Instellingsbesluit Bestuurscommissie WRL (Waterveiligheid en Ruimte Limburg)

1. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

2. Bestuurscommissie WRL: deze Bestuurscommissie;

3. Bestuursovereenkomst: de Bestuursovereenkomst waterveiligheid en ruimte in Limburg, gepubliceerd in de Staatscourant nr. 2022/19467;

4. Gedeputeerde Staten: het college van Gedeputeerde Staten van de Provincie;

5. Instellingsbesluit: dit instellingsbesluit Bestuurscommissie WRL;

6. Opbouwplan: het opbouwplan Programma WRL van 14 april 2023 waarin de ambitie voor het Programma WRL is uitgewerkt;

7. Programma WRL: Programma Waterveiligheid en Ruimte Limburg;

8. Programmamanager WRL: de programmamanager van het Programmateam WRL;

9. Bestuurlijke regieteam: de bestuurlijke aansturing binnen een Werkgebied, gevormd door bestuurlijke vertegenwoordigers vanuit alle betrokken overheden in dit werkgebied. Iedere vertegenwoordiger laat de door het bestuurlijke regieteam genomen besluiten bekrachtigen door de eigen organisatie;

10. Programmaplan: het Programmaplan WRL van 12 juli 2022;

11. Provincie: Provincie Limburg;

12. Regionale watersysteem: de beekdalen van de zijrivieren van de rivier de Maas waarvan het Waterschap in de Omgevingsverordening Limburg is aangewezen als beheerder;

13. Waterschap: Waterschap Limburg;

14. Werkgebied: het gebied waarin maatregelen in het kader van het Programma WRL worden uitgevoerd. Er zijn thans vier Werkgebieden: Maastricht-Heuvelland, Parkstad-Westelijke Mijnstreek, Midden-Limburg en Noord-Limburg.

1. De Bestuurscommissie stelt zich, met inachtneming van de afspraken in de Bestuursovereenkomst en de hieruit voortgekomen besluitvorming, tot doel om voor een periode van 10 tot 15 jaar vanuit de gedachte van systeemsolidariteit via een programmatische aanpak maatregelen te bevorderen om het Regionale watersysteem robuuster en weerbaarder te maken tegen extreme neerslag, zodat schade en ontwrichting door overstroming van het Regionale watersysteem in de toekomst wordt verminderd en/of voorkomen.

2. De Bestuurscommissie heeft in dat verband de ambitie om met de voornoemde maatregelen de inwoners van Limburg beter voor te bereiden en te beschermen tegen de extreme gevolgen van klimaatverandering door:

• -

  meer fysieke robuustheid in het Regionale watersysteem te realiseren;

• -

  water en bodem leidend te laten zijn bij een evenwichtige toedeling van functies aan locaties;

• -

  het verhogen van klimaatbewustzijn en de zelfredzaamheid van inwoners.

1. Ter vervulling van de in artikel 4 aan haar opgedragen taken worden aan de Bestuurscommissie de volgende bevoegdheden van Gedeputeerde Staten gedelegeerd, zoals bedoeld in afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht:

• a.

  het opstellen en vaststellen van inkoopdocumenten;

• b.

  het voeren van inkoopprocedures;

• c.

  het nemen van gunnings- en afwijzingsbeslissingen;

• d.

  de bevoegdheid om te besluiten tot het verlenen van opdrachten en het aangaan, wijzigen en beëindigen van intentie-, samenwerkings- en bestuursovereenkomsten (met uitzondering van arbeidsovereenkomsten en de inhuur van personeel);

• e.

  het voeren van contractmanagement;

• f.

  het vaststellen, wijzigen en intrekken van subsidieregelingen zoals bedoeld in artikel 4:23, eerste lid, van de Awb, alsmede de bevoegdheid tot het verstrekken van incidentele subsidies zoals bedoeld in het vierde lid, sub d, van artikel 4:23 Awb;

• g.

  het vaststellen van subsidieplafonds;

• h.

  het verlenen, vaststellen, intrekken en weigeren van subsidies voor projecten en maatregelen;

• i.

  het aanvragen van subsidies, vergunningen en ontheffingen;

• j.

  de bevoegdheid om binnen de door Provinciale Staten goedgekeurde begrotingspost en de daaraan ten grondslag liggende onderdelen uitgaven te doen;

• k.

  de bevoegdheid om bedragen geheel of gedeeltelijk terug te vorderen;

• l.

  de bevoegdheid tot het opstellen van jaarlijkse ramingen met betrekking tot de inkomsten en uitgaven voor het volgende jaar;

• m.

  het verantwoorden van de juiste, doelmatige en rechtmatige besteding van de cofinanciering die het Rijk ten behoeve van het Programma WRL verstrekt (SiSa);

• n.

  het besluiten om namens de Provincie rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit Instellingsbesluit opgenomen bevoegdheden;

• o.

  het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht om bezit met betrekking tot de in dit Instellingsbesluit opgenomen bevoegdheden;

• p.

  het beslissen op klachten met betrekking tot de in dit Instellingsbesluit opgenomen bevoegdheden.

