Reglement Basisregistratie Personen (BRP) Gemeente Middelburg 2025

BESLUITEN:

• 1.

  In te trekken: het Reglement Basisregistratie Personen (BRP) d.d. 07 juli 2022.

• 2.

  Vast te stellen: het Reglement Basisregistratie Personen (BRP) gemeente Middelburg 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  De Wet: De Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

• b.

  BRP: de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet;

• c.

  Besluit: het Besluit basisregistratie personen;

• d.

  Verordening: Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Middelburg

• e.

  Informatiebeheer: de functionaris die op grond van de regeling beheer en toezicht basisregistratie personen (BRP) is belast met de dagelijkse zorg van de BRP.

• f.

  Orgaan van de gemeente: onderdeel van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Middelburg of organen die vallen onder een gemeenschappelijke regeling waaraan de gemeente Middelburg deelneemt;

• g.

  Derde: elke natuurlijk persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed;

• h.

  BRP-V: de centrale component van de BRP dat een kopie bevat van alle persoonslijsten die in de gemeentelijke voorzieningen aanwezig zijn, bedoeld om online BRP-gegevens te verstrekken aan overheidsorganen op grond van een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wat betreft een beperkte groep authentieke gegevens ten behoeve van het uitvoeren van wettelijke taken;

• i.

  Authentiek gegeven: een in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

Artikel 2: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

• 1.

  Met inachtneming van artikelen 3.5 en 3.8 van de Wet BRP en artikel 6, lid 1, sub e, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kunnen gegevens uit de Basisregistratie Personen over ingezetenen worden verstrekt aan organen van de gemeente Middelburg. Verstrekking is toegestaan voor zover deze organen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de wettelijke of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 2.

  Een verstrekking als bedoeld in het eerste lid, kan ad hoc (rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen), incidenteel (eenmalig ) en door middel van een selectie, plaatsvinden;

• 3.

  De toegang tot persoonsgegevens van niet-ingezetenen is geregeld in het autorisatiebesluit van de minister van BZK, conform artikel 3.2 van de Wet BRP. Dit besluit bepaalt via de GABA-matrix welke gemeentelijke organen directe toegang hebben tot specifieke persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Geautoriseerde organen moeten voor het raadplegen van gegevens van niet-ingezetenen gebruikmaken van de landelijke BRP-voorziening (BRP-V).

• 4.

  Bijlage 1 van dit reglement biedt een overzicht van profielen voor inzage in de BRP. Deze profielen zijn opgesteld op basis van zowel landelijke wetgeving (het autorisatiebesluit van de minister van BZK) als lokale taken. Er zijn twee typen profielen opgenomen:

• •

  Profielen voor wettelijke taken: Deze zijn gebaseerd op het autorisatiebesluit van de minister van BZK, uitgewerkt in de GABA-matrix, en komen overeen met de landelijke regels voor gegevensverstrekking.

• •

  Profielen voor (lokale) taken die door het gemeentebestuur zijn opgedragen: Dit zijn profielen die niet in het landelijke autorisatiebesluit staan. Bij deze profielen wordt aangegeven om welke processen het gaat, welk wettelijk kader van toepassing is en welke gemeentelijke organen van Middelburg hierbij betrokken zijn.

• 5.

  Verstrekkingen vinden alleen plaats als deze strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wettelijke of gemeentelijke taken. De toegang tot persoonsgegevens wordt periodiek gecontroleerd om misbruik te voorkomen.

Artikel 3: Verbanden met andere gemeentelijke registraties

• 1.

  De distributie van persoonsgegevens verloopt via een datadistributiesysteem, Key2DDS. Het datadistributiesysteem wordt gevuld vanuit de lokale Basisregistratie Personen (BRP) en de gegevens uit de landelijke voorziening (BRP-V). Het datadistributiesysteem verstrekt deze gegevens aan aangesloten gemeentelijke applicaties, zoals vermeld in bijlage 2 van dit reglement.

• 2.

  Het datadistributiesysteem moet worden beschouwd als een technische oplossing; de (privacy)voorschriften van de wet BRP zijn hierop niet rechtstreeks van toepassing. De persoonsgegevens binnen het datadistributiesysteem vallen onder de werking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 4: Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens

• 1.

