Organisatiebesluit gemeente Elburg

Ondertekening

Bijlage 1 INSTRUCTIE COMPTABELE

Artikel 1: PLAATS IN DE ORGANISATIE

• 1.

  De domeinmanager bedrijfsvoering oefent de functie van comptabele uit.

• 2.

  De comptabele is belast met de coördinatie van de werkzaamheden van de financiële administratie, alsmede de eventueel daarvan op decentraal niveau uit te voeren delen.

• 3.

  De comptabele kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen, onverminderd hetgeen terzake hierna is bepaald, rechtstreeks tot burgemeester en wethouders wenden. De comptabele doet dit eerst nadat degene eventueel andere verantwoordelijke functionarissen in kennis heeft gesteld.

• 4.

  Het is de comptabele niet toegestaan andere administraties ten kantore te (doen) voeren tenzij burgemeester en wethouders daarvoor toestemming hebben verleend.

Artikel 2: COMPTABELE FUNCTIE

• 1.

  De comptabele draagt zorg voor een zodanige inrichting van de administratieve organisatie dat:

  • a.

    de financiële rechten en verplichtingen van de gemeente daaruit voortdurend blijken.

  • b.

    tijdig en volledig uit de financiële administratie informatie beschikbaar komt onder andere ten behoeve van de managementrapportages;

  • c.

    alle maatregelen worden genomen voor een goede werking van de interne controle gericht op de volledigheid en de juistheid van de administratieve verantwoording en de getrouwheid van de jaarstukken;

  • d.

    er een zodanige budget- en kredietbewaking kan worden gevoerd dat de verwachte over- en onderschrijdingen van begrotingsposten tijdig worden gesignaleerd.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van de comptabele draagt elke domeinmanager zorg voor de administratieve organisatie binnen zijn domein.

Artikel 3: HARDHEIDSCLAUSULE

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 4: INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de datum van vaststelling of laatste datum van wijziging organisatiebesluit

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam "Instructie comptabele".

Bijlage 2 INSTRUCTIE KASSIER

Hoofdstuk I: PLAATS IN DE ORGANISATIE.

Artikel 1:

• 1.

  De werkzaamheden van de kassier staan onder toezicht van de comptabele.

• 2.

  De functie van kassier is onverenigbaar met de functie van controller en comptabele.

• 3.

  De functie van kassier is onverenigbaar met het budgethouderschap.

• 4.

  Het is de kassier verboden ten kantore andere kassen onder zijn berusting te hebben. Het is hem voorts niet toegestaan andere administraties ten kantore te voeren, tenzij burgemeester en wethouders hem daarvoor toestemming hebben verleend.

Hoofdstuk II: BEWARING CONTANTE GELDMIDDELEN C.A.

Artikel 2:

• 1.

  De kassier bewaart de contante gelden en geldswaardige papieren van de gemeente.

• 2.

  De kassier bergt deze aan het einde van iedere werkdag in de hiervoor ter beschikking gestelde c.q. aangewezen bergruimte(n) op.

• 3.

  De kassier is verplicht de ten behoeve van de uitoefening van de functie toevertrouwde geldmiddelen afgescheiden te bewaren van privé-middelen en van eventueel andere beheerde middelen.

Artikel 3:

• 1.

  De kas wordt minimaal eenmaal per maand opgemaakt..

• 2.

  Geconstateerde voordelige en nadelige kasverschillen worden onmiddellijk doorgegeven aan de comptabele.

• 3.

  De kassier is uitsluitend persoonlijk aansprakelijk voor kasverschillen als deze het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid, conform artikel 7:661 BW.

Hoofdstuk III: HANDELINGEN INZAKE BETALINGEN.

Artikel 4:

• 1.

  De kassier draagt zorg voor uitvoering van de betalingsopdrachten.

• 2.

  Alvorens tot betaling wordt overgegaan dient door de betalingsfiatteur te worden geconstateerd dat de betalingsopdrachten door de budgethouders zijn gefiatteerd. Tevens dient de juistheid van de tenaamstelling, de vermelde rekeningnummers en het bedrag te worden vastgesteld.

