Beleidsregels archiefbewaarplaatsen en archiefruimten provincie Limburg

Geldend van 22-01-1999 t/m heden

Intitulé

Beleidsregels archiefbewaarplaatsen en archiefruimten provincie Limburg

BELEIDSREGELS ARCHIEFBEWAARPLAATSEN EN ARCHIEFRUIMTEN PROVINCIE LIMBURG

HOOFDSTUK I Algemeen

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

  • a.

    gebouw: kantoorgebouw in de zin van het Bouwbesluit, waarvan een archiefruimte, onderscheidenlijk een archiefbewaarplaats deel uitmaakt;

  • b.

    archiefgebouw: gebouw als omschreven onder a, bestaande uit een archiefbewaarplaats en kantoor- en andere ruimten uitsluitend in gebruik voor het beheer en de raadpleging van archiefbescheiden en documentaire verzamelingen;

  • c.

    compartiment: gedeelte van een archiefbewaarplaats, dat door brandwerende bouwdelen van een of meer andere gedeelten van de archiefbewaarplaats is gescheiden;

  • d.

    NEN: door de Stichting Nederlands Normalisatie Instituut uitgegeven norm.

HOOFDSTUK II Archiefruimten

Artikel 2

  • 1.

    Een gebouw waarin een archiefruimte is of wordt gevestigd is niet gelegen in een omgeving, waar een bijzonder brand- of overstromingsgevaar bestaat dan wel extreme overlast van luchtvervuiling te verwachten is.

  • 2.

    De archiefruimte is uitsluitend bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden. Er worden geen materialen en apparaten geplaatst die het klimaat nadelig kunnen beïnvloeden, verontreiniging verspreiden, brandgevaar veroorzaken, dan wel insecten of micro-organismen kunnen aantrekken.

Bouwkundige voorzieningen

Artikel 3

  • 1.

    De vloerbelasting is berekend op een gewicht van 10 kN/m2, bij een inrichting met 7 legborden boven elkaar, bij een onderlinge afstand van 35 cm.

  • 2.

    De archiefruimte is beschermd tegen overlast van grond-, riool-, regen-, leiding- en bluswater door de toepassing van een waterkering van tenminste 10 cm. In een archiefruimte beneden het maaiveld zijn watermelders aanwezig.

  • 3.

    De scheidingsconstructie, vloeren, wanden en plafonds tussen de archiefruimte en de omringende ruimten is van steenachtig materiaal en bezit een brandwerendheid van 60 minuten volgens NEN 6069; dit geldt ook voor deuren, kozijnen, brandkleppen, doorvoeringen van kabels, leidingen en andere perforaties; met betrekking tot brandkleppen is NEN 6077 van toepassing. Rooster- en andere tussenvloeren zijn niet toegestaan. Indien de vuurbelasting van een aangrenzende ruimte groter is dan die van een gemiddelde kantoorruimte wordt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag dienovereenkomstig verhoogd.

  • 4.

    Ramen zijn in de archiefruimte niet toegestaan.

  • 5.

    De bijdrage tot de brandvoortplanting van wanden, plafonds, vloeren en vloerbedekking alsmede van kasten en stellingen voldoet aan klasse 4 volgens NEN 6065.

  • 6.

    De vloeren, wanden en plafonds worden glad, vlak en stofvrij afgewerkt; losse bouwdelen met kieren worden niet toegepast.

  • 7.

    Alleen kabels, leidingen en kanalen ten behoeve van voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals een verwarmingsbuis, zijn in de archiefruimte aanwezig. Archiefstellingen staan niet onder watervoerende leidingen. Kabels en leidingen worden zoveel mogelijk als opbouw uitgevoerd; voeding naar apparatuur vindt plaats van bovenaf door de wand.

  • 8.

    Het ventilatiesysteem of de luchtbehandelingsinstallatie is zodanig uitgevoerd dat hierdoor geen water, vuil en ongedierte kunnen doordringen in de archiefruimte.

  • 9.

    De klimaatapparatuur is buiten de archiefruimte geplaatst.

  • 10.

    De toegangsdeuren zijn voorzien van deugdelijk hang- en sluitwerk. Zij zijn zelfsluitend uitgevoerd. Bij gesloten deur is door verklikkerlampjes aan de buitenzijde zichtbaar of de elektriciteit is ingeschakeld. Deurcontacten ten behoeve van de stroomvoorziening (c.q. verlichting) zijn niet toegestaan.