2. De uitoefening van de gedelegeerde bevoegdheden dient plaats te vinden binnen de kaders van het geldende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Provincie, de geldende beleidsregels aanbestedingen van de Provincie, de geldende provinciale financiële verordening, de geldende Regeling op het budgethouderschap van de Provincie alsmede binnen vigerende fiscale wet- en regelgeving.

3. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om ter zake van de gedelegeerde bevoegdheden beleidsregels vast te stellen.

1. Ten behoeve van het Programma WRL maakt de Bestuurscommissie aanspraak op het volgende budget:

• a.

  cofinanciering van het Rijk;

• b.

  regionale financiering van de Provincie.

2. De overige regionale financiering voor het Programma WRL wordt ten minste beschikbaar gesteld door het Waterschap en de gemeenten in de Provincie, maar wordt niet beheerd door de Bestuurscommissie.

3. De Bestuurscommissie is bevoegd om maximaal 15% van het in het eerste lid genoemde budget in te zetten voor de proceskosten, bestaande uit kosten ten behoeve van programmasturing, programmabeheersing, host-organisatie (o.a. voeren van financiële-, HR-, salarisadministratie en juridische-, financiële- en fiscale advisering) en huisvesting van het Programma WRL.

1. Ten aanzien van de in artikel 5 toegekende bevoegdheden en met inachtneming van de voor het Programma WRL beschikbare middelen als bedoeld in artikel 6 doet de Bestuurscommissie jaarlijks aan Provinciale Staten een voorstel van ramingen met betrekking tot inkomsten en uitgaven voor het volgende jaar.

2. Voorstellen met betrekking tot wijzigingen van inkomsten en uitgaven, zoals deze in de Provinciebegroting zijn opgenomen, doet de Bestuurscommissie aan Provinciale Staten toekomen.

3. De Bestuurscommissie is bevoegd om binnen de goedgekeurde begrotingspost en de daaraan ten grondslag liggende onderdelen uitgaven te doen.

4. Cofinanciering van het Rijk mag pas door de Bestuurscommissie worden besteed als minstens eenzelfde bedrag aan regionale financiering is geborgd.

1. De Bestuurscommissie draagt zorg voor een zodanige krediet- en budgetbewakingsadministratie, dat overschrijdingen van begrotingsposten worden voorkomen en zij aan haar verantwoordings- en fiscale verplichtingen kan blijven voldoen.

2. De Bestuurscommissie levert aan alle partijen van de ondertekende Bestuursovereenkomst op verzoek een overzicht van de werkelijke stand van zaken ten aanzien van baten en lasten.

3. De Bestuurscommissie verstrekt gevraagd en ongevraagd gegevens en inlichtingen over de voortgang van het Programma WRL en de besteding van de middelen aan Gedeputeerde Staten.

4. De Bestuurscommissie stelt tweemaal per jaar een voortgangsrapportage op en zendt deze ter informatie toe aan alle partijen van de ondertekende Bestuursovereenkomst en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten in de Provincie.

1. De Bestuurscommissie is verantwoordelijk voor de juiste, doelmatige en rechtmatige besteding van de cofinanciering van het Rijk en de regionale financiering die ten behoeve van het Programma WRL worden verstrekt.

2. Om de juiste verantwoording te kunnen afleggen zal de Bestuurscommissie WRL informatie dienen op te vragen onder andere bij Gedeputeerde Staten, bij het Dagelijks Bestuur van het Waterschap en bij de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten in de Provincie .

1. De Bestuurscommissie bestaat uit de volgende leden, te weten:

• a.

  één lid, door Gedeputeerde Staten uit haar midden voor te dragen;

• b.

  één lid, door het Dagelijks Bestuur van het Waterschap uit haar midden voor te dragen;

• c.

  één lid per Werkgebied (4 werkgebieden dus 4 leden), vanuit het bestuurlijke regieteam voor te dragen.

2. Het Ministerie van Infrastructuur en Water neemt als toehoorder aan de Bestuurscommissie deel en neemt geen deel aan de besluitvorming van de Bestuurscommissie, onverlet de reeds overeengekomen afspraken die zijn opgenomen in de Bestuursovereenkomst.

3. Een persoon kan slechts vanuit één Werkgebied worden aangewezen als lid van de Bestuurscommissie.

1. De leden, waaronder de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de Bestuurscommissie, worden benoemd door Gedeputeerde Staten voor een tijdvak van vier jaar. Zij kunnen bij aftreden opnieuw worden aangewezen.

2. Indien een lid de hoedanigheid verliest op grond waarvan hij is aangewezen, dient hij binnen 48 uur zijn ontslag in bij Gedeputeerde Staten. Voldoet hij hieraan niet, dan verklaren Gedeputeerde Staten hem van zijn lidmaatschap te zijn ontheven.

