis van dit beleid personen niet in te schrijven in de BRP. Immers, iedereen die rechtmatig in Nederland verblijft, moet in beginsel ingeschreven worden in de BRP als ingezetene. Indien de gemeente inschrijving toch weigert, doet zij dat slechts op basis van de wet BRP.

Gemeenten zijn verplicht om ambtshalve een briefadres in de BRP te registreren. Wanneer iemand niet beschikt over een woonadres en er geen verwachting is dat hij zelf een briefadresaangifte zal doen, vanwege uiteenlopende redenen, of hij doet wel aangifte maar er is geen briefadresgever, dan is de gemeente verplicht voor die burger ambtshalve een briefadres te registreren (mits betrokkene voldoet aan de criteria voor ingezetene). Zie verder artikel 2.23 wet BRP.

Daar waar in de regeling gesproken wordt over aangifte van adreswijziging wordt ook een aangifte van verblijf en adres bedoeld, tenzij dit nadrukkelijk anders bepaald is. Het is de burger toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kiezen. Dit is niet in strijd met artikel 2.38 wet BRP.

Hieronder volgt de artikelsgewijze toelichting op de beleidsregels briefadres.

Toelichting artikel 2a, tweede lid, onder a

• -

  Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen.

• -

  In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.

Toelichting artikel 2a, tweede lid onder b

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling als bedoeld in artikel 2.40 wet BRP, kan in afwijking van artikel 2.38, eerste lid en artikel 2.39, eerste lid van de wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, derde lid wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, vierde lid wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

Toelichting artikel 2a, derde lid

Als de burgemeester van oordeel is dat het om veiligheidseisen gewenst is een persoon niet op het woonadres in te schrijven, kan inschrijving op een briefadres plaatsvinden. Deze verklaring zal veelal bij de afdeling Publiekszaken terecht komen via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting artikel 2b

Zodra degene die aangifte doet van een adreswijziging een briefadres aanvraagt, wordt deze persoon uitgenodigd bij het wijkteam VraagRaak. Als er dan sprake blijkt te zijn van sociaal-maatschappelijke problemen kan VraagRaak doorverwijzen naar betrokken maatschappelijke organisaties. Bij sociaal-maatschappelijke problematiek kan gedacht worden aan psychische problematiek gecombineerd met problemen zoals schulden, dakloosheid en werkloosheid.

Het beleid rondom briefadressen is erop gericht om maatwerkoplossingen te bieden aan inwoners die, vanwege uitzonderlijke omstandigheden, niet kunnen worden ingeschreven op een regulier (brief)adres conform de geldende regelgeving. Deze inwoners ondervinden hierdoor vaak financiële en/of maatschappelijke problematiek.

Wanneer een inwoner een verzoek tot adreswijziging indient waarbij een briefadres wordt gekozen, en deze persoon aantoonbaar een hulpverleningstraject heeft doorlopen of momenteel in een dergelijk traject zit, kan maatwerk worden toegepast. De afstemming hierover vindt plaats in samenwerking met VraagRaak, zodat de ondersteuning aansluit bij de individuele situatie van de betrokkene.

Toelichting artikel 3, eerste lid

Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting.

Toelichting artikel 3, tweede en derde lid

Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 tweede lid van de wet BRP. In de schriftelijke aangifte, waarbij een briefadres wordt gekozen, dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur van het briefadres te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen, tenzij de aanvraag via DigiD is gedaan. Tevens wordt in dit artikel en in bijlage 2 aangegeven welke documenten moeten worden overhandigd voor het aanvragen van een briefadres.

Toelichting artikel 3, vierde lid

Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij de afdeling Publiekszaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.

Toelichting artikel 4

Ontbreekt bij de aangifte van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan in reactie daarop verzoeken om de termijn voor het aanvullen van de aangifte eenmalig met veertien dagen te verlengen.

Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat de aangifte van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.

Als de aangifte buiten behandeling wordt gesteld, is er geen brondocument op grond waarvan de aangever op een adres ingeschreven kan worden en is er sprake van een situatie als bedoeld in artikel 2.23 van de wet BRP. Indien contact niet mogelijk is, kan een onderzoek worden gestart op basis van de circulaire over adresonderzoek in de BRP van 1 november 2018 van het ministerie van BZK.

Toelichting bij artikel 5

De gemeente moet voorzien in een briefadres wanneer alle andere opties voor de ingezetene, die geen woonadres heeft, niet mogelijk zijn. Daarmee wordt voorkomen dat personen die wel rechtmatig in Nederland verblijven, van inschrijving op een adres in de BRP worden uitgesloten.

Omdat de gemeente dan zelf briefadresgever is, zal de gemeente een van haar eigen adressen of die van een aangewezen instelling moeten inzetten als briefadres. Het college heeft Stoed aangewezen om als gemeentelijk briefadresgever op te treden in de gevallen dat een briefadresgever ontbreekt. Het adres van de gemeentelijk briefadresgever is Zuidvliet 111a te Maassluis. Het briefadres zelf betreft PC Hooflaan 11a te Maassluis.