Brandpreventie

Artikel 4

  • 1.

    In de nabijheid van de archiefruimte zijn voldoende en doelmatige kleine blusmiddelen aanwezig in de vorm van slanghaspels en koolzuursneeuwblussers. Poeder- en schuimblussers zijn niet toegestaan.

  • 2.

    Op de toegangsdeuren worden bordjes geplaatst voorzien van de tekst of het symbool "Verboden te roken".

Klimaat

Artikel 5

  • 1.

    De relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte waarin alleen papieren archiefbescheiden worden bewaard mag variëren tussen 30 en 55% en de temperatuur tussen 16 en 20ºC; een overschrijding tot 25ºC tijdens maximaal 10 etmalen per jaar is toegestaan.

  • 2.

    De archiefruimte is voorzien van een thermometer en een hygrometer. Haarhygrometers zijn niet toegestaan. Alle meetapparatuur wordt regelmatig gecontroleerd op juiste werking en aanwijzing.

  • 3.

    De luchtinhoud van de archiefruimte wordt tenminste één maal en niet meer dan vier maal per 24 uur ververst.

  • 4.

    De bewaring van archiefbescheiden in andere vorm dan papier geschiedt zo veel mogelijk onder de condities als omschreven in de artikelen 32 en 38.

Inrichting

Artikel 6

  • 1.

    Bij plaatsing van archiefstellingen langs een buitenmuur en langs radiatoren wordt een tussenruimte van tenminste 20 cm in acht genomen, langs een binnenmuur 10 cm; de afstand tot het plafond is tenminste 30 cm. De looppaden tussen de archiefstellingen zijn tenminste 70 cm breed.

  • 2.

    De afstand van deurkozijnen en andere doorvoeringen door brandwerende wanden ten opzichte van archiefstellingen is tenminste 50 cm.

  • 3.

    Archiefstellingen zijn in de regel niet hoger dan 230 cm.

  • 4.

    Voor de berging van elektromagnetische materialen worden volledig plaatstalen kasten, voorzien van deuren en een achterwand, toegepast.

HOOFDSTUK III Archiefbewaarplaatsen

Constructieve eisen

Artikel 7

De vloeren, wanden en plafonds worden uitgevoerd in gewapend beton in kwaliteiten als omschreven in NEN 6720 of gelijkwaardig materiaal als volgt.

  • 1.

    Het beton in de buitenwanden en vloeren van een in de kelder gesitueerde archiefbewaarplaats is tenminste 300 mm dik in betonkwaliteit B25 of 270 mm in betonkwaliteit B35 of 250 mm in betonkwaliteit B45 of hoger.

  • 2.

    Het beton van de wanden van de archiefbewaarplaats die tevens buitenmuren zijn is tenminste 300 mm dik in betonkwaliteit B45 of hoger, indien zij aan een open terrein liggen; de wanden van de archiefbewaarplaats worden tevens als buitenmuur beschouwd, als er slechts een glas- of andere lichte constructie voor staat.

  • 3.

    Het plafond van een op de bovenste verdieping of slechts onder een lichte kapconstructie gelegen archiefbewaarplaats is tenminste 300 mm dik in betonkwaliteit B25 of 270 mm in betonkwaliteit B35 of 250 mm in betonkwaliteit B45 of hoger.

  • 4.

    De overige wanden, vloeren en plafonds worden uitgevoerd in beton van tenminste 250 mm dik in betonkwaliteit B25 dan wel in beton van tenminste 200 mm dik aangevuld met ander steenachtig bouwmateriaal tot een gezamenlijke massa van tenminste 625 kg/m2.

  • 5.

    De in 2 en 4 bedoelde wanden, vloeren en plafonds worden berekend op een bijzondere belasting van tenminste 10 kN/m2 of indien deze hoger is, de statisch equivalente belasting ten gevolge van een explosie op een afstand van 1,5 m met explosieven overeenkomend met de kracht van een 155 mm granaat. De in rekening te brengen statisch equivalente belasting is: qu = (72:l) kN/m2 waarbij l de overspanning is, en uitgaande van een overspanning groter dan 5 en kleiner dan 10 m. Bij vierzijdig opgelegde vloeren, al of niet ingeklemd, is l de kleinste overspanning. De belasting wordt aanwezig geacht over een oppervlakte van lxl.

