Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009

Ondertekening

Bijlage 1 Verbanden met andere gemeentelijke organisaties

Op grond van artikel 4 van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009 zijn er verbanden gelegd en vindt er verstrekking van persoonsgegevens plaats vanuit de GBA aan de volgende binnengemeentelijke registraties:

Bijlage 2 Rechtstreekse toegang

Naast de in artikel 5 onder a, b en c van de verordening genoemde personen kunnen ook andere personen werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie of die hiermee worden gelijkgesteld rechtstreekse toegang krijgen tot de GBA. Deze binnengemeentelijke afnemers kunnen één of meer schermen met persoonsgegevens uit de GBA oproepen. Raadplegen is alleen mogelijk indien en voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken.

Bij de hierna vermelde afdelingen zijn medewerkers werkzaam die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA.

Bijlage 3 Systematische verstrekkingen

Op grond van artikel 6 van de verordening ontvangen de onderstaande onderdelen van de gemeen-telijke organisatie - indien en voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken - van eenheid Burgerzaken periodiek een overzicht met (geactualiseerde) gegevens. Dit geschiedt middels selecties en mutatieoverzichten.

Bijlage 4 Vrije derden

Gegevensverstrekking uit de GBA is toegestaan aan de hierna genoemde personen en instanties, de zg. vrije derden op grond van artikel 7 van de verordening. De vrije derde moet in zijn aanvraag vermelden waarvoor hij de gegevens nodig heeft en mag ze ook alleen voor dat doel gebruiken. Bovendien moet te allen tijde worden voldaan aan de voorwaarden die art. 100 Wet GBA stelt:

• 1.

  er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk;

• 2.

  verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen;

• 3.

  nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn;

• 4.

  aan natuurlijke personen mogen alleen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang. Bovendien is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.

De burger heeft altijd het recht om geheimhouding van zijn gegevens te vragen. Een dergelijk verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden. Heeft de burger om geheimhouding verzocht, dan kan in geen geval tot verstrekking van gegevens aan vrije derden worden overgegaan.

In art. 100 lid 2 Wet GBA wordt bepaald dat gegevensverstrekking aan vrije derden uitsluitend betrekking kan hebben op: algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Aan instellingen die niet als vrije derde zijn opgenomen, en ook niet op andere gronden recht hebben op informatie, kunnen geen persoonsgegevens worden verstrekt. Wel kan er in uitzon-derlijke gevallen, als daar een maatschappelijk belang mee wordt gediend, voor worden gekozen om het verzoek om gegevens door te sturen aan betrokkene (d.w.z. aan degene van wie de gegevens worden gevraagd). Betrokkene kan dan zelf besluiten of hij de gevraagde gegevens al dan niet wenst door te geven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een verzoek van een fondsenwervende organisatie die op zoek is naar het nieuwe adres van een verhuisde donateur.

In bijgaande lijst gaat het om Nederlandse organisaties, tenzij anders vermeld.

[1] Instellingen die onderdeel zijn van een gemeente of daaraan middels een gemeen-schappelijke regeling gelieerd zijn, zijn bestuursorgaan en krijgen derhalve als afnemer gegevens verstrekt.

[2] Sommige van deze instellingen (veelal de grotere) zijn geautoriseerd en kunnen via het GBA-netwerk gegevens opvragen. Kleinere instellingen hebben, vanwege het kosten-pect, een dergelijke autorisatie vaak niet aangevraagd. Zij kunnen als vrije derde gege-vens opvragen.

Toelichting op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009

Algemeen

Met ingang van 1 april 2007 is de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens op een aantal punten gewijzigd. De GBA is vanaf 1 januari 2010 dé basisregistratie personen voor de overheid. Afnemers worden verplicht de in het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun wettelijke taakuitvoering en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden.

Deze verordening regelt de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens. Tevens bevat deze verordening een voorziening voor de verstrekking aan zogeheten vrije derden, bedoeld in artikel 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De gemeente Weert voldoet hiermee aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens.

Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.

Artikel 2 Binnengemeentelijke afnemers

Voor de binnengemeentelijke verstrekking van gegevens uit de GBA dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat overigens ook een voorziening voor de verstrekking aan zogeheten vrije derden (zie artikel 7). De verantwoordelijke regelt de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA zodanig dat de binnengemeentelijke afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b (verplicht gebruik) en 62 (terugmelding) van de wet kunnen voldoen.

Artikel 3 Beheer van de GBA

Het hoofd afdeling Publiekszaken is belast met de dagelijkse zorg over de GBA. Dit volgt uit de beheerregeling, die op grond van artikel 14 van de wet, door de verantwoordelijke is vastgesteld.

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van dit artikel vindt een directe of indirecte verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De wet verplicht tot

het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, door wie de gegevens worden beheerd, welke gegevens worden verstrekt en waarvoor.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang betekent het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a, b en c regelen de toegang van de beheerder, de ambtenaren van de afdeling Publiekszaken en de afdeling Personeel, Informatie en Facilitair en de personen belast met het systeemonderhoud ten aanzien van de GBA, tot de GBA. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook niet voor in deze verordening.

Artikel 6 Systematische gegevensverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Er zijn binnengemeentelijke afnemers aan wie systematisch gegevens kunnen worden verstrekt. In dit verband kan gedacht worden aan periodieke selecties en mutatieoverzichten. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt. Ook hiervoor gelden de vereisten van de wet (artikel 88 en 89 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens).

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de gemeente wil toestaan op grond van artikel 100 van de wet, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan 'vrije derden'. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de wet stelt. Deze voorwaarden zijn:

• -

  Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen;

• -

  In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangegeven;

• -

  Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen;

• -

  Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn;

• -

  Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit;

• -

  Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens;

• -

  Wanneer gegevens worden verstrekt aan natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt, vereist.

De gegevens die mogen worden verstrekt zijn opgesomd in artikel 100, tweede lid, van de wet.

Artikel 8 Terugmeldplicht

Een goede adequate behandeling van een terugmelding is van groot belang voor de kwaliteit van de GBA.

Artikel 9 Beveiliging

Artikel 31 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Hiertoe is een informatiebeveiligingsplan Burgerzaken door de verantwoordelijke vastgesteld.

Artikel 10 Slotbepalingen

De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, zoals laatstelijk vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 juni 2005, wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2010.

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2010. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Land van Weert.

In lid 3 en 4 is de citeertitel opgenomen, respectievelijk de terinzagelegging geregeld. Tenslotte wordt de verantwoordelijke opgedragen de in de artikelen 4, 5, 6, 7 en 8 genoemde bijlagen vast te stellen; de hoofdlijnen vermeld in deze verordening, worden door de raad bepaald.