Inkoopbeleid 2025 gemeente Meppel

1.1 De doelstellingen

De gemeente Meppel heeft als doelstelling om de kerntaken goed uit te voeren en hanteert daarbij onderstaande inkoopvisie: Het Inkoopbeleid draagt bij aan deze doelstelling, door de focus te leggen op doelstellingen die het uitvoeren van de kerntaken van de gemeente Meppel ondersteunen.

De gemeente Meppel stelt de volgende doelen aan haar Inkoopbeleid:

• •

  het rechtmatig inkopen;

• •

  het doelmatig inkopen;

• •

  het stimuleren van de lokale en regionale economie;

• •

  het duurzaam en circulair inkopen.

Deze doelen worden bij het uitvoeren van een inkoopprocedure nader uitgewerkt. Per inkoopopdracht wordt beoordeeld op welke wijze kan worden bijgedragen aan het realiseren van de doelstellingen.

Het rechtmatig inkopen

De gemeente Meppel heeft als doel om rechtmatig in te kopen. Dit betekent dat wordt ingekocht conform de relevante (Europese) wet- en regelgeving en dat het inkopen plaatsvindt op een transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze.

Het doelmatig inkopen

De gemeente Meppel koopt zo doelmatig mogelijk in. Het uitgangspunt is om inkopen te realiseren binnen een optimale prijs-kwaliteitverhouding. Afwijkingen hiervan dienen nader te worden toegelicht. Hierbij zijn het VN verdrag en de NEN norm digitale toegankelijkheid de geldende regelgeving waar de gemeente Meppel en haar gecontracteerde partners aan dienen te voldoen.

Het stimuleren van de lokale en regionale economie

De gemeente Meppel stimuleert de regionale economie zoveel mogelijk, zonder dat dit tot ongelijke behandeling van ondernemers leidt. Indien bij een inkoopprocedure een enkelvoudige onderhandse procedure of meervoudig onderhandse procedure is toegestaan, wordt er gestreefd om rekening te houden met de regionale economie en lokale/regionale ondernemers. De gemeente Meppel houdt hier rekening mee door:

• •

  in het geval waarbij een enkelvoudig onderhandse procedure is toegestaan, de opdracht te gunnen aan, indien mogelijk, een leverancier binnen de regio van de gemeente Meppel;

• •

  in het geval waarbij een meervoudig onderhandse procedure is toegestaan, rekening te houden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale leveranciers;

• •

  indien mogelijk bij een meervoudig onderhandse procedure tenminste één leverancier uit de regio uit te nodigen tot het doen van een aanbod.

Het duurzaam en circulair inkopen

Bij iedere inkoopprocedure wil de gemeente Meppel een bewuste keuze maken op het gebied van duurzaamheid en circulariteit, waarbij het uitgangspunt is dat binnen het budget zo duurzaam mogelijk wordt ingekocht. Indien een Europese aanbesteding wordt uitgevoerd, wordt er naar gestreefd om aansluiting te vinden bij de MVI duurzaamheidscriteria van PIANOo1. Dit wordt getoetst aan de MVI-criteria op het hoogste niveau en toegepast waar mogelijk. Alleen met een goede en gedegen motivatie mag hiervan afgeweken worden (zie paragraaf 3.4 afwijkingsbevoegdheid). In geval van een meervoudig onderhandse procedure of enkelvoudig onderhandse procedure wordt door de gemeente Meppel afgewogen of aansluiting wordt gezocht bij de duurzaamheidscriteria van PIANOo. Ook wordt in iedere Europese aanbesteding en meervoudig onderhandse procedure afgewogen of circulair kan worden ingekocht. Bij voorkeur wordt de methode Total Cost of Ownership daarbij toegepast. De Total Cost of Ownership (de levensduurcyclus) is het totaalbedrag aan kosten inclusief duurzaamheid en circulariteit voor de aanschaf en het bezit van een product of dienst gedurende de hele levenscyclus/gebruikscyclus.

Team Inkoop zoekt periodiek afstemming met team Duurzaam om te inventariseren of team Duurzaam een actieve bijdrage kan leveren aan het verwezenlijken van duurzaamheidsdoelstellingen bij Europese of meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Tot slot wordt in beginsel bij alle werken en diensten met een raming vanaf € 200.000,- Social Return toegepast. Dit betreft een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt.

1.2 Belangrijke pijlers

Naast bovenstaande doelstellingen heeft de gemeente Meppel drie belangrijke pijlers die zoveel mogelijk verdisconteerd worden bij een inkoopprocedure, namelijk participatie, toegankelijkheid en inclusie. Onder participatie wordt verstaan het zoveel mogelijk betrekken van inwoners en ondernemers in de gemeente Meppel bij inkooptrajecten. Met toegankelijkheid wordt bedoeld dat Inkoop makkelijk benaderbaar dient te zijn voor collega’s en dat Europese aanbestedingsprocedures volledig digitaal en transparant via een aanbestedingsplatform plaatsvinden. Voor de gemeente Meppel is het belangrijk dat iedereen kan meedoen in de (digitale) samenleving. Inclusie, toegankelijkheid en participatie, zijn daarom onderdelen die verdisconteerd worden in inkoopprocedures.