  • 6.

    Het vijfde lid is niet van toepassing op: het plafond indien het tevens een vrijliggend dak is zonder obstakels met een hoogte van 1,5 meter of meer; de buitenmuur, voor zover deze tenminste 3 meter boven het straatniveau is gelegen en tevens deel uitmaakt van een gesloten gevelwand in een aan weerszijden bebouwde straat; daaraan parallel lopende binnenwanden en overige binnenwanden die niet gekeerd zijn in de richting van een open terrein.

  • 7.

    In wanden op welke de in lid 5 bedoelde sterkte-eis van toepassing is zijn de deuren tenminste 90 mm dik en van dubbel plaatstaal met een dikte van tenminste 1,5 mm en met een verstevigingsconstructie of vulling tussen de twee lagen; de kozijnen zijn vervaardigd van plaatstaal met een dikte van tenminste 2 mm; in wanden waarop deze sterkte-eis niet van toepassing is zijn zij van staal, met een weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag als omschreven in artikel 9.

  • 8.

    De vloer wordt berekend op een nuttige belasting groot 10 kN/m2 bij een gebruik van vaste of verrolbare stellingen met 7 legborden op onderlinge afstanden van 35 cm. Het plafond wordt berekend voor de daarop rustende nuttige belasting, vermeerderd met de bijzondere belasting als omschreven in het vijfde lid, indien dat lid van toepassing is.

  • 9.

    Technische berekeningen worden overgelegd bij de plannen als bedoeld in de artikelen 33 en 38, tweede lid van de wet.

Artikel 8

De vloeren, wanden en plafonds en alle daarin aangebrachte voorzieningen worden waterdicht uitgevoerd en zijn bestand tegen de druk bij de maximaal optredende waterstand, ook bij calamiteiten.

Artikel 9

  • 1.

    Tussen de archiefbewaarplaats en de aangrenzende ruimten bedraagt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag bepaald volgens NEN 6069 tenminste 120 minuten; dit geldt ook voor de vloer, wanden, plafonds, en alle daarin aangebrachte voorzieningen als: deuren, kozijnen, doorvoeringen van kabels, leidingen, kanalen voor ventilatie en luchtbehandeling en andere perforaties; met betrekking tot brandkleppen is NEN 6077 van toepassing. Indien de vuurbelasting van de aangrenzende ruimte groter is dan 120 minuten wordt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag dienovereenkomstig aangepast.

  • 2.

    Indien de oppervlakte van een op één verdieping gelegen deel van een archiefbewaarplaats groter is dan 300 m2 bij een hoogte van 3 m, dan wordt deze in compartimenten verdeeld. Het aantal compartimenten is gelijk aan het quotiënt van de totale oppervlakte van de archiefbewaarplaats in vierkante meters gedeeld door 200 m2, waarbij de rest moet worden verdeeld over de compartimenten zodanig dat geen enkel compartiment groter is dan 300 m2. Indien de ruimte hoger is dan 3 meter, dan dienen deze oppervlakten zodanig te worden aangepast, dat de inhoud per compartiment niet meer is dan 600 m3.

  • 3.

    In afwijking van het tweede lid mag het aantal compartimenten worden bepaald op grond van de maximale opbergcapaciteit. Deze bedraagt per compartiment maximaal 3000 strekkende meter papier van A4 tot folio-formaat of een equivalent daarvan.

  • 4.

    Bij ruimten groter dan omschreven in het tweede en derde lid wordt een sprinklerinstallatie aangebracht, als omschreven in artikel 22, derde, onderscheidenlijk vierde lid.

  • 5.

    Tussen de in het tweede lid genoemde compartimenten bedraagt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag, bepaald volgens NEN 6069, 240 minuten.

  • 6.

    De hoofddraagconstructie van het gebouw voorzover van belang voor de archiefbewaarplaats bezit een brandwerendheid op het criterium van bezwijken van tenminste 240 minuten, berekend volgens NEN 6069 dan wel voor zover van toepassing 6071, 6072 onderscheidenlijk 6073.

  • 7.

    Voor de bewaring van archiefbescheiden die schade kunnen veroorzaken aan andere archiefbescheiden worden afzonderlijke compartimenten ingericht, zodanig dat er ook bij calamiteiten geen schade kan ontstaan aan andere compartimenten.

