Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Katwijk

1. ALGEMEEN

Dit verantwoordingsprotocol is opgesteld ter verduidelijking van de financiële verantwoording van de subsidies en de bijbehorende accountantscontrole. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Katwijk. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit verantwoordingsprotocol aan de accountant.

Het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Katwijk is alleen van toepassing als een subsidieontvanger in een kalenderjaar meer dan € 5.000 subsidie ontvangt, voor zover de subsidie tegelijk met de verlening wordt vastgesteld. Daarnaast geeft het ook richting aan de eisen die worden gesteld bij een tussentijdse verantwoording bij de verlening van meerjarige subsidies.

Op grond van de Algemene Subsidieverordening gemeente Katwijk 2018 (ASV 2018) kunnen subsidies worden verstrekt. De verleende subsidies worden verantwoord via een financiële verantwoording en een activiteitenverslag.

In de ASV 2018, nadere subsidieregelingen en in dit verantwoordingsprotocol zijn de eisen opgenomen waaraan de verantwoording van de subsidie moeten voldoen en welke accountantsverslagen dan wel accountantsverklaringen verplicht zijn. Daarnaast kunnen in het besluit tot verlening (beschikking) en de uitvoeringsovereenkomst aanvullende verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn opgenomen.

Door de subsidieontvanger wordt verantwoording afgelegd, overeenkomstig de kaders in hoofdstuk 3 van dit verantwoordingsprotocol.

2. DEFINITIES

In het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Katwijk worden de volgende definities gehanteerd:

Inhoudelijk verslag: Het inhoudelijk verslag (of activiteiten verslag) maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Ook bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Het activiteitenverslag valt in principe buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig NBA Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de financiële verantwoording of de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat.

Bestemmingsreserve subsidies: Conform artikel 3, van de Subsidieregeling reserves en eigen vermogen gemeente Katwijk, kan in bepaalde gevallen een bestemmingsreserve subsidies worden gevormd. Dit is een egalisatiereserve zoals bedoeld in artikel 4:72 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Deze bestemmingsreserve dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording en te voldoen aan de gestelde eisen.

Btw in de subsidieverantwoording: Bij de verantwoording van de subsidie kan uitsluitend niet verrekenbare Btw als subsidiabele lasten worden opgevoerd.

Financiële verantwoording: Een financiële verantwoording kan (1) een jaarrekening, (2) een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening of een (3) separaat financieel verslag zijn. Deze dienen een vergelijking te bevatten van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag en de werkelijk gerealiseerde baten en lasten en een vergelijking met het voorgaande boekjaar indien van toepassing. Afwijkingen worden toegelicht. Uit de financiële verantwoording moet blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.

Begroting: De begroting is de begroting van baten en lasten, die is ingediend bij de subsidieaanvraag.

Jaarrekening: Indien de financiële verantwoording in de vorm van een jaarrekening wordt aangeleverd, dan dient deze te zijn opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient in ieder geval afzonderlijk zichtbaar e worden opgenomen:

• •

  de subsidie ontvangsten van de gemeente Katwijk en de bijbehorende besteding van de subsidie;

• •

  een vergelijking met voorgaand jaar;

• •

  een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag, met een toelichting als er afwijkingen zijn.

Controleverklaring: Een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid, volledigheid en financiële rechtmatigheid van een aanvraag tot subsidievaststelling. Uitgevoerd door gecertificeerde registeraccountants (RA's) en accountants-administratieconsulenten (AA's).

Afwijking toelichten: Wanneer de werkelijke uitkomsten (realisatie) van een begroting (plan) afwijken van wat was verwacht (begroting) met meer dan 10% of met een bedrag van minstens € 10.000, dan moeten deze verschillen in de financiële verantwoording worden uitgelegd.

