Inkoop- en aanbestedingsbeleid Laborijn

Laborijn is een samenwerkingsverband in de vorm van een gemeenschappelijke regeling tussen Doetinchem, Montferland en Aalten.

Laborijn is een openbaar lichaam en aanbestedingsrechtelijk aan te merken als een aanbestedende dienst. Gezien het feit dat Laborijn contracten afsluit en verplichtingen aangaat, is het nodig dat zij een eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft.

Laborijn spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij Laborijn plaatsvindt. Laborijn leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is Laborijn continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van Laborijn zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van Laborijn.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Laborijn is grotendeels gebaseerd op het model van de VNG. Uniformiteit bevordert de samenwerking met de gemeenten en vergemakkelijkt het inschrijven door geïnteresseerden.

1.1 Onze missie en visie

Laborijn is een werk- en ontwikkelbedrijf. Wij helpen mensen bij het vinden van betaald werk en als dat (nog) niet lukt ondersteunen wij bij het meedoen in de maatschappij.

Inkomenszekerheid en mensontwikkeling staan bij Laborijn centraal. Zorgen dat inwoners kunnen meedoen op de best passende plek is het uitgangspunt.

Wij zetten ons maximaal in om inwoners te ondersteunen naar betaald werk. Wij vinden namelijk dat iedereen de kans verdient op een zo zelfstandig mogelijk leven. Is dit nog niet mogelijk of lukt het alleen met een vorm van inkomensondersteuning of begeleiding? Ook dan staan wij voor inwoners klaar, in nauwe samenwerking met diverse organisaties. Ook stappen naar zorg, participatie en parttime werk zien wij als resultaten. Wij geloven dat meedoen gelukkig en gezond maakt.

In dit model inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Laborijn wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

Laborijn leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Laborijn efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Laborijn houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten.

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de Laborijn en de contractant. Laborijn spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen

Bij inkopen kan Laborijn ook interne en andere interne en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen Laborijn

Laborijn heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Laborijn wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Laborijn

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van Laborijn en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van Laborijn.

Administratieve lastenverlichting voor zowel Laborijn als voor ondernemers

Zowel Laborijn als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Laborijn verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan Laborijn hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). Laborijn maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

4.1 Algemeen juridisch kader

a. Laborijn leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Laborijn restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet: De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’).

Deze wet biedt 1 kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

De Wet gemeenschappelijke regelingen: Het wettelijke kader voor het openbaar lichaam Laborijn.

De Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn: het document waarin de colleges van de deelnemende gemeenten de kaders hebben vastgelegd waarbinnen Laborijn dient te handelen.

Gids Proportionaliteit: De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Aanbestedingsreglement Werken (ARW): In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

4.2 Algemene beginselen bij inkopen

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Laborijn kan bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Laborijn past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van Laborijn.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Laborijn neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

4.3 Uniforme documenten

Laborijn streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Laborijn past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden Laborijn voor leveringen en diensten

• •

  Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016), zowel onder als boven de Europese drempel

• •

  Klachtenregeling Aanbestedingen Achterhoekse- en Liemerse Gemeenten 2017

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA)

• •

  Bouwblokken SROI Oost-Nederland

• •

  Gids Proportionaliteit (versie 1-1-2022)

4.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende (onder)mandaat- en volmacht regeling van Laborijn. Laborijn wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

4.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.6 Klachtenregeling

De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten.

Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van Laborijn in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van Laborijn 1 . Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld2 . Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen. Ook kan geklaagd worden over optreden van Laborijn dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door Laborijn is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopcoördinatoren van 2 van de overige Achterhoekse gemeenten. Deze inkoopcoördinatoren geven een niet-bindend advies aan Laborijn. Dit advies wordt eveneens aan de ondernemer toegezonden.

Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers3 .Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de Gemeenten in de Achterhoek en de Liemers.

4.7 Privacy

Laborijn verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt vrijwel binnen alle taken die door de deelnemende colleges aan Laborijn zijn overgedragen. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt sinds 25 mei 2018 in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo mogen er niet meer gegevens gedeeld worden dan strikt noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd. Laborijn verwacht daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van Laborijn strikt aan deze eisen houden. Laborijn verwacht dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van Laborijn houden aan de bepalingen zoals deze in de Baseline Informatiebeveiliging voor Nederlandse gemeenten zijn vastgelegd. Laborijn verwacht ook dat persoonsgegevens niet eerder aan een leverancier worden beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkersovereenkomst met Laborijn heeft afgesloten.

5.1 Integriteit

a. Laborijn stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

Laborijn heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen.

De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes van Laborijn. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b. Laborijn contracteert enkel met integere ondernemers.

Laborijn wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Laborijn kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

5.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

a. Bij Inkopen neemt Laborijn sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat Laborijn de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Laborijn stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen.

Laborijn heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft Laborijn als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. Laborijn vergroot de impact van MVI door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• •

  Laborijn analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt

• •

  bij de product- en marktanalyse kan Laborijn inventariseren welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden

• •

  Laborijn promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen

• •

  in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen

• •

  Laborijn stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs

• •

  Laborijn kan digitaal inkopen (e-procurement, e-factureren etc.)