  • 8.

    Geldige TNO-rapporten worden overgelegd.

Afwerking, diverse bouwkundige voorzieningen

Artikel 10

Ramen zijn in de archiefbewaarplaats niet toegestaan.

Artikel 11

  • 1.

    Vloeren, wanden en plafonds worden glad, vlak en stofvrij afgewerkt; de afwerklaag van wanden en plafonds is niet dampremmend; houten plinten en dorpels of losse delen met kieren worden niet toegepast.

  • 2.

    De vloeren worden voorzien van een slijtvaste afwerking of afdekking.

Artikel 12

  • 1.

    De bijdrage tot brandvoortplanting van de wanden en plafonds van de archiefbewaarplaats voldoet aan klasse 4 volgens NEN 6065. De maatgevende rookdichtheid, bepaald volgens NEN 6066, bedraagt ten hoogste 10 m-1.

  • 2.

    De bepaling van het al dan niet gemakkelijk ontvlambaar zijn en de bijdrage tot brandvoortplanting van de vloer van de archiefbewaarplaats voldoet aan de klasse T1 volgens NEN 1775.

  • 3.

    Geldige TNO-rapporten worden overgelegd.

Artikel 13

Er worden geen bouw- en afwerkmaterialen toegepast uit welke schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat dat zij in de toekomst schade kunnen gaan veroorzaken.

Artikel 14

Door de archiefbewaarplaats worden geen kabels, leidingen en kanalen gevoerd die dienst doen als voedings- of afvoerleiding voor andere ruimten dan de archiefbewaarplaats, of voor een op een andere verdieping gelegen compartiment van de archiefbewaarplaats, ongeacht de aard van die kabels, leidingen en kanalen.

Artikel 15

Alle kabels en leidingen worden uitgevoerd als opbouw; voeding naar apparatuur vindt plaats van bovenaf door de wand.

Artikel 16

Binnen de archiefbewaarplaats mag op geen onderdeel van het gebouw en de meubilering condensvorming kunnen optreden. Hierbij moet rekening worden gehouden met de normaal te verwachten externe klimaatomstandigheden en met de klimaateisen genoemd in artikel 32.

Artikel 17

  • 1.

    De deuren in de wand van de archiefbewaarplaats zijn van plaatstaal, naar buiten draaiend en zelfsluitend uitgevoerd; deuren bedoeld in artikel 7, zevende lid, mogen worden voorzien van een extra, zelfsluitende loopdeur. Bij toepassing van een loopdeur behoeven de plaatstalen deuren niet zelfsluitend te zijn. Deuren van compartimenten behoeven niet zelfsluitend te zijn. De deur of deuren zijn van binnenuit te openen.

  • 2.

    De verlichtingsinstallatie is voorzien van een controlelampje of ander signaleringssysteem waaraan buiten de archiefbewaarplaats zichtbaar is of de verlichting in de archiefbewaarplaats is ingeschakeld. Deurcontacten zijn niet toegestaan.

Artikel 18

  • 1.

    Bij de beplanting van het omliggende terrein worden geen klimplanten geplaatst tegen de buitengevels; stuifmeelrijke planten worden vermeden.

  • 2.

    Planten, waterpartijen en andere objecten die micro-organismen kunnen aantrekken worden zodanig binnen het gebouw geplaatst, dat er tenminste één zelfsluitende deur is tussen deze objecten en de deur of deuren van de archiefbewaarplaats.

Bouwkundige inrichting

Artikel 19

  • 1.

    De archiefbewaarplaats welke gelegen is in een gebied met een overstromingsrisico als gevolg van het risico van doorbraak van de dijk van de polder waarin deze is gelegen dan wel te hoge waterstand in waterlopen grenzend aan het gebied waarin de archiefbewaarplaats is gelegen, wordt waterdicht uitgevoerd met inbegrip van deuren, doorvoeringen van kabels, leidingen en ventilatie- en luchtbehandelingskanalen; dit geldt ook voor de archiefbewaarplaats welke meer dan drie meter beneden het maaiveld is gelegen.

  • 2.

    Geen overstromingsrisico wordt geacht aanwezig te zijn in gebieden volledig beschermd door dijken, welke voldoen aan de veiligheidsnorm als bedoeld in artikel 3 van de Wet op de waterkering (Stb. 1996 nr. 8).

