Beleidsregels evenementen gemeente Heeze-Leende 2026

2.4.1 A-, B- en C-evenementen

Voor de beoordeling van evenementen is het noodzakelijk dat de organisator een aantal documenten aanlevert. De vereiste informatie is grotendeels gelijk voor alle evenementklassen, al kunnen voor B- en C-evenementen aanvullende stukken of informatie worden opgevraagd in verband met het hogere risicoprofiel.

De volgende documenten/gegevens moeten in elk geval worden ingediend:

• •

  Aanvraagformulier

• •

  Overzichtstekening gehele evenement (schaal max. 1:2000)

• •

  Inrichting evenemententerrein

• •

  Bereikbaarheid

• •

  Calamiteitenroute

• •

  Bluswatervoorziening

• •

  Plaatsing hekwerken

• •

  Nooduitgangen (aantal meter uitgang)

• •

  Route naar en zichtbaarheid van uitgangen

• •

  Verlichting terrein en noodverlichting

• •

  Podiumsituatie

• •

  Bars

• •

  Toiletten

• •

  Parkeergelegenheid auto’s en fietsen

• •

  Ventwagens/ bakwagens/ eetkramen

• •

  Objecten/ attracties

• •

  EHBO-voorzieningen

• •

  Overzichtstekening inrichting tenten (zie intake tenten)

• •

  Calamiteitenplan

• •

  Veiligheidsplan

• •

  Ontruimingsplan

• •

  Medisch plan

• •

  Verkeersplan

Voor vergunningplichtige evenementen gelden aanvullend strengere indieningseisen. De vereiste plannen uit bovenstaande opsomming moeten ten minste voldoen aan de normen uit het Nederlands Handboek Evenementenveiligheid. Deze eisen zijn ook opgenomen in het aanvraagformulier.

2.4.2 Beoordeling

Bij alle evenementklassen worden aanvragen beoordeeld op procedurele en inhoudelijke aspecten. Voor B en C- evenementen gelden strengere eisen gelet op het grotere risico. Op advies van de Veiligheidsregio kan het zijn dat het veiligheidsplan moet worden aangepast

2.4.2.1 Procedurele aspecten

Artikel 3:2 van de Algemene wet bestuursrecht schrijft voor dat besluiten zorgvuldig genomen dienen te worden. Dit betekent dat:

• -

  De benodigde adviezen worden ingewonnen.

• -

  Derde belanghebbenden zonodig in staat worden gesteld hun zienswijze naar voren te brengen.

• -

  De aanvrager wordt gehoord als de burgemeester de vergunning wil weigeren.

2.4.2.2 Inhoudelijke aspecten

Bij de inhoudelijke beoordeling gaat het ook om een afweging van belangen. Het belang van het plaatsvinden van het evenement tegen de belangen van omwonenden (direct effect van het evenement), bezoekers (veiligheid) en andere inwoners (toegankelijkheid en indirecte effecten). De volgende aspecten en belangen moeten worden afgewogen:

• -

  De mate waarin door het evenement beslag wordt gelegd op de openbare ruimte, de tijd en de hulpdiensten.

• -

  Het aantal bezoekers dat wordt verwacht.

• -

  Of de aard van het evenement zich verdraagt met het karakter of de bestemming van de gevraagde locatie.

• -

  Of er gevaar bestaat voor de openbare orde, gezondheid of veiligheid, waaronder de brandveiligheid en het belang van het voorkomen van wanordelijkheden.

• -

  Of er gevaar bestaat voor belemmeringen van het verkeer.

• -

  Of er gevaar bestaat voor een onevenredige belasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement.

• -

  Of er gevaar bestaat voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk aanzien van de gemeente of dorpskern.

• -

  Beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorzieningen voor het openbaar nut.

• -

  Of de organisator voldoende waarborgen biedt of kan bieden voor een goed verloop van het evenement, gelet op de eerder vermelde belangen.

• -

  Of de organisator voldoende waarborgen biedt om de schade aan het milieu te voorkomen dan wel zoveel mogelijk te beperken.

