Nadere regel Projectsubsidie Cultuur gemeente Utrecht

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

Om in te kunnen blijven spelen op nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten op het gebied van de professionele kunsten en participatieve kunsten, stelt de gemeente subsidies beschikbaar voor projecten, producties en manifestaties in Utrecht. Het kan hierbij gaan om projecten in alle kunstdisciplines en mengvormen daartussen. Naast de geldende criteria vormen samenwerkingen met verrassende partners, de artistieke ontwikkeling van talentvolle makers, inclusie en brede cultuurparticipatie hierbij aandachtspunten. 

Burgemeester en wethouders verlenen geen subsidie voor de volgende projecten:

• 1. Projecten in het kader van of als onderdeel van een (kunstvak)opleiding waar de aanvrager studiepunten voor ontvangt en/of wanneer het project onderdeel is van het curriculum.   

• 2. Professionele projecten die aan het publiek gepresenteerd worden binnen 13 weken na de deadline van de ronde. Participatieve projecten die uitgevoerd worden binnen 13 weken na de indiendeadline van de ronde.

• 3. Projecten die al gestart zijn voordat de aanvraag is ingediend. Voorbereidende activiteiten die uitgevoerd worden na de deadline van de ronde en voordat de 13 weken na de deadline verstreken zijn, zijn toegestaan maar voor eigen rekening en risico.  

• 4. Aanvragen waarvan het presentatiemoment niet plaatsvindt binnen twee jaar na de deadline van de ronde waarvoor de aanvraag ingediend is. 

• 5. Projecten waarvoor al eerder een subsidie uit het programma Cultuur van de gemeente Utrecht is verstrekt of waarvoor gelijktijdig een aanvraag voor een andere cultuursubsidie van de gemeente loopt. Als gemeente Utrecht de kosten voor een activiteit al subsidieert, kan daarvoor niet nogmaals subsidie van gemeente Utrecht worden verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om aan te tonen dat de kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd niet op andere wijze door gemeente Utrecht zijn gesubsidieerd.  

• 6. Projecten van instellingen die een meerjarige cultuursubsidie van de gemeente Utrecht ontvangen. 

• 7. Projecten van aanvragers die al twee keer een projectsubsidie cultuur toegekend hebben gekregen in hetzelfde kalenderjaar. 

• 8. Projecten waarvan uit de aanvraag onvoldoende blijkt dat de subsidie wordt gebruikt voor het organiseren van één of meerdere fysiek toegankelijke en openbare presentatiemomenten.

• Uitzonderingen hierop zijn: 

  • a.

    schoolvoorstellingen in klassikale context. 

  • b.

    online activiteiten of publicaties, waarbij het passend is dat deze online worden gepresenteerd. Uit de aanvraag voor een online activiteit moeten voldoende Utrechtse aspecten blijken, zoals de mate waarin het project en maakproces zijn ingebed in een Utrechtse context, de mate waarin Utrechtse makers/ kunstenaars zijn betrokken, of er inhoudelijk (bijvoorbeeld thematisch) sprake is van een Utrechts belang.   

• 9. Investeringen en niet-projectgebonden materiaalkosten. De aangevraagde subsidie kan slechts deels gebruikt worden voor aanschafkosten van middelen die de duur of functie van het project overstijgen, zoals apparatuur, hulpmiddelen (gereedschap) en software (licenties). Dit betreft maximaal 1/3 van de aanschafkosten. In de begroting moeten de volledige aanschafkosten worden opgenomen. In de toelichting van deze kostenpost breng je in beeld hoeveel Gemeente Utrecht hieraan bijdraagt. Uitgezonderd hiervan zijn muziekinstrumenten, hier draagt het Gemeente Utrecht in het geheel niet aan bij. 

• 10. Aanvragen waarvan de begroting voor minimaal 50% is ingericht ten behoeve van onderzoek, reizen of artist-in-residency-programma’s.

Artikel 6 Eisen aan de aanvraag

• 1. De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met DigID en/of e-Herkenning via Subsidiehulp | gemeente Utrecht.

• 2. Een rechtspersoon of een natuurlijke persoon met een onderneming die in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven dient de aanvraag in met e-Herkenning.

• Een natuurlijke persoon dient de aanvraag in met DigID. Dien de aanvraag via de juiste weg in, want als de indiening niet correct gebeurt dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

• 3. Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

  • a.

    Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

  • b.

    Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

  • c.

    De statuten of akte van oprichting, als de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is.

• 4. De aanvraag is ingediend door middel van een volledig en naar waarheid ingevuld en ondertekend digitaal aanvraagformulier via www.utrecht.nl/projectsubsidiecultuur 

• 5. Bij de aanvraag worden de volgende documenten aangeleverd:

  • a.

    een sluitende begroting met toelichting. In de begroting geeft u een overzicht van de verwachte inkomsten en van de verwachte uitgaven. U specificeert de kostenposten en dekking van de kosten. De begroting is sluitend als de totale inkomsten en uitgaven gelijk zijn. Er mag geen tekort of overschot in de begroting zijn. 

  • b.