  • 3.

    De archiefbewaarplaats als bedoeld in het eerste lid is voorzien van een of meer pompen met een voldoende capaciteit, aangesloten op een onafhankelijke noodstroomvoorziening.

Artikel 20

  • 1.

    De boven het maaiveld en niet meer dan drie meter beneden het maaiveld gelegen archiefbewaarplaats, is 10 cm gelegen boven het niveau waarop zich wateroverlast kan voordoen bij een calamiteit als omschreven in artikel 19 dan wel is voorzien van een waterkering tot 10 cm boven dat niveau; een berekening van de maximale waterhoogte wordt overgelegd bij de plannen als bedoeld in de artikelen 33 en 38, tweede lid, van de wet.

  • 2.

    Het laagste toelooppunt van water bij calamiteiten als bedoeld in het eerste lid en als gevolg van overvloedige neerslag, lekkage van leidingen in het gebouw en brandblussing, is gelegen minimaal 10 cm boven het niveau ter plaatse van waaraf een vrije afloop naar het maaiveld dan wel de riolering is verzekerd.

Ontvangst- en quarantaineruimte

Artikel 21

Een archiefbewaarplaats waarin regelmatig archiefbescheiden van buiten het gebouw worden opgenomen, beschikt over een ontvangst- en quarantaineruimte die voldoet aan de volgende eisen.

  • 1.

    In de onmiddellijke nabijheid is een laadperron aanwezig, alwaar materialen onder bescherming van een luifel naar binnen kunnen worden gebracht.

  • 2.

    De ruimte is dusdanig afgewerkt dat een natte ontsmetting van de ruimte goed mogelijk is. Bij voorkeur dienen de wanden en de vloeren betegeld te zijn.

  • 3.

    Bij voorkeur wordt de ruimte ingericht met vrij van de muur hangende legborden, uitgevoerd in roestvrij staal.

  • 4.

    De werktafels in de ruimte zijn vervaardigd van materiaal dat waterbestendig is.

  • 5.

    De ruimte is voorzien van een onafhankelijke luchtbehandeling. De installatie haalt de lucht rechtstreeks van buiten en voert de afzuiglucht ook rechtstreeks af naar buiten; er is geen recirculatie.

  • 6.

    Mobiele apparatuur is toegelaten.

  • 7.

    In de ruimte is plaatselijke afzuiging beschikbaar voor het droog reinigen van het archiefmateriaal.

Brandbestrijding met eigen middelen, preventie en melding

Artikel 22

  • 1.

    In de directe nabijheid van de uitgang(en) van de archiefbewaarplaats en op de plaats het verst verwijderd van de uitgang worden op een goed zichtbare plaats in de ruimte een of meer koolzuursneeuwblussers geplaatst die voldoen aan het Besluit draagbare blustoestellen, elk met een nuttige inhoud van tenminste 6 kg.

  • 2.

    In de directe nabijheid van de toegang tot de archiefbewaarplaats wordt aan de buitenzijde van de bewaarplaats een slanghaspel geplaatst, welke voldoet aan NEN-EN 671-1.

  • 3.

    Indien een archiefbewaarplaats of een compartiment daarvan groter is dan omschreven in artikel 9, tweede of derde lid, wordt deze in overleg met de brandweer voorzien van een sprinklerinstallatie, uitgevoerd als gecommandeerd systeem; het brandmeldsysteem mag daarbij worden uitgevoerd volgens het systeem van twee-groepsafhankelijkheid, twee-melderafhankelijkheid of dubbeltoetsmethode; de uitvoering met water in de leidingen verdient de voorkeur.

  • 4.

    In afwijking van het bepaalde in het derde lid is toegestaan: hetzij een gasblusinstallatie gericht op zuurstofverdrijving, mits het gasmengsel veilig voor personen en chemisch indifferent is ten opzichte van archiefbescheiden, er geen gassen bij de vuurhaard worden gevormd die kunnen reageren met archiefbescheiden en de installatie zodanig is uitgevoerd, dat deze geen fysische schade toebrengt aan de archiefbescheiden; hetzij een watermistsysteem, mits dit zodanig is uitgevoerd dat het geen andere fysische schade dan die tengevolge van een tijdelijke zeer hoge luchtvochtigheidsgraad toebrengt aan de archiefbescheiden.