2.4.2.3 Advies

Naast de beoordeling door de Veiligheidsregio wordt ook advies ingewonnen bij andere betrokken partijen, zoals interne gemeentelijke afdelingen (bijvoorbeeld in verband met wegwerkzaamheden), politie, GHOR en overige instanties. Deze adviezen vormen een belangrijk onderdeel van de belangenafweging die plaatsvindt bij het nemen van een besluit over de vergunning. De adviserende partijen hanteren hierbij hun eigen beoordelingscriteria. Op basis van deze adviezen kan de burgemeester aanvullende vergunningsvoorschriften opleggen waar de organisator aan moet voldoen, of – in uitzonderlijke gevallen – besluiten om de vergunning te weigeren.

2.4.3 Voorwaarden en richtlijnen

Om de hierboven genoemde belangen te borgen, worden aan een vergunning voorschriften verboden waaraan de organisator zich moet houden. Dit kunnen voorwaarden zijn met betrekking tot milieu- en brandveiligheid, alcohol- en druggebruik, het inzetten van verkeersregelaars, beveiligers en EHBO, het nemen van verkeersmaatregelen etc. De belangrijkste hebben wij hieronder op een rijtje gezet. Veel van deze onderwerpen komen in het veiligheidsplan terug.

2.4.3.1 Openbare orde en veiligheid

Het bewaken van de orde en veiligheid op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De organisator moet dus zelf zorgen voor voldoende verkeersregelaars, stewards en/of bewaking.

Crowdmanagement en crowdcontrol

Een te hoge publieksdichtheid bij een evenement brengt een verhoogde kans op incidenten met zich mee. Daarom wordt van de organisatie verwacht dat in de voorbereiding van het evenement een schatting maakt van het verwachte aantal bezoekers. Ook kan van de organisatie verlangd worden dat zij een publieksprofiel te maken, om de risico’s in te schatten.

Vluchtwegen en bereikbaarheid hulpdiensten

Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator ook zorgen dat het publiek tijdens een incident het terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten. Daarom zijn voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen vereist. Het aanwezige personeel moet bovendien goede instructies krijgen over de vluchtroutes.

Bij calamiteiten moet het evenemententerrein goed bereikbaar zijn voor hulpdiensten. Er kunnen nadere eisen worden gesteld. Bijvoorbeeld als het terrein in slechte staat is, kan er worden geëist dat er rijplaten worden gelegd. Aan de bereikbaarheid van diensten worden de volgende eisen gesteld:

• a.

  Doorrijdbreedte minimaal 3,5 meter en minimale doorrijhoogte 4,20 meter

• b.

  brandkranen moeten worden vrijgehouden (minimaal 1 meter);

• c.

  brandkranenbordjes moeten zichtbaar blijven;

• d.

  aansluitingen voor droge blusleidingen moeten vrijgehouden worden (minimaal één meter);

• e.

  toegangen tot aangrenzende percelen mogen niet worden geblokkeerd;

• f.

  gewone uitgangen en nooduitgangen van omliggende gebouwen moeten worden vrijgehouden (minimaal twee meter);

• g.

  opstelplaatsen voor ambulance(s), als de aard of omvang van het evenement de permanente aanwezigheid van één of meerdere ambulances tijdens het evenement vereist.

2.4.3.2 Intake tenten

Als er bij een evenement een of meerdere tenten worden geplaatst dan worden bij de aanvraag voor de beoordeling (Intake tenten) de volgende gegevens over deze tent(en) verstrekt:

• •

  Tentboek

• •

  Plattegrondtekening schaal niet kleiner dan 1:100

• •

  Gebruiksoppervlakte

• •

  Maximaal aantal personen

• •

  Plaats en breedte van (nood)uitgangen

• •

  Vluchtroutes

• •

  Vluchtwegaanduiding

• •

  Noodverlichting

• •

  Blustoestellen

• •

  Brand en rookwerende scheidingsconstructies

• •

  Draairichting van doorgangen

• •

  Brandweeringang

• •

  Opstelling inventaris en inrichtingselementen:

  • o

    Bar

  • o

    Podium

  • o

    Garderobe

  • o

    EHBO

  • o

    Statafels

  • o

    Zitplaatsen en tafels

  • o

    Tribune

2.4.3.3 Volksgezondheid

Aan een evenement worden diverse eisen gesteld ten aan zien van de volksgezondheid. Voor zover dat een gemeentelijke bevoegdheid betreft worden hierover voorschriften in de vergunning opgenomen waaraan een organisator zich moet houden.