Financiële rechtmatigheid: Een subsidie is rechtmatig besteed als deze is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking, subsidieregeling en algemene subsidie verordening van gemeente Katwijk (ASV 2018 en eventuele volgende versies)

3. VERANTWOORDINGSPROTOCOL

Het uitgangspunt voor de gemeente Katwijk is dat de subsidie goed wordt verantwoord, maar dat de administratieve lasten voor de subsidieontvangers waar mogelijk beperkt blijven. Met een goede onderbouwing kunnen op verzoek nadere afspraken gemaakt worden over de wijze van verantwoorden. Bijvoorbeeld als de subsidieontvanger een verantwoording moet indienen bij meerdere geldverstrekkers of bij de jaarlijkse verantwoording van een meerjarige subsidie.

De financiële verantwoording dient bij ontvangen subsidiebedragen vanaf € 100.000 van een controleverklaring van de accountant te worden voorzien (art. 14, lid 3, ASV 2018). De financiële verantwoording kan zijn: A. een jaarrekening, B. een bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening, C. separate financiële subsidieverantwoording.

• A.

  Financiële verantwoording als onderdeel van de jaarrekening

  • 1.

    De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met geldende (specifieke) verslaggevingsvoorschriften en eventuele subsidievoorwaarden.

  • 2.

    Deze wijze van verantwoorden zal enkel van toepassing zijn indien de subsidie ontvanger voornamelijk (90%) gefinancierd wordt door de gemeente Katwijk. En er naast de subsidiebaten van de gemeente Katwijk bijna geen sprake is van overige inkomstenbronnen.

  • 3.

    Het jaarverslag moet zijn ondertekend door (of namens) het bestuur van de organisatie en dient inzicht te geven in de inhoudelijke toelichting op de uitgevoerde subsidieactiviteiten.

  • 4.

    De verantwoording van de ontvangen subsidie van de gemeente Katwijk met bijbehorende bestedingen ten laste van deze subsidie is onderdeel van de jaarrekening als geheel maar is wel afzonderlijk gepresenteerd en toegelicht in de jaarrekening van de subsidieontvanger.

  • 5.

    In de jaarrekening dienen bij de baten en lasten kolommen te zijn opgenomen voor de realisatie van het boekjaar, de begroting en de realisatie van het voorgaand boekjaar. De kolom begroting dient, in het geval van de subsidiabele activiteiten, gelijk te zijn aan de middels de subsidiebeschikking goedgekeurde begroting.

  • 6.

    Verschillen tussen de begroting en de realisatie in de jaarrekening moeten worden toegelicht met vermelding van de oorzaken.

  • 7.

    Wanneer in de subsidiebeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient ook in de presentatie in de jaarrekening te blijken wat de totale kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

  • 8.

    De bestemmingsreserve subsidies gemeente Katwijk en mutaties daarvan worden expliciet benoemd in de jaarrekening.

• B.

  Financiële verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening

  • 1.

    Als de verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening plaatsvindt, dient de bijlage een gedetailleerde verantwoording te omvatting in een vergelijkbaar format als de goedgekeurde subsidiebegroting met bijbehorende baten en lasten per deelactiviteit. De bijlage maakt onderdeel uit van de jaarrekening (vergelijkbaar met de SiSa-verantwoording bij gemeenten).

  • 2.

    Per subsidie (deel)activiteit dienen de gerealiseerde baten en lasten te zijn opgenomen in de verantwoordingsbijlage met daarbij een vergelijking met de begroting en indien van toepassing het voorgaande boekjaar.

  • 3.

    Verschillen tussen de begroting en de realisatie in de bijlage met de financiële verantwoording moeten per (deel)activiteit worden toegelicht met vermelding van de oorzaken.

  • 4.

    Het is verplicht om de bijlage bij de jaarrekening afzonderlijk te laten ondertekenen door (of namens) het bestuur van de organisatie en te voorzien van een inhoudelijk activiteitenverslag.

  • 5.

    Wanneer in de subsidiebeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten per subsidieverlening, dient uit de verantwoordingsbijlage te blijken wat de totale gerealiseerde baten en lasten per benoemde (deel)activiteit zijn.

  • 6.

    De bestemmingsreserve subsidies gemeente Katwijk en mutaties daarvan worden in de financiële verantwoording, als bijlage, vermeld.