• 3.

  Betaling geschiedt nadat door de kassier is geconstateerd dat de opdrachten door de comptabele zijn ondertekend.

Hoofdstuk IV: AANVULLENDE HANDELINGEN INZAKE HANDMATIGE BETALINGEN EN BETAALKAARTEN.

Artikel 5:

• 1.

  Betalingen buiten het crediteurenproces, handmatige betalingen per bank en per betaalkaart, worden tot het minimum beperkt en vinden in principe alleen plaats tegen deugdelijke kwijting.

• 2.

  Betalingen buiten het crediteurenproces worden pas in behandeling genomen na een zichtbaar akkoord van de budgethouder, manager en directeur. Deze taak wordt bij afwezigheid van de directeur vervuld door de controller.

• 3.

  Alle verrichte betalingen buiten het crediteurenproces worden, overeenkomstig door de comptabele gegeven richtlijnen, direct na betaling geregistreerd.

Artikel 6:

• 1.

  Alleen de kassiers en de burgemeester hebben de beschikking over een betaalkaart. De kaarten staan op naam en zijn niet overdraagbaar.

• 2.

  De betaalkaarten van de kassiers hebben een maandlimiet van € 5.000. De betaalkaart (geen creditcard) van de burgemeester heeft een maandlimiet van € 5.000.

• 3.

  Betalingen via de betaalkaarten hebben een tweetraps verificatie.

• 4.

  Bij de afhandeling van betalingen verricht met een betaalkaart wordt de betreffende factuur inclusief het akkoord van de budgethouder en manager ingediend. Na akkoord van de comptabele zal de betaling plaatsvinden. De factuur wordt via de reguliere werkwijze verwerkt in de financiële administratie waarin ook de prestatielevering wordt vastgelegd.

• 5.

  De comptabele controleert de afschrijvingen t.l.v. de creditcard met de financiële administratie.

• 6.

  De creditcard wordt in een afzonderlijke kluis in de kluis van de afdeling burgerzaken van de gemeente Elburg bewaard.

Hoofdstuk V: OVERIGE BEPALINGEN.

Artikel 7:

De kassier is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. De kassier kan zich niet op onvolledigheid van deze instructie of andere voorschriften beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

Artikel 8:

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 9:

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de datum van vaststelling of laatste datum van wijziging organisatiebesluit

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam "Instructie kassier".

Bijlage 3 INSTRUCTIE SUBKASSIERS

Hoofdstuk I: PLAATS IN DE ORGANISATIE.

Artikel 1:

• 1.

  De werkzaamheden van de subkassiers staan onder toezicht van de comptabele.

• 2.

  De functie van subkassier is onverenigbaar met de functie van controller en comptabele.

• 3.

  De functie van subkassier is onverenigbaar met het budgethouderschap.

• 4.

  Het is de subkassier verboden ten kantore andere kassen onder zijn berusting te hebben. Het is hem voorts niet toegestaan andere administraties ten kantore te voeren, tenzij burgemeester en wethouders hem daarvoor toestemming hebben verleend.

Hoofdstuk II: BEWARING CONTANTE GELDMIDDELEN C.A.

Artikel 2:

• 1.

  De subkassiers zijn verplicht de hun uit hoofde van hun functie toevertrouwde gelden afgescheiden van hun privé-middelen te bewaren.

• 2.

  Zij moeten aan het einde van elke werkdag hun geldswaarden en geldswaardige papieren opbergen op de door burgemeester en wethouders aangewezen plaats.

• 3.

  De subkassiers maken minimaal eenmaal per week hun kas op waarvan zij aantekening houden in een kasopneming register.

• 4.

  De subkassiers zijn uitsluitend persoonlijk aansprakelijk voor kasverschillen als deze het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid, conform artikel 7:661 BW.

• 5.

  De subkassiers zijn verplicht van de vermissing van gelden of geldswaardige papieren onmiddellijk kennis te geven aan de comptabele.

Hoofdstuk III: HANDELINGEN INZAKE ONTVANGSTEN.

