Verordening Auditcommissie Hardinxveld-Giessendam 2025

Artikel 1 Instellen en begripsbepalingen

• 1.

  De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 82 van de Gemeentewet;

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • b.

    College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hardinxveld-Giessendam;

  • c.

    Raad: de gemeenteraad van de gemeente Hardinxveld-Giessendam

  • d.

    Voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie

  • e.

    Griffier: de griffier van de raad dan wel een door hem aan te wijzen medewerker van de griffie;

  • f.

    Raadscommissie: een commissie die de besluitvorming van de raad kan voorbereiden en met het college of de burgemeester kan overleggen. De taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze worden door middel van een verordening door de gemeenteraad vastgesteld;

  • g.

    Commissielid: een lid van de commissie met een apolitieke houding

• 3.

  Als een raadslid of commissielid een functionele beperking heeft, kan incidenteel een voor de beperking geschikte vervoersvoorziening worden vergoed of ter beschikking worden gesteld;

• 4.

  De noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfkosten die een raadslid of commissielid maakt in verband met reizen, gemaakt voor de uitoefening van de functie, worden ten laste van de gemeente vergoed.

Artikel 2 Samenstelling en benoemingen

• 1.

  De auditcommissie bestaat in principe uit een vertegenwoordiging van alle fracties. Een fractie is niet verplicht vertegenwoordigd te zijn in de audit-commissie door middel van het afvaardigen van een lid. Iedere fractie die bij de start van de bestuursperiode vertegenwoordigt is heeft de mogelijkheid een raads- of burgerlid en indien gewenst een plaatsvervanger af te vaardigen als (plv.) lid voor de auditcommissie;

• 2.

  De leden van de auditcommissie worden aan het begin van een nieuwe bestuursperiode door de raad benoemd. Iedere fractie heeft de mogelijkheid hiervoor kandidaten aan te dragen en doet daarvan opgave aan de griffier;

• 3.

  De griffier dan wel een medewerker van de griffie is secretaris van de auditcommissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen;

• 4.

  De auditcommissie kan worden ondersteund door adviseurs, zijnde de concerncontroller, de portefeuillehouder financiën, de accountant, de gemeentesecretaris en overige functionarissen. Zij kunnen per vergadering des gewenst worden uitgenodigd. De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs;

• 5.

  De accountant wordt periodiek uitgenodigd. De auditcommissie vraagt hem proactief om advisering.

Artikel 3 Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van een lid van de auditcommissie eindigt aan het einde van een bestuursperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad dan wel als burgerlid;

• 2.

  Indien door het vervallen van het lidmaatschap van een (plv.) lid van de audit-commissie of in het geval van een afsplitsing bij een raadsfractie, een vacature ontstaat, beslist de raad indien gewenst over de invulling van de vacature.

Artikel 4 Instellen en begripsbepalingen

• 1.

  De auditcommissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan;

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor:

  • a.

    Het leiden van de vergaderingen;

  • b.

    Het bewaken van de uitgangspunten van de auditcommissie;

  • c.

    Het bevorderen van heldere advisering over aangelegenheden van de commissie. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier van de commissie.

• 3.

  In geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid;

• 2.

  Onder de activiteiten als bedoeld in het eerste lid wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    de technische advisering aan de gemeenteraad over alle producten binnen de P&C-cyclus, zoals de grondexploitaties en financiële verordeningen en beleidsdocumenten;

  • b.

    de advisering aan de raad over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant;

  • c.

    proactief optreden als opdrachtgever van de accountant;

  • d.

    de bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad;

  • e.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    de advisering over de doorontwikkeling van de programmabegroting en de P&C-cyclus.

• 3.

  De auditcommissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdracht gevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De auditcommissie vergadert minimaal vier keer per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 5 benoemde taken;

• 2.

  De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de commissie anders besluit. Dit kan worden besloten wanneer de meerderheid van het aantal aanwezige leden dit wenst. In het geval van een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend;

• 3.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie;

• 4.

  Het verslag wordt gedeeld met de gehele raad;

• 5.

  De adviseurs als bedoeld in artikel 2 kunnen des gewenst voor de vergaderingen van de auditcommissie worden uitgenodigd. De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

Indien er sprake is van een grond voor geheimhouding conform artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo) dient deze geheimhouding expliciet te worden opgelegd, conform het protocol geheimhouding of een daarvoor in de plaats getreden regeling.

Artikel 8 Informeren raad

De auditcommissie brengt een advies uit aan de raad over de bespreking van alle P&C-producten, vóór het vaststellen daarvan.

Artikel 9 Uitleg verordening

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening en in gevallen waarin deze verordening niet is voorzien, beslist de auditcommissie op basis van meerderheid van stemmen. In het geval van een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 10 Citeerartikel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking;

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening Auditcommissie Hardinxveld-Giessendam 2025’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardinxveld-Giessendam op 25 september 2025.