• •

  Laborijn monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen

• •

  Laborijn deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool

• •

  Laborijn is aangesloten bij het SROI beleid van de Regio Achterhoek

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

Veiligheid en gezondheid bij de inkoop van middelen: Laborijn stelt bij de inkoop van middelen eisen aan veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden (Arbo). Dit geldt onder andere voor machines, gereedschappen, kantoorinrichting, reinigingsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen.

Bij iedere inkoop van middelen moet beoordeeld worden of deze:

• •

  voldoen aan de relevante (Arbo)wet- en regelgeving

• •

  geschikt en veilig zijn voor de beoogde gebruikers

• •

  geen onnodige risico’s met zich meebrengen voor de gezondheid (denk aan chemische of ergonomische risico’s).

Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een checklist voor inkoop van middelen. Deze checklist maakt geen deel uit van het inkoopbeleid, maar ondersteunt inkopers en gebruikers bij het maken van veilige en gezonde keuzes volgens het Arbobeleid van Laborijn.

Klimaatbewust inkopen: Laborijn onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Laborijn wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

Biobased inkopen: Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. Laborijn streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair inkopen: Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Laborijn kan bij inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

Internationale Sociale Voorwaarden: De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan Laborijn bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan Laborijn de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

b. Laborijn wil dat inkopen ook een social return opleveren.

Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor Laborijn, op maatschappelijk of sociaal vlak. Laborijn wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij werk, dienst en eventueel levering. Laborijn kan social return inzetten voor:

• •

  het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt

• •

  het stimuleren van sociaal ondernemen

• •

  het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals bestaanszekerheid, onderwijs en zorg

c. Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.

Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt Laborijn bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet toe op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

6.1 Product- en marktanalyse

a. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Laborijn acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Laborijn kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

6.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. Laborijn acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

Laborijn streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Laborijn moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b. Laborijn kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van Laborijn door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Laborijn kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

6.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

a. Laborijn heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Laborijn moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

b. Laborijn heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Laborijn houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan Laborijn doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

c. Laborijn heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij inkopen kan Laborijn opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

6.4 Innovatie

Laborijn kan haar inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maat- schappelijke opgaven. Laborijn zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de ‘right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

6.5 Samenwerkingsverbanden

Laborijn hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

Voor Laborijn zijn dit met name de gemeenten die deelnemen in de GR Laborijn (Doetinchem, Aalten en Montferland), Cedris, de arbeidsmarkt regio, vluchtelingenwerk, instellingen van sociaal- en cultureelwerk, de dak- en thuislozenzorg en andere partijen die zorg en ondersteuning bieden aan de inwoners behorende tot de doelgroepen van Laborijn.

6.6 Bepalen van de inkoopprocedure

Laborijn heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien Laborijn kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij het onderstaande schema met bedragen. Bij deze afweging is het type werk, dienst of levering en de markt van belang.

Volgens het proportionaliteitsbeginsel moet een passende keuze worden gemaakt uit deze procedures. Daarbij dient rekening te worden gehouden met:

• •

  de complexiteit van de opdracht

• •

  het gewenste eindresultaat

• •

  het aantal potentiële inschrijvers

• •

  de transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers

• •

  de omvang van de opdracht

• •

  het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren

Een nationale openbare aanbesteding wordt in de praktijk niet gehanteerd. Een verschil met een Europese aanbesteding is dat bij een nationale openbare aanbesteding alleen Nederlandse partijen mogen inschrijven. Verder is het een vergelijkbaar kostenintensief proces. Daarom heeft Laborijn de nationaal openbare aanbesteding laten vervallen voor zowel diensten, leveringen als werken.

Laborijn zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de algemeen directeur gemotiveerd aangeeft waarom deze hiervan wenst af te wijken.

Hieronder de raming van de opdrachtwaarde met uitzondering van Sociale- en andere specifieke diensten. Deze zogeheten SAS-diensten worden paragraaf 6.7 beschreven.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

1 De drempelbedragen worden iedere 2 jaar door de Europese Commissie herzien aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de Euro en vastgesteld in het Publicatieblad van de EU.

2 De drempelbedragen worden iedere 2 jaar door de Europese Commissie herzien aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de Euro en vastgesteld in het Publicatieblad van de EU.

Belangrijk is dat Laborijn een procedure kiest die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding. Dit afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren en de gemiddelde jaarsom van de opdracht. Het is goed om bij het bepalen van drempelbedragen onder de Europese grens de (administratieve) lasten die dit met zich meebrengt voor zowel Laborijn als de inschrijvers in ogenschouw te nemen. Daarom zijn deze bedragen voor zowel aanbesteding van diensten, leveringen als werken vastgesteld, zodat deze in verhouding staan tot de inspanningen en kosten om een aanbesteding uit te voeren.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Laborijn vraagt minimaal aan 1 ondernemer een offerte.

Voor kleine opdrachten, onder de € 5.000, kent de Laborijn de mogelijkheid om ‘uit de hand’ te gunnen. Dit wil zeggen dat een offerte niet verplicht is (wel gewenst).