  De gemeente verwerkt naast de persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens kunnen door overheidsorganen worden opgevraagd ter uitvoering van wettelijke taken.

• 2.

  De onderstaande gegevens worden aangemerkt als ‘aangehaakte gegevens’:

• •

  Voorletter(s) van de persoon, ouder(s), partner en kinderen

• •

  Burgerlijke staat

• •

  Wijkcode/buurtcode

• •

  Stemdistrict

• •

  Interne aantekeningen

• •

  Telefoonnummers

• •

  E-mailadressen

• 3.

  Deze gegevens maken geen onderdeel uit van de persoonsgegevens die voorkomen in de Basisregistratie personen (BRP). De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG. Alleen medewerkers van de afdeling Publiekszaken hebben rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens.

Artikel 5 Authentieke gegevens en verplicht gebruik

Aan organen van de gemeente worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt die zij nodig hebben voor de vervulling van hun taken. De organen van de gemeente zijn op grond van artikel 1.7, eerste lid van de wet, verplicht deze gegevens te gebruiken, tenzij sprake is van een in het tweede lid van dat artikel genoemde uitzondering.

Artikel 6 Terugmeldplicht

• 1.

  Een orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

• 2.

  De beheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de Wet de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.

• 3.

  Terugmeldingen worden geregistreerd en verwerkt binnen een termijn van vier weken.

Artikel 7 Verstrekkingen aan derden

• 1.

  Op verzoek van een derde kunnen aan hem, overeenkomstig artikel 2, lid 1 sub a, van de verordening, personen gegevens worden verstrekt over ingezetenen van de gemeente Middelburg, voor zover de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt;

• 2.

  Op verzoek van een derde kunnen aan hem, overeenkomstig artikel 2, lid 1 sub b, van de verordening, gegevens worden verstrekt over ingeschrevenen van de gemeente Middelburg, voor zover de derde behoort tot een aangewezen categorie van derden, als bedoeld in artikel 6;

• 3.

  De verstrekking als bedoeld in lid 2 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

• 4.

  De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

• 5.

  Er worden geen gegevens verstrekt als op de persoonslijst een aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden is vermeld, als bedoeld in artikel 3.21, eerste lid van de Wet basisregistratie personen.

• 6.

  Derden moeten aantonen dat zij voldoen aan de beveiligingsvereisten voordat gegevens worden verstrekt.

Artikel 8 Aanwijzing werkzaamheden met gewichtig maatschappelijk belang en categorieën derden

• 1.

  De in bijlage 3 van dit reglement opgenomen werkzaamheden worden aangewezen als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang;

• 2.

  De in bijlage 3 van dit reglement opgenomen categorieën van derden worden aangewezen als derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren.

Artikel 9 Protocolplicht

• 1.

  De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met artikel 3.11 Wet BRP.

• 2.

  De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.

Artikel 10 Verantwoordelijkheden BRP

• 1.

  Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Middelburg:

• In de beheerregeling zijn de werkzaamheden van de medewerkers die direct met de BRP werken geformaliseerd. Taken en verantwoordelijkheden zijn afgebakend. Hieronder vallen onder andere een adequate gegevensverwerking, de beschikbaarheid van het systeem en het waarborgen van de rechten van de geregistreerde. De kwaliteit en continuïteit van de BRP wordt gewaarborgd door de invulling van de beheerfuncties en het maken van duidelijk vastgelegde afspraken over het beheer.

• 2.

  Informatiebeveiligingsplan BRP:

• Het informatiebeveiligingsplan van de gemeente Middelburg formuleert de hoofddoelen op het gebied van informatiebeveiliging. Het identificeert risico's, stelt doelstellingen en beheersmaatregelen vast, en bepaalt wie verantwoordelijk is voor de verschillende onderdelen van het proces

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement Basisregistratie Personen (BRP) Middelburg 2025.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

• 3.

  Het Reglement Basisregistratie Personen (BRP) Middelburg d.d. 07 juli 2022 wordt ingetrokken en vervalt na de inwerkingtreding van dit reglement.