Regeling vervallen per 24-12-2015

Verordening Onderzoeken naar Doelmatigheid en Doeltreffendheid provincie Fryslân 2005

Geldend van 01-01-2005 t/m 23-12-2015

Verordening Onderzoeken naar Doelmatigheid en Doeltreffendheid provincie Fryslân 2005

Verordening voor periodiek onderzoek door Gedeputeerde Staten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    doelmatigheid:

  • het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, dan wel met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken.

  • b.

    doeltreffendheid:

  • de mate waarin de geformuleerde beleidsdoelen en resultaten ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderzoeksopdracht

  • 1 Gedeputeerde Staten onderzoeken periodiek de doelmatigheid van de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen, en toetsen de doeltreffendheid van het in de programma’s en paragrafen geformuleerde beleid.

  • 2 Gedeputeerde Staten stellen hiertoe jaarlijks op basis van een risico-inschatting een onderzoeksplan op, waarin de op doelmatigheid en doeltreffendheid te onderzoeken onderwerpen worden benoemd.

Artikel 3 Onderzoeksplan

  • 1 Gedeputeerde Staten geven jaarlijks in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting het onderzoeksplan over de te verrichten onderzoeken op hoofdlijnen weer, en verstrekken de rekenkamer(functie) een overzicht van de te verrichten onderzoeken.

  • 2 Gedeputeerde Staten vermelden daarbij welke eventuele verbanden er naar mening van het college zijn tussen de onderzoeken van het college en de voorgenomen en reeds lopende onderzoeken van de rekenkamer(functie).

  • 3 In het onderzoeksplan worden de kosten van de onderzoeken aangegeven alsmede welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de geplande onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Gedeputeerde Staten rapporteren jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en het jaarverslag over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid, en bij de desbetreffende programma’s over de voorgang van de onderzoeken naar de doeltreffendheid.

Artikel 5 Rapportage en plan van verbetering

  • 1 De uitkomsten van ieder onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen ter verbetering.

  • 2 Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stellen Gedeputeerde Staten indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de rekenkamer(functie) aangeboden. Gedeputeerde Staten nemen op basis van het plan van verbetering maatregelen.

  • 3 Gedeputeerde Staten geven in het jaarverslag op hoofdlijnen de onderzoeksresultaten en de voorgenomen verbeteracties weer.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Verordening onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Fryslân 2005’.

Ondertekening

Leeuwarden, 3 november 2004

voorzitter drs. E.H.T.M. Nijpels

griffier O. Bijlsma

Toelichting

Artikel 1 Definities Enkele belangrijke termen en afkortingen welke in de verordening worden gebruikt worden nader toegelicht.

Artikel 2 Onderzoeksopdracht In artikel 2 lid 1 wordt het College van Gedeputeerde Staten opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering kan zich richten op de organisatie-eenheden en de bedrijfsprocessen. Hiervoor kan men kijken naar de provinciale taken.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Om te verzekeren dat onderdelen van de provincie op doelmatigheid en doeltreffendheid worden onderzocht, verplicht het artikel 2 lid 2 dat jaarlijks een onderzoeksplan wordt opgesteld. De keuze van de onderzoeken moet onderbouwd worden. Onderzoeken vinden plaats, omdat er behoefte of noodzaak toe is. De onderbouwing zal moeten komen vanuit de risico-inschatting van de provincie. De provincie zal in moeten schatten op welke onderdelen het risico t.a.v. doelmatigheid het hoogst is. Dit geldt overigens ook voor doeltreffendheid, waar-bij ook het politieke belang een grote rol speelt.

Artikel 3 Onderzoeksplan De beslissing wàt te onderzoeken is aan het College van Gedeputeerde Staten. Het College van Gedeputeerde Staten stelt het onderzoeksplan vast. Vanzelfsprekend zullen de Provinciale Staten willen weten wat de plannen zijn. Dit wordt gecommuniceerd in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het nog globaal.

Lid 2 benadrukt de relatie tussen de onderzoeken van de rekenkamer(functie) en de onderzoeken door het College van Gedeputeerde Staten. Het College zal dit in haar plan moeten toelichten.

In lid 3 wordt benadrukt dat zowel de kosten als de beschikbare budgetten expliciet in het onderzoeksplan aan de orde moeten komen.  

Artikel 4 Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringparagraaf van begroting en jaarverslag dienen inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Er zijn dus twee rapportagemomenten. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken ten aanzien van de interne onderzoeken naar de doelmatigheid. De voortgang van de onderzoeken naar doeltreffendheid zal bij de desbetreffende programma’s aan de orde komen.

Artikel 5 Rapportage en plan van verbetering In dit artikel wordt vorm gegeven aan de communicatie met de Provinciale Staten en de rekenkamer(functie). Met de instelling van de onderzoeken beoogt de Provincie Fryslân de transparantie van provinciaal handelen te vergroten. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook op hoofdlijnen neergelegd in het jaarverslag. Op verzoek van Provinciale Staten kunnen de volledige onderzoeksresultaten beschikbaar worden gesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren.

Artikel 6 Inwerkingtreding Deze verordening treedt vanaf 1 januari 2005 in werking.

Artikel 7 Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in provinciale stukken naar deze verordening kan verwijzen.