2.1 Aanbesteden

Er zijn vier basisbeginselen van het aanbesteden. De gemeente Meppel past deze basisbeginselen toe bij alle inkopen.

Non-discriminatie

In een aanbesteding mag geen onderscheid naar nationaliteit gemaakt worden.

Gelijke behandeling

In een aanbesteding mogen geen discriminerende factoren aanwezig zijn, waardoor de een meer kansen krijgt dan de ander. Iedereen moet objectief en op dezelfde wijze behandeld worden en iedereen moet dezelfde informatie krijgen.

Transparantie

In een aanbesteding dient het vooraf voor iedereen middels een leesbare beschrijving duidelijk te zijn wat er verwacht wordt. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd.

Proportionaliteit

In een aanbesteding dienen technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria relevant te zijn en in verhouding te staan tot de aard en omvang van de opdracht.

2.2 Juridisch kader

De gemeente Meppel volgt bij al haar inkopen alle relevante wet- en regelgeving.

De Aanbestedingswet 2012 die 1 juli 2016 in werking is getreden, bevat regels voor aanbestedingen van zowel boven als onder de Europese drempelbedragen.

De bepalingen van deze Aanbestedingswet zijn uitgewerkt in het Aanbestedingsbesluit, een algemene maatregel van bestuur.

In dit aanbestedingsbesluit is onder andere de Gids proportionaliteit opgenomen en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

Voor werken onder de Europese drempel volgen we in principe het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016).

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, aangezien deze diensten een beperkte grensoverschrijdende dimensie hebben. Dit betreffen diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische diensten. Een opsomming van sociale en andere specifieke diensten is weergegeven in bijlage XIV van Richtlijn2014/24/EU.

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet van toepassing op concessies van diensten en openbare werken richtlijn (2014/23/EU).

Indien binnen een opdracht gebruik wordt gemaakt van de percelenregeling als bedoeld in artikel 2.18 of 2.19 van de Aanbestedingswet 2012, dan kan op advies van de inkoopadviseur afgeweken worden van het inkoopbeleid.

2.3 Informatiebeveiliging en privacy

Bij elke inkoop waarbij sprake is van informatievoorziening of verwerking van persoonsgegevens, is een risicoanalyse verplicht.

Deze wordt uitgevoerd door de projectleider en vormt, samen met het informatiebeveiligingsbeleid, de BIO en de AVG, de basis voor beveiligingseisen en maatregelen.

2.4 Opdrachtraming en financieel budget

Elke opdracht wordt geraamd, om te weten welke aanbestedingsregels moeten worden toegepast. De projectleider dient te controleren of het budget voldoende is conform de opgestelde en onderbouwde raming. Hij dient dit te toetsen en te documenteren. Voor de waardebepaling van de opdracht wordt uitgegaan van de opdrachtsom exclusief BTW.

De uitleg van de specifieke methode van raming voor leveringen en diensten is opgenomen in de inkoophandleiding.

2.5 Splitsen en clusteren

Splitsingsverbod

Een opdracht mag niet bewust in stukken worden geknipt, om op die wijze onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen.

Clusterverbod

Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd.

De gemeente Meppel houdt bij het eventueel samenvoegen van opdrachten rekening met:

• •

  de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;

• •

  de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de gemeente Meppel en de leverancier;

• •

  de mate van samenhang van de opdrachten.

Indien samenvoeging van opdrachten plaatsvindt, wordt dit door de gemeente Meppel gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.

De gemeente Meppel deelt een opdracht op in meerdere percelen, tenzij dit niet passend wordt geacht. In dat geval dient de gemeente Meppel dit besluit te motiveren in de aanbestedingsstukken.

2.6 Beste prijs- kwaliteitsverhouding

Het uitgangspunt van de Aanbestedingswet is om te gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding. Wordt er op de laagste prijs of de laagste kosten gegund, dan dient dit door de gemeente Meppel in de aanbestedingsstukken te worden gemotiveerd.

2.7 Overheidsopdrachten en raamovereenkomsten

De gemeente Meppel kan er voor kiezen om een overheidsopdracht aan te gaan of een raamovereenkomst. Er dient hiervoor een keuze te worden gemaakt, omdat er onder andere een verschil is in afname- en leveringsverplichting.

In de inkoophandleiding wordt nader ingegaan op de overheidsopdracht en de raamovereenkomst.

Verlengingen en stilzwijgende verlengingen

Verlengingen dienen zoveel mogelijk concreet beschreven te worden en tijdig verleend te worden indien de contracteigenaar hier gebruik van wenst te maken.

Stilzwijgende verlengingen worden zoveel mogelijk vermeden om onder andere ongewenst doorlopen van overeenkomsten of onrechtmatigheidsrisico’s te voorkomen.