• C.

  Separate financiële subsidieverantwoording

  • 1.

    Als de verantwoording via een separate subsidieverantwoording plaatsvindt, dient de financiële verantwoording het format van de goedgekeurde subsidiebegroting te volgen met bijbehorende baten en lasten per deelactiviteit.

  • 2.

    Per subsidie (deel)activiteit dienen de gerealiseerde baten en lasten te zijn opgenomen in de financiële verantwoording met daarbij een vergelijking met de begroting en indien van toepassing het voorgaande boekjaar.

  • 3.

    Verschillen tussen de begroting en de realisatie in de financiële verantwoording moeten per (deel)activiteit worden toegelicht met vermelding van de oorzaken.

  • 4.

    Het is verplicht om de financiële verantwoording te laten ondertekenen door (of namens) het bestuur van de organisatie en te voorzien van een inhoudelijk activiteitenverslag.

  • 5.

    Wanneer in de subsidiebeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten per subsidieverlening, dient uit de financiële verantwoording te blijken wat de totale gerealiseerde baten en lasten per benoemde (deel)activiteit zijn.

  • 6.

    De bestemmingsreserve subsidies gemeente Katwijk en mutaties daarvan worden in de financiële verantwoording, als bijlage, vermeld.

4. ACCOUNTANTSPROTOCOL

Dit accountantsprotocol geldt vanaf 1 januari 2025 en beschrijft de werkzaamheden van de accountant die leiden tot een controleverklaring bij de verantwoording van de subsidiabele activiteiten bij een toegekende subsidie vanaf € 100.000 per jaar. De verantwoording over de rechtmatige besteding vindt plaats via de jaarrekening van de subsidieontvanger, dan wel via een afzonderlijke bijlage bij de jaarrekening dan wel via een separate financiële verantwoording. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor het tijdig op de hoogte stellen van dit protocol aan de accountant. De controleverklaring is gebaseerd op het betreffende boekjaar van de gesubsidieerde instelling dan wel op de gehele subsidieperiode en vindt plaats voorafgaand aan de tussentijdse en/of eindverantwoording van de subsidieontvanger (zie ook Meerjarige subsidieverlening).

4.1 Normenkader

Het normenkader voor de controle van de financiële subsidieverantwoording door de accountant bestaat uit de ASV 2018, de subsidiebeschikking behorend bij de subsidieverlening, de betreffende subsidieregeling indien van toepassing en dit verantwoordingsprotocol. Van de accountant wordt verwacht dat er wordt vastgesteld dat de subsidie is besteed in overeenstemming met het doel waarvoor de subsidie is verstrekt en dat aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen wordt voldaan. Zoals vastgelegd in het hierboven genoemde normenkader, de subsidiebeschikking en de subsidieregeling. Dit verantwoordingsprotocol schrijft geen werkprogramma voor de accountant voor. Uit de controleverklaring dient te blijken dat het verantwoordingsprotocol is toegepast en getoetst is aan de voorwaarden genoemd in de subsidiebeschikking en subsidieregeling (indien van toepassing).

4.2 Aandachtpunten bij de controle van de financiële verantwoording

• A.

  Financiële verantwoording als onderdeel van de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen over de subsidieverantwoording van de van gemeente Katwijk ontvangen subsidie(s):

• •

  De jaarrekening is opgesteld conform het kader van hoofdstuk 3 van dit protocol, de subsidieverantwoording maakt hier integraal onderdeel vanuit;

• •

  De accountant geeft zijn controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel, zowel getrouwheid als rechtmatigheid maken onderdeel uit van het oordeel van de accountant;

• •

  De subsidie is besteed aan het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld en voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen uit de subsidiebeschikking, subsidieregeling en ASV van de gemeente Katwijk

• •

  Afwijkingen groter dan 10% met een minimum van € 5.000 tussen de begroting en de totale realisatie van de subsidie zijn toegelicht in de jaarrekening;

• •

  De jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva; baten en lasten;

• •

  De baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn getrouw en rechtmatig verantwoord;

• •

  Het normenkader voor de rechtmatigheid van de baten en lasten per verleende subsidie is genoemd onder punt 3;

• •

  Het activiteitenverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen;

• •

  Voor zover van toepassing: de egalisatiereserve en/of bestemmingsreserve is conform de vereisten opgenomen en toegelicht.