    Bij een aanvrager die Btw plichtig is dient de begroting exclusief Btw te worden ingediend. De begroting dient opgebouwd te zijn volgens de leidraad begroting, die als bijlage in deze nadere regel is opgenomen. 

  • c.

    De onvoorziene kosten mogen maximaal 5% van de totale begroting bedragen. 

  • d.

    Het activiteitenplan dient opgebouwd te zijn volgens de leidraad activiteitenplan, die als bijlagen I en II bij deze nadere regel zijn opgenomen,

  • e.

    Een complete aanvraag wordt geschreven in minimaal lettertype 9 en bevat: 

    • i.

      bij een schriftelijke aanvraag: een activiteitenplan met maximaal 15 pagina’s, inclusief bijlagen zoals: begroting, cv’s van de kernmedewerkers, intentieverklaringen van de zakelijke partners, (beeld)materiaal van het project en/of deelnemende kunstenaars, een voorbeeldscene of tekstfragment etc. op A4 formaat met genummerde pagina's. Alles boven de 15 pagina's wordt niet meegenomen in de beoordeling. 

    • ii.

      bij een deels schriftelijke aanvraag en deels video aanvraag: een activiteitenplan met maximaal 5 pagina’s inclusief bijlagen zoals: begroting, cv’s van de kernmedewerkers, intentieverklaringen van de zakelijke partners, (beeld)materiaal van het project en/of deelnemende kunstenaars, een voorbeeldscene of tekstfragment etc.) op A4 formaat met genummerde pagina's Alles boven de 5 pagina's wordt niet meegenomen in de beoordeling. De video duurt maximaal 5 minuten met een maximale grootte van 250 mb.

• 6. Alle aanvragen worden getoetst aan de formele vereisten zoals deze zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening en in deze nadere regel. Aanvragen die hier niet aan voldoen worden niet voorgelegd aan de adviescommissie en geweigerd. 

Artikel 7 Indiening aanvraag

• 1. Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college van Burgemeester en wethouders via het daarvoor bestemde e-formulier (beschikbaar op www.utrecht.nl/projectsubsidiecultuur). 

• 2. De aanvrager geeft bij indiening van de subsidieaanvraag zelf aan of de aanvraag in de commissie professionele kunsten of de commissie participatieve kunsten behandeld moet worden. Tevens geeft aanvrager aan of er voor categorie A of B wordt aangevraagd. 

• 3. De aanvrager kan bij het indienen van de aanvraag voor zowel categorie A als categorie B kiezen uit twee mogelijkheden: 

  • a.

    volledig schriftelijke aanvraag; 

  • b.

    deels schriftelijke aanvraag en deels via video. 

• 4. 4. Er vinden 3 subsidierondes per jaar plaats. De deadlines voor het indienen van de aanvraag zijn: 5 februari, 25 mei, en 25 september. De uiterlijke tijd van indiening op de dag van de deadline is 17:00 uur. Vóór de sluiting van de aanvraagtermijn moeten alle voor de beoordeling relevante gegevens zijn ingediend. Inhoudelijke wijzigingen of aanvullingen van de aanvraag na de deadline kunnen niet worden meegenomen bij de behandeling van de aanvraag. 

• 5. 5. Projecten die bij een eerdere subsidieronde geweigerd zijn door burgemeester en wethouders, kunnen éénmaal een herziene aanvraag indienen in een volgende ronde. Uitzondering hierop is als de aanvraag niet inhoudelijk is beoordeeld, dan kan men maximaal twee keer een herziene aanvraag indienen. Bij een herziene aanvraag legt de aanvrager in een aparte bijlage uit wat er veranderd is ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag (maximaal 1 A4). Als de herziene aanvraag ongewijzigd is, blijft het oorspronkelijke advies van de adviescommissie in stand.

Artikel 9 Beoordelingscriteria

De Adviescommissie Projectsubsidie Cultuur adviseert het college van B en W over de aanvragen binnen deze regeling. De volgende criteria worden gehanteerd bij de beoordeling van aanvragen op het gebied van de professionele kunsten en participatieve kunsten: artistiek belang, betekenis voor de stad en ondernemerschap. 

• 1. Artistieke belang 

• De adviescommissie kijkt onder andere naar:  

  • a.

    Artistieke eigenheid: is het idee prikkelend, verrassend, en/of onderscheidend? En is er sprake van een overtuigende artistieke vertaling van het idee? (Het gaat hier om de samenhang tussen de artistieke uitgangspunten en hoe deze tot uitdrukking komen in het beoogde werk).

  • b.

    Artistieke betekenis voor het beoogde publiek in Utrecht: is er overtuigend onderbouwd wat de aanvrager met het project wil bereiken bij het beoogde publiek? Is het naar verwachting betekenisvol voor het beoogde publiek? 

  • c.

    Bij participatieve projecten wordt zowel het proces als het verwachte eindresultaat beoordeeld, evenals de mate waarin de doelgroep actief wordt betrokken bij de voorbereiding, productie en/ of uitvoering van het project. Bij terugkerende projecten, zoals jaarlijkse festivals, beoordeelt de adviescommissie ook de vernieuwing en ontwikkeling van het project ten opzichte van eerdere edities. 

• 2. Ondernemerschap 

• De adviescommissie kijkt naar:   

  • a.

    Is de aanvraag realistisch en haalbaar? Zijn de kosten voldoende gedekt door diverse inkomstenbronnen? Staan de kosten en het gevraagde bedrag in verhouding tot het gewenste resultaat? Is de organisatie voldoende in staat om het project te realiseren? 

  • b.

    Is het beoogde publieksbereik helder geformuleerd, en in omvang en samenstelling passend bij het project? Is het communicatie- en marketingplan realistisch om het beoogde publiek te bereiken? Hierbij wordt ook gekeken of er draagvlak is voor het project, of er relevante samenwerkingspartners zijn. Daarbij wordt bij online activiteiten specifiek gelet op de acties die gedaan worden om Utrechts publiek te bereiken. 

  • c.

    Is er een toelichting op de toepassing van de Fair Practice Code? Gemeente Utrecht hecht veel waarde aan een veilige en eerlijke culturele ondernemerspraktijk en aan goed bestuur en toezicht. Van aanvragers wordt verwacht dat zij de waarden van de Governance Code Cultuur en de Fair Practice Code onderschrijven. Uitgangspunt is verloning volgens de Fair Practice Code (Fair Pay). Daarbij geldt het principe ‘pas toe of leg uit’. 

• Aanvullend voor categorie B: criterium

• 3. Betekenis voor de stad 

• De adviescommissie kijkt naar: 

  • a.

    Is het project ingebed in een Utrechtse context en zijn er Utrechtse makers/kunstenaars betrokken?

  • b.

    Is er Utrechts belang vanwege de inhoud van het project (bijvoorbeeld vanwege, de gekozen doelgroep, het publieksbereik of de thematiek).

  • c.

    Stimuleert het project deelname aan cultuuraanbod door inwoners van Utrecht. Specifieke aandacht gaat hierbij uit naar de mate van inclusie: de mate waarin de deelname van uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of levensfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie wordt bevorderd. Draagt het project bij aan de toegankelijkheid van de culturele sector en/of de representatie van de verschillende achtergronden en verhalen in de stad (zoals bedoeld in de Code Diversiteit & Inclusie). 

Artikel 10 Besluitvorming

• 1. Tijdens de behandeling van de aanvraag geven Burgemeester en wethouders geen informatie over de voortgang. 

• 2. De aanvragen in categorie A en B zullen individueel worden getoetst aan de criteria uit artikel 9. De criteria wegen allen even zwaar. Daarbij komt het advies van de adviescommissie op basis van consensus tot stand. Bij categorie A worden alleen de criteria artistiek belang en ondernemerschap getoetst. Bij categorie B worden alle drie de criteria getoetst.  

• 3. De Adviescommissie hanteert de volgende puntensystematiek: beoordeling vindt plaats per criterium met een score van 1 (onvoldoende), 2 (zwak), 3 (voldoende), 4 (goed) of 5 (uitstekend). Om voor subsidie in aanmerking te komen moet voor alle criteria minimaal een voldoende (3) worden gescoord. 

• 4. Op basis van de puntentelling maakt de adviescommissie een rangschikking voor categorie A en B afzonderlijk. De hoogst scorende aanvraag in categorie A komt bovenaan de rangschikking, daarna volgt de hoogst scorende aanvraag in categorie B, gevolgd door de volgende hoogst scorende in categorie A en daarna volgt de hoogst scorende aanvraag in categorie B enzovoort. Deze wijze van rangschikking zet zich voort tot het subsidieplafond is bereikt. 

• 5. Wanneer het budget niet toereikend is om alle subsidiabele aanvragen te verlenen, bepaalt de rangschikking welke aanvragen binnen het budgettaire kader kunnen worden verleend. Voor zover door verstrekking van subsidie voor aanvragen, die binnen categorie A of B een gelijk aantal punten hebben, het subsidieplafond wordt overschreden, wordt de onderlinge rangorde van die aanvragen vastgesteld door de aanvraag met de hoogste score op artistiek belang bovenaan te plaatsen. Als dit geen uitsluitsel biedt volgt loting.  

• 6. Indien bij de laatste aanvraag vóór het plafond bereikt is niet het volledig aangevraagde bedrag kan worden verleend, maar twee- derde of meer, dan wordt de aanvraag gedeeltelijk verleend. In deze situatie zullen burgemeester en wethouders de aanvrager vragen om een nieuwe, sluitende, begroting toe te sturen. Indien er minder dan twee-derde van het aangevraagde bedrag kan worden verleend, wordt de aanvraag geweigerd.

• 7. De adviescommissie vormt een advies aan burgemeester en wethouders op basis van de beoordeling. 

• 8. Burgemeester en wethouders nemen een besluit op basis van het advies van de Adviescommissie Projectsubsidie Cultuur. 

Artikel 11 Beslistermijn

Burgemeester en wethouders beslissen binnen 13 weken na de indiendeadline over de aanvraag.