Privacyreglement Wet Bibob Provincie Limburg (onbekend)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

• a.

  Beheerder: de medewerker van de provincie Limburg die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van gegevens.

• b.

  Betrokkene: degene op wie de gegevens betrekking hebben.

• c.

  Bewerker: de medewerker van de provincie Limburg die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke gegevens verwerkt.

• d.

  Verantwoordelijke: de medewerker van de provincie Limburg die verantwoordelijk is voor de verwerking van gegevens.

• e.

  Verwerking van gegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot gegevens waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, archiveren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van toezending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

• f.

  Wet BIBOB: Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, stb. 2002, 347.

Artikel 2 Reikwijdte 

Dit reglement is van toepassing op alle gegevens die door de provincie worden verwerkt in het kader van een onderzoek op grond van de Wet BIBOB.

Artikel 3 Doel van het reglement

Dit reglement heeft tot doel:

• 1.

  De persoonlijke levenssfeer en de rechten van een ieder van wie gegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens.

• 2.

  Te voorkomen dat gegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het onderzoek op grond van de Wet BIBOB.

Artikel 4 Doel en wettelijke grondslag van de gegevensverwerking

• 1.

  De gegevensverwerking heeft tot doel het uitvoeren van een onderzoek in het kader van de Wet BIBOB.

• 2.

  De wettelijke grondslag van de gegevensverwerking is gelegen in de Wet BIBOB.

Artikel 5 Soorten gegevens en de wijze van verkrijging

De gegevens betreffen informatie die op grond van artikel 30 Wet BIBOB of anderszins door de betrokkene zelf is verstrekt, informatie uit eigen onderzoek van het bevoegde bestuursorgaan en informatie uit het (aanvullende) advies van Bureau BIBOB als bedoeld in artikel 9 Wet BIBOB.

Artikel 6 Verantwoordelijke, beheerder en toegang tot de gegevens

In de bijlage is per sector waarbinnen door de provincie Limburg de Wet BIBOB wordt toegepast aangegeven wie verantwoordelijk is voor de gegevens, wie beheerder is en wie toegang heeft tot de gegevens.

Artikel 7 Documentstroom en beveiliging

• 1.

  Ten behoeve van de anonieme verwerking van de documentstroom in het kader van de Wet BIBOB, kent de beheerder aan de betrokkene een BIBOB-volgnummer toe.

• 2.

  Enveloppen met de code organisatiecode/Bi en de aantekening vertrouwelijk worden door de medewerkers van de postkamer niet geopend. De envelop wordt voorzien van een datum van ontvangst en samen met een registratieformulier doorgestuurd naar de beheerder van de betreffende sector. De beheerder vult het registratieformulier in, koppelt het document aan het BIBOB-volgnummer van de betreffende betrokkene en stuurt vervolgens het registratieformulier onverwijld terug naar de postkamer. De medewerkers van de postkamer registreren het document in het postregistratiesysteem.

• 3.

  Enveloppen van Bureau BIBOB worden door de medewerkers van de postkamer niet geopend. De envelop wordt voorzien van een datum van ontvangst en samen met een registratieformulier doorgestuurd naar de beheerder van de betreffende sector. De beheerder vult het registratieformulier in, koppelt het document aan het BIBOB-volgnummer van de betreffende betrokkene en stuurt vervolgens het registratieformulier onverwijld terug naar de postkamer. De medewerkers van de postkamer registreren het document in het postregistratiesysteem.

• 4.

  De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens die in het kader van een onderzoek op grond van de Wet BIBOB zijn verkregen worden opgeborgen in een afgesloten archiefkast. Alleen de verantwoordelijke en de beheerder hebben toegang tot deze archiefkast.

• 5.

  De bewerker draagt er zorg voor dat derden tijdens de verwerking van de gegevens geen toegang hebben tot de gegevens. Na verwerking overhandigt de bewerker de gegevens onverwijld aan de verantwoordelijke of de beheerder die de gegevens weer opbergt in een afgesloten archiefkast.

• 6.

  Na afronding van het onderzoek op grond van de Wet BIBOB worden de gegevens door de beheerder in een gesloten envelop, voorzien van de datum van vernietiging, aangeboden voor archivering in het vertrouwelijke archief. In het archief worden de gegevens bewaard conform de geldende regels van de Archiefwetgeving.

Artikel 8 Verwijdering van opgenomen gegevens

De gegevens mogen tot maximaal twee jaar na ontvangst worden bewaard en gebruikt in het kader van de Wet BIBOB, hierna worden de gegevens op initiatief van de beheerder van het archief vernietigd.

Artikel 9 Geheimhouding

Ingevolge artikel 28 lid 1 Wet BIBOB is een ieder die op grond van de Wet BIBOB de beschikking krijgt over gegevens met betrekking tot een derde tot geheimhouding verplicht, behoudens de gevallen waarin de Wet BIBOB mededelingen toelaat.

Artikel 10 Verstrekking van de gegevens

Op grond van artikel 28 lid 2 Wet BIBOB worden de gegevens met betrekking tot een onderzoek op grond van de Wet BIBOB niet verstrekt aan derden, behoudens aan:

• a.

  de aanvrager, dan wel de subsidie-ontvanger of vergunninghouder, uitsluitend voorzover dit noodzakelijk is ter motivering van de door deze gevraagde beschikking, onderscheidenlijk van de beschikking tot intrekking van de subsidie of vergunning;

• b.

  de gegadigde of de partij aan wie een overheidsopdracht is gegund, uitsluitend voorzover dit noodzakelijk is ter motivering van de weigering van de gunning van de overheidsopdracht of van de toestemming als bedoeld in artikel 5, derde lid, onderdeel c, onderscheidenlijk van de beslissing tot ontbinding van de overeenkomst inzake die overheidsopdracht;

• c.

  de derde die in de motivering, bedoeld in de onderdelen a en b, wordt vermeld, uitsluitend voorzover de in die motivering opgenomen gegevens hem betreffen;

• d.

  de Algemene Rekenkamer;

• e.

  de Nationale ombudsman;

• f.

  het College bescherming persoonsgegevens;

• g.

  de rechter.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de in de bijlage genoemde verantwoordelijke van de gegevens.

Artikel 12 Bijlagen

De bijlage “Verantwoordelijke, beheerder en toegang tot de gegevens” maakt deel uit van dit reglement.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal blad.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Wet BIBOB Provincie Limburg.