Regeling budgetbeheersing Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Ondertekening

Bijlage 1 Nadere uitwerking enkele onderwerpen

1.1Functiescheiding en Audit Trail

Functiescheiding

Tot een goede administratieve organisatie (AO) behoort voldoende functiescheiding tussen belangrijke processtappen.

Een medewerker kan best meerdere rollen hebben en de bijbehorende taken uitvoeren.

Echter mogen deze rollen in een bepaald proces, voor een specifiek dossier niet conflicteren qua functiescheiding.

Een medewerker mag bij de afhandeling van een specifieke inkoopfactuur niet de rol van Budgethouder en PAV gelijktijdig vervullen.

Een medewerker mag bij het proces van een specifieke inkoop tot en met de afhandeling van de betreffende inkoopfactuur niet de rol van Besteller en PAV gelijktijdig vervullen.

Ingeval een Budgethouder is ingehuurd kan hij zijn eigen facturen over die inhuur niet als PAV of Budgethouder goedkeuren. In dit geval wordt er een horizontale of verticale vervanger aangewezen, zodat feitelijke functiescheiding kan worden toegepast.

Audit Trail

Processtappen dienen AO-technisch aan te sluiten en ondersteund te worden vanuit het betreffende dossier.

Zowel Interne Audit als de accountant toetst o.a. naast rechtmatigheid ook op functiescheiding en het hebben van een juist, volledig en tijdig dossier.

Met een goede dossiervorming kun je het rechtmatig handelen vanuit de verschillende rollen aantonen

1.2Advisering en kennis

1.2.1Advisering

De Budgethouder heeft periodiek een adviesgesprek met de Financieel adviseur.

De Budgethouder heeft altijd een adviesgesprek met:

• •

  Met een Inkoop adviseur bij aanbestedingen vanaf € 30.000,--.

• •

  Met de Financieel adviseur:

  • -

    Bij complexe aanbesteding (o.a. bij investeringen)

  • -

    Bij budgetbewaking en verantwoording.

  • -

    Bij het volgen van de vastgestelde procedures (AO)

• •

  Met de Juridisch adviseur bij complexe overeenkomsten.

• •

  Met de HR-adviseur bij werving en selectie of andere personeelsbesluiten.

Advisering kan gevraagd en ongevraagd worden gegeven.

We signaleren en escaleren volgens een vastgestelde (functionele) escalatie-, dan wel via de hiërarchische-lijn als het advies niet wordt opgevolgd.

Denk hierbij ook aan belasting vraagstukken, juridische en Financiële risico’s.

1.2.2Inkoop adviseur

De inkoop adviseur heeft een belangrijke rol te vervullen in een inkoop- en aanbesteding traject.

De inkoop adviseur zal gevraagd, maar ook ongevraagd adviseren over een inkoop- en aanbesteding traject. De inkoop adviseur kan signaleren en escaleren als het advies niet wordt opgevolgd.

Hieronder de taken van een inkoop adviseur:

• 1.

  Adviseren over en ondersteunen bij het gehele inkoop- en aanbestedingstraject conform bestaande wet- en regelgeving.

• 2.

  Het begeleiden van meervoudige- en Europese aanbestedingen.

• 3.

  Het ondersteunen bij het invullen en beoordelen van (goed- of afkeuren) het inkoopstartformulier.

• 4.

  Het ondersteunen bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten.

• 5.

  Het publiceren van de aanbesteding.

• 6.

  Het opstellen en bewaken van het aanbestedingsdossier op juistheid, volledigheid en tijdigheid.

• 7.

  Periodiek een adviesgesprek met een Budgethouder hebben.

1.2.3Verantwoordelijkheden

Zorgt dat de informatieverstrekking richting Budgethouder actueel is.

Denk hierbij ook aan het tijdig signaleren van een contract einde.

1.2.4Kennis en informatie

De Budgethouder, Besteller en PAV zijn gehouden om jaarlijks deel te nemen aan aangeboden kennis- of informatiesessies.

1.2.5Training en opleiding

Als iemand een bepaalde rol vervult binnen de budgetbeheersing en nog onvoldoende kennis en ervaring heeft zal hieraan een ontwikkel traject worden gekoppeld met training en opleiding. Hierbij wordt de verwachting gesteld dat de medewerker binnen de afgesproken tijd zich deze kennis eigen maakt. Specifiek voor de Budgethouder vanuit zijn rol als leidinggevende voor een organisatieonderdeel is dit cruciaal voor zijn functioneren.