Sanitaire voorzieningen

De organisator is verantwoordelijk voor het regelen van voldoende toiletvoorzieningen. Dit kan doordat er een bepaald aantal toiletten door de organisator zelf worden geregeld maar er kunnen (daarnaast) ook afspraken gemaakt worden met bijvoorbeeld de horeca over het gebruik van hun toiletvoorzieningen.

Als richtlijn worden de volgende normen gehanteerd:

• a.

  Eén toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers met een minimum van;

• b.

  minimaal twee toiletten (één voor dames en één voor heren);

• c.

  een toilet is binnen een loopafstand van 150 meter te bereiken;

• d.

  herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, maar het aantal urinoirs mag maximaal ¼ van het totale aantal toiletten bedragen;

• e.

  er dienen voldoende invalide toiletten aanwezig te zijn (ter beoordeling GHOR)

• f.

  de toiletten moeten minimaal tweemaal per dag en zo nodig vaker worden gereinigd.

Bovenstaande richtlijnen worden rechtstreeks overgenomen als vergunningsvoorschrift in de beschikking.

Etenswaren

Indien tijdens het evenement etenswaren worden verkocht is de Warenwet van toepassing. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) kan tijdens evenementen (en daarbuiten) controleren of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet.

Indien de gemeente onhygiënische zaken waarneemt op een evenement, kan deze de NVWA verzoeken tot controle en/of handhaving.

Schenken van alcoholhoudende drank

Voor het schenken van zwakalcoholhoudende drank buiten een horecabedrijf is een ontheffing op grond van artikel 35 Alcoholwet vereist. Het schenken van zwaar alcoholhoudende dranken is verboden. De aanvraag voor een ontheffing kan worden aangevraagd via de website van de gemeente. Deze ontheffing kan zowel worden aangevraagd door rechtspersonen als natuurlijke personen. De burgemeester verleent deze ontheffing als aan een aantal voorwaarden is voldaan die genoemd zijn in de Alcoholwet.

Schenken van drank in glas

Het schenken van drank in glas kan een gevaar opleveren voor de veiligheid. Om de veiligheid op dit gebied beter te waarborgen wordt er in een aantal gevallen het schenken van drank in glazen in een vergunningvoorschrift verboden. Het glas zal dan moeten worden vervangen door plastic glazen of glazen gemaakt van polycarbonaat of van veiligheidsglas.

Het schenken van drank in glas is verboden;

• a.

  tijdens evenementen in een (feest)tent, waarvan de oppervlakte groter is dan 150 m2 of als er meer dan 100 bezoekers gelijktijdig worden verwacht;

• b.

  tijdens evenementen in de buitenlucht waarbij meer dan 100 bezoekers gelijktijdig worden verwacht;

• c.

  tijdens evenementen georganiseerd in de buitenlucht nabij horeca-inrichtingen;

• d.

  tijdens kermis- en carnavalsdagen zowel binnen als buiten de horeca-inrichting;

• e.

  tijdens grote evenementen zoals de Brabantsedag zowel binnen als buiten de horeca-inrichting.

2.4.3.4 Milieu

Afval

De organisator van een evenement is verantwoordelijk dat alle afval tijdens en na afloop van het evenement wordt opgeruimd. Slaagt de organisator er niet in om alles zelf op te ruimen dan doet de gemeente dit op kosten van de organisator.

Weersomstandigheden

Organisatoren dienen rekening te houden met slechtweerscenario’s, zoals regen en storm. Dit maakt onderdeel uit van een calamiteitenplan.

Begin- en eindtijden

Om de overlast van omwonenden te beperken en/of te voorkomen worden er begin- en eindtijden gesteld voor het houden van een evenement en het gebruik van geluidsapparatuur. Deze voorwaarden zijn in beginsel leidend, maar er kunnen uitzonderingen worden gemaakt op onderstaande tijden.

