Verordening op de rekenkamer gemeente Weert 2025

Ondertekening

BIJLAGE 1. Interne procedure aanbieding en behandeling rekenkamerrapporten

• 1.

  Start onderzoek markeren door brief rekenkamer aan raad en B&W.

• 2.

  Overleg voorzitter met gemeentesecretaris en ambtelijk secretaris rekenkamer over procedure en tijdpad.

• 3.

  Informatieverzoeken worden door de rekenkamer via de ambtelijk secretaris bij de een door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaar neergelegd; deze draagt namens het college zorg voor de informatieverstrekking.

• 4.

  Aanbieding concept-rapport door rekenkamer aan B&W t.b.v. technische reactie (controle op feitelijke onjuistheden).

• 5.

  De technische reactie van B&W is niet-openbaar zonder eindtermijn (wordt op de niet-openbare besluitenlijst gezet).

• 6.

  Aanbieding concept-rapport met concept-conclusies en aanbevelingen door rekenkamer aan B&W t.b.v. bestuurlijke reactie.

• 7.

  De bestuurlijke reactie is niet-openbaar (wordt op de niet-openbare besluitenlijst gezet) tot de aanbieding van het eindrapport door de rekenkamer aan de raad met bestuurlijke reactie B&W als bijlage.

• 8.

  Het concept-rapport en de concept-conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer kunnen nog door de rekenkamer worden gewijzigd.

• 9.

  Aanbieding eindrapport met bestuurlijke reactie B&W als bijlage door rekenkamer aan raad, i.a.a. B&W. Rapport is openbaar.

• 10.

  Het rapport wordt door de agendacommissie geagendeerd (in het algemeen wordt dit zonder raadsvoorstel op de agenda van de informatiebijeenkomst gezet en op de agenda van de daaropvolgende commissievergadering tot wiens taakveld het onderwerp behoort).

• 11.

  (voorzitter) Rekenkamer houdt presentatie over onderzoeksrapport tijdens de informatiebijeenkomst.

• 12.

  De commissiegriffier maakt inhoudelijk raadsvoorstel (initiatiefvoorstel vanuit inhoudelijke raadscommissie) op basis van commissiebehandeling (mits fracties grotendeels op één lijn zitten). Wanneer de opvattingen van de verschillende fracties sterk uiteen lopen, dan gaat het rapport met een procedureel initiatiefvoorstel vanuit de inhoudelijke raadscommissie naar de raad. Dit laatste is ook het geval indien het een eenvoudig onderzoek met conclusies en aanbevelingen betreft, die zonder meer door de raad overgenomen kunnen worden.

• 13.

  Het inhoudelijke danwel procedurele initiatiefvoorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering volgend op de commissiebehandeling (binnen dezelfde raadscyclus), tenzij er redenen zijn om dit te agenderen voor een latere cyclus.

• 14.

  Raadsbehandeling rekenkamerrapport met raadsbesluit over conclusies en aanbevelingen.

• 15.

  Het college verstrekt de raad jaarlijks voor 1 april een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen gevolg is gegeven (artikel 185a van de wet). De griffie verstrekt de raad jaarlijks voor 1 april een overzicht van aan de raad gedane voorstellen (artikel 9 verordening).

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING BIJ VERORDENING

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities, onder andere om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Onder onderzoek kan worden verstaan: een regulier onderzoek, een rekenkamerbrief of een quick scan.

Artikel 2

Op 29 januari 2025 heeft de raad besloten de omvang van de rekenkamer te handhaven op twee personen. Op grond van artikel 81c, tweede lid, van de wet benoemt de raad de voorzitter in functie. Het derde lid geeft in aanvulling daarop een regeling voor de vervulling van het voorzitterschap als de voorzitter zelf (tijdelijk) niet in de gelegenheid is zijn functie te vervullen.

Artikel 3

Het eerste lid bevat, naast een herhaling van artikel 81c, eerste lid, van de wet, de bepaling dat de leden van de rekenkamer worden benoemd op de voordracht van het presidium.

Op grond van artikel 81e moeten de leden van de rekenkamer openbaar maken welke andere functies dan het lidmaatschap van de rekenkamer zij vervullen. Artikel 81f noemt de functies die onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de rekenkamer. Alvorens tot benoeming van een lid over te gaan, zal de raad dus moeten vaststellen dat artikel 81f aan de benoeming niet in de weg staat.