Artikel 3:

De subkassiers belast met de inning van leges en andere rechten dragen er zorg voor dat:

• 1.

  deze geschiedt overeenkomstig de voorschriften opgenomen in de verordeningen op grond waarvan de leges en rechten worden geheven;

• 2.

  voor alle door hen in contanten ontvangen bedragen kwijting wordt verleend op een door de comptabele te bepalen wijze;

• 3.

  de door hen ontvangen bedragen volgens door de comptabele gegeven richtlijnen worden geregistreerd;

• 4.

  de comptabele in kennis wordt gesteld van de bedragen die zij niet hebben kunnen innen.

Artikel 4:

• 1.

  De subkassiers moeten de door hen ontvangen gelden afdragen bij de kassier of bij een door burgemeester en wethouders aangewezen financiële instelling.

• 2.

  Het kasgeld mag een bedrag van € 5000,00 niet overtreffen.

• 3.

  De subkassiers zijn verplicht aanvullingen van de kas aan te vragen via de comptabele.

• 4.

  Zij zijn verplicht het kasgeld dat naar verwachting binnen een tijdsverloop van vijf dagen niet nodig is af te storten.

• 5.

  De subkassiers doen van alle door hen gestorte bedragen mededeling aan de comptabele onder overlegging van een verantwoording, ingericht volgens door de comptabele gegeven richtlijnen.

Hoofdstuk IV: OVERIGE BEPALINGEN.

Artikel 5:

De subkassiers gedragen zich overigens, voor zover niet in deze instructie is voorzien, naar de door de comptabele gegeven richtlijnen.

Artikel 6:

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de datum van vaststelling of laatste datum van wijziging organisatiebesluit

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam "Instructie subkassiers".

Bijlage 4 INSTRUCTIE BUDGETHOUDERS

HOOFDSTUK 1. DEFINITIES

Artikel 1.

In deze instructie wordt verstaan onder:

college : het college van burgemeester en wethouders van Elburg;

directeur : de directeur als bedoeld in het organisatiebesluit;

griffier : de griffier van de raad;

domeinmanager : de domeinmanager als bedoeld in het organisatiebesluit;

budget : een deel van de begroting uitgedrukt in baten en lasten verbonden aan een (administratief) taakveld c.q. project, met daarbij behorende inhoudelijke taakstelling per (administratief) taakveld c.q. project;

budgethouder: de ambtenaar als bedoeld in het organisatiebesluit.

HOOFDSTUK 2. AANWIJZING VAN BUDGETHOUDERS

Artikel 2.

• 1.

  De directeur is de eerste budgethouder.

• 2.

  De directeur wijst budgetten toe aan de budgethouders.

• 3.

  Het toewijzen van budgetten aan budgethouders wordt, met vermelding van de betreffende budgetten, geregeld door middel van vaststelling van de budgetraming door het college.

Artikel 3.

De griffier is eerste budgethouder voor de budgetten welke ter beschikking staan van de gemeenteraad.

HOOFDSTUK 3. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 4.

De directeur is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten binnen de kaders van de begroting inclusief tussentijdse wijzigingen van de raad of het college.

Artikel 5.

De domeinmanager is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn domein behoren.

Artikel 6.

• 1.

  De budgethouder is gemachtigd binnen de aangewezen en goedgekeurde budgetten of investeringskredieten opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten tot het bedrag als genoemd in het bevoegdhedenregister voor het aangaan van overeenkomsten namens de gemeente Elburg.

• 2.

  De budgethouder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het begrotingsjaar, tenzij het betreft werken en/of leveranties waarvan de tijdsduur van uitvoering of levering langer is dan dat begrotingsjaar en waarvan de uitvoerings- of leveringstijd nadrukkelijk is overeengekomen.

• 3.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat facturen ondertekend en voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan de financiële administratie worden geleverd.

• 4.