2.4.3.5 Verkeer

Verkeersmaatregelen en verkeersbesluiten

Bij evenementen worden veelal wegen afgesloten. Om het verkeer in goede banen te leiden zijn verkeersmaatregelen of verkeersbesluiten nodig. Verkeersmaatregelen stellen is een lichter middel dan een verkeersbesluit. Voor een verkeersbesluit is een advies van de politie nodig. Afsluiting van een weg kan in elk geval niet plaatsvinden, indien de verkeersveiligheid niet kan worden gewaarborgd en als er geen redelijk alternatief is voor het verkeer.

Verkeersregelaars

Het kan zijn dat er tijdens het evenement verkeersregelaars nodig zijn. In overleg met de politie kan er besloten worden om verkeersregelaars aan te stellen en hoeveel. De organisator is zelf belast om verkeersregelaars te werven en zal ook contact met de politie moeten opnemen. De verkeersregelaars worden per evenement door de burgemeester aangesteld, middels een aanstellingsbesluit. De burgemeester zal op basis van de instructieverklaring van de politie de aanstelling van de verkeersregelaar verzorgen. De verkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie.

Parkeren

De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid van bezoekers/deelnemers. Het aantal geschatte bezoekers zal bepalen hoeveel parkeergelegenheid er moet worden gecreëerd. De parkeerplaatsen dienen goed en duidelijk te worden aangegeven. Ook moeten hulpdiensten vrije doorgang hebben. De gemeente kan de organisatie vragen om een parkeerplan.

2.4.4 Overige toestemmingen

Voor het organiseren van een evenement zijn vaak meerdere besluiten/toestemmingen van de gemeente nodig. De meest voorkomende zijn:

• •

  Melding brandveilig gebruik;

  • o

    Wilt u weten of u een gebruiksmelding brandveiligheid moet doen? Doe dan de Vergunningcheck op het online Omgevingsloket voor de werkzaamheid ‘Groepen mensen ontvangen of huisvesten in een gebouw of op een terrein.’ Deze melding dient u afzonderlijk doen via het Omgevingsloket.

• •

  Geluidsontheffing;

  • o

    Wanneer geen evenementenvergunning nodig is of sprake van een incidentele- of collectieve festiviteit dient u een geluidsontheffing aan te vragen wanneer versterkte muziek of ander geluid geproduceerd wordt dat voor omwonenden hinder kan veroorzaken.

• •

  Ontheffing verstrekken alcohol;

  • o

    Wanneer bij een evenement alcohol wordt geschonken buiten de reguliere bedrijfsvoering, moet via het webformulier op de gemeentelijke website een ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet worden aangevraagd.

• •

  Ontheffingen Zondagswet;

  • o

    Wanneer een evenement op zondag vóór 13.00 uur plaatsvindt, moet een ontheffing bij de burgemeester worden aangevraagd. Deze ontheffing Zondagswet wordt meegenomen in de aanvraag evenementenvergunning. Het is op zondag niet toegestaan om vóór 13.00 uur een optocht of bijeenkomst te houden.

• •

  Aanstellen verkeersregelaars;

  • o

    Organisatoren van evenementen melden de inzet van verkeersregelaars bij Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). De stichting draagt deze melding vervolgens over aan de gemeente die de inzet goedkeurt, de verkeersregelaars kan aanstellen en eventueel aanvullende voorwaarden kan stellen.

• •

  Ontheffing houden van een wedstrijd met voertuigen op de weg;

  • o

    Dit is, indien van toepassing, onderdeel van de aanvraag voor een evenementenvergunning.

• •

  Aankondigingen op of aan de weg (sandwich- en reclameborden).

  • o

    Bij het aanvragen van een evenement moet een ontheffing worden aangevraagd voor het plaatsen van aankondigingen. Daarbij moet worden aangegeven waar en wanneer deze worden geplaatst. Na afloop is het belangrijk dat alle aankondigingen weer worden verwijderd.