Het tweede lid van artikel 3 bepaalt dat het presidium de hiervoor benodigde informatie moet verschaffen. De kandidaat-leden zullen dus via het presidium de informatie moeten verschaffen die zij op grond van artikel 81e van de wet na benoeming openbaar moeten maken. Ook dient duidelijk te zijn dat een beoogd lid zijn kandidatuur aanvaardt.

Artikel 4

Het presidium is het aanspreekpunt vanuit de raad voor de rekenkamer. Daarnaast verzorgt dit gremium de bemensing van de rekenkamer en houdt het presidium jaarlijks een evaluatiegesprek met de voorzitter. De voorzitter kan hierbij worden vervangen door het lid van de rekenkamer. Het zal niet altijd nodig zijn dat het voltallige presidium deze werkzaamheden rondom de rekenkamer op zich neemt. Daarom is in het tweede lid bepaald dat ook één of meerdere raadsleden met deze taken kunnen worden belast. Bij het werven van een nieuw rekenkamerlid is het gebruikelijk een selectiecommissie in te stellen waarin ook raadsleden van buiten het presidium zitting kunnen nemen. Verder heeft het presidium een adviesfunctie m.b.t. het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 5

Dit artikel handelt over de inzet van ambtenaren voor de rekenkamer. Volgens artikel 81j, lid 2, gaat het college op voordracht van de voorzitter een arbeidsovereenkomst aan met zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden. Artikel 81j bepaalt tevens dat ambtenaren waarmee een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor de rekenkamer niet tevens werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente, met uitzondering van de op de griffie werkzame ambtenaren. Formeel treedt de persoon in kwestie in dienst van de gemeente Weert, met alle arbeidsvoorwaarden die daar gelden, maar feitelijk voert de persoon alleen werkzaamheden uit in opdracht van de rekenkamer. De inzet van deze ambtenaar wordt bekostigd uit het budget van de rekenkamer. Deze inzet betreft met name inhoudelijke ondersteuning en/of het uitvoeren van onderzoeken.

Gelet op de hoogte van het budget zijn de mogelijkheden voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst met ambtenaren van de rekenkamer beperkt en zal de rekenkamer waarschijnlijk kiezen voor incidentele inschakeling van externe deskundigen. Mocht het aangaan van een arbeidsovereenkomst met ambtenaren toch aan de orde zijn dan zal t.z.t. via een mandaatregeling e.e.a. geregeld moeten worden met betrekking tot het overdragen van inhoudelijke (functioneringsgesprekken e.d.) en administratieve (opnemen vakantiedagen e.d.) taken en bevoegdheden aan de rekenkamer.

Wordt er geen arbeidsovereenkomst aangegaan met ambtenaren voor de rekenkamer, dan vindt de ambtelijke ondersteuning plaats door de griffie. De ondersteuning van de rekenkamer door de griffie wordt hieronder nader omschreven, maar omvat in hoofdlijnen de secretariële werkzaamheden rondom de vergaderingen van de rekenkamer, de stukkenstroom tussen rekenkamer en gemeente, de benoeming van rekenkamerleden alsmede het offertetraject bij het uitbesteden van onderzoeken.

Tot de werkzaamheden van de griffie voor de rekenkamer behoren:

• -

  plannen en organiseren van vergaderingen, verspreiding van vergaderstukken, verslaglegging van vergaderingen, verstrekken budgetinformatie, administratieve zorg voor ingekomen stukken, dossiervorming, tijdig informeren rekenkamer over procesgang en voortgang van het onderzoek, in ontvangst nemen en registratie van declaraties, maken initiatiefvoorstel voor de raad en eventueel introduceren van onderzoekers bij contactpersonen;

• -

  aan het college doorgeven van informatieverzoeken rekenkamer (deze verzoeken lopen via een door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaar);

• -

  aanbestedingsprocedures bij nieuwe onderzoeken;

• -

  organiseren sollicitatieprocedures leden rekenkamer;

• -

  deelname aan overleg regionale kring rekenkamersecretarissen;

• -

  overige zaken zoals vermenigvuldiging en verspreiding van rapporten, actueel houden website.

Niet tot de ondersteuning van de rekenkamer door de griffie behoren:

• -

  het opstellen van een plan van aanpak inzake een onderzoek (in eigen beheer);

• -

  het opstellen van een onderzoeksprogramma/-plan;

• -

  het opstellen van een jaarverslag;

• -

  het uitvoeren van onderzoek;

• -

  het opstellen of verwoorden van de conclusies en aanbevelingen na een onderzoek;

• -

  inhoudelijke ondersteuning;

• -

  informatievergaring voor de rekenkamer, in algemene zin dan wel specifiek betrekking hebbend op een onderzoek.

