Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

c. auditcommissie: adviescommissie van de raad die adviezen uitbrengt over financieel gerelateerde onderwerpen;

d. boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;

e. college: het college van burgemeester en wethouders;

f. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

g. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

h. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

i. rechtmatigheidsverantwoording: rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de gemeentelijke verordeningen;

j. afwijkingen: de som van de fouten en de onzekerheden in de uitvoering van de controle;

k. goedkeuringstolerantiegrens: het drempelbedrag, uitgedrukt in een percentage van de totale werkelijke lasten (exclusief toevoegingen aan reserves), waarbij het oordeel van de accountant afhangt of de afwijkingen onder het drempelbedrag blijven dan wel boven het drempel bedrag uitstijgen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een door de raad te bepalen periode.

2. De auditcommissie bereidt - in overleg met de raad - de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

a. de toe te passen goedkeuringstolerantiegrens en rapporteringsgrens zoals opgenomen in artikel 2a eerste en vierde lid;

b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

c. eventuele inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

d. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

e. de frequentie en eventuele inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

4. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 2a Goedkeuringstolerantie- en rapporteringsgrens

1. De goedkeuringstolerantiegrens voor afwijkingen bedraagt 2% van de totale werkelijke lasten (exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves) en geldt voor de gehele jaarrekening inclusief de bijlagen.

2. Indien de afwijkingen de goedkeuringstolerantiegrens overschrijden onthoudt de

accountant een goedkeurende accountantsverklaring aan de jaarrekening.

3. De accountant onthoudt ook een goedkeurende accountantsverklaring wanneer in de

rechtmatigheidsverantwoording geen melding wordt gemaakt van afwijkingen die groter

zijn dan de verantwoordingsgrens, zoals vastgesteld in de Beleidsnota rechtmatigheid

Halderberge, én het college dit verzuim niet (tijdig) heeft hersteld.

4. De rapporteringsgrens voor afwijkingen bedraagt € 100.000 per soort bevinding.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid gemeente Halderberge, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het college zorgt voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

3. Het college zorgt voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

b. hoe hij de controlewerkzaamheden uitvoert met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad (de auditcommissie) en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het college

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.

2. Het college zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college op diens verzoek schriftelijk aan de accountant, dat alle aan het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening tezamen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór 15 juli van het jaar volgend op het rekeningjaar aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

7. De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6 Toegang tot informatie door de accountant

1. Het college zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt er voor dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college zorgt er voor dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7 rapportering door de accountant

1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Intrekking

De Controleverordening gemeente Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 23 maart 2023, wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen vanaf het verslagjaar 2025.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als: Controleverordening gemeente Halderberge.