Op de gemeentelijke website worden organisatoren gewezen op bovenstaande aan te vragen toestemmingen en ontheffingen en is informatie hierover te vinden.

2.5.1 Verlenen van de vergunning

De beschikking tot verlenen van de vergunning vermeldt in ieder geval:

• a.

  waarvoor de vergunning is verleend;

• b.

  op grond van welke wettelijke bepalingen de vergunning is verleend;

• c.

  welke beperkingen en voorschriften aan de vergunning zijn verbonden;

• d.

  bezwaarclausule.

De vergunning dient aanwezig te zijn bij het aanspreekpunt voor de gemeente tijdens het evenement en de aanvrager (vergunninghouder) zorgt dat de inhoud bekend is bij de betrokkenen bij de organisatie en uitvoering van het evenement.

2.5.2 Intrekken van de vergunning

Een vergunning kan worden ingetrokken of gewijzigd:

• a.

  indien ter verkrijging daarvan onjuist of onvolledige gegevens zijn verstrekt;

• b.

  indien op grond van een verandering van de omstandigheden of inzichten opgetreden na het verlenen van de vergunning, intrekking of wijziging noodzakelijk is vanwege het belang of de belangen ter bescherming waarvan de vergunning is vereist;

• c.

  indien de aan de vergunning verbonden voorschriften of beperkingen niet zijn of worden nagekomen;

• d.

  indien van de vergunning geen gebruik wordt gemaakt binnen een daarin gestelde termijn dan wel, bij het ontbreken van een gestelde termijn binnen een redelijke termijn;

• e.

  indien de houder dit verzoekt.

2.5.3 Weigeren van de vergunning

Op grond van artikel 1.8 APV kan een evenementenvergunning door de burgemeester worden

geweigerd in het belang van:

• -

  De openbare orde;

• -

  De openbare veiligheid;

• -

  De volksgezondheid;

• -

  De bescherming van het milieu.

Openbare orde

De burgemeester is op grond van de Gemeentewet verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde en het toezicht op evenementen. Als er een reële kans is dat de openbare orde verstoord wordt – voor, tijdens of na het evenement – kan de vergunning worden geweigerd.

Dit kan het geval zijn bij risico op wanordelijkheden, onvoldoende inzet van beveiliging door de organisator, of op basis van negatieve ervaringen bij eerdere edities. Ook adviezen van politie, brandweer, GHOR of andere instanties worden meegenomen in de afweging. De veiligheid van bezoekers, omwonenden en hulpdiensten staat hierbij voorop.

De openbare veiligheid

Openbare veiligheid ziet op feitelijke risico’s voor de fysieke veiligheid van bezoekers, deelnemers en betrokkenen. Een vergunning kan worden geweigerd als deze veiligheid onvoldoende kan worden gewaarborgd.

De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van passende maatregelen. Als er grote veiligheidsrisico’s zijn, maar de organisatie neemt overtuigende stappen om deze beheersbaar te maken, kan dit alsnog leiden tot vergunningverlening. Adviezen van politie, brandweer, GHOR of andere instanties spelen hierbij een belangrijke rol.

De volksgezondheid

Een evenementenvergunning kan worden geweigerd als de volksgezondheid in het geding is. Dit geldt bijvoorbeeld bij slechte hygiëne, onveilige eet- en drinkwaren, gebrekkige sanitaire voorzieningen of vermoedens van drugsgebruik.

Ook weersomstandigheden kunnen risico’s opleveren, zoals onderkoeling bij kou of gevaar door onweer. Als de organisator voldoende maatregelen treft om deze risico’s te beperken, kan de vergunning alsnog worden verleend. Adviezen van onder andere de GHOR, brandweer en politie worden hierin meegenomen.

De bescherming van het milieu

Een vergunning kan worden geweigerd als het evenement schade toebrengt aan het milieu. Dit betreft onder andere bescherming van natuur, dieren, bodem, water, lucht en het voorkomen van overmatige afval- of stankoverlast.