1.3Risicobeheersing, Fraude en integriteit

Naast de mogelijke risico’s in een inkoop- en aanbesteding traject, kunnen er vanuit de rol van Budgethouder ook andere risico’s worden onderkend.

Dit kan de gecontracteerde leverancier betreffen, prijsontwikkelingen of afname in afzet.

Maar ook het niet juist toepassen van daadwerkelijk functiescheiding en mogelijke fraude of niet integer handelen binnen het proces van budgetbeheersing.

Risico’s kunnen financiële, juridische en politieke gevolgen hebben. Deze 3 zijn vaak met elkaar verbonden of een gevolg van elkaar.

De Budgethouder vervult een signalerende of escalerende rol.

1.4Financiële administratie

De Financiële Administratie is verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van het financiële systeem waarmee de organisatie de hierboven genoemde processen uitvoert. Hiermee is de Financiële Administratie verantwoordelijk voor de vastlegging van alle financiële transacties op een juiste, volledige en tijdige wijze volgens wet- en regelgeving.

Leidend hierin is IV3 informatie voorschrift, voortkomend uit het BBV, waarin duiding van taakvelden en categorieën wordt gegeven. Vanuit de begroting wordt invulling gegeven aan de koppeling van budgetten met de juiste taakvelden en categorieën. Bij het vastleggen van financiële transacties zal voor de organisatie de begroting leidend zijn.

De Financiële Administratie draagt zorg voor een toereikende inrichting als proceseigenaar.

De Financiële Administratie ziet toe op het toepassen van functiescheiding tussen Budgethouder en PAV in de afwikkeling van een factuur.

1.5Dossiervorming en informatieplicht

De verschillende rollen binnen de budgetbeheersing hebben ieder afzonderlijk een verantwoordelijkheid in de dossiervorming binnen dit proces volgens vastgestelde procedure (AO).

Deze dossiervorming is van wezenlijk belang in de verantwoording richting Gemeenteraad en bestuur SWO.

De juistheid, tijdigheid en volledigheid wordt bij de accountantscontrole getoetst.

Maar het dossier is ook nodig voor de structurele onderzoeken die Interne Audit uitvoert en voor incidentele onderzoeken in opdracht van een Rekenkamer of Controller.

Ook vanuit de WOO is een juist, volledig en tijdig dossier van groot belang.

De Budgethouder wordt binnen de P&C cyclus gehouden aan oplevering van informatieverzoeken.

1.6Planning en controle cyclus

1.6.1Algemeen

De P&C cyclus is een methode om de beheersing, bijsturing en verantwoording op de vastgestelde begroting te realiseren.

De begroting van de beide gemeenten is ingedeeld naar (politieke) programma’s en voorgeschreven taakvelden.

Bij de SWO is er het programma Bedrijfsvoering, welke weer is onderverdeeld in de te leveren producten (zoals Personeel) aan de beide gemeenten.

De Budgethouder kan ondersteuning krijgen van de financieel adviseur in de P&C cyclus en budgetbeheersing.

1.6.2Begroting

Doel

Het begrenzen van de baten en lasten behorend bij het realiseren van doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken.

Budgetrecht

De Gemeenteraad heeft het budgetrecht over de budgetten in de gemeentelijke begroting.

Het Bestuur van de SWO heeft het budgetrecht over de budgetten in de begroting van de SWO

Budgethouder

De Budgethouder zorgt actief voor een bijdrage in het begrotingsproces voor de betreffende budgetten en aan voorgenomen doelstellingen en beleidsspeerpunten.

Dit bestaat uit het aanleveren van (gewijzigde) begrotingscijfers (incl. onderbouwing en analyse).

Vertegenwoordiging in het begrotingsproces bij de verschillende (scrum) sessies.

Er wordt gevraagd realistisch te begroten in relatie tot de doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken.

1.6.3Begrotingswijzigingen

Bevoegdheid begrotingswijziging gemeenten

De Gemeenteraad: Als het programma overstijgend.

College: Als het niet programma overstijgend en budgetneutraal is.

Bevoegdheid administratieve wijziging

Budgethouder: Als het binnen eenzelfde budget en budgetneutraal is.

Bevoegdheid begrotingswijziging SWO

Het bestuur: Indien sprake is van hogere bijdrage van de beide gemeenten

of vorming of benutting van reserves

Bevoegdheid administratieve wijziging

Budgethouder: Als het binnen eenzelfde budget en budgetneutraal is.