Beide opsommingen zijn niet-limitatief. Het maximaal aantal door de griffie aan de ondersteuning van de rekenkamer te besteden uren bedraagt 175 uur per jaar. Indien de rekenkamer behoefte heeft aan meer uren ambtelijke ondersteuning dan kan deze door de rekenkamer vanuit het onderzoeksbudget extern worden ingehuurd.

De medewerker van de griffie legt voor wat betreft zijn werkzaamheden voor de rekenkamer verantwoording af aan de rekenkamer.

Artikel 6

De rekenkamer is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan haar ter beschikking gestelde budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Deze zelfstandigheid van de rekenkamer ten opzichte van de raad is een waarborg voor een behoorlijke uitvoering van haar taak. De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 7

Dit artikel handelt over de vergoeding die de leden ontvangen. Op grond van artikel 81k van de Gemeentewet stelt de raad de vergoeding voor de werkzaamheden van de leden en een tegemoetkoming in de door hen gemaakte kosten vast.

In dit artikel in de verordening is ook de vergoeding geregeld indien de rekenkamer zelf onderzoek doet. Bij het zelf doen van onderzoek moet gekeken worden naar de bepalingen van artikel 15, lid 1 en 2 van de wet die ook van toepassing zijn op de rekenkamer. Met name artikellid 1, d 1e en 2e is van belang. Een lid van de rekenkamer mag niet rechtstreeks of middelijk een overeenkomst aangaan betreffende:

• -

  Het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente;

• -

  Het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente.

Een rekenkamerlid wordt benoemd door de raad, krijgt een maandelijkse vergoeding en een vergoeding voor onderzoek dat wordt uitgevoerd. Daarom is er geen overeenkomst voor het aannemen van werk. Er is ook geen sprake van een overeenkomst voor het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente. De werkzaamheden die de rekenkamer uitvoert worden namelijk verricht in het kader van de benoeming als rekenkamerlid.

Anders is het als een rekenkamerlid bij een onderzoeksbureau werkt dat opdracht krijgt van de rekenkamer om een onderzoek uit te voeren. Het rekenkamerlid is dan als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam ten behoeve van derden (het onderzoeksbureau) tot het met de gemeente aangaan van overeenkomsten. Dat is niet toegestaan. Ook rekenkamerleden die een eigen onderzoeksbureau hebben mogen geen onderzoek (laten) uitvoeren door hun eigen bureau.

De vergoeding van het uurtarief is gebaseerd op de gemeente Venray en Roermond waar de vergoeding in 2024 respectievelijk € 79,05 en € 80,- bedroeg. In de gemeente Venray wordt in 2025 t.o.v. 2024 een indexcijfer van 7,3% toegepast en in de gemeente Roermond van 4,4%. De vergoeding is in deze verordening daarom op € 85,- vastgesteld. Dit bedrag is exclusief BTW.

Artikel 8

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij (meestal het college van burgemeester en wethouders) de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) concept-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij (in de fase van de technische reactie) de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien via het college aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit het rapport te halen en te corrigeren. In de fase van de bestuurlijke reactie wordt het college de gelegenheid geboden om te reageren op de concept-conclusies en -aanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (eventueel in de fase van de technische reactie gecorrigeerde) bevindingen. De rekenkamer kan bij overschrijding van de termijnen het onderzoek voortzetten zonder technische en/of bestuurlijke reactie.

De rekenkamer kan ook een onderzoek doen dat een van de instellingen als bedoeld in artikel 184 van de Gemeentewet betreft dan wel mede aangaat. Dit zijn instellingen die – kort gezegd – voor een belangrijk deel onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. De rekenkamer is één van de instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft in het kader van zijn controlerende taak op de uitvoering van beleid door het college. Het college is de door de rekenkamer onderzochte partij, ook in geval het onderzoek zich (mede) richt op de instellingen die in artikel 184 Gemeentewet worden genoemd. De rekenkamer legt een concept-rapport dan ook niet rechtstreeks voor wederhoor voor aan een instelling. Het college kan ervoor kiezen dat wel te doen, alvorens een technische of bestuurlijke reactie op een concept-rapport aan de rekenkamer uit te brengen. Een betrokken instelling ontvangt wel een afschrift van het eindrapport van de rekenkamer.

Tot slot brengt de rekenkamer een eindrapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Artikel 9

Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Niet alle voorstellen, of meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.

Artikel 10

Dit artikel regelt het verstrekken van geheime stukken aan de rekenkamer en anderen.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting..