AI Beleid Belastingsamenwerking West-Brabant

Bij de inzet van kunstmatige intelligentie gaat BWB uit van publieke waarden en wettelijke verplichtingen. Deze uitgangspunten helpen ons om AI zorgvuldig en maatschappelijk verantwoord toe te passen. Ze vormen het toetsingskader bij het ontwerp van toepassingen met AI, de inkoop van AI-systemen en het gebruik ervan in de organisatie. Voor elke toepassing wegen we af of deze past binnen deze uitgangspunten, en of aanvullende maatregelen nodig zijn. We hanteren daarbij de volgende uitgangspunten:

• 1.

  AI is ondersteunend, nooit leidend

  AI mag geen beslissingen nemen die inwoners direct negatief raken, zoals het afwijzen van een bezwaar of een verzoek om kwijtschelding. De menselijke maat blijft leidend: een medewerker is altijd eindverantwoordelijk.

• 2.

  Transparantie en uitlegbaarheid

  De werking van AI moet voor collega’s én inwoners begrijpelijk zijn. Dat betekent inzicht in hoe beslissingen tot stand komen, welke data gebruikt zijn, hoe het systeem functioneert en hoe mens en systeem samenwerken.

• 3.

  Geen discriminatie of vooringenomenheid

  We accepteren geen discriminatie of onbedoelde vooringenomenheid. We toetsen vooraf en regelmatig of een AI-toepassing mensen in gelijke situaties ongelijk zou kunnen behandelen, bijvoorbeeld op basis van afkomst, geslacht of leeftijd. Indien nodig nemen we aanvullende maatregelen om dit te voorkomen.

• 4.

  Privacy en gegevensverwerking (AVG)

  AI respecteert privacy: wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel, en zorgen voor anonimisering of pseudonimisering, tenzij dat niet uitvoerbaar is. Indien volledige dataminimalisatie niet mogelijk is, hanteren wij het beginsel van proportionaliteit en evenredigheid: de verwerking moet in verhouding staan tot het doel en zorgvuldig worden begrensd. We verwerken alleen gegevens binnen de kaders van de AVG. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met een geldige grondslag. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) adviseert hierbij.

• 5.

  Informatiebeveiliging (BIO)

  AI-systemen moeten voldoen aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dat betekent: vooraf risico’s analyseren, goed toegangsbeheer regelen, en toezicht houden via logging en monitoring. De CISO adviseert hierover.

  We zetten AI alleen in als de baten opwegen tegen de risico’s. Toepassingen zonder duidelijke meerwaarde of met disproportionele impact op privacy, veiligheid of uitvoerbaarheid worden niet ingezet. Daarnaast gebruiken we nooit AI-diensten die onze input of data gebruiken voor eigen training. Alleen in uitzonderlijke gevallen, met onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming, mag een model getraind worden op BWB-data.

• 6.

  Voorkeur voor Europese aanbieders

  Bij gelijke geschiktheid kiezen we voor Europese dienstverleners die uitsluitend gebruikmaken van in Europa gehoste diensten. Zo beperken we afhankelijkheid van grote commerciële platforms en vermijden we risico’s van aanbieders uit landen met een offensief cyberprogramma. Alleen als een platform voldoet aan onze eisen voor privacy, veiligheid en transparantie, kan hiervan worden afgeweken.

• 7.

  Milieu-impact en duurzaamheid

  AI vergt veel energie. Daarom vragen we leveranciers om inzicht in het energieverbruik en geven we de voorkeur aan duurzame, efficiënt gehoste oplossingen. Medewerkers gebruiken AI bewust en alleen wanneer het echt functioneel iets oplevert, bijvoorbeeld tijdswinst of kwaliteitsverbetering.

• 8.

  Ethische toets bij maatschappelijke impact

  Toepassingen die vermoedelijk invloed hebben op inwoners of publieke waarden zoals gelijke behandeling, privacy, transparantie en menselijke controle worden vooraf ethisch getoetst.

  We kijken dan naar aspecten als rechtvaardigheid, autonomie, menselijke waardigheid en duurzaamheid. Alleen als deze toets positief is, gaan we verder met de toepassing.

Medewerkers van BWB mogen AI gebruiken als hulpmiddel in hun werk, zolang zij zich houden aan een aantal duidelijke spelregels. AI kan bijvoorbeeld helpen bij het herschrijven van teksten, het samenvatten van openbare documenten of het genereren van ideeën. Tegelijkertijd zijn er risico’s, zoals privacy, datalekken of misleidende output. Daarom gelden de volgende richtlijnen:

Wat mag en wat niet?

Ondersteuning

Wij ondersteunen medewerkers bij het verantwoord gebruik van AI. In het Teams-kanaal Artificial Intelligence (AI) kun je vragen stellen, ervaringen delen en tips uitwisselen. Indien nodig organiseren we verdiepende sessies of bieden we aanvullende ondersteuning.

AI wordt niet alleen binnen de organisatie toegepast. Ook externe partijen zoals softwareleveranciers, ingehuurde specialisten of controlemedewerkers kunnen AI inzetten bij het uitvoeren van werkzaamheden voor BWB, bijvoorbeeld voor data-analyse, tekstverwerking of advisering.

Om te voorkomen dat ons beleid wordt omzeild via uitbesteding, gelden ook voor deze externe partijen duidelijke spelregels. Hun inzet van AI moet altijd passen binnen de kaders van dit beleid.

Daarom stellen wij de volgende eisen:

• ✔

  Meldplicht vooraf: de externe partij geeft vooraf aan of en hoe AI zal worden ingezet;

• ✔

  Inzicht in de toepassing: er wordt uitgelegd welk AI-systeem wordt gebruikt, op welke gegevens het werkt en wat het doel is van de inzet;

• ✔

  Schriftelijke verklaring: de partij verklaart schriftelijk dat geen persoonsgegevens of organisatiegegevens van BWB worden gebruikt voor training van AI-modellen, en dat deze beperking technisch is afgedicht;

• ✔

  Aantoonbare naleving van dit beleid: de toepassing voldoet aantoonbaar aan de uitgangspunten op het gebied van privacy, uitlegbaarheid, veiligheid en duurzaamheid zoals vastgelegd in dit AI-beleid.

Deze voorwaarden zorgen ervoor dat uitbesteding niet leidt tot verlies van controle of tot risico’s die wij intern níet zouden accepteren. Het ligt dan ook voor de hand om deze afspraken op te nemen in de overeenkomst met de betreffende partij.

Om AI op een verantwoorde manier te kunnen inzetten, is niet alleen beleid nodig, maar ook structuur en continu toezicht. Binnen BWB is daarom geregeld hoe nieuwe toepassingen worden getoetst, hoe we ruimte bieden voor gecontroleerde experimenten en op welke manier het beleid wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Werkgroep AI

Binnen BWB wordt een werkgroep AI ingericht. Deze bestaat uit een vertegenwoordiger van het MT, de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Chief Information Security Officer (CISO), de informatiemanager en de innovatieadviseur. De werkgroep is het centrale coördinatiepunt voor AI binnen de organisatie en ziet toe op de toepassing van dit beleid in de praktijk.

Nieuwe toepassingen

Nieuwe AI-toepassingen worden altijd vooraf gemeld bij de FG of de CISO. Dit geldt voor zowel interne voorstellen van medewerkers als voor toepassingen die door leveranciers worden ingebracht. De werkgroep AI beoordeelt deze toepassingen vooraf op risico’s en randvoorwaarden. Daarbij wordt onder andere gekeken naar:

• -

  de werking en uitlegbaarheid van de toepassing;

• -

  het gebruik van gegevens;

• -

  beveiligingsmaatregelen;

• -

  ethische aspecten;

• -

  de omgeving waarin AI wordt toegepast (bij voorkeur afgeschermd of gecontroleerd);

• -

  en de risicocategorie volgens de Europese AI-verordening (AI Act): onaanvaardbaar, hoog, beperkt of minimaal risico.

• -

  Alle goedgekeurde AI-toepassingen worden opgenomen in het interne algoritmeregister van BWB.

Ruimte voor experiment

We erkennen het belang van leren en experimenteren. AI-toepassingen kunnen pas goed worden beoordeeld als ze in de praktijk zijn uitgeprobeerd. Daarom maken we ruimte voor gecontroleerde pilots, waarbij AI op beperkte schaal wordt getest — bijvoorbeeld binnen een afgebakende werkomgeving, met fictieve gegevens of binnen een geselecteerd team.

Voor deze experimenten gelden dezelfde uitgangspunten als voor structurele inzet. Ze worden vooraf afgestemd met de werkgroep AI en moeten voldoende zicht geven op werking, gegevensgebruik, beveiliging en mogelijke maatschappelijke gevolgen. Op deze manier bouwen we gecontroleerd ervaring op, zonder onaanvaardbare risico’s.

Jaarlijkse evaluatie

De technologische ontwikkelingen rond AI gaan snel. Daarom evalueert de werkgroep AI dit beleid minimaal één keer per jaar. Signalen uit de organisatie, maatschappelijke trends, nieuwe wetgeving of opgedane ervaringen kunnen aanleiding zijn om het beleid aan te passen. De werkgroep neemt hierin het initiatief en betrekt waar nodig het MT en andere relevante onderdelen van de organisatie.