Verordening op de raadscommissie gemeente Losser 2025

Ondertekening

Toelichting

Artikelsgewijs

Artikel 3. Taken

De taken van de commissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De commissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de commissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een commissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een commissie en geschiedt de besluitvorming door de raad. In deze verordening is gekozen voor het eerste model. Het politieke debat over voorstellen vindt plaats in de gemeenteraad.

De commissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de commissie bepaalt of een voorstel aan de commissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 3 van het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2018 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een commissie wordt besproken.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitters, fungerend commissievoorzitter

In Losser is ervoor gekozen dat alle raads- en commissieleden aan de beraadslagingen in de commissievergadering kunnen deelnemen. Daartoe kunnen fracties, voorafgaande aan een nieuw te bespreken agendapunt, het vertegenwoordigende duo in de commissievergadering afstemmen op het te behandelen onderwerp,

De raad bepaalt de samenstelling van de commissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het tweede lid voor dat een commissie bestaat uit een maximum van twee leden per fractie.

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

De raad benoemt de commissievoorzitters (vierde lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een commissie benoemd worden.

De commissievoorzitters kunnen optreden als fungerend commissievoorzitter. De commissievoorzitters fungeren afwisselend als commissievoorzitter, aan de hand van een schema. De commissievoorzitters stellen dit schema op,

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de commissieleden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van de raad, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een commissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een commissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.

Artikel 7. Oproep en agenda

Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde gemeenteraad Losser 2025.

Het tweede lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn commissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De agenda wordt in concept opgesteld door de agendacommissie.

In het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).

Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (vierde lid juncto artikel 8, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Uiteindelijk bepaalt een commissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het zesde lid.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden (derde lid).

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal commissieleden dat aanwezig kan zijn ook daadwerkelijk aanwezig is, kan worden vergaderd. Het aantal commissieleden dat maximaal aanwezig kan zijn, wordt berekend dat het aantal fracties in de gemeenteraad met twee te vermenigvuldigen (conform artikel 4 lid 2 van deze verordening).

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een commissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de commissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een commissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Artikel 15. Aanwezigheid college, burgemeester, ambtenaren en anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van commissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een commissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 16. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de Verordening raadscommissie gemeente Losser 2025. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid). In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.

De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Op basis van artikel 12, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.

Om te bevorderen dat leden van commissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van commissies. Hierdoor zijn leden van commissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de commissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een commissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een commissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Een commissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet)commissie. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 23. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een commissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek.

Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.