Voorbeelden zijn verstoring van het broedseizoen, overschrijding van geluidsnormen of hinder voor omwonenden. Ook wanneer het maximum aantal gewenste evenementen op een locatie is bereikt, kan dit reden zijn voor weigering. De organisator moet passende maatregelen nemen ter bescherming van het milieu. Adviezen van bijvoorbeeld de brandweer, GHOR of politie worden hierin meegenomen.

Wordt een vergunning geweigerd dan vermeldt de beschikking in ieder geval:

• a.

  waarom de vergunning is geweigerd;

• b.

  op grond waarvan de vergunning is geweigerd;

• c.

  motivering van de weigering;

• d.

  bezwaarclausule.

De aanvrager krijgt altijd gelegenheid zijn zienswijze kenbaar te maken over een voorgenomen weigering. De Burgemeester betrekt deze zienswijze bij het definitief te nemen besluit.

4.4.1 Opbouw en oplevering

Verantwoordelijk gebruik van de evenemententerreinen is van invloed op en belangrijk voor de gemeentelijke beheertaken. Tijdens de opbouw van het evenement worden er aanwijzingen gegeven over het gebruik van nutsvoorzieningen, het terrein en de inrichting daarvan. Er wordt toegezien op naleving van wet- en regelgeving en op het veilige gebruik van de voorzieningen. Op plaatsen waar pennen in de grond worden geslagen worden de aanwijzingen van de toezichthouder van de gemeente nauwkeurig opgevolgd. Indien nodig wordt een Klic-melding door de organisator van een evenement gedaan om schade aan kabels en leidingen te voorkomen; waar mogelijk wordt gekozen voor bovengrondse verankering. De toezichthouder van de gemeente en de aangewezen persoon van de organiserende partij maken regelmatig een ronde om de situatie te controleren.

De gemeente stelt materialen beschikbaar voor de locatie waar de verkeersmaatregel van toepassing is. De organisatie plaatst deze materialen vóór aanvang van het (vergunningsvrije) evenement op de juiste plek en zorgt er tijdens het evenement voor dat ze correct blijven staan. Na afloop verwijdert de organisatie de materialen weer. Dranghekken en vergelijkbare materialen kunnen bij de gemeente worden opgehaald nadat deze zijn betaald, en moeten na afloop ook door de organisatie worden teruggebracht.

4.4.2 Naleving

Tijdens het evenement wordt regelmatig gecontroleerd om vast te stellen of het terrein en de bouwplaatsen op de juiste manier worden gebruikt. Waar nodig wordt gevraagd om aanwijzingen alsnog op te volgen.

Bij het ontruimen van het evenemententerrein of de bouwplaats voert de daarvoor aangewezen toezichthouder een opleverronde uit. Het terrein wordt in goede staat opgeleverd en eventuele opleverpunten worden vastgelegd en alsnog door de organisator nagekomen.

5.5.1 Politie

De politie geeft onder andere ondersteuning aan de burgemeester om de openbare orde te handhaven. In de voorbereiding van het evenement wordt de politie ook betrokken. Het gaat dan om advisering en overleg met de gemeente over bijvoorbeeld verkeersregelaars, verkeersmaatregelen en beveiliging tijdens het evenement. Tijdens het evenement voert de politie werkzaamheden uit met betrekking tot verkeersregeling, surveillance en ordehandhavingtaken. Daarnaast kan de politie controleren (onder gezag van de burgemeester) of de vergunningsvoorschriften worden nageleefd. Als voorschriften niet worden nageleefd heeft de politie de mogelijkheid in overleg met de gemeente om het evenement (deels) stil te leggen. Tot slot kan de politie een rol hebben in overlegstructuren met de gemeente en de organisatoren.

5.5.2 Veiligheidsregio

De Veiligheidsregio geeft advies met betrekking tot de brandveiligheid en zijn bevoegd te controleren op de voorschriften die worden gesteld aan onder andere (tijdelijke) bouwwerken, vluchtroutes, bereikbaarheid en brandveiligheid van evenementen.

5.5.3 GHOR

De GHOR is een verzameling van verschillende geneeskundige hulpverleningsdiensten die samenwerken. Zij geven advies ten aanzien van evenementen. De checklist van de GHOR die landelijk gebruikt wordt geeft aan of een adviesaanvraag nodig is.