1.6.4Rapportage

Doel

Het doel van de rapportage cyclus is de informatieverstrekking aan het College en door het college aan de Gemeenteraad van de gemeenten, aan de Directie en door de Directie aan het Bestuur van de SWO, over de voortgang van de realisatie van de begroting en om (eventueel) op basis daarvan te kunnen bijsturen.

Voorbeelden van formele rapportages:

• 1.

  Bestuur rapportage (BeRap) De Wolden.

• 2.

  Gemeente rapportage (GemRap) Hoogeveen.

• 3.

  Tussenrapportage Samenwerkingsorganisatie.

De Budgethouder In het rapportage proces

De Budgethouder zorgt actief voor een bijdrage.

Dit bestaat uit het aanleveren van een Einde Jaar Verwachting (EJV) voor Exploitatiebudgetten, een prognose op (meerjarige) investeringsbudgetten en benutting reserves.

En bestaat uit het leveren van een onderbouwing en analyse op de afwijking (onder of overschrijding) t.a.v. het budget en de relatie tot de doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken.

De Budgethouder buiten het rapportage proces

Als er een substantiële afwijking (onder of overschrijding) te voorzien is op een budget wordt dit zo spoedig mogelijk gemeld via een tussentijdse rapportage aan het College voor de betreffende gemeente of aan de Directie als het de SWO betreft.

1.6.5Jaarrekening

Doel

Verantwoording afleggen over de benutting van de budgetten in relatie tot de doelstellingen resultaten en prestatieafspraken.

De Budgethouder in het jaarrekening proces:

De Budgethouder zorgt actief voor een bijdrage in het jaarrekening proces.

Dit bestaat uit het aanleveren van de verantwoording over de benutting van de beschikbaar gestelde budgetten. En bestaat uit het leveren van een onderbouwing en analyse op de afwijking (onder of overschrijding) t.a.v. het budget en de relatie tot de doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken.

De Budgethouder zorgt voor de opstelling, aanlevering en onderbouwing van transitorische boekingen, dit met als doel de verantwoording van baten of lasten in het jaar van de Prestatielevering vast te leggen.

1.6.6Accountantscontrole

De accountantscontrole over een boekjaar wordt uitgevoerd in opdracht van de Gemeenteraad voor de gemeenten en in opdracht van het bestuur voor de SWO.

Dit begint met een interim-fase, waarbij ook gesteund wordt op de onderzoeken van IA.

Het eindigt met de jaarrekening controle, waarbij ook de voorgezette controle in het nieuwe boekjaar een onderdeel is.

Scope

De account beoordeeld of:

De jaarstukken (verslag en jaarrekening) conform BBV worden opgeleverd.

De rechtmatigheid van de baten en lasten.

De baten en lasten in het boekjaar zijn verantwoord waarin ook de prestatie is geleverd.

De inrichting van processen (AO) en de werking hiervan.

Specifiek beoordeeld de accountant ook de inkomende subsidies die onder het SiSa regime vallen.

Specifiek beoordeeld de accountant ook de toepassing van de WNT.

Doel

Geeft een oordeel over de getrouwe weergave van de jaarrekening die is opgenomen in de jaarstukken. Dit betreft de grootte en de samenstelling van de baten en lasten, en balanspositie.

Dit betreft ook de vaststellen van de verantwoording van de inkomende subsidies die onder het SiSa regime vallen en dat deze juist, tijdig, volledig en rechtmatig zijn opgenomen.

De Budgethouder in het proces van de accountantscontrole:

De Budgethouder zorgt actief voor een bijdrage in het accountantscontrole proces.

Dit betreft het opleveren van dossiers, onderbouwing en het toereikend beantwoorden en toelichten van vragen gesteld door de accountant.

SiSa

Ook het juist, tijdig en volledig opleveren van de SiSa verantwoording hoort bij de rol van Budgethouder. Dit is inclusief zorgdragen voor het SiSa dossier voor de accountantscontrole met ondersteuning van Financieel Advies.

1.7Bijzonderheden

1.7.1Handmatig betalingen

In principe worden alle uitgaande betalingen gedaan vanuit een regulier proces met een betaalbatch. In het hele proces zijn voldoende controle momenten en functiescheiding aangebracht. En er wordt gewerkt met HASH-totalen om te integriteit van de betaalbatch te garanderen.