  De budgethouder is verplicht tot het aantonen van de prestatielevering. Bij alle facturen boven de € 2.500 dient de budgethouder in het financiële systeem bewijsvoering bij te voegen. Te denken valt aan: contracten, offertes, urenbriefjes, opleverrapporten, schermafdrukken, foto’s, pakbonnen en mailwisselingen. Als deze documentatie in het zaaksysteem staat, is een verwijzing naar het zaaknummer ook mogelijk.

• 5.

  De budgethouder codeert en geeft akkoord voor de prestatieverklaring bij facturen m.b.t. inhuur. Ongeacht het bedrag worden inhuur facturen altijd ter controle naar de domeinmanager gestuurd.

• 6.

  De budgethouder is verplicht om binnen twee maanden na afronding van een investering een eindverantwoording aan te leveren aan het domein bedrijfsvoering. De budgethouder maakt hierbij gebruik van een formulier welke is ondertekend door de betrokken domeinmanager.

• 7.

  De domeinmanager voert minimaal een controle uit op alle facturen boven de € 5.000 die onder zijn of haar domein vallen. Facturen voor inhuur van personeel gaan altijd ter controle naar de domeinmanager.

• 8.

  Indien een domeinmanager tevens optreedt als budgethouder, voert een collega domeinmanager een controle uit op alle facturen boven de € 20.000. Facturen boven de € 100.000 gaan altijd ter controle naar de directeur.

• 9.

  De domeinmanager kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 7.

• 1.

  Uitgaven mogen, met uitzondering van open-einde regelingen, slechts plaatsvinden binnen de grenzen van de vastgestelde budgetten. De budgethouder mag geen overschrijdingen van het toegekende budget of investeringskrediet laten plaatsvinden zonder voorafgaande toestemming.

• 2.

  Een budgethouder informeert de domeinmanager en portefeuillehouder tijdig over de door hem verwachte overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 3.

  De budgethouder is gemachtigd om bij incidentele, onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken, na verkregen schriftelijke toestemming van de directeur, het geraamde budget of investeringskrediet te overschrijden tot maximaal 10% met een maximum van € 25.000.

• 4.

  De budgethouder draagt bij een dreigende overschrijding die niet voldoet aan de vereisten van lid 3 er zorg voor dat een voorstel aan het college van burgemeester en wethouders wordt voorgelegd om in te stemmen met de overschrijding van het budget of investeringskrediet, alsmede een advies hoe de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt, dan wel een advies voor het bijstellen van beleid.

• 5.

  Indien de overschrijding groter is dan de drempelwaarden in artikel 5, lid 5 van de Financiële verordening, wordt het voorstel door het college van burgemeester en wethouders met een begrotingswijziging, bij voorkeur bij de tussentijdse rapportage, ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.

• 6.

  In afwijking van lid 4 draagt de budgethouder er zorg voor dat bij een dreigende overschrijding of daadwerkelijke overschrijding van een open-einde regeling dit bij de eerstvolgende tussentijdse rapportage met een begrotingswijziging of separate begrotingswijziging met een toelichting aan de raad wordt gepresenteerd.

HOOFSTUK 4. OPDRACHTVERLENING BIJ UITVOERING VAN WERKEN

Artikel 8.

• 1.

  Opdrachtverlening voor de uitvoering van werken vindt plaats in overeenstemming met de Europese en/of nationale regels omtrent aanbestedingen en het inkoopbeleid.

• 2.

  Ingeval de marktbenadering een meervoudige of enkelvoudige onderhandse aanbesteding niet gewenst maakt, wordt overgegaan tot een openbare aanbesteding.

HOOFDSTUK 5: OPDRACHTVERLENING BIJ LEVERING VAN GOEDEREN EN DIENSTEN.

Artikel 9.

• 1.

  Opdrachtverlening voor de levering van goederen of diensten vindt plaats in overeenstemming met de Europese en/of nationale regels omtrent aanbestedingen en het inkoopbeleid.

• 2.

  Ingeval de markt of andere moverende reden dit gewenst maakt, kan na verkregen schriftelijke toestemming van de portefeuillehouder, volstaan worden met het vragen van een offerte van één leverancier.

• 3.

  Een offerteaanvraag vindt plaats op basis van een programma van eisen waaraan de te leveren goederen dienen te voldoen of een omschrijving van de doelstelling die door de dienstverlener dient te worden gerealiseerd.

HOOFDSTUK 6: RAPPORTAGE EN VERANTWOORDING.

Artikel 10.

• 1.

  De budgethouder legt aan de domeinmanager verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

• 2.

  Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning en controlcyclus van toepassing.

HOOFDSTUK 7: BUDGETREGISTRATIE.

Artikel 11:

Het domein bedrijfsvoering fungeert als budgetregistrerend organisatieonderdeel voor de gemeentelijke organisatie.

HOOFDSTUK 8: OVERIGE BEPALINGEN.

Artikel 12:

Ten aanzien van de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen worden door burgemeester en wethouders nadere richtlijnen opgesteld.

Artikel 13:

De budgethouder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. De budgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze instructie of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

Artikel 14:

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet beslist de directeur.

Artikel 15:

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de datum van vaststelling of laatste datum van wijziging organisatiebesluit

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam "Instructie budgethouders".

Bijlage 5 INSTRUCTIE SECRETARIS (art 103, lid 2 Gemeentewet)

Artikel 1:

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college voert de secretaris (tevens directeur) taken uit binnen de kaders als vermeld in het bevoegdhedenregister.

• 2.

  De instructie secretaris bevat aanvullende bepalingen op het bevoegdhedenregister.

Artikel 2:

• 1.

  Op verzoek van de griffier kan de secretaris aan de leden van de raad informatie verschaffen over de onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.

• 2.

  Het bepaalde in de Organisatieverordening gemeenteraad Elburg is op het vorige lid van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Op verzoek van de griffier kan de secretaris er voor zorgen dat de leden van de raad technische bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in de Organisatieverordening gemeenteraad Elburg voorziene initiatieven van de leden van de raad.

• 4.

  Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het eerste en derde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze instructie, noch met de Organisatieverordening gemeenteraad Elburg.

Artikel 3:

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor:

  • a.

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b.

    de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

  • c.

    een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

  • d.

    een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

  • e.

    het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 4:

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2.

  Degene bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

• 3.

  Voorts is degene de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 5:

De secretaris oefent namens de gemeente de functie uit van "bestuurder" in de zin van artikel 1, lid 1, sub e van de Wet op de ondernemingsraden. In die hoedanigheid voert de secretaris het overleg met de ondernemingsraad, vraagt in voorkomende gevallen advies en/of de instemming van de ondernemingsraad en draagt zorg voor de informatieverstrekking aan de ondernemingsraad.

Artikel 6:

De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de directie en het management anderzijds. Degene onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Artikel 7:

De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de domeinen. De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van richtlijnen aan de directie en/of het managementoverleg om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 8:

De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Degene doet voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

Artikel 9:

De secretaris zorgt er voor dat de voor de ambtenaren toepasselijke wettelijke voorschriften en instructies worden nageleefd.

Artikel 10:

De secretaris bewaakt de door of vanwege het gemeentebestuur aangegeven randvoorwaarden c.q. uitgangspunten met betrekking tot het beleid, die door de ambtelijke organisatie en haar onderdelen in acht moeten worden genomen.

Artikel 11:

• 1.

  De secretaris stelt de adviezen uit de organisatie in de vergadering van burgemeester en wethouders aan de orde. Indien degene afwijkend adviseert, wordt daarover de betreffende domeinmanager geïnformeerd voordat de besluitvorming in het college van burgemeester en wethouders plaatsvindt.

• 2.

  De secretaris kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

• 3.

  Degene zorgt er voor dat aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

• 4.

  Degene wint bij de domeinmanagers inlichtingen in, die naar zijn mening voor de bevordering van de besluitvorming van belang zijn.

• 5.

  Ter bevordering van de besluitvorming kan degene aan de domeinmanagers aanwijzingen geven.

Artikel 12:

De secretaris stelt procedures vast voor de behandeling van alle zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

Artikel 13:

De secretaris zorgt voor een regelmatige heroriëntatie met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de ambtelijke organisatie en de organisatiestructuur.

