Reglement op het Documentair Informatiesysteem (DIS)

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: Wet persoonsregistraties;

• b.

  persoonsgegeven: persoonsgegeven in de zin van de wet;

• c.

  houder: degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie, zijnde Gedeputeerde Staten;

• d.

  beheerder: de in dit reglement aangewezen functionaris, die zorg draagt voor de uitvoering en naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde;

• e.

  derden: instanties en personen, die niet behoren tot het bestuurlijk of ambtelijk apparaat van de provincie Limburg.

Artikel 2

• 1.

  De persoonsregistratie heeft tot doel informatie te leveren ten behoeve van de registratuur en archieftaak van de afdeling Facilitaire Zaken.

• 2.

  De persoonsregistratie heeft voorts tot doel informatie te leveren ten behoeve van het management in de vorm van statistische overzichtslijsten.

• 3.

  De persoonsregistratie heeft tevens tot doel informatie te leveren aan alle provinciale organisatieonderdelen ten behoeve van de behandeling en afdoening van de binnenkomende en uitgaande correspondentie.

Artikel 3

• 1.

  In de persoonsregistratie mogen uitsluitend gegevens worden opgenomen over personen die corresponderen met de Provincie Limburg.

• 2.

  De persoonsregistratie bevat over de in het eerste lid bedoelde personen ten hoogste de volgende gegevens:

  • a.

    naam, voornamen, voorletters, titulatuur, adres, postcode, woonplaats van de afzender of de geadresseerde van het betrokken document.

  • b.

    een aanduiding van de soort van het betrokken document en van het onderwerp waarop het betrekking heeft, de data van ontvangst en verzending ervan en een administratienummer.

• 3.

  De gegevens bedoeld in het vorige lid onder a. worden verkregen van:

  de geregistreerde, indien deze afzender is;

  het verantwoordelijke organisatieonderdeel, indien de geregistreerde geadresseerde is.

Artikel 4

De beheerder van de persoonsregistratie is de applicatiebeheerder van het DIS systeem.

Artikel 5

• 1.

  Rechtstreekse toegang tot de persoonsregistratie hebben slechts:

  • a.

    de houder;

  • b.

    de beheerder;

  • c.

    de schriftelijk door de beheerder binnen de kring van de verschillende organisatie-onderdelen werkzame personen aangewezen functionarissen.

• 2.

  De beheerder kan aan provinciale ambtenaren of medewerkers die persoonsgegevens verstrekken, waarover zij binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden dienen te beschikken.

Artikel 6

• 1.

  De opgenomen persoonsgegevens worden door of vanwege de beheerder uit de persoonsregistratie verwijderd:

  • a.

    nadat de zaak is afgedaan en blijkt dat de gegevens voor een goed functioneren van de diverse organisatieonderdelen niet meer nodig zijn;

  • b.

    na een daartoe strekkend besluit van de houder.

• 2.

  Door of vanwege de beheerder wordt jaarlijks bezien of er persoonsgegevens zijn die niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie en om die reden verwijderd kunnen worden.

Artikel 7

Ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan worden door of vanwege de beheerder technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen.

Artikel 8

Verstrekkingen aan personen en instanties buiten de provinciale organisatie vinden alleen plaats op basis van een besluit van de houder. Daarbij worden de artikelen 11, 12, 14, en 18, lid 3, van de wet in acht genomen.

Artikel 9

• 1.

  Door of vanwege de beheerder wordt, indien toepassing is gegeven aan artikel 8, lid 2, een protocol bijgehouden, waarin worden vermeld:

  • a.

    de namen en adressen van instellingen waarvan of personen aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt;

  • b.

    de data waarop die verstrekkingen hebben plaatsgevonden;

  • c.

    de verstrekte gegevens.

• 2.

  Door of vanwege de beheerder kunnen jaarlijks de aantekeningen uit het protocol betreffende verstrekkingen die meer dan een jaar daarvoor hebben plaatsgevonden verwijderd worden.

Artikel 10

• 1.

  Verzoeken om kennisneming als bedoeld in artikel 29, leden 1 en 2, van de wet en verzoeken om mededeling van derdenverstrekkingen als bedoeld in artikel 32 van de wet kunnen worden ingediend bij de houder, onder vermelding van de persoonsregistratie en de gegevens die het betreft.

• 2.

  Verzoeken om correctie als bedoeld in artikel 31 van de wet worden schriftelijk ingediend bij de houder onder vermelding van de persoonsregistratie en de gegevens die het betreft.

Artikel 11

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement op het Documentair Informatiesysteem.

• 2.

  Het reglement treedt in werking op 1 juli 1990 en wordt vanaf die datum ter inzage gelegd.