Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2010

Artikel 1 Fractiebijdrage

De fracties in Provinciale Staten zoals omschreven in artikel 4 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van Fryslân, ontvangen ten laste van de provinciale kas een bijdrage als tegemoetkoming in de kosten die nodig zijn om de fractie goed te laten functioneren.

Artikel 2 Bestedingsdoeleinden

• 1.

  De fractiebijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde en reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen te worden bestreden uit vergoedingen die de leden ingevolge de Provinciewet en daarop gebaseerde provinciale verordeningen anderszins reeds ontvangen.

• 2.

  Bij twijfel omtrent de aanvaardbaarheid van uitgaven in de zin van de onderhavige regeling beslist de Commissaris van de Koningin, na overleg met het presidium van Provinciale Staten van Fryslân.

Artikel 3 Berekening fractiebijdrage en bijdrage fractieondersteuning

• 1.

  De in artikel 1 bedoelde bijdrage bedraagt € 7.150,44 per fractie per jaar, aangevuld met een jaarlijks bedrag van € 2.280,80 per fractielid (prijspeil 01-01-2010).

• 2.

  Aan een fractie die bij de voorbereiding en de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik maakt van fractiemedewerkers en/of secretariële ondersteuners, wordt uit de provinciale kas bovendien een bijdrage verleend naar rato van de omvang van de fractie. Het personeelsbudget waarop een fractie aanspraak kan maken wordt berekend volgens navolgende verdeelsleutel (prijspeil 01-01-2010):

• -

  bij 1 t/m 4 fractieleden : € 63.318,56 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus € 7.564,26 voor secretariële ondersteuning;

• -

  bij 5 t/m 8 fractieleden: € 94.977,84 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus € 15.128,52 voor secretariële ondersteuning;

• -

  bij 9 t/m 12 fractieleden: € 126.637,12 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus € 22.692,77 voor secretariële ondersteuning;

• -

  bij 13 fractieleden of meer: € 158.296,40 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus € 22.692,77 voor secretariële ondersteuning

• 3.

  Per fractie wordt een bijdrage verleend ten behoeve van het werkgeversaandeel in de pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekeringen voor de fractieondersteuning. Het budget dienaangaande waarop een fractie aanspraak kan maken wordt berekend volgens de volgende verdeelsleutel (prijspeil 01-01-2010)

•  bij 1 t/m 4 fractieleden: € 9.454,57

•  bij 5 t/m 8 fractieleden: €14.969,74

•  bij 9 t/m 12 fractieleden: €20.484,90

•  bij 13 fractieleden of meer: €20.484,90

• Deze bijdrage dient schriftelijk te worden aangevraagd bij de griffier.

• 4.

  Over een gedeelte van een kalenderjaar wordt in de leden 1, 2 en 3 vermelde bedrag naar rato berekend.

• 5.

  De in het eerste en het tweede lid genoemde vergoedingen worden jaarlijks per 1 januari verhoogd op basis van het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie in Nederland geldende voor de maand september, ingaande 1 januari 2011).

Artikel 4 Verandering zeteltal en splitsing fractie 

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie tengevolge van verkiezingen verandert, gaat de verandering van het budget in op de dag waarop de nieuw gekozenen worden beëdigd.

• 2.

  Indien een fractie tengevolge van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt het recht op een bijdrage aan die fractie met ingang van de dag waarop het statenlidmaatschap van de leden eindigt. Artikel 3, lid 4 is van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode kunnen gedurende deze periode aan de betrokken fracties tezamen niet meer bijdragen worden verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie geldende maximumbudget, dat wordt verdeeld naar evenredigheid van de aantallen bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 5 Voorschotten

• 1.

  De in artikel 3 omschreven bijdragen worden elk jaar in een tweetal halfjaarlijkse termijnen, respectievelijk in de maanden januari en juli uitgekeerd aan de penningmeester van de fractie.

• 2.

  In afwijking van het in lid 1 bepaalde wordt in het jaar waarin verkiezingen van Provinciale Staten plaats vinden, het bedrag van de eerste termijn berekend over de periode tot en met de dag waarop de oude statenleden aftreden; de tweede termijn wordt berekend over de resterende periode van het jaar.

• 3.

  De in artikel 3, lid 2 en 3, bedoelde bijdragen worden bij voorschot uitgekeerd; zij worden na afloop van de periode waarvoor zij bedoeld zijn, aan de hand van een ingediende declaratie en na een externe accountantscontrole vastgesteld door Provinciale Staten.

• 4.

  In afwijking van het vorige lid blijft uitkering van een voorschot op grond van artikel 3, lid 2 en 3, aan een fractie achterwege wanneer de betaling van de medewerkers/ onder-steuners van die fractie op haar verzoek door de provinciale dienst wordt uitgevoerd.

Artikel 6 Reserves

• 1.

  Het in enig jaar niet gebruikte deel van de fractiebijdrage mag gelimiteerd gereserveerd worden ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2.

  De reserve, bedoeld in het eerste lid, is per 1 januari – voor de eerste keer per 1 januari 2007 – niet groter dan 10 % van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 3 lid 1.

• 3.

  Het jaarlijks cumuleren van reserves is toegestaan tot een maximum van 30 % over drie jaar.

• 4.

  In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, blijft de tot 1 januari 2006 opgebouwde reserve bij de berekening over het jaar 2006 en volgende jaren buiten beschouwing.

• 5.

  Rentebaten over de opgebouwde reserve dienen te worden toegerekend aan het fractie-budget.

• 6.

  In afwijking van het bepaalde in het vijfde lid, blijven de rentebaten over de reserves tot 1 januari 2006 buiten beschouwing.

• 7.

  Na verkiezingen blijft de reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in Provinciale Staten, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten, gehoord het presidium, als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 8.

  Bij zetelwinst en zetelverlies wordt de maximaal toegestane reserve herberekend. Bij het eerstvolgende voorschot wordt een eventuele overschrijding van de maximale reserve in mindering gebracht.

• 9.

  Bij splitsing van een fractie wordt de reserve, naar rato van het aantal fractieleden, verdeeld onder de oorspronkelijke en de nieuwe fractie.

• 10.

  Indien een fractie tengevolge van verkiezingen ophoudt te bestaan, wordt de opgebouwde reserve uiterlijk vier maanden nadat het statenlidmaatschap is geëindigd teruggestort in de provinciale kas.

Artikel 7 Verantwoording en controle 

• 1.

  De gemaakte kosten moeten zijn betaald op basis van facturen en bij betaling aan natuurlijke personen moet er een salarisadministratie óf een gespecificeerde declaratie zijn.

• 2.

  Fracties stellen jaarlijks op uniforme wijze een financiële verantwoording op aan de hand van het door het presidium vastgestelde verantwoordingsmodel, zoals opgenomen in bijlage 1.

• 3.

  De penningmeester van de fractie dan wel diens vervanger legt jaarlijks vóór 1 april bij de griffier van Provinciale Staten verantwoording af van de ten laste van de bijdragen gedane uitgaven.

• 4.

  De gedeclareerde uitgaven worden getoetst aan het normenkader ‘declarabele kosten’ zoals vastgesteld door het presidium en opgenomen in bijlage 2. Het presidium is bevoegd genoemd normenkader te wijzigen. In ieder geval jaarlijks zal het normenkader worden herzien.

• 5.

  In het geval dat op verzoek van een fractie de salarisadministratie van de betreffende fractiemedewerkers en –ondersteuners door de provincie wordt uitgevoerd, zendt het hoofd van de financiële administratie van de provinciale dienst vóór 1 februari na afloop van het kalenderjaar aan de penningmeester van de fractie een overzicht van de door hem gedane betalingen.

• 6.

  Controle van de verantwoordingsstukken heeft plaats door een extern accountant. De accountant verstrekt voor aanvang van het zomerreces een rapport van bevindingen en brengt daarover verslag uit aan Provinciale Staten. Een fractie verschaft te allen tijde inzage in de administratie en daarbij behorende stukken voor zover dit nodig is voor een beslissing over het vaststellen van de bijdrage.

• 7.

  Het rapport van bevindingen geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:

  • a.

    de financiële verantwoording een getrouw beeld geeft van zowel de inkomsten en uitgaven als een verloop overzicht van de reserve.

  • b.

    de inkomsten en uitgaven, alsmede het reserveverloop rechtmatig tot stand zijn gekomen en

  • c.

    de financiële verantwoording is opgesteld aan de hand van het door het presidium vastgestelde format, zoals opgenomen in bijlage 3.

• 8.

  Het verslag van bevindingen van de accountant geeft aan of het financiële beheer adequaat is en maakt melding van eventuele onrechtmatigheden in de financiële verantwoordingen.

• 9.

  Provinciale Staten stellen na ontvangst van het verslag van bevindingen van de accountant en na daarover advies te hebben ingewonnen bij het presidium, per fractie de bedragen vast van de definitieve bijdragen en de hoogte van de eventueel teveel ontvangen voorschotten.

Artikel 8 Sancties

Indien een fractie niet aan de vereisten - zoals opgenomen in artikel 2, lid 1, en in artikel 7, lid 1, 2, 3 en 5 - voldoet, wordt de uitkering van de halfjaarlijkse termijnen onverwijld stopgezet.

Artikel 9 ICT voorzieningen fractieondersteuning 

• 1.

  Per fractie wordt desgewenst één computer met toebehoren in verband met werkzaamheden voor de fractie en ten laste van de provinciekas beschikbaar gesteld voor functioneel gebruik in de fractiekamer in het provinciehuis, alsmede één computer ten behoeve van één fractiemedewerker, onder voorwaarde dat een bruikleenovereenkomst met de provincie Fryslân wordt afgesloten.

• 2.

  Voor zover fracties over meer dan één fractiemedewerker beschikken, wordt het aantal door de provincie beschikbaar te stellen computers bepaald aan de hand van de navolgende verdeelsleutel:

•  Bij 1 t/m 4 fractieleden: 2 computers;

•  Bij 5 t/m 8 fractieleden: 3 computers;

•  Bij 9 t/m 12 fractieleden: 3 computers;

•  Bij 13 of meer fractieleden: 4 computers

• 3.

  Installatie van de computer met toebehoren geschiedt kosteloos door de provincie. Deze regelt tevens de aansluiting.

• 4.

  Het verzoek om een computer met toebehoren, als vastgelegd overeenkomstig de door Provinciale Staten vastgestelde standaard, in bruikleen te ontvangen wordt schriftelijk ingediend aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de Staten, dan wel bij het in dienst treden van een fractie.

• 5.

  De in lid 1 bedoelde bruikleenovereenkomst wordt afgesloten voor de duur van de lopende zittingsperiode.

Artikel 10 ICT voorziening eerst opvolgenden

• 1.

  Een eerst opvolgende op de lijst van een in de staten vertegenwoordigde partij die op voordracht van de betreffende fractie door Provinciale Staten als niet-statenlid is benoemd in een statencommissie, heeft desgewenst recht op een computer met toebehoren.

• 2.

  Als een eerst opvolgend statenlid besluit af te zien van een lidmaatschap als niet-statenlid van een statencommissie en vervolgens het daarop volgend statenlid als zodanig door de fractie wordt voorgedragen en door Provinciale Staten benoemd, wordt deze laatste voor de toepassing van deze regeling beschouwd als het eerst opvolgend statenlid.

Artikel 11 Ambtelijke bijstand 

De voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslaging en de besluitvorming van Provinciale Staten is pri-mair een taak van de fractieondersteuning. Wordt daarvoor bijstand en ondersteuning vanuit de provinciale dienst gewenst geacht, dan wordt het desbetreffende verzoek door tussenkomst van de griffier van Provinciale Staten en de Algemeen Directeur voorgelegd aan het college van Gedeputeerde Staten.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1.

  De griffier van Provinciale Staten is belast met de uitvoering van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van Provinciale Staten is geplaatst.

• 3.

  Met de inwerkingtreding van deze verordening komt de verordening ondersteuning sta-tenfracties provincie Fryslân 2007, zoals vastgesteld door Provinciale Staten op 24 januari 2007 te vervallen.

• 4.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2010”.