• B.

  Financiële verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen over de subsidieverantwoording van de van gemeente Katwijk ontvangen subsidie(s), in de vorm van een afzonderlijke bijlage bij de jaarrekening van de subsidie-ontvanger:

• •

  De bijlage bij de jaarrekening (verantwoording is opgesteld conform hoofdstuk 3 van dit protocol;

• •

  De accountant geeft zijn controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel waarbij er in de verklaring, naast een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening, ook een tweede oordeel is opgenomen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de subsidie in de afzonderlijke verantwoordingsbijlage bij de jaarrekening;

• •

  De subsidie is besteed aan het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld en voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen uit de subsidiebeschikking, subsidieregeling en ASV van de gemeente Katwijk;

• •

  Afwijkingen groter dan 10% (met een minimum van € 5.000) tussen de begroting en de realisatie van een deelactiviteit zijn toegelicht in de verantwoordingsbijlage, met vermelding van de omvang en oorzaak van de afwijking;

• •

  De baten en lasten in de verantwoordingsbijlage zijn getrouw verantwoord, evenals de stand en mutatie van eventueel van toepassing zijnde reserves

• •

  De baten en lasten per verleende subsidiabele (deel)activiteit zijn rechtmatig;

• •

  Het normenkader voor de rechtmatigheid van de baten en lasten per subsidiabele (deel)activiteit is genoemd onder punt 3:

• •

  Het inhoudelijk activiteitenverslag is verenigbaar met de verantwoordingsbijlage en bevat geen materiële afwijkingen;

• •

  Voor zover van toepassing: de egalisatiereserve en/of bestemmingsreserve en mutaties daarvan zijn conform de vereisten verantwoord.

• C.

  Separate financiële subsidieverantwoording

De accountant dient het volgende vast te stellen over de afzonderlijke subsidieverantwoording van de van gemeente Katwijk ontvangen subsidie(s):

• •

  De financiële subsidieverantwoording is opgesteld conform hoofdstuk 3 van dit protocol;

• •

  De accountant geeft zijn controleverklaring af bij de financiële subsidieverantwoording waarbij zowel getrouwheid als rechtmatigheid onderdeel zijn van het oordeel van de accountant;

• •

  De subsidie is besteed aan het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld en voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen uit de subsidiebeschikking, subsidieregeling en ASV van de gemeente Katwijk;

• •

  Afwijkingen groter dan 10% (met een minimum van € 5.000) tussen de begroting en de realisatie van een deelactiviteit zijn toegelicht in de financiële subsidieverantwoording, met vermelding van de omvang en oorzaak van de afwijking;

• •

  De baten en lasten in de financiële subsidieverantwoording zijn getrouw verantwoord, evenals de stand en mutatie van eventueel van toepassing zijnde reserves

• •

  De baten en lasten per verleende subsidiabele (deel)activiteit in de financiële subsidieverantwoording zijn rechtmatig;

• •

  Het normenkader voor de rechtmatigheid van de baten en lasten per subsidiabele (deel)activiteit is genoemd onder punt 3:

• •

  Het inhoudelijk activiteitenverslag is verenigbaar met de financiële subsidieverantwoording en bevat geen materiële afwijkingen;

• •

  Voor zover van toepassing: de egalisatiereserve en/of bestemmingsreserve en mutaties daarvan zijn conform de vereisten verantwoord.

4.3 Betrouwbaarheid en materialiteit

De controle van de financiële verantwoording moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95% gehanteerd moet worden.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, de maximale afwijking voor wat betreft de getrouwheid of financiële rechtmatigheid in de jaarrekening, verantwoordingsbijlage of financiële subsidieverantwoording niet groter zijn dan de van toepassing zijnde materialiteitsvereisten zoals opgenomen in onderstaande tabellen.

• A.

  Financiële verantwoording als onderdeel van de jaarrekening

In de situatie dat de gesubsidieerde instelling voornamelijk gefinancierd wordt door de gemeente Katwijk kan verantwoording van de subsidie plaatsvinden via de jaarrekening.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn dan de volgende materialiteitspercentages (goedkeuringstoleranties) van toepassing:

• B.

  Financiële verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening

In de situatie dat de verantwoording van de subsidiebestedingen plaatsvindt via een bijlage bij de jaarrekening is sprake van onderstaande materialiteitstabel ten behoeve van de controle op de verantwoordingsbijlage.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn dan de volgende materialiteitspercentages (goedkeuringstoleranties) van toepassing:

• C.

  Separate financiële subsidieverantwoording

In de situatie dat de verantwoording van de subsidiebestedingen plaatsvindt via een separate financiële subsidieverantwoording is sprake van onderstaande materialiteitstabel ten behoeve van de controle op de subsidieverantwoording.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn dan de volgende materialiteitspercentages (goedkeuringstoleranties) van toepassing:

4.4 Controleverklaring

De accountant hanteert voor de controleverklaring het model dat hiervoor is voorgeschreven door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Daarbij dient uit de controleverklaring te blijken dat wordt voldaan aan de eisen van het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Katwijk. Het oordeel van de accountant over de verantwoorde subsidies dient bij een verantwoording via de bijlage bij de jaarrekening als afzonderlijk oordeel terug te komen in de controleverklaring bij de jaarrekening.

Accountantsverslag en rapporteringstolerantie

Het verantwoordingsprotocol hanteert als uitgangspunt dat geconstateerde fouten en/of onzekerheden zoveel mogelijk, indien mogelijk, door subsidieontvanger hersteld worden. De accountant hoeft alleen een accountantsverslag uit te brengen als sprake is van niet gecorrigeerde fouten en/of onzekerheden die mogelijk van invloed zijn op de afrekening van de subsidie. De subsidieontvanger is dan verplicht om ook deze rapportage naar de gemeente Katwijk te versturen.

Om te kunnen bepalen of een geconstateerde afwijking van invloed is op de afrekening dient de rapporteringstolerantie in acht genomen te worden.

De rapporteringstolerantie is bij alle drie de wijzen van verantwoording (A, B en C) vastgesteld op € 5.000,-. Niet gecorrigeerde afwijkingen boven of gelijk aan dit bedrag dienen via het accountsverslag/ verslag van bevindingen bij de verantwoording gerapporteerd te worden aan gemeente Katwijk.

5. MEERJARIGE SUBSIDIEVERLENING

De verantwoordingseisen van meerjarige subsidies verschillen niet wezenlijk van die van eenjarige subsidieverleningen. Na beoordeling van de subsidieaanvraag, ontvangt de aanvrager een beschikking van de gemeente, waarin de verplichtingen, eventuele voorwaarden en informatie over de subsidie zijn vastgelegd. Het is voor het college van belang om een vinger aan de pols te kunnen houden bij de tussentijdse uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. Zo blijft er grip op doelmatige en doeltreffende inzet van de subsidiemiddelen.

5.1 Tussentijdse rapportages en monitoring

Het college verlangt van subsidieontvangers, die een meerjarige subsidie ontvangen, dat zij minimaal éénmaal per jaar over de voortgang van de activiteiten en de bijbehorende uitgaven rapporteren in een inhoudelijke en financiële jaarrapportage. De subsidieontvanger geeft daarbij aan in hoeverre er sprake is van afwijkingen op de oorspronkelijke planning en begroting. Met deze rapportage biedt de organisatie ook inzicht in de financiële gezondheid van de subsidieontvanger om de continuïteit van de activiteiten te kunnen borgen. Het kan voorkomen dat een subsidieontvanger minder subsidiemiddelen uitgeeft dan vooraf verwacht. Hierdoor kan het college de toekomstige subsidieverlening verlagen. De gemeente beoordeelt samen met de subsidieontvanger hoe deze afwijkingen kunnen worden hersteld of welke andere vervolgstappen moeten worden ondernomen (zie ook Meldingsplicht afwijkingen).

Daarnaast dienen de jaarlijkse subsidiebaten en lasten ook onderdeel te zijn van één van de verantwoordingswijzen zoals genoemd in hoofdstuk 3 van dit protocol. Dit betekent dat de jaarlijkse subsidiebestedingen van meerjarige verleningen onderdeel dienen te zijn van of

• -

  A, de jaarrekening als geheel indien aan deze vereisten wordt voldaan,

• -

  B, een aparte verantwoordingsbijlage als onderdeel van de jaarrekening

• -

  C, een separate financiële subsidieverantwoording.

Zodat het college op deze wijze ook tussentijds zekerheid heeft over de rechtmatige besteding van door de gemeente Katwijk verleende meerjarige subsidies.

Naast deze jaarlijkse rapportages/ verantwoording kan het college ook ervoor kiezen om aanvullende tussenrapportages te vragen, periodiek gesprekken te voeren met subsidieontvangers of het uitvoeren van werkbezoeken om gedurende het jaar de voortgang te blijven volgen. Dit is ook van toepassing op 1-jarige of eenmalige subsidieverstrekkingen. De precieze invulling van de monitoring verschilt per subsidieregeling.

5.2 Eindverantwoording en vaststelling

Bij meerjarige subsidies kan de subsidie pas definitief worden vastgesteld als de volledige verantwoording over de volledige subsidieperiode is ontvangen. Bij de verantwoording over meerjarige subsidies wordt zoveel mogelijk de systematiek van verantwoording van éénjarige subsidies gevolgd. Aan het eind van de subsidieperiode wordt er verantwoording afgelegd over de hele subsidieperiode. Deze verantwoording betreft zowel de realisatie van activiteiten en resultaten als een financieel verslag. Richtlijnen hiervoor zijn opgenomen in Hoofdstuk 3 Verantwoordingsprotocol subsidies Gemeente Katwijk. Waarbij in het laatste verantwoordingsjaar slechts gekozen kan worden voor verantwoordingswijze B (afzonderlijke verantwoordingsbijlage als onderdeel van de jaarrekening) of C separate financiële subsidieverantwoording. Dit omdat in het laatste jaar niet alleen de jaarlijkse subsidiebaten en lasten opgenomen moeten worden, maar ook de cumulatieve baten en lasten. De verantwoording dient daarbij inzicht te bieden in het totaal van de ontvangen subsidie en de totale subsidiebestedingen per jaar over de gehele verantwoordingsperiode. Zodat inzichtelijk is wel deel van de subsidie is besteed en van welk deel dit eventueel nog niet het geval is.

Het proces tot vaststelling van meerjarige subsidies gaat op dezelfde wijze als bij subsidies van één kalenderjaar of korter. Het college toetst of aan alle beschikkingsvereisten is voldaan. Wanneer subsidie niet is uitgegeven, of wanneer de activiteiten niet zijn uitgevoerd conform de verleningsbeschikking, kan het college de subsidie lager vaststellen (art.4:46 lid 2, Awb).

6. MELDINGSPLICHT AFWIJKINGEN

Los van de bovengenoemde rapportages, verplicht artikel 10 van de ASV 2018 de subsidieontvanger om de gemeente zo spoedig mogelijk via e-mail te informeren zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen worden verricht, of dat hij niet of niet geheel zal voldoen aan de geldende verplichtingen.

Het kan voorkomen dat een subsidieontvanger deels of helemaal niet meer in staat is de activiteiten uit te voeren waarvoor de subsidie is verleend. Het kan ook voorkomen dat een subsidieontvanger minder subsidiemiddelen uitgeeft dan vooraf verwacht. Hierdoor kan het college de toekomstige subsidieverlening verlagen.

Na de melding via subsidies@katwijk.nl kan de gemeente samen met de subsidieontvanger beoordelen hoe deze afwijkingen kunnen worden hersteld of welke andere vervolgstappen moeten worden ondernomen.