Artikel 23

De archiefbewaarplaats in een archiefgebouw wordt voorzien van een automatische brandmeldinstallatie, welke voldoet aan NEN 2535; het systeem wordt tenminste voorzien van rookdetectoren. De archiefbewaarplaats in een ander gebouw wordt van een dergelijke installatie voorzien, indien deze op grond van NEN-EN 1364 en 1365 noodzakelijk is; het systeem wordt tenminste voorzien van rookdetectoren.

Artikel 24

Aanduidingen met een rookverbod en een verbod om brandbare zaken binnen 50 cm van de uitmondingen van de klimaatbehandelingsinstallatie en van de deursponningen te plaatsen, zowel aan de binnen- als aan de buitenzijde van de deur, worden op relevante en duidelijk zichtbare plaatsen aangebracht.

Overige beveiligingsaspecten

Artikel 25

De toegang tot de archiefbewaarplaats is zodanig gesitueerd, dat bezoekers en niet met de verzorging van archieven belaste personeelsleden er niet ongecontroleerd kunnen binnen gaan.

Artikel 26

  • 1.

    De buitendeuren van het gebouw en de deuren van de archiefbewaarplaats zijn tenminste voorzien van insteeksloten met sluitkommen en van veiligheidsbouwbeslag met boorzekering. De deuren zijn beveiligd tegen uitlichten.

  • 2.

    De wijze van inbraaksignalering is aangepast aan de situering van het gebouw.

Meubilering archiefbewaarplaats

Artikel 27

De bijdrage tot brandvoortplanting van kasten en stellingen in de archiefbewaarplaats voldoet aan het gestelde voor klasse 4 volgens NEN 6065; de maatgevende rookdichtheid, bepaald volgens NEN 6066, bedraagt ten hoogste 10 m-1. Geldige TNO-rapporten worden overgelegd.

Artikel 28

Er wordt geen meubilering toegepast, waaruit schadelijke gassen vrij kunnen komen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kan veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat, dat zij in de toekomst schade aan de archiefbescheiden zal veroorzaken.

Artikel 29

  • 1.

    De stellingen in de archiefbewaarplaats worden zo geplaatst, dat looppaden van ten minste 70 cm breed overblijven. Op plaatsen waar geen looppaden noodzakelijk zijn, mag de afstand tot de wanden tot 20 cm worden teruggebracht. De afstand tussen verrolbare archiefstellingen in gesloten toestand is tenminste 5 cm. De afstand tussen de inhoud van de bovenste plank en het plafond is ten minste 30 cm.

  • 2.

    De afstand tot de deurkozijnen en andere doorvoeringen door brandwerende wanden is ten minste 50 cm.

  • 3.

    De elektromotoren voor de voortbeweging van verrolbare stellingen mogen, indien zij in de archiefbewaarplaats zijn opgesteld, geen brand of explosie kunnen veroorzaken.

  • 4.

    Er zijn voldoende kasten aanwezig om charters, kaarten, tekeningen en andere materialen van groot formaat of kwetsbare samenstelling vlak op te bergen. De kasten voor hangende berging van grote formaten worden zo ingericht, dat de archiefbescheiden niet door hun eigen gewicht kunnen scheuren of anderszins schade ondervinden. Er zijn kasten en stellingen aanwezig om grote banden liggend te bewaren.

  • 5.

    Voor de berging van elektromagnetische materialen worden volledig plaatstalen kasten, voorzien van deuren en een achterwand, toegepast.

Artikel 30

In een archiefbewaarplaats worden geen materialen of apparaten geplaatst, die het klimaat nadelig kunnen beïnvloeden, verontreiniging verspreiden onderscheidenlijk brandgevaar veroorzaken, dan wel insecten of micro-organismen kunnen aantrekken.

Artikel 31

In de archiefbewaarplaats en in elk compartiment is telefoon aanwezig.

Klimaat, milieu en verlichting

Artikel 32

De temperatuur onderscheidenlijk de relatieve luchtvochtigheid bedraagt voor:

Artikel 33

De installatie wordt zodanig ingericht dat deze voor de archiefbewaarplaats afzonderlijk en per compartiment afzonderlijk kan worden in- en nageregeld.

Artikel 34

Wanneer een archiefbewaarplaats of een compartiment een temperatuur heeft lager dan 15ºC, wordt voor het gebruik van de archiefbescheiden voorzien in een mogelijkheid tot acclimatisering, waarbij de temperatuur niet meer dan 1ºC per uur oploopt bij een gelijkblijvende relatieve luchtvochtigheid.

Artikel 35

In afwijking van de waarden in artikel 32, sub a, is een constante, seizoensonafhankelijke relatieve luchtvochtigheid toegestaan van iedere vast in te stellen waarde tussen 43% en 52% ±3% voor papier en boekbanden, waarin geen leer, perkament of hout is toegepast.

Artikel 36

In afwijking van artikel 32, sub a, b en h, is een temperatuur van 18ºC ±2ºC en een variatie in de relatieve luchtvochtigheid van ±5% ten opzichte van de aangegeven waarde toegestaan, indien de chemische kwaliteit van de lucht een maximale corrosieve waarde heeft van 40 Ångström per 30 dagen.

Artikel 37

Toetredende lucht wordt gezuiverd van SO2, NOx, NH3 en O3 op plaatsen met een hoge intensiteit van het wegverkeer en in die gebieden waar gedurende een van de laatste drie jaren een gemiddelde concentratie is gemeten van meer dan 15 µg/m3 SO2 onderscheidenlijk 25 ppb (gerekend als 1:10-9) aan Nox. Het is toegestaan de toetreding van verse lucht tijdens de spitsuren af te sluiten, mits een ventilatievoud van 2 per etmaal wordt bereikt. De toevoeropeningen worden op de meest gunstige wijze geplaatst, maar tenminste 5 m boven het maaiveld.

Artikel 38

In afwijking van artikel 32, onder g, is iedere afwijking toegestaan, indien de elektromagnetische gegevens worden gekopieerd op een nieuwe drager in een frequentie, gerelateerd aan de afwijking van de onder g voorgeschreven temperatuur en relatieve luchtvochtigheid en een kopie van de gegevens elders wordt bewaard onder overeenkomstige voorwaarden.

Artikel 39

  • 1.

    Het ventilatievoud bedraagt 0,1 tot 0,2 maal per uur. Een hoger ventilatievoud is toegestaan indien de chemische kwaliteit van de lucht voldoet aan de eis gesteld in artikel 36. Het inwendige circulatievoud bedraagt minimaal 2 maal de lege ruimte per uur bij een luchtsnelheid tussen 0,01 m en 2,5 m/seconde in de gehele ruimte. Indien verrolbare archiefstellingen worden gebruikt, bedraagt het circulatievoud ten minste 2,5 maal de lege ruimte per uur.

  • 2.

    In afwijking van het gestelde in het eerste lid bedraagt het ventilatievoud 0,25 tot 0,5 per uur voor compartimenten bestemd voor de bewaring van fotografische materialen op bi- of triacetaat- of nitraatfilm.

Artikel 40

De tot de archiefbewaarplaats toetredende verse en gerecirculeerde lucht wordt gefilterd tot verwijdering van 60-80% van stofdeeltjes met een diameter van 0,5 µ of meer, gemeten ten opzichte van de buitenlucht. De maximale hoeveelheid stof is 75 µg/m3. De installatie is zodanig ingericht dat de eventuele compartimenten van de archiefbewaarplaats elkaar niet kunnen besmetten met schimmels en andere micro-organismen.

Artikel 41

In de archiefbewaarplaats zijn een thermometer en een elektronische hygrometer dan wel een thermohygrograaf aanwezig.

Artikel 42

Indien archiefbescheiden niet in dozen worden bewaard, is het maximale niveau van continue belichting 50 lux bij een aandeel UV-licht van 75 µW/lumen.

Slotartikel

Artikel 43

Deze regels kunnen worden aangehaald als "Beleidsregels archiefbewaarplaatsen en archiefruimten provincie Limburg" en treden in werking op de dag na plaatsing in het Provinciaal Blad.

Ondertekening

Gedeputeerde staten voornoemd,  
 
MR. B.J.M. BARON VAN VOORST TOT VOORST, voorzitter
 
MR. H.W.M. OPPENHUIS DE JONG, griffier
 
Uitgegeven, 21 oktober 1999.  
De Griffier der Staten van Limburg,