Denk hierbij de salarisbetaling, uitkeringsbetaling Sociale Zaken of de crediteurenbetaling van de inkoop.

In uitzonderlijke gevallen kan er een handmatige betaling worden gedaan.

Ook hiervoor geldt dat autorisatie door de juiste PAV en Budgethouder noodzakelijk is. Dit kan gedaan worden met een “natte” handtekening op de betaalopdracht of met een juiste en volledige email waarin beide rollen akkoord geven op alle relevante prestatie en betaalinformatie die in de email zelf staan.

1.7.2Inkomende subsidies

Inkomende subsidies zijn een belangrijk middel van andere overheden om de gemeenten en de SWO te ondersteunen in het uitvoeren van haar (incidentele) taken, om gewenste ontwikkelingen na te streven en daarbij voor de benodigde of aanvullende middelen te zorgen.

De subsidieverstrekker zal voorwaarden stellen aan de besteding van de subsidie, waaraan gemeenten en SWO dienen te voldoen. De inkomende subsidies die onder het SiSa regime vallen behoren daar ook toe.

De subsidieverstrekking gebeurt meestal door de subsidie eigenaar, maar in enkele gevallen worden andere publiekrechtelijke organisaties ingeschakeld voor de verstrekking en bewaking.

De bevoegdheid voor het mogen aanvragen van een subsidie is geregeld in het Besluit mandaat.

1.7.3Uitgaande subsidies

De gemeenten kunnen subsidies verstrekken vanuit een vastgestelde subsidie verordening.

Als de bevoegdheden t.a.v. uitvoering hiervan zijn geregeld in het Besluit mandaat blijft de Budgethouder onverlet bevoegd en verantwoordelijk voor het proces en de uitvoering hiervan.

1.7.4De salarisbetaling

De Teamleider HR is verantwoordelijk en bevoegd voor de uitvoering en de juiste, tijdige en volledige aanlevering van de journalisering van de baten en lasten en betaalbatch voor de betaling van de salarissen.

1.7.5Uitkeringsbetaling sociaal domein

De Teamleider van het betreffende team is verantwoordelijk en bevoegd voor de uitvoering en de juiste, tijdige en volledige aanlevering van de journalisering van de baten en lasten en betaalbatch voor de betaling van de uitkeringen vanuit het sociaal domein.

1.7.6Declaraties

We hebben verschillende soorten declaraties o.a. reis en verblijfkosten, maar ook onkostendeclaraties. Voor onkostendeclaraties geldt ook dat vooraf toestemming is gevraagd aan de betreffende Budgethouder en de Budgethouder dient dan ook akkoord te geven op het declaratieformulier voor de uitbetaling van de onkosten verantwoordt op het declaratieformulier. Bij het declaratieformulier behoren ter onderbouwing de inkoopfacturen of gespecificeerde kassabon met afzonderlijk het btw-bedrag.

Een betaalbewijs is slechts het bewijs van betaling.

1.7.7Rekening derden en interne doorbelasting

Als er lasten “voor rekening derden” worden verantwoord of intern worden doorbelast, dient de Budgethouder te zorgen dat de betreffende tegenboeking juist, tijdig en volledig wordt uitgevoerd.

Denk hierbij ook aan periode afbakening. Financieel Advies zal hierbij signalerend optreden en ondersteunen bij het maken van de onderbouwing en de uitvoering van de doorbelasting.

1.7.8Kasbeheer contante kas

Er zijn een aantal contante kassen in gebruik. Deze dienen aan te sluiten met het bedrag op het grootboek. Alleen de kleine kassen hebben een vast bedrag in kas.

De leidinggevende van het betreffende organisatieonderdeel zorgt voor de procesafspraken rondom het gebruik van en verantwoording over deze contante kas.

Hiervoor geldt in ieder geval dat:

Dagelijks

De kas wordt dagelijks verantwoord. Dit betekent dat alle ontvangsten en uitgaven, overdrachten en beginsaldo leiden tot het eindsaldo. De kas wordt geteld en indien er een verschil is tussen het werkelijke bedrag in de contante kas en het berekende bedrag, wordt dit als een kasverschil verantwoord op een kasverantwoordingsdocument.

Kasverschil

Bij de constatering van een kasverschil tekent de leidinggevende voor akkoord voor het verantwoorden van dit kasverschil.

Jaarlijks

Op de laatste werkdag van het jaar zorgt de leidinggevende dat de contante kast extra wordt gecontroleerd, met ondersteuning van Interne Audit, zodat het saldo van de kas juist op de eindbalans komt te staan.

1.7.9WKR

Algemeen

De WKR is een naheffingsaanslag die onder het regime van de loonheffing valt en gaat over vergoedingen of verstrekkingen aan medewerkers in loondienst van een organisatie

Codering

De PAV zal inkoopfacturen gerelateerd aan de WKR coderen in de workflow. Hiervoor dient de PAV de juiste WKR kostensoort toe te passen. Hierbij geldt dat er in de boeking een onderscheid gemaakt dient te worden tussen de vergoeding of verstrekking aan de medewerker in loondienst of inhuur. Daarnaast dient het onderscheid tussen zakelijk en niet-zakelijk zichtbaar te zijn.

Poortwachter WKR

Algemeen

Omdat de WKR complexe fiscale wet- en regelgeving omvat is het noodzakelijk dat er een Poortwachter rol aan een medewerker wordt toegewezen. Deze zal in het proces van de afwikkeling van de inkoopfacturen beoordelen of de verantwoording op de juiste wijze is gedaan.

Aanwijzing

De aanwijzing voor de rol van Poortwachter WKR wordt schriftelijk gedaan door de Leidinggevende van de organisatorische eenheid waarbinnen HR-Control is belegd.

Dit gebeurt met wederzijdse goedkeuring.

Bevoegdheden

De Poortwachter WKR kan aanwijzingen geven over de inrichting van de financiële administratie en de afhandeling van inkoopfacturen gerelateerd aan de WKR.

De Poortwachter WKR kan aanwijzingen geven over de aanlevering van informatie door Budgethouders ten behoeve van de WKR-aangifte.

Taken

De Poortwachter WKR beoordeelt alle inkoopfacturen die gerelateerd zijn aan de WKR.

Hiervoor wordt een inkoopfactuur gerelateerd aan de WKR in de workflow langs de Poortwachter WKR gezonden.

Verantwoordlijkheden

De Poortwachter WKR is verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige vastlegging van alle financiële transacties t.a.v de WKR.

De Poortwachter WKR is verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledige aangifte bij de Belastingdienst.

Vervanging

De aanwijzing voor structurele vervanging wordt schriftelijk gedaan door de Leidinggevende van de organisatorische eenheid waarbinnen HR-Control is belegd. Deze structurele vervanging is noodzakelijk voor de continuïteit en kennisborging.

Dit gebeurt met wederzijdse goedkeuring.

1.7.10Autorisatie in het financieel systeem

Aanvragen

Naast de aanwijzing voor een rol en de koppeling met budgetten door Eerste Budgethouder of Budgethouder, is het ook noodzakelijk dat de betreffende medewerker binnen het financiële systeem als gebruiker de benodigde rechten krijgt voor het uitvoeren van die rol.

Het aanvragen van een rol binnen het financiële systeem is daarom belegd bij de Eerste Budgethouder of Budgetbeheerder, in navolging van de bevoegdheid voor het aanwijzen van een medewerker voor een rol.

Het aanvragen van de benodigde rechten in het financiële systeem dient via de daarvoor aangewezen procedure gedaan te worden. Daarmee is het proces van de aanvraag vastgelegd.

Actualiteit

De Eerste Budgethouder of Budgethouder zien erop toe dat de actualiteit van deze rollen en de koppeling met de medewerkers in het financiële systeem tijdig, juist en volledig is.

Inrichting en beheer geautomatiseerde financiële toepassing

Aan een rol hangen bepaalde en vaak meerdere rechten om transacties binnen het financiële systeem te kunnen uitvoeren.

De inrichting en beheer van rollen in het financiële systeem is de verantwoordelijkheid van de betreffende Functioneel Applicatiebeheerder. De Functioneel Applicatiebeheerder is ook verantwoordelijk voor de volledige, juiste en tijdige dossiervorming inzake deze aanwijzingen.

Een van de taken is ook het bewaken van de actualiteit van de toekenning van rollen aan medewerkers en het signaleren van gewenste mutaties hierin aan Eerste Budgethouder of Budgethouder.

2Toezicht

2.1Controller SWO

De controller SWO zal namens de Eerste Budgethouder toezien op actualiteit, inrichting en werking van de Regeling Budgetbeheersing SWO.

De controller SWO kan aanwijzingen geven t.a.v procesverbeteringen en uitvoering van de Budgetbeheersing.

De controller SWO zal hierover periodiek rapporteren aan de Eerste Budgethouder.

De controller SWO kan onderzoeksopdrachten geven aan een Businesscontroller of de organisatorische eenheid IA inzake de Budgetbeheersing

2.2IA

Interne Audit zal als onderdeel van de uitvoering van het jaarlijkse

Interne Audit plan, de actualiteit, inrichting en werking van de Regeling Budgetbeheersing SWO toetsen en hierover bevindingen afstemmen met de Budgethouder, welke dienen te leiden tot verbeteringen.

3Tabel prestatievastlegging

In deze tabel is opgenomen welke digitale documenten en bestanden gebruikt dienen te worden voor de Prestatievastlegging.

D = Een Prestatielevering document in pdf vorm

I = Een ander digitaal Prestatielevering document zoals een foto

Prestatievastlegging middels een bijlage is verplicht vanaf een netto waarde van € 5.000,-van een inkoopfactuur.

Bovenstaande Prestatievastlegging vindt plaats in de workflow. Kies hiervoor onder het onderdeel “Bijlagen” de mogelijkheid om een bijlage te selecteren en daarna te uploaden.

Probeer zoveel mogelijk met de leverancier af te spreken dat deze een Prestatielevering document (b.v. een kopie van een afgetekende pakbon) bij de factuur aanlevert.

De commissie Bedrijfsvoering Audit Decentrale overheden heeft via de VNG een document gepubliceerd met een bijlage met daarin veel uitgewerkte voorbeelden, waarvan bovenstaande tabel een compacte weergave is.

Bij de aanbesteding vanuit het sociaal domein bij zorgaanbieders vindt de prestatie beoordeling maandelijks plaats in het zgn. berichtenverkeer tussen de gemeente en de betreffende zorgaanbieder. Aanvullend wordt er aan het eind van het jaar een verklaring inzake de Prestatielevering over dat jaar van de betreffende zorgaanbieder vastgesteld en vastgelegd.

De categorie conform BBV

Wat zijn Werken, Leveringen en Diensten

De aanbestedingsregelgeving heeft betrekking op overheidsopdrachten van Werken, Leveringen en Diensten.

Werken

Betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken.

Hieronder valt de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg.

Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder Werken.

Leveringen

Deze omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten (goederen).

Diensten

Hieronder vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen.

Het komt voor dat een opdracht onder meerdere aanbestedingsregimes kan vallen.

Maakt een werk onderdeel uit van een gemengde opdracht met zowel een werken als een diensten component, dan bepaalt het hoofdvoorwerp van de opdracht welk aanbestedingsregime (en welke aanbestedingsdrempel) van toepassing is.

Het hoofdvoorwerp van de opdracht dient u vast te stellen op basis van de belangrijkste essentiële verplichtingen en als zodanig kenmerkend zijn voor de betrokken opdracht.

4Tabel verplichtingen

Uitgangspunt voor het vastleggen van verplichtingen is dat alle overeenkomsten vanaf (netto) €5.000 vastgelegd dienen te worden.

Hieronder staan de uitzonderingen waarvoor dit niet geldt.

5Procesuitwerking

Er wordt door de Functioneel applicatiebeheerder van het financieel systeem (FAB) een register bijgehouden van de mutaties inzake BH, PAV en Besteller.

Dit geldt ook voor de wijziging van het budgethouderschap (de relatie Budgethouder en het budget).

Daarnaast neemt de FAB de hierboven genoemde autorisatie (email of directiebesluit) op in een register en in een dossier.

Hieronder een compacte weergave van de procesuitwerking van enkele onderwerpen.

Budgetten zijn vastgelegd op een kostenplaats (KPL) of Interne Order (IO).

Voor de WBS geldt dat de budgetten op de daaraan gerelateerde KPL zijn vastgelegd waarop wordt afgerekend.

De bevoegdheid voor de rol van Budgethouder en Besteller is in het Besluit mandaat vastgesteld en vastgelegd.

Aanwijzen/intrekken bevoegdheid Besteller

Aanwijzen/intrekken bevoegdheid Besteller

Aanwijzen/intrekken bevoegdheid PAV

Overdracht budgetten tussen BH

Aanwijzing/intrekken BH niet-leidinggevende

Aanwijzing BH voor nieuwe budgetten