Instructie griffier gemeente Moerdijk

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies.

2. De griffier is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

3. De griffier is verantwoordelijk voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures en de werkprocessen en, na instemming door de gemeenteraad, de implementatie daarvan.

4. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

5. De griffier is verantwoordelijk voor de afstemming tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie.

6. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden voor inspraak en participatie door inwoners bij de gemeenteraad.

7. De griffier draagt actief bij aan het functioneren van de lokale democratie en het verbeteren en vernieuwen daarvan, onder andere door:

• a.

  Het samenspel tussen gemeenteraad en de inwoners van de gemeente te bevorderen;

• b.

  De inclusiviteit in de gemeenteraad en de toegankelijkheid van de gemeenteraad voor de inwoners te vergroten;

• c.

  Over nieuwe digitale democratische mogelijkheden en directe invloed van inwoners op de lokale politiek te adviseren;

• d.

  De integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en medewerkers van de griffie alsmede het bewustzijn daarover te vergroten.

1. De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2. De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3. De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer, onder andere over de lopende en geplande onderzoeken en de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van de te onderzoeken onderwerpen.

5. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter, het presidium en het seniorenconvent over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in interne en externe overlegsituaties.

7. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

1. De griffier ondersteunt de gemeenteraad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten.

2. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies over een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergadering.

3. De griffier ondersteunt en adviseert het presidium ten aanzien van de (strategische) bestuurlijke planning.

1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4. De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

• a.

  Het voldoen aan wet- en regelgeving;

• b.

  Door de gemeenteraad vastgestelde spelregels;

• c.

  Eerder genomen besluiten;

• d.

  De vastgestelde formats.

5. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de raadsleden.

6. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

7. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, het presidium en het seniorenconvent, zorgt voor tijdige verslaglegging daarvan en eventueel aanvullende ondersteuning.

8. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en voert hierover regelmatig overleg met de werkgeverscommissie.

3. De griffier regelt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie.

4. De griffier bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

5. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en voert hierover regelmatig overleg met de gemeentesecretaris.

6. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en draagt zorg voor innovatie van en dienstverlening door de griffie.

7. De medewerkers van de griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

8. De griffier stelt een griffieplan en een griffiejaarverslag op en rapporteert middels het jaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

9. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie en bevordert een gezonde financiële huishouding.

1. De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen in het bijzonder.

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, gaat de griffier voor zover nodig in overleg met de werkgeverscommissie.

2. De ‘instructie raadsgriffier’, vastgesteld op 14 maart 2002, vervalt.

3. Deze instructie treedt in werking op de derde dag na die waarop zij is bekendgemaakt in het elektronische Gemeenteblad.

4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie griffier gemeente Moerdijk.