Artikel 14:

• 1.

  Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet degene daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

• 3.

  Degene draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 15:

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslissen, na voorafgaand overleg met de secretaris, burgemeester en wethouders, c.q. de burgemeester.

Artikel 16:

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de datum van vaststelling of laatste datum van wijziging van het organisatiebesluit.

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam "Instructie secretaris".

Toelichting op de artikelen van het organisatiebesluit

Artikel 1 Begripsbepaling

In artikel 1 worden begrippen gedefinieerd.

Artikel 2 Organisatie-eenheden

In artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in domeinen. Uitgezonderd is de inrichting van de griffie en de positionering van de controller. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. In het besluit is afgezien van het indelen van de bestuurlijke organisatie. Dit hoort op zich thuis in het reglement van orde voor vergaderingen van het college en andere werkzaamheden, dat moet worden opgesteld op basis van artikel 52 Gemeentewet. Dat reglement moet worden toegezonden aan de raad. Door het reglement niet op te nemen in het organisatiebesluit hoeft men het organisatiebesluit niet aan de raad toe te zenden.

Artikel 4 Hoofdtaken van de domeinen

In deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de domeinen. De directeur(secretaris) kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan domeinen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven op grond van artikel 5.

Artikel 5 Structuur domeinen

In artikel 5 wordt bepaald, hoe de domeinen zijn ingericht. De werkzaamheden van de domeinen worden gegroepeerd in teams.

Het artikel bepaalt verder, dat bij wijziging van de organisatie de directeur het college betrekt. Daarnaast wordt de directeur de bevoegdheid gegeven nader te bepalen, wat tot de hoofdtaak van een domein behoort.

Artikel 6 Leiding dagelijks beheer

In artikel 6 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het aansturen van de ambtelijke organisatie toebedeeld aan de verschillende leidinggevende functionarissen. In het tweede lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden geregeld in het bevoegdhedenregister .

Artikel 7 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

In artikel 7 wordt de benoeming, de schorsing, het ontslag en de vervanging van functionarissen geregeld. Het tweede lid regelt de vervanging van de secretaris, een verplichting die is neergelegd in het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet.

Bij de vervanging van een domeinmanager is gekozen voor horizontale vervanging. Bij afwezigheid van een domeinmanager wordt deze vervangen door een andere domeinmanager. Zij treden bij tijdelijke vervanging zo min mogelijk in de integrale verantwoordelijkheden van de domeinmanager (denken en handelen in de geest van de domeinmanager ). Bij langdurige afwezigheid wordt per situatie een regeling getroffen.

In artikel 160 van de Gemeentewet is de bevoegdheid om ambtenaren van de gemeente, uitgezonderd de ambtenaren van de griffie, te benoemen, te schorsen en te ontslaan neergelegd bij het college. In het vijfde lid verleent het college een volmacht aan de directeur (secretaris) voor de uitvoering van het personeelsbeleid en de arbeidsvoorwaardelijke regelingen. Het ontlast het college van dagelijkse zaken.

Artikel 8 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

Artikel 8 regelt de ondersteuning door de ambtelijk organisatie van vertegenwoordigers van de gemeente in samenwerkingsverbanden, gemeentelijke stichtingen en gemeentelijke vennootschappen e.d..

Artikel 9 Directeur (secretaris)

Op grond van het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet stelt het college een instructie op met nadere regels over de taken en bevoegdheden van de secretaris. In aanvulling op artikel 9 geldt voor de directeur de instructie voor de secretaris. Hierin zijn de taken en bevoegdheden van de directeur verder uitgewerkt.

Artikel 13 Functionarissen financiële organisatie

In artikel 13 worden de functionarissen voor het financieel beheer benoemd, alsmede de uitgangspunten voor functiescheiding. Het betreft een gedeeltelijke invulling van artikel 24 van de Financiële verordening gemeente Elburg 2025. Een verdere invulling vindt plaats bij de beschrijving van de functies en de financiële organisatie in de artikelen 22 tot en met 25.

