Archiefverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2025

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van overheidsorganen.

De Archiefwet 1995 stelt extra eisen aan archiefbescheiden die blijvend worden bewaard.

De Archiefwet 1995 regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger.

De Archiefwet 1995 is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling. Organisatie specifieke uitwerkingen staan in deze verordening en de beheerregeling.

Artikel 40 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen tevens een voorziening treft omtrent de zorg voor archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk in overeenstemming met de Archiefwet 1995.

Voor de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden betekent dit dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden, die de organisatie ontvangt en creëert voor haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig met een door het Algemeen Bestuur vast te stellen Archiefverordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet herhaald in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels over taken en bevoegdheden die bij het dagelijks bestuur zijn belegd. Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 35, lid 4 van de Gemeenschappelijke regeling VGGM) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het dagelijks bestuur toe te passen kwaliteitssysteem (artikel 16 van de Archiefregeling).

Definities

Voor de goede orde, de definitie ‘Archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, lid c van de Archiefwet 1995, verstaan:

• 1.

  Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• 2.

  Bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

• 3.

  Bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

• 4.

  Reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.

Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s, tekstberichten en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de Archiefwet. In het algemeen - en in artikel 2 – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de VGGM haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen, conform artikel 15, 16 en/of 17 van de Archiefwet. Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verder toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 2. Zorgplicht dagelijks bestuur

Eerste lid

Dit artikel verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals o.a. beschreven in artikel 4 beheervoorschriften en ook beheerregels of een werkinstructie) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van het intergemeentelijk orgaan.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het VGGM informatiebeleid in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 3. Zorg voor het beheer van archiefbescheiden

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.

De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat:

• -

  het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem, artikel 16 van de Archiefregeling, en;

• -

  er overzicht en een ordeningsstructuurplan (informatiestructuurplan) beschikbaar en actueel is, artikel 17 en 18 van de Archiefregeling;

Artikel 6 en 7. Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden & Toezichthouder

Uit de Archiefwet 1995 volgt dat er een gediplomeerde archivaris is aangewezen, deze de aangewezen archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid, en artikel 40, tweede lid, van de Archiefwet).

Artikel 10. Verslaglegging door de archivaris

Eerste lid

Dit artikel regelt de verplichting voor de archivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het dagelijks bestuur over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, die zijn overgebracht naar (of opgenomen in) de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kan het dagelijks bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door het algemeen bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 11 van deze Archiefverordening ter beschikking gesteld aan het algemeen bestuur.

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de archivaris en de feitelijke beheerder(s) van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Tweede lid

Op grond van het tweede lid kan de archivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 11. Verslag van het dagelijks bestuur over het beheer

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a.

  het verslag van de archivaris (of verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen);

• b.

  de op verzoek of eigen initiatief van de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zover die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft), en;

• c.

  een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bepaalde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak.

Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h (van toepassing op grond van artikel 40, lid 2 van de Archiefwet). Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h Gemeentewet– stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat betrokken organisaties niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het Dagelijks Bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het Algemeen Bestuur aanbiedt.