2.8 Het bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente Meppel bepaalt na onder andere de raming van de opdrachtwaarde en na de bepaling van het hoofdvoorwerp van de opdracht (dienst, levering of werk) welke inkoopprocedure toegepast dient te worden. In voorschrift 3.4 A van de Gids Proportionaliteit staat omschreven met welke aspecten rekening gehouden dient te worden, voor de keuze van de aanbestedingsprocedure.

Inkoopprocedure voor sociale en andere specifieke diensten:

• 1.

  Opdrachtwaarde onder de €750.000,-: Enkelvoudig onderhandse procedure of meervoudig onderhandse procedure. In voorschrift 3.4 A van de Gids Proportionaliteit staat omschreven met welke aspecten rekening gehouden dient te worden, voor de keuze van de aanbestedingsprocedure.

• 2.

  Opdrachtwaarde boven de €750.000,-: Europese aanbesteding of SAS-procedure.

In de inkoophandleiding staan de verschillende procedures (enkelvoudig onderhandse, meervoudig onderhandse en de Europese aanbestedingsprocedure) uitgelegd.

3.1 De inkooporganisatie en contractmanagement/beheer

Binnen de gemeente Meppel fungeert cluster Inkoop als centraal aanspreekpunt op het gebied van inkoop en aanbesteding. Het cluster begeleidt en ondersteunt alle inkoopprocedures boven € 15.000,-. Daarnaast zal dit centrale aanspreekpunt zowel gevraagd als ongevraagd advies uitbrengen aan de organisatie over inkoopvraagstukken in de breedste zin van het woord. Contracten worden in een centrale database beheerd en bewaakt. De juiste contactgegevens dienen op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te zijn. De gemeente Meppel streeft naar een optimaal gebruik en uitnutting van de afgesloten contracten door middel van contractmanagement.

Alle inkopen met een raming vanaf € 15.000 dienen bij cluster Inkoop te worden aangemeld door middel van het invullen van het digitale startformulier inkoop.

3.2 Samenwerking

Om verschillende redenen kan het wenselijk zijn om samen met andere organisaties opdrachten aan te besteden. Bijvoorbeeld wanneer door bundeling van inkoopvolumes en/of het efficiënt uitvoeren van een gemeenschappelijk inkoopproces er op kwalitatief, procesmatig en financieel gebied voordeel valt te behalen. De gemeente Meppel staat positief tegenover samenwerking met andere organisaties. Het al dan niet samen optrekken met andere organisaties is een gezamenlijke afweging tussen de projectleider en de inkoopadviseur.

3.3 Mandaat

Het ondertekenen van een overeenkomst gebeurt door diegene die daar binnen de gemeente Meppel bevoegd voor is conform het geldende mandaatregister. De gemeente Meppel waarborgt daarmee dat alle overeenkomsten en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming worden aangegaan.

3.4 Afwijkingsbevoegdheid

Met afwijkingen van het inkoopbeleid wordt terughoudend omgegaan. Als de projectleider en de inkoopadviseur niet tot overeenstemming kunnen komen over de te volgen procedure, is het advies van de inkoopadviseur leidend. De projectleider kan hier uitsluitend van afwijken op basis van een deugdelijke gemotiveerd besluit en voor zover dit op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Dit afwijkingsbesluit dient door het college van B&W goedgekeurd te worden. Het door de projectleider opgesteld voorstel aan het college om af te wijken van het beleid bevat altijd een advies van de inkoopadviseur. Een afwijking met betrekking tot inhuur van personeel dient door de algemeen directeur worden goedgekeurd conform het geldende mandaatregister. Tot het moment van besluitvorming is in zo'n situatie het advies van de inkoopadviseur leidend.

NB Een afwijkingsbesluit is alleen mogelijk onder de Europese drempel. Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. De actuele Europese aanbestedingsdrempels zijn te vinden op Pianoo.nl.

3.5 Algemene voorwaarden

Op alle inkoopopdrachten zijn de algemene inkoopvoorwaarden van gemeente van toepassing, tenzij branche specifieke voorwaarden passender worden geacht. De voorwaarden van de leveranciers worden uitdrukkelijk van de hand gewezen door de gemeente Meppel.

Voor aanbestedingen met betrekking tot ICT diensten en producten hanteert de gemeente Meppel de GIBIT. Dit zijn de “Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT”.

Binnen het sociaal domein wordt aangesloten bij de landelijke contractstandaarden voor Jeugd en Wmo.

Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden daarop aan te passen.

3.6 Klachtenregeling

Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument uitgelegd op welke wijze een leverancier een klacht kan indienen.

3.7 Registratie en dossiervorming

De gemeente Meppel houdt in het kader van openheid, transparantie en rechtmatigheid voor iedere inkoopprocedure een digitaal dossier bij. Dit dossier wordt bijgehouden om in geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen. Ook kan dit dossier worden gebruikt om (rechtmatigheid)rapporten op te stellen. Daarnaast kan het dossier worden gebruikt als sturingsinstrument voor toekomstige inkoopprocedures.