VERORDENING KLANKBORDGESPREKKEN BURGEMEESTER HILVERSUM 2025

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

a. gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b. commissie: commissie die de klankbordgesprekken voert (‘kleine vertrouwenscommissie’);

c. voorzitter: de voorzitter van de commissie;

d. referenten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouders, gemeentesecretaris, griffier, bestuurlijke partners uit de regio, bestuurlijke partners uit het veiligheidsdomein (gemeentelijk, regionaal, nationaal);

e. commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

f. handreiking: Handreiking burgemeesters; benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, december 2020.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen ex artikel 84 Gemeentewet.

2. De commissie voert jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.

Artikel 3 Organisatie van de gesprekken

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

4. De griffier is de secretaris van de commissie.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1. De commissie bestaat uit ten minste drie en maximaal vier raadsleden en zij worden benoemd door de gemeenteraad.

2. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

3. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.

4. De voorzitter van de commissie als bedoeld in lid 3 treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en woordvoerder van de commissie, naar de raad en daarbuiten.

5. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

Artikel 5 Geheimhouding

1. De commissie vergadert achter gesloten deuren.

2. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

3. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in lid 1 en 2 wordt voldaan.

4. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van de documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

Artikel 6 Voorbereiding gesprek

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. Voordat het klankbordgesprek plaatsvindt is er overeenstemming tussen de commissie en de burgemeester over het proces en tijdspad richting het klankbordgesprek.

4. De commissie bepaalt welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Raadsfracties worden in elk geval geraadpleegd.

5. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en de bespreekpunten.

6. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier

mee.

7. Bij verhindering van 2 of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7 Het gesprek

1. Het gesprek vindt plaats achter gesloten deuren.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4. De volgende onderwerpen passen in een klankbordgesprek en kunnen aan bod komen:

a. de burgemeester als voorzitter van de raad en het presidium;

b. de burgemeester als voorzitter van het college van B&W;

c. de burgemeester als hoeder van het duale proces;

d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e. de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid, communicatie, juridische zaken;

f. de burgemeester in contact met inwoners, organisaties en bedrijven;

g. de burgemeester in contact met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

h. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio en daarbuiten;

i. de burgemeester als voorzitter van de Regio Gooi- en Vechtstreek;

j. de burgemeester als voorzitter van de Veiligheidsregio en lid van het interregionale Veiligheidsberaad;

k. de nevenfuncties en integriteit;

l. aan de profielschets gerelateerde, competenties;

m. doelen en ambities voor de komende periode, mede in relatie tot ontwikkelingen in de gemeente;

n. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken en/of die voor de toekomst worden vastgelegd.

Artikel 8 Verslaglegging

1. Van het klankbordgesprek wordt een samenvattend verslag opgesteld, waarin ook de voorbereiding wordt betrokken. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt.

2. De griffier stelt het verslag op. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid te reageren op het verslag. Daarna wordt het door de leden van de commissie en de burgemeester ondertekend voor akkoord.

3. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4. Het samenvattende verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het voorbereidingsproces en het besprokene, inclusief eventueel gemaakte afspraken.

5. Een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 9 Archivering

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of wanneer twijfel bestaat over de toepassing

van deze verordening beslist de commissie op het voorstel van de voorzitter na raadpleging van de handreiking.

Artikel 11 Intrekking, inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking een dag na de datum van publicatie onder intrekking van de verordening functioneringsgesprekken burgemeester Hilversum 2011.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Klankbordgesprekken Burgemeester Hilversum 2025

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 oktober 2025,

De raadsgriffier, De voorzitter,

dr. M. Pen dr. Ir. G.M. van den Top