Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025

1. Definities/begrippen

Budget: Besteedbaar bedrag om door de raad vastgestelde doelen te realiseren

Budgethouder: Is verantwoordelijk voor het bewaken van het toegewezen budget en zorgt voor afhandeling van facturen en nota’s. Houdt beleidsmatige ontwikkelingen in de gaten. Geeft de gevraagde gegevens voor de P&C documenten. Het GMT wijst de budgethouder aan

Budgetverantwoording: Toelichten van aanvraag, besteding en afwijkingen van het budget

Concessieopdracht: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meerdere dienstverleners en de overheid, bedoeld als in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet

Contractbeheerder: Budgethouder of regionale partij die de (raam)overeenkomsten afsluit namens de gemeente Beesel en is contactpersoon van de gemeente Beesel bij de aanbieder

Contractenbank: Overzicht lopende contracten waarbij contractbeheerder, datum van ingaan, de waardebepaling en datum van opzegging zijn opgenomen

Diensten: Leveren van niet-fysieke producten die niet vallen onder werken, als bedoeld als in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet

Documentatie prestatielevering: De documentatie van de prestatielevering (het bewijs) dient van dusdanige kwaliteit te zijn dat de gemeente kan aantonen dat de vastgelegde of toegelichte transacties en gebeurtenissen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Daarnaast dient de documentatie te onderbouwen dat de transacties en gebeurtenissen bedrijfsmatig van aard zijn en betrekking hebben op de gemeente

Factuurafhandeling: Het controleren op de juistheid en verwerking van een factuur

Inkoopdossier: Digitaal dossier dat in het zaaksysteem Djuma

Inkoop (procedure): (Rechts)handelingen van de gemeente Beesel gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben

Kostprijsverhogende Btw: De btw die we niet via de btw-compensatiefonds of regulier via de Belastingdienst kunnen verrekenen

Levering: Aankoop, lease of huur van fysieke producten, als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

Ontoereikend budget: Overschrijding of ontbreken van budget waarvoor mogelijk toestemming moet worden gevraagd, of een verklaring moet worden gegeven

Prestatielevering: Bewijs van leveren van levering, dienst en werken

Raamovereenkomst: Schriftelijke overeenkomst met één of meerdere aanbieders om gelijksoortige opdrachten te kunnen plaatsen. Er worden voorwaarden afgesproken zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd

Sociaal en andere specifieke diensten (SAS): Diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten

Waardebepaling opdracht: Het op objectieve wijze ramen naar waarde van uitnodiging tot inschrijving of aankondigen van een opdracht

Werken: Leveren van bouwkundige en civieltechnische werkzaamheden, als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet

4. Waardebepaling van de opdracht

De aanbestedende dienst raamt de waarde van de voorgenomen overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van artikel 2.13 uit de Aanbestedingswet.

5. Inkoopprocedure leveringen, diensten en werken

Bij het bepalen van de inkoopprocedure gaan we uit van onderstaande schema’s.

Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten

Concessieovereenkomst

9. Factuurafhandeling

De budgethouder controleert via de module "factuurafhandeling" in K2F de factuur.

• 1.

  De factuur moet gericht zijn aan de gemeente Beesel met het volledige postadres of postbusnummer van de gemeente Beesel

• 2.

  Op de factuur moet de juiste naam, adresgegevens, rekeningnummer, Btw-nummer en het Kamer van Koophandel nummer van de leverancier staat

• 3.

  De hoeveelheden die op de factuur en de bestelopdracht staan moeten overeenkomen met de werkelijke ontvangen hoeveelheden

• 4.

  De prijzen, inclusief de in rekening gebrachte btw, die op de factuur staan moeten overeenkomen met de bestelopdracht

• 5.

  De prestatielevering moet worden toegevoegd

• 6.

  Als de factuur akkoord is, accordeert de budgethouder de factuur digitaal in K2F

• 7.

  De budgethouder onderbouwt of de prestatie is geleverd (zie punt 12 ‘Prestatieverklaring’).

• 8.

  In de module factuurafhandeling de begrotingspost (FCL, ECL en eventueel taaknummer) aan waarop de factuur verantwoord moet worden

• 9.

  De factuur moet binnen 5 werkdagen door de budgethouder afgehandeld zijn

• 10.

  Als de factuur nog niet betaald mag worden, dan geeft de budgethouder de factuur de status "Parkeren" en vermeld in het notitieveld de reden hiervan

11. Budgetverantwoording

Bij de tussentijdse bestuursrapportages en de jaarrekening rapporteert de budgethouder bij afwijkingen groter dan € 50.000 op FCL-niveau per kalenderjaar.

ln de financiële verordening hebben we nadere voorschriften over de tussentijdse rapportages, informatie en frequentie opgenomen.

12. Prestatieverklaring

In onderstaande tabel wordt aangeven bij welke factuurwaarde de prestatielevering op welke manier onderbouwt moet worden.

Indien een onderbouwing met documentatie nodig is dan kan dat door bijvoorbeeld:

Vastlegging foto, aanwezigheid van een contract of getekende rapporten

Voor een aantal zaken geldt een uitzonderingen op de prestatielevering omdat ze zichtbaar zijn.

De uitzonderingen zijn opgenomen in bijlage 1.

13. Overige regelingen

De budgethouder moet zich tevens houden aan de wettelijke voorschriften en alle overige verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen.