Island Ordinance containing rules on childcare on Saba (Island Ordinance on Childcare Saba)

Article 1. Definitions

In this ordinance and island decrees based on it, the following terms shall have the following meanings:

• • professional: a person aged 18 or older who is employed by a childcare center, is remunerated, and is responsible for the care, upbringing, and development of children;

• • professional in training: a person employed by the owner of a childcare center and responsible for the practical part of the training, caring for, educating, and contributing to the development of children at a childcare center;

• • after-school care: childcare for children of primary school age, providing care before or after school hours, as well as during days off or afternoons and school holidays;

• • part of the day: a period of at least four consecutive hours in the morning, afternoon, evening, or night;

• • day care: childcare for children aged 0 to the age at which they start primary school, with care provided during the day;

• • operating license: license granted by the public authority to operate a childcare center or host parent service;

• • host parent: a person aged 18 or older who provides childminding services;

• • host parent care: childcare in a family setting involving the simultaneous care of up to six children, including the host parent’s or their partner's descendants who are under the age of ten, whereby the care takes place:

  • a.

    at the host parent's home address, or

  • b.

    at the home address of one of the parents of the children for whom the host parent provides care;

• • holder: a natural person aged 18 or older or a legal entity that operates a childcare center;

• • Chamber of Commerce and Industry: Chamber of Commerce and Industry for Sint Eustatius and Saba as referred to in Article 1a of the Chamber of Commerce and Industry Act;

• • child: person as referred to in Article 3 of the BES Child Benefit Act;

• • childcare center: a facility where childcare is provided, not being a host parent care facility;

• • childcare: the commercial or non-commercial care, upbringing, and contribution to the development of children until the first day of the month in which secondary education for those children begins;

• • parent: the ascendant relative or foster parent of a child as referred to in Article 3 of the BES Child Benefit Act;

• • certificate of good conduct for natural persons: a certificate of good conduct issued in accordance with the BES Judicial Documentation and Certificates of Good Conduct Act;

• • establishment permit: permit as referred to in Article 2 of the BES Business Establishment Act;

• • Act: BES Childcare Act.

Article 2. Application for an operating license

• 1. The application for an operating license must be submitted in writing to the Executive Council.

• 2. The application for an operating license must contain all the information necessary for assessing the application and must include at least:

  • a.

    a copy of the establishment permit issued by the Executive Council;

  • b.

    if the applicant is a sole proprietorship: name, address, telephone number, and proof of registration with the Chamber of Commerce and Industry not older than 3 months of the applicant:

  • c.

    proof of registration in the basic administration of the public entity of Saba and, where applicable, a copy of the residence permit and/or work permit of the applicant and professional staff (in training);

  • d.

    if the applicant is a legal entity: names, addresses, and dates of birth of all board members or executives, as well as a copy of the articles of association, proof of registration with the Chamber of Commerce and Industry not older than 3 months and, if applicable, a copy of the share register;

  • e.

    a certificate of good conduct, not older than three months, for the persons referred to in Article 16 of the Act;

  • f.

    the maximum number of children and the age of the children for whom childcare or childminding is provided per half-day;

  • g.

    the maximum number of professional staff (in training) who will be working at the childcare center per part of the day;

  • h.

    the opening and closing times of the childcare center or host parent service;

  • i.

    the address or intended location of the childcare center or host parent care facility;

  • j.

    in the case of a childcare center: the pedagogical and educational policy plan;

  • k.

    in the case of a childcare center: the protection code for domestic violence and child abuse as referred to in the BES Social Support and Combating Domestic Violence and Child Abuse Decree;

  • l.

    the health and safety policy;

  • m.

    a scale floor plan with a description of the location and layout of the intended childcare center or host parent care facility;

  • n.

    a copy of the supporting documents demonstrating compliance with the training and education requirements as referred to in Articles 2.8 to 2.11 of the BES Childcare Decree and, for host parent care, with Article 10 of this regulation; and

  • o.

    proof of payment of the fees set by or pursuant to island regulations.

• 3. The applicant will receive written confirmation of the license application from the Executive Council, which will also inform the applicant in writing about the further processing of the application.

• 4. If the application does not meet the requirements of the second paragraph, the Executive Council will give the applicant the opportunity to remedy the deficiencies within a period of four weeks.

• 5. If the period specified in the previous paragraph expires without action being taken, the application will not be processed or will be declared inadmissible, and a new application must be submitted.

• 6. Further rules regarding the permit application may be laid down in an island decree containing general measures.

Article 3. Decision on operating license

• 1. The Executive Council shall decide on the application within two weeks of receiving the advice of the quality committee as referred to in Article 6 of this regulation and the investigation by the supervisory authority as referred to in Article 2.1, fifth paragraph, under a of the Act.

• 2. The period referred to in the previous paragraph may be extended once by a maximum of two weeks.

• 3. If the decision of the administrative board deviates from the advice of the quality committee, the grounds for this shall be stated in the decision.

Article 4. Operating license

• 1. The operating license may be granted subject to conditions.

• 2. The operating license is registered in the name of a natural person or a legal entity, is non-transferable, and is only granted for the location specified in the operating license.

• 3. Any changes affecting the name on the operating license must be reported to the public body.

• 4. An operating license must in any case state:

  • a.

    the name and address of the operator;

  • b.

    the address of the childcare center or host parent;

  • c.

    the type of care offered by the childcare center or host parent, i.e., daycare or after-school care; and

  • d.

    the number of children and the maximum age of the children for whom childcare can be provided.

• 5. The operating license for running a childcare center or host parent service must be displayed in a place that is visible to everyone in the childcare center or host parent service.

Article 5. Amendment of operating license

• 1. A request for amendment of an operating license by the holder or host parent shall be submitted in writing to the executive committee, stating the reasons for the amendment and its consequences for childcare.

• 2. Within two weeks of receiving the request for amendment, the executive committee shall seek advice from the quality committee as referred to in Article 6 of this regulation.

• 3. Article 3 applies mutatis mutandis to the application for an amendment to an operating license.

• 4. In the event of a change, a new operating license will be issued upon revocation of the operating license.

Article 6. Quality Committee

• 1. The Executive Council shall establish the quality committee.

• 2. The quality committee consists of representatives of organizations relevant to the quality of childcare, operating independently of the childcare center and host parent care.

• 3. The Executive Council may, by island decree containing general measures, lay down further rules on the structure and organization of the Quality Committee.

Article 7. Task of the quality committee

• 1. The task of the Quality Committee is to advise the Executive Council on the assessment of applications for or changes to a license as referred to in Article 2.1 of the Act.

• 2. The quality committee shall examine whether the proposed childcare, including premises, complies with the requirements laid down by or pursuant to the Act and this island ordinance.

• 3. The applicant shall provide the information requested by the quality committee.

• 4. The Quality Committee shall issue its advice to the Executive Council within four weeks of receiving a complete application, stating the grounds for its advice.

Article 8. Quality requirements for nutrition

• 1. The owner of a childcare center or host parent service shall ensure that (healthy) food is provided.

• 2. Further rules regarding nutrition may be laid down by island decree containing general measures.

Article 9. Quality requirements for host parent facilities

• 1. The indoor and outdoor spaces where children stay during the time they are cared for in a host parent facility shall be safe, accessible, and appropriately furnished in accordance with the number and age of the children being cared for.

• 2. All rooms in a host parent's home must be well ventilated to ensure a healthy indoor environment.

• 3. A host parent's home must have sufficient play and sleeping space for children, including a separate sleeping area for children up to the age of 18 months, tailored to the number of children.

• 4. A host parent's home must have sufficient outdoor play facilities, tailored to the number and age of the children being cared for.

Article 10. Training and experience requirements for host parent care

A host parent must have:

• a. a completed education program focused on pedagogy, at least at the level referred to in Article 7.2.2, first paragraph, under c, of the BES Education and Vocational Education Act, or a comparable education program; and

• b. at least English language level B2 or a comparable level.

Article 11. Complaints committee and procedure

• 1. The Executive Council shall establish a complaints committee.

• 2. The holder shall make arrangements for parents to deal with complaints about:

  • a.

    conduct towards a parent or child of the holder or of persons working for the holder or through his intervention; and

  • b.

    the agreement between the holder and the parent.

• 3. The complaints procedure is laid down in writing and made available to parents.

• 4. The complaints procedure must include a description of how:

  • a.

    the complaint is received, investigated, and assessed;

  • b.

    a decision on the complaint is made; and

  • c.

    ensuring that any measures taken as a result of the decision on the complaint are implemented.

• 5. An investigation into a complaint is carried out carefully.

• 6. The person submitting a complaint will be:

  • a.

    informed that the complaint has been received;

  • b.

    informed about the progress of the complaint; and

  • c.

    given reasons for the outcome of the investigation of the complaint and the decision taken.

• 7. The receipt, investigation, assessment, and decision on the complaint will be carried out by persons not involved in the complaint.

• 8. Further rules regarding the complaints procedure may be laid down by island decree containing general measures.

Article 12. Parent committee

• 1. Within six months of the operating license being granted, the operator of a childcare center shall establish a parent committee for each childcare center operated by him.

• 2. The members of the parent committee shall be elected from and by the parents whose children are cared for at the childcare center.

• 3. Persons employed at a childcare center shall not be members of the parent committee of that childcare center.

• 4. The parent committee shall determine its own working methods.

Article 13. Parent committee regulations

• 1. The operator of a childcare center shall establish rules for the parent committee within six months of the operating license being granted.

• 2. The regulations shall in any case contain rules concerning:

  • a.

    the number of members of the parent committee;

  • b.

    the manner in which the members of the parent committee are elected; and

  • c.

    the term of office of the members of the parent committee.

• 3. Any changes to the regulations require the consent of the parent committee.

Article 14. Authority of the parent committee

• 1. The owner of a childcare center shall in any case give the parent committee the opportunity to advise on any proposed decision relating to:

  • a.

    the manner in which Article 2.3 of the Act is implemented, in particular the educational policy and the health and safety policy;

  • b.

    nutrition matters;

  • c.

    opening hours; and

  • d.

    the establishment or amendment of a procedure for handling complaints as referred to in Article 11.

• 2. The operator of the childcare center may only deviate from the advice referred to in the first paragraph if he or she indicates in writing and with reasons that the interests of the childcare center are contrary to the advice.

• 3. The parent committee is also authorized to advise the operator of a childcare center, without being asked, on the subjects referred to in the first paragraph.

• 4. The operator of a childcare center shall consult with the parent committee at least once every twelve months on the implementation of the educational policy to be pursued and on the educational policy already pursued.

• 5. The operator of a childcare center shall provide the parent committee, in a timely manner and upon request, with all information that it reasonably needs to perform its duties.

Artikel 2. Aanvraag exploitatievergunning

• 1. De aanvraag voor een exploitatievergunning dient schriftelijk te worden ingediend bij het bestuurscollege.

• 2. De aanvraag voor een exploitatievergunning vermeldt alle noodzakelijke gegevens voor het beoordelen van de aanvraag en omvat in ieder geval:

  • a.

    een kopie van de vestigingsvergunning zoals door het bestuurscollege afgegeven;

  • b.

    indien de aanvrager een eenmanszaak is: naam, adres, telefoonnummer en bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel en Nijverheid niet ouder dan 3 maanden van aanvrager:

  • c.

    bewijs van inschrijving in de basisadministratie van het openbaar lichaam Saba en voor zover van toepassing een afschrift van de verblijfstitel en/of werkvergunning van aanvrager en beroepskrachten (in opleiding);

  • d.

    indien de aanvrager een rechtspersoon is: namen, adressen en geboortedata van alle bestuursleden of directieleden, alsmede een afschrift van de statuten, een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel en Nijverheid niet ouder dan 3 maanden en indien van toepassing een kopie van het aandelenregister;

  • e.

    een verklaring omtrent het gedrag, niet ouder dan drie maanden, voor de personen genoemd in artikel 16 van de wet;

  • f.

    het maximum aantal kinderen en de leeftijd van de kinderen waaraan per dagdeel kinderopvang of gastouderopvang wordt geboden;

  • g.

    het maximum aantal beroepskrachten (in opleiding) dat per dagdeel in het kindercentrum werkzaam zal zijn;

  • h.

    de openings- en sluitingstijden van het kindercentrum of gastouderopvang;

  • i.

    het adres of voorgenomen locatie van het kindercentrum of gastouderopvang;

  • j.

    indien sprake is van een kindercentrum: het pedagogisch en educatief beleidsplan;

  • k.

    indien sprake is van een kindercentrum: de beschermingscode huiselijk geweld en kindermishandeling als bedoeld in het Besluit maatschappelijke ondersteuning en bestrijding huiselijk geweld en kindermishandeling BES;

  • l.

    het veiligheids- en gezondheidsbeleid;

  • m.

    een plattegrond op schaal met beschrijving van de ligging en indeling van het beoogde kindercentrum of gastouderopvang;

  • n.

    een kopie van de bewijsstukken waaruit blijkt dat wordt voldaan aan de scholings- en opleidingseisen als bedoeld in de artikelen 2.8 tot en met 2.11 van het Besluit kinderopvang BES en, voor gastouderopvang, aan artikel 10 van deze verordening; en

  • o.

    een betalingsbewijs van de bij of krachtens eilandsverordening vastgestelde leges.

• 3. De aanvrager ontvangt van het bestuurscollege een schriftelijke bevestiging van de vergunningaanvraag en het bestuurscollege informeert de aanvrager daarbij schriftelijk over de verdere behandeling.

• 4. Indien de aanvraag niet voldoet aan de eisen uit het tweede lid, stelt het bestuurscollege de aanvrager in de gelegenheid de gebreken binnen een termijn van vier weken te herstellen.

• 5. Indien de in het vorige lid gestelde termijn onbenut verstrijkt, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen dan wel niet-ontvankelijk verklaard en moet een nieuwe aanvraag worden ingediend.

• 6. Bij eilandbesluit, houdende algemene maatregelen kunnen nadere regels worden gesteld ten aanzien van de vergunningsaanvraag.

Artikel 3. Beslissing exploitatievergunning

• 1. Het bestuurscollege beslist op de aanvraag binnen twee weken na ontvangst van het advies van de kwaliteitscommissie als bedoeld in artikel 6 van deze verordening en het onderzoek van de toezichthouder als bedoeld in artikel 2.1, vijfde lid, onder a van de wet.

• 2. De in het vorige lid genoemde termijn kan eenmaal met ten hoogste twee weken worden verlengd.

• 3. Indien de beslissing van het bestuurscollege afwijkt van het advies van de kwaliteitscommissie, worden de gronden hiervoor in het besluit aangegeven.

Artikel 4. Exploitatievergunning

• 1. De exploitatievergunning kan worden verleend onder voorwaarden.

• 2. De exploitatievergunning staat op naam van een natuurlijke persoon of van een rechtspersoon, is niet overdraagbaar en wordt slechts verleend voor de in de exploitatievergunning vermelde lokaliteit.

• 3. Wijzigingen die raken aan de op naamstelling van de exploitatievergunning moeten worden doorgegeven aan het openbaar lichaam.

• 4. Een exploitatievergunning vermeldt in ieder geval:

  • a.

    de naam en het adres van de exploitant;

  • b.

    het adres van het kindercentrum of gastouderopvang;

  • c.

    welke vorm van opvang het kindercentrum of gastouderopvang aanbiedt, zijnde dagopvang of buitenschoolse opvang; en

  • d.

    het aantal kinderen en de leeftijd van de kinderen waaraan maximaal kinderopvang kan worden geboden.

• 5. De exploitatievergunning voor het houden van een kindercentrum of gastouderopvang wordt op een voor ieder zichtbare plaats in het kindercentrum of gastouderopvang aangebracht.

Artikel 5. Wijziging exploitatievergunning

• 1. Een verzoek voor wijziging van een exploitatievergunning door de houder of gastouder wordt schriftelijk bij het bestuurscollege ingediend onder vermelding van de redenen voor de wijziging en de gevolgen hiervan voor de kinderopvang.

• 2. Het bestuurscollege vraagt binnen twee weken na ontvangst van het verzoek tot wijziging advies aan de kwaliteitscommissie als bedoeld in artikel 6 van deze verordening.

• 3. Artikel 3 is van overeenkomstige toepassing op de aanvraag van een wijziging van een exploitatievergunning.

• 4. In geval van wijziging zal onder intrekking van de exploitatievergunning een nieuwe exploitatievergunning worden verstrekt.

Artikel 6. Kwaliteitscommissie

• 1. Het bestuurscollege stelt de kwaliteitscommissie in.

• 2. De kwaliteitscommissie bestaat uit onafhankelijk van het kindercentrum en gastouderopvang opererende vertegenwoordigers van voor de kwaliteit van de kinderopvang relevante organisaties.

• 3. Het bestuurscollege kan bij eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, nadere regels stellen over de inrichting en organisatie van de kwaliteitscommissie.

Artikel 7. Taak kwaliteitscommissie

• 1. De kwaliteitscommissie heeft als taak het adviseren van het bestuurscollege bij de beoordeling van aanvragen of wijziging van een vergunning als bedoeld in artikel 2.1 van de wet.

• 2. De kwaliteitscommissie onderzoekt of de voorgenomen kinderopvang inclusief ruimtes in overeenstemming is met de vereisten bij of krachtens de wet en deze eilandsverordening gesteld.

• 3. De aanvrager verstrekt de inlichtingen die door de kwaliteitscommissie worden verzocht.

• 4. De kwaliteitscommissie brengt binnen vier weken na ontvangst van een volledige aanvraag onder vermelding van de gronden advies uit aan het bestuurscollege.

Artikel 8. Kwaliteitseisen voeding

• 1. De houder van kindercentrum of gastouder draagt zorg voor (gezonde) voeding.

• 2. Bij eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, kunnen nadere regels worden gesteld ten aanzien van voeding.

Artikel 9. Kwaliteitseisen ruimtes gastouderopvang

• 1. De binnen- en buitenruimtes waar kinderen verblijven gedurende de tijd dat zij worden opgevangen in een gastouderopvang, zijn veilig, toegankelijk en passend ingericht in overeenstemming met het aantal en de leeftijd van de op te vangen kinderen.

• 2. Alle ruimtes in een gastouderopvang dienen voor een gezond binnenmilieu voorzien te zijn van goede ventilatie.

• 3. Een gastouderopvang beschikt over voldoende speel- en slaapruimte voor kinderen, waaronder begrepen een voor kinderen tot de leeftijd van anderhalf jaar op het aantal kinderen afgestemde afzonderlijke slaapruimte.

• 4. Een gastouderopvang beschikt over voldoende buitenspeelmogelijkheden, afgestemd op het aantal en de leeftijd van de op te vangen kinderen.

Artikel 10. Opleidings- en ervaringseisen gastouderopvang

Een gastouder beschikt over:

• a. een afgeronde opleiding, gericht op pedagogie, op ten minste het niveau, bedoeld in artikel 7.2.2., eerste lid, onder c, van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES, of een vergelijkbare opleiding; en

• b. tenminste het taalniveau Engels B2 of een vergelijkbaar niveau.

Artikel 11. Klachtencommissie en -procedure

• 1. Het bestuurscollege stelt een klachtencommissie in.

• 2. De houder treft ten behoeve van ouders een regeling voor de afhandeling van klachten over:

  • a.

    een gedraging jegens een ouder of een kind van de houder of van voor de houder of door zijn tussenkomst werkzame personen; en

  • b.

    de overeenkomst tussen de houder en de ouder.

• 3. De klachtenprocedure is schriftelijk vastgelegd en kenbaar voor de ouders.

• 4. De klachtenprocedure bevat in ieder geval een beschrijving van de wijze waarop:

  • a.

    het ontvangen, onderzoeken en beoordelen van de klacht verloopt;

  • b.

    een beslissing over de klacht wordt genomen; en

  • c.

    wordt verzekerd dat eventuele naar aanleiding van de beslissing over de klacht genomen maatregelen worden uitgevoerd.

• 5. Een onderzoek naar een klacht wordt zorgvuldig uitgevoerd.

• 6. De indiener van een klacht wordt:

  • a.

    geïnformeerd over de ontvangst van de klacht;

  • b.

    geïnformeerd over de voortgang van de behandeling van de klacht; en

  • c.

    met redenen omkleed medegedeeld tot welk oordeel het onderzoek van de klacht heeft geleid en welke beslissing is genomen.

• 7. Het ontvangen, onderzoeken en beoordelen van, en het beslissen over de klacht vindt plaats door niet bij de klacht betrokken personen.

• 8. Bij eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, kunnen nadere regels worden gesteld ten aanzien van de klachtenprocedure.

Artikel 12. Oudercommissie

• 1. Een houder van een kindercentrum stelt binnen zes maanden nadat de exploitatievergunning is verleend voor elk door hem geëxploiteerd kindercentrum een oudercommissie in.

• 2. De leden van de oudercommissie worden gekozen uit en door de ouders van wie de kinderen in het kindercentrum worden opgevangen.

• 3. Personen werkzaam bij een kindercentrum zijn geen lid van de oudercommissie van dat kindercentrum.

• 4. De oudercommissie bepaalt haar eigen werkwijze.

Artikel 13. Reglement oudercommissie

• 1. De exploitant van een kindercentrum stelt binnen zes maanden nadat de exploitatievergunning is verleend voor de oudercommissie een reglement vast.

• 2. Het reglement bevat in ieder geval regels omtrent:

  • a.

    het aantal leden van de oudercommissie;

  • b.

    de wijze waarop de leden van de oudercommissie worden gekozen; en

  • c.

    de zittingsduur van de leden van de oudercommissie.

• 3. Wijziging van het reglement behoeft instemming van de oudercommissie.

Artikel 14. Bevoegdheid oudercommissie

• 1. De houder van een kindercentrum stelt de oudercommissie in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit met betrekking tot:

  • a.

    de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan artikel 2.3 van de wet, in het bijzonder het pedagogisch beleid en het veiligheids- en gezondheidsbeleid;

  • b.

    voedingsaangelegenheden;

  • c.

    openingstijden; en

  • d.

    de vaststelling of wijziging van een regeling inzake de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 11.

• 2. Van een advies als bedoeld in het eerste lid kan de houder van het kindercentrum slechts afwijken indien hij schriftelijk en gemotiveerd aangeeft dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet.

• 3. De oudercommissie is bevoegd de houder van een kindercentrum ook ongevraagd te adviseren over de onderwerpen, genoemd in het eerste lid.

• 4. De houder van een kindercentrum voert ten minste eenmaal per twaalf maanden overleg met de oudercommissie over de invulling van het nog te voeren pedagogisch beleid en over het al gevoerde pedagogisch beleid.

• 5. De houder van een kindercentrum verstrekt de oudercommissie tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die deze voor de vervulling van haar taak redelijkerwijs nodig heeft.