Artikel 15 Managementoverleg

Dit artikel regelt wie deelnemen aan het managementoverleg. Het artikel bevat een reglement van orde voor deze vergaderingen. De directeur is voorzitter.

Artikel 16 Doel managementoverleg

Artikel 16 beschrijft het doel en de taken van het gemeentelijke managementoverleg.

Artikel 17 Bestuursopdrachten

In artikel 17 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie.

Artikel 19 Beleidsvoorbereiding en – uitvoering

Artikel 19 beschrijft de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de beleidsvoorbereiding en -uitvoering binnen de gemeente Elburg. Hierin spelen de strategisch adviseur, de taakveldhouder en de beleidsmedewerker / adviseur elk een specifieke rol.

Strategisch adviseur

De strategisch adviseur is verantwoordelijk voor het analyseren van maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en vertaalt deze naar strategische keuzes. Deze keuzes worden omgezet in programma’s, projecten en activiteiten. De strategisch adviseur bewaakt de samenhang en verbinding tussen taakvelden en teams om de doelstellingen van het programma of het concernplan te realiseren. Daarnaast draagt degene zorg voor de inhoudelijke en financiële rapportages op programmaniveau.

Taakveldhouder

De taakveldhouder heeft een coördinerende rol binnen een specifiek taakveld en is het aanspreekpunt voor dat taakveld. Degene draagt de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de producten en diensten binnen dat taakveld en stemt de activiteiten af om de gestelde doelen te behalen. De taakveldhouder rapporteert over de voortgang en knelpunten, zowel inhoudelijk als financieel, en speelt een belangrijke rol in de begrotingscyclus (P&C-cyclus). Het onderscheid tussen de taakveldhouder en de budgethouder is hierbij van belang: de taakveldhouder heeft meer een inhoudelijke coördinerende rol, terwijl de budgethouder zich meer richt op financiële beheersing.

Indien een taakveld breed of complex is, kan dit verder worden onderverdeeld in subtaakvelden. Dit biedt meer structuur en focus binnen het taakveld, waarbij de coördinatie beter aansluit op de diversiteit aan taken.

Beleidsmedewerker / Adviseur

De beleidsmedewerker of adviseur is verantwoordelijk voor de inhoudelijke advisering en beleidsontwikkeling. Degene stelt beleidsvoorstellen op en zorgt ervoor dat deze voldoen aan de bestuurlijke en organisatorische kaders. De beleidsmedewerker/adviseur heeft de taak om de kwaliteit en volledigheid van beleidsvoorstellen te waarborgen en de juiste procedures te volgen.

Samenwerking en afstemming

De taakveldhouder werkt nauw samen met de beleidsmedewerkers en/of adviseurs en strategisch adviseurs, waarbij afstemming centraal staat. Dit gebeurt op een manier die geen onnodige extra schakels introduceert in de organisatie. Afhankelijk van de complexiteit en domeinoverstijgende aspecten kunnen er keuzes worden gemaakt over prioriteiten en zwaartepunten binnen taakvelden.

Door deze duidelijke rolverdeling en de mogelijkheid om binnen taakvelden te werken met subtaakvelden, wordt een efficiënte en integrale beleidsvoorbereiding en -uitvoering gewaarborgd binnen de gemeente Elburg.

Artikel 22 Financiële organisatie en administratie

In het kader van het dualisme is het aan burgemeester en wethouders om de financiële organisatie nader invulling te geven met inachtneming van de door de raad vastgestelde verordeningen op grond van de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet. In artikel 13 van het organisatiebesluit is aangegeven dat de domeinmanager bedrijfsvoering de comptabele van de gemeente Elburg is.

Artikel 23 Planning en control cyclus

Artikel 23 geeft de stukken weer die de planning en control cyclus vormen.

Artikel 24 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

Artikel 24 geeft invulling aan eisen van artikel 5 van de Financiële verordening gemeente Elburg 2025. Er worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van afspraken met de domeinen over de te leveren prestaties en de daarvoor beschikbare middelen.