Toelichting artikel 6

Om te voorkomen dat een ingeschrevene ten onrechte met een briefadres geregistreerd blijft terwijl hij of zij een woonadres heeft, voert de gemeente regelmatig een herbeoordeling uit van het geregistreerde briefadres. Hiervoor wordt een administratie bijgehouden, op basis waarvan controles worden uitgevoerd.

De in de beheerregeling opgenomen termijn is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval contactmomenten te hebben met de burger, om zo erop toe te zien dat hij/zij niet op het briefadres blijft ingeschreven terwijl hij inmiddels een woonadres heeft. Indien contact niet mogelijk is, kan een onderzoek worden gestart op basis van de circulaire over adresonderzoek in de BRP van 1 november 2018 van het ministerie van BZK.

Als uit het adresonderzoek blijkt dat er geen nieuw adres bekend is, dan kan het college besluiten tot opname van de vertrekgegevens naar een onbekend land met toepassing van artikel 2.22 van de wet, waardoor de gegevens van betrokkene verhuizen naar het Register van Niet-Ingezetenen. Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Als bekendmaking van het besluit niet kan plaatsvinden door toezending of uitreiking zal bekendmaking op een andere geschikte wijze moeten plaatsvinden, dit kan via publicatie in een huis-aan-huisblad, dagblad of via daadkracht op www.overheid.nl.

Als geen aangifte wordt gedaan, of als betrokkene niet voldoet aan de verplichting om inlichtingen te verstrekken of desgevraagd in persoon te verschijnen kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325.

Toelichting artikel 6 vierde lid

De wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen binnen de daarvoor in artikel 2.39 tweede lid van de wet BRP gestelde termijn van vier weken voorafgaand aan en vijf dagen ná de daadwerkelijke verhuizing. Hij mag hier niet mee wachten totdat de eerder bepaalde of afgesproken termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een ander briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit dit beleid en die de wet stelt.

Toelichting artikel 7

Zowel de briefadresgever als de briefadreshouder zijn verplicht inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor het bijhouden van het briefadres in de BRP. In het geval er een aangifte is, bestaat die verplichting op grond van artikel 2.45 wet BRP, als een aangifte ontbreekt bestaat de verplichting op grond van artikel 2.47 wet BRP.

Toelichting artikel 8

Het betreft hier een (niet-limitatieve) opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres.

Toelichting artikel 8 sub a

Een briefadres kan slechts worden gekozen indien geen woonadres kan worden vastgesteld. Uitzondering wordt gemaakt voor zogenaamde verwarde personen en voor personen waarbij naar het oordeel van de burgemeester het om veiligheidsredenen niet wenselijk is om betrokkene op zijn woonadres in te schrijven.

Toelichting artikel 8 sub b en c

Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de betrokkene langer dan een periode van acht maanden binnen één jaar buiten Nederland verblijft. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres. Hierop is één uitzondering, namelijk in het geval de betrokkene beroepshalve op een schip vaart. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 2a, eerste lid, sub e.

Toelichting artikel 8 sub e

Met de hierin vermelde weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres uitsluitend kan worden verleend op een woonadres waarop nog geen of maximaal één briefadres is geregistreerd. Een briefadres dat wordt toegekend aan een gezinshuishouden wordt daarbij aangemerkt als één briefadres. Dit betekent dat op één woonadres maximaal twee briefadressen kunnen worden geregistreerd, mits het daarbij gaat om maximaal één of twee alleenstaanden, twee gezinshuishoudens, dan wel één alleenstaande en één gezinshuishouden.

Toelichting artikel 8 sub g

Een briefadres mag geen postbus zijn. Een essentieel kenmerk van een briefadres is dat gewaarborgd is dat geschriften of inlichtingen bestemd voor de briefadreshouder daadwerkelijk aan deze worden doorgegeven of medegedeeld. Indien post naar een postbus wordt gestuurd, is aan deze voorwaarde niet voldaan.

Het is wel toegestaan om een briefadres te vestigen bij een rechtspersoon, mits een natuurlijk persoon namens die rechtspersoon optreedt als briefadresgever en daarvoor expliciet toestemming verleent.

Toelichting artikel 9

Door het opnemen van het maatwerkartikel (art 2b) is de noodzaak van een hardheidsclausule kleiner geworden. Het maatwerkartikel ziet toe op de situatie van het voorkomen van schrijnende situaties, waarbij hulpverlening noodzakelijk is in geval van sociaal-maatschappelijke problemen.

Ook andere bijzondere situaties kunnen zich voordoen, waarbij strikte toepassing van deze regeling tot onbillijkheid kan leiden. Ook in deze uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling. Het is goed om als gemeentelijk dienstverlener nooit de menselijke maat uit het oog te verliezen. Het belang daarvan kan zo groot zijn dat de gemeente in zeer bijzondere gevallen voorbij kan gaan aan de bepalingen van deze beleidsregeling.

Toelichting artikel 10

In de gevallen waarin deze regeling briefadres niet voorziet, beslist het college.