Om een goed inkoopdossier op te bouwen en om het proces overzichtelijk en controleerbaar te houden, werken we met een inkoopstartformulier (bijlage 1). Deze is, naast een offerte, verplicht bij inkopen boven de € 5.000.

Bij aankopen tussen de €25.000 en €50.000 kan het nuttig zijn om 3 offertes aan te vragen. Dit om concurrentie te bevorderen, (mogelijk) financiële besparing, een bredere keuze (en dus mogelijk meer kwaliteit) en de doelmatige besteding van overheidsgeld.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

Laborijn ziet meerwaarde in het meervoudig onderhands aanbesteden. Dit biedt (mogelijk) financiële besparing, een bredere keuze (en dus mogelijk meer kwaliteit) en de doelmatige besteding van overheidsgeld.

Laborijn kan bij aankopen boven de €25.000,- de keus maken om ten minste aan 3 ondernemers en ten hoogste aan 5 ondernemers een offerte aan te vragen. Hier kan alleen gemotiveerd van afgeweken worden.

Om een goed inkoopdossier op te bouwen en om het proces overzichtelijk en controleerbaar te houden, werkt Laborijn met een inkoopstartformulier (bijlage 1).

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal Laborijn in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Looptijden contract

Laborijn sluit in beginsel contracten af voor 4 jaar met de mogelijkheid om twee keer met 1 jaar te verlengen. Daarvan kan Laborijn afwijken indien die looptijd niet aansluit bij de levensduur of cyclus van de in te kopen producten of diensten.

6.7 Sociale- en andere specifieke diensten

Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in bijlage 14 bij Richtlijn 2014/24/EG genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime.

Onder de drempel

Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000 is deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing.

Deze diensten kunnen via een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.

Boven de drempel

De specifieke voorschriften die gelden voor een sociale en andere specifieke diensten staan beschreven in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012.

Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht het drempelbedrag van € 750.000 overschrijdt.

Een aankondiging (of een vooraankondiging) en een gunningsbericht zijn bij deze procedure verplicht. In de aankondiging zal Laborijn onder meer de technische specificaties van de opdracht opnemen. Daarbij worden de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure toegelicht. Laborijn publiceert de gunning op TenderNed.

6.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Laborijn wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Laborijn heeft een Budgetbeheersregeling vastgesteld. Hierin is onder andere vastgelegd wie binnen Laborijn verplichtingen kunnen aangaan en tot welk bedrag.

6.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Laborijn bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Laborijn een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Laborijn wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

7.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

7.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen is bij Laborijn als volgt georganiseerd:

Laborijn kent een gecoördineerde inkoopfunctie vanuit vakgroep Facilitair & Inkoop. De afdeling overschrijdende inkoop van producten en diensten wordt gecoördineerd vanuit vakgroep Facilitair & Inkoop.

In de eerste plaats worden de behoeften binnen de organisatie gebundeld met als doel een betere kwaliteit en het bereiken van (financiële) schaalvoordelen. Een tweede voordeel van de gecoördineerde inkoopfunctie is dat de aanwezige kennis en ervaring optimaal wordt benut door samenwerking en door het beleggen van de regie en verantwoordelijkheid bij een vast team van actief betrokken professionals.

Daarnaast is bij inkopen een belangrijke rol weggelegd voor de inhoudelijke professionals ten aanzien van de in te kopen producten en/of diensten waarvan zij kennisdrager en/of gebruiker zijn. We kiezen bewust voor actieve betrokkenheid van de gebruikersorganisatie, waardoor draagvlak voor-, en acceptatie van de contracten wordt verkregen.

Laborijn sluit voor herhalings- en routinematige inkopen (raam)overeenkomsten af met geschikte ondernemers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar 1 enkele ondernemer. Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen de afdelingen, maar ook afdeling overschrijdende, homogene inkopen worden gebundeld met als doel schaalvoordeel te behalen. In het kader van bundeling zoekt Laborijn actief naar mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen. Vakgroep Facilitair & Inkoop heeft hierin een adviserende en initiërende rol.

Alle vragen rondom inkoop en aanbesteden worden centraal belegd bij de vakgroep Facilitair & Inkoop. Deze vakgroep bepaalt, op basis van haar kennis en expertise, het inkoopadvies en de te volgen strategie. Indien nodig schakelt de vakgroep externe expertise in. De vakgroep regisseert het gehele proces en zet de vervolgstappen uit, waarbij externe inzet uitsluitend plaatsvindt op initiatief en onder regie van de vakgroep Facilitair & Inkoop.

Vragen rondom inhuur van personeel zijn vanwege de specifieke kenmerking belegd bij vakgroep HRM. De manager is verantwoordelijk voor de inhuuropdrachten binnen het eigen team. De HRM-adviseur adviseert de manager over de wijze waarop inhuuropdrachten rechtmatig worden ingevuld.

7.3 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het Dagelijks Bestuur (DB) is verantwoordelijk voor inkopen. Het DB heeft haar inkoopverantwoordelijkheden gemandateerd aan de algemeen directeur. De algemeen directeur heeft ondermandaat gegeven aan medewerkers tot het bedrag waar hij toe is gemandateerd. Voor een succesvolle toepassing van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.