3. Degene, die in de Bestuurscommissie de plaats inneemt van een lid, wiens zittingsduur nog niet verstreken was, heeft zitting tot het einde van die duur.

4. De voorzitter en de leden kunnen te allen tijde ontslag nemen door een schriftelijke kennisgeving aan Gedeputeerde Staten.

5. Gedeputeerde Staten kunnen, de Bestuurscommissie gehoord, te allen tijde een lid of voorzitter, anders dan op eigen verzoek, gemotiveerd ontslag verlenen.

6. In het tijdvak liggende tussen het ontstaan van een vacature en de voorziening daarin wordt de Bestuurscommissie geacht volledig te zijn samengesteld.

1. De Bestuurscommissie vergadert tenminste vier maal per jaar en voorts zo vaak de voorzitter of minimaal twee leden het nodig oordelen.

2. De vergaderingen van de Bestuurscommissie worden belegd door haar voorzitter.

3. De voorzitter zendt - spoedeisende gevallen uitgezonderd - zoveel mogelijk tien dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering, alsmede de te behandelen voorstellen.

4. De Bestuurscommissie kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid van de Bestuurscommissie of de voorzitter, onderwerpen die niet in de oproepbrief zijn vermeld, terstond in behandeling te nemen.

5. Aan de agenda kunnen via een aanvullende agenda onderwerpen worden toegevoegd. Deze aanvullende agenda wordt zoveel mogelijk twee dagen voor het houden van de vergadering met de daarbij behorende schriftelijke voorstellen aan de commissieleden toegezonden.

6. Van het verhandelde in haar vergadering wordt een besluitenlijst opgesteld.

7. De Bestuurscommissie kan voor zijn vergaderingen een reglement van orde vaststellen.

1. De Bestuurscommissie mag niet beraadslagen of besluiten, als niet haar voorzitter of plaatsvervangend voorzitter en meer dan de helft van haar aantal overige leden aanwezig is.

2. Kan dientengevolge een vergadering niet doorgaan, dan wordt, met een tussenruimte van tenminste 24 uur, een nieuwe vergadering belegd, waarin de voorzitter en de aanwezige leden of het aanwezige lid beraadslagen en besluiten over de op de oproepingsbrief voor beide vergaderingen vermelde onderwerpen.

3. Besluitvorming vindt plaats op basis van unanimiteit.

4. Indien unanimiteit niet wordt bereikt, dan zal besluitvorming plaatsvinden conform het door de Bestuurscommissie vast te stellen Reglement van Orde.

5. Een lid van de Bestuurscommissie neemt niet deel aan besluitvorming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of indirect persoonlijk aangaat. De Gedragscode integriteit commissaris van de Koning en gedeputeerden Provincie Limburg 2021 is van overeenkomstige toepassing op de Bestuurscommissie.

6. Leden kunnen zich bij besluitvorming bij schriftelijke machtiging laten vertegenwoordigen door een ander lid.

7. Alleen de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigende leden kunnen aan besluitvorming deelnemen.

1. De vergaderingen van de Bestuurscommissie zijn, in verband met de aan de Bestuurscommissie gedelegeerde bevoegdheden, vertrouwelijk, voor zover de Bestuurscommissie niet anders heeft bepaald.

2. De Bestuurscommissie kan omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken, welke haar door één of meerdere leden worden voorgelegd, geheimhouding opleggen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid. De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot dat de Bestuurscommissie haar opheft.

3. De Bestuurscommissie maakt de besluitenlijst van haar vergaderingen openbaar op de wijze die in de Provincie gebruikelijk is. Zij laat de openbaarmaking achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

4. Gedeputeerde Staten kunnen van de in het tweede lid bedoelde stukken, welke onder verantwoordelijkheid van de Programmamanager WRL blijven, kennis nemen.

1. Als voorzitter van de Bestuurscommissie fungeert het door Gedeputeerde Staten uit haar midden aangewezen lid. De plaatsvervangend voorzitter wordt in de eerste vergadering van de zittingstermijn door de Bestuurscommissie benoemd uit haar midden.

2. De voorzitter tekent alle stukken die van de Bestuurscommissie uitgaan en vertegenwoordigt de Bestuurscommissie in en buiten rechte.

3. De voorzitter draagt zorg voor een spoedige afdoening van zaken.

1. De Programmamanager WRL vervult de rol van secretaris en staat de Bestuurscommissie bij de uitoefening van haar taak terzijde. De Programmamanager WRL is bij de vergaderingen van de Bestuurscommissie aanwezig en heeft daarin een adviserende rol.

2. Alle stukken die van de Bestuurscommissie uitgaan, worden door de Programmamanager WRL mede ondertekend.

3. De Programmamanager WRL informeert de Provinciesecretaris/algemeen directeur periodiek over de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de taken van de Bestuurscommissie.

4. De Programmamanager WRL is óf in dienst van de Provincie of in dienst van een derde partij en aan de Provincie gedetacheerd.