Artikel 25 Budgetbevoegdheden en plichten

De instructie budgethouders bevat kaders voor de budgetbevoegdheden. Ze moeten er zorg voor dragen, dat de uitvoering van de begroting in financiële zin rechtmatig verloopt en het college kan voldoen aan de in het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet neergelegde inlichtingenplicht. Hiermee wordt eveneens invulling gegeven aan het eerste lid van artikel 5 en artikel 8 van de financiële verordening.

Artikel 26 Verantwoording en décharge

In dit artikel wordt de wijze en frequentie van de rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van middelen geregeld. Ook worden in het artikel de regels gesteld voor décharge van de ambtelijke organisatie voor het gevoerde beheer en de administratie.

Artikel 27 Slotbepalingen

In de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen.

Het besluit treedt in de plaats van het oude organisatiebesluit. In de slotbepalingen wordt daarnaast de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar dit besluit kan verwijzen.

Vaststelling

De stukken die van het college uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de secretaris medeondertekend (artikel 59a Gemeentewet).

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP DE INSTRUCTIE BUDGETHOUDERS

Algemeen

De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. De tweede stap is het door het college – binnen de algemene en financiële kaders van de programmabegroting – vaststellen van de budgetraming. De regeling budgethouders spitst zich toe op de uitvoering van de budgetraming. Kortom, de regeling is er ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad.

De regeling beoogt het budgethouderschap duidelijk te regelen. Daarom zijn hoofdthema’s uit andere regelingen, als dat de duidelijkheid dient, ook kort verwoord in deze regeling.

Artikel 1

De definities zijn grotendeels gebaseerd op het Organisatiebesluit van de gemeente Elburg. Voor wat betreft de budgethouder ligt de nadruk op het beheren van de budgetten binnen de kaders van de budgetraming.

Artikel 2

De aanwijzing van budgethouders is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus: de directeur kan overgaan tot aanwijzing.

In verband met de overzichtelijkheid, voor met name de interne controle, is het gewenst dat het aantal budgethouders (in totaal of per domein) niet te groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen budgethouders is niet in de regeling vastgelegd.

De directeur blijft als (financieel) mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Degene mag de aanwijzing als budgethouder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen.

Artikel 3

Een speciale budgethouder is de griffier die uit hoofde van zijn functie de ‘eigen’ budgetten van de gemeenteraad beheert en daarvoor in principe geen verantwoording is verschuldigd aan de directeur.

Artikel 4

De directeur is verantwoordelijk voor het beheer van de budgetraming van de gehele organisatie. Het college kan daarin tussentijds wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een managementrapportage. Betreft het verschuivingen binnen een programma, dan is het college bevoegd. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. En daartoe is een raadsbesluit nodig.

Artikel 5

De domeinmanager is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn domein behoren. Het spreekt vanzelf dat degene bij de aanwijzing van budgethouders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden.

Artikel 6 t/m 9

Deze artikelen leggen in de eerste plaats de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Voor investeringskredieten kan dat anders liggen; het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en definitieve raming van de investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, ligt het voor de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag. Eventueel kan het domein bij de betreffende informatie ook een voorstel doen voor invulling van een eventueel overschot. Is er een tekort, dan zal het domein een oplossing moeten voorstellen binnen eigen budget dan wel moeten vragen om extra middelen. Kern van de zaak is dat ook hier recht wordt gedaan aan de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad. Met andere woorden: is er onvoldoende budget dan wordt dat aangevuld door degene die bevoegd is en is er budget over bij de invulling van de taak dan valt het terug naar de houder van het budgetrecht.

Verder regelt dit artikel een aantal belangrijke afspraken voor wat betreft de verwerking van gegevens in de financiële administratie.

Artikel 10

Hier staat een afspraak die ook in het kader van de P&C cyclus is vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook beeldbepalend: de directeur verantwoordt zich bij het college, de domeinmanager bij de directeur en de budgethouder bij de domeinmanager.

Artikel 11

Hierin wordt geregeld dat alle informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de budgethouders en wie dat regelt.

Artikel 12 t/m 15

Het college stelt een nadere regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. De artikelen spreken verder voor zich.