Beleidsregel evenementen Pijnacker-Nootdorp 2025

Jaarlijks worden er meer dan 100 evenementen in Pijnacker-Nootdorp georganiseerd. Daar zijn wij blij mee want evenementen verbinden inwoners en bieden hen de mogelijkheid om hun vrije tijd aangenaam door te brengen. Evenementen bieden gelegenheid om op informele wijze anderen te ontmoeten en gezamenlijk te genieten van georganiseerde gebeurtenissen met amusementswaarde. Dit draagt bij aan het gemeenschapsgevoel.

Naast gezelligheid en saamhorigheid zijn openbare orde en veiligheid belangrijke elementen bij de organisatie van evenementen. Om al deze evenementen goed te laten verlopen moeten de kaders goed zijn vastgelegd in een beleid. Bijvoorbeeld hoe de procedure voor een vergunningsaanvraag verloopt en wat een organisator allemaal moet regelen. Dit biedt helderheid voor de organisator, de ambtelijke organisatie, de hulpdiensten en de inwoners. Dus duidelijkheid en geen verrassingen achteraf.

1.1 Doelstelling

Het doel van dit beleid is het waarborgen van de veiligheid tijdens evenementen en het beperken van de overlast tot een aanvaardbaar niveau. De werkwijze die in de loop der jaren is ontstaan, wordt in dit beleid beschreven. Het vastleggen van deze werkwijze schept duidelijkheid naar alle betrokkenen zoals organisatoren, bezoekers en omwonenden. Met dit beleid wordt een aantal nieuwe regels geïntroduceerd. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het voorgaande beleid zijn de nieuwe geluidsvoorschriften, de werkwijze voor schaarse vergunningen, duidelijke afspraken over de gemeentelijke dienstverlening ten aanzien van hekken en borden en het opnemen van locatieprofielen voor een drietal vaste evenementenlocaties.

De uitgangspunten van dit beleid zijn:

• ○

  het beleid richt zich op het op een verantwoorde manier van organiseren van evenementen en het minimaliseren van negatieve effecten;

• ○

  het beleid kan rekenen op draagvlak van de hulpdiensten en de organisatoren;

• ○

  het beleid is helder, uitvoerbaar en handhaafbaar.

1.2 Totstandkoming

Evenementen staan of vallen met de inzet van de organisatoren. Om tot een beleid te komen dat door alle betrokken partijen wordt gedragen is het van belang dat deze partijen worden gehoord. Er is daarom voorafgaand aan vaststelling van het beleid met verschillende lokale organisatoren gesproken over de zaken waar zij tegenaan lopen bij het organiseren van hun evenementen en waar de gemeente hen beter in zou kunnen faciliteren. Daarnaast is het (concept) beleid ook gedeeld met de organisatoren waarbij zij de mogelijkheid hebben gekregen om op- of aanmerkingen te geven.

De regelgeving die van toepassing is bij het aanvragen van een evenementenvergunning is in dit hoofdstuk opgenomen. Volgens artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Gemeenten kunnen deze bevoegdheden nader uitwerken in de Algemene Plaatselijke Verordening en vervolgens verfijnen in beleid. In artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt een beleidsregel als volgt gedefinieerd:

Een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift, omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan.

Met dit beleid wordt een kader gecreëerd waarin uiteengezet wordt hoe gebruik zal worden gemaakt van de bevoegdheid om een evenementenvergunning al dan niet te verlenen.

Op grond van artikel 4:84 Awb heeft het bestuursorgaan een inherente afwijkingsbevoegdheid. Deze bevoegdheid houdt in dat de burgemeester handelt overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

2.1 Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

De basis voor het verlenen van een evenementenvergunning is de APV. In artikel 2:24 van de APV wordt onder een evenement verstaan ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. In artikel 2:25 is opgenomen in welke gevallen een organisator met een melding kan volstaan en dus geen vergunning nodig heeft. Is een evenement wel vergunningsplichtig dan wordt de aanvraag getoetst aan de in artikel 1:8 en artikel 2:25, lid 5 opgenomen weigeringsgronden. Daarnaast kan een reeds verleende vergunning worden ingetrokken of gewijzigd als er onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt, een verandering van omstandigheden of inzichten heeft plaatsgevonden, voorschriften niet worden nagekomen, de vergunning niet wordt gebruikt of wanneer de aanvrager dit verzoekt.

Om tot een goed overwogen besluit te komen is behoorlijke behandeling van de aanvraag nodig. Om dit te waarborgen is in artikel 1:3 opgenomen dat een aanvraag waarbij het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning nodig heeft minder dan zes weken bedraagt de vergunning kan worden geweigerd. In het geval van een B- of C-evenement1 bedraagt de termijn achttien weken. Het niet conform de gestelde termijnen aanvragen van een vergunning is in artikel 1:8 opgenomen als weigeringsgrond.

2.2 Gemeentewet

De burgemeester is op grond van artikel 172 van de Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde. Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester tevens belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. De burgemeester kan ten behoeve van het handhaven van de openbare orde of het toezicht op openbare gelegenheden bevelen geven die hij noodzakelijk acht. De burgemeester kan zich daarbij laten bijstaan door de politie. Als zaken uit de hand lopen heeft de burgemeester op grond van de artikelen 175 en 176 van de Gemeentewet daarnaast nog de mogelijkheid tot het geven van noodbevelen of het afkondigen van een noodverordening.

2.3 Wet Bevordering integriteitsbeoordeling openbaar bestuur (Wet Bibob)

De gemeente Pijnacker-Nootdorp past de Wet Bibob toe. De Wet Bibob geeft de burgemeester een extra instrument in handen om criminele activiteiten te weren uit de gemeente. Om deze wet toe te passen heeft het college een Bibob-beleidslijn vastgesteld. In de beleidslijn is opgenomen dat de burgemeester de Wet Bibob toepast op onder andere aanvragen om een evenementenvergunning.

2.4 Alcoholwet

Als er bij een evenement alcohol geschonken gaat worden moet de organisator een ontheffing op basis van artikel 35 van de Alcoholwet aanvragen. Dit artikel regelt dat er bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogte twaalf dagen zwak-alcoholhoudende drank mag worden geschonken onder voorbehoud van een aantal voorschriften. Deze voorschriften worden in paragraaf 5.4.3 van dit beleid verder toegelicht.

2.5 Afvalstoffenverordening

Bij een evenement ontstaat veel afval op het evenemententerrein en in de omgeving daarvan. De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft in zijn Afvalstoffenverordening 2018 opgenomen hoe om te gaan met onder andere zwerfafval. Een organisator dient maatregelen te treffen om te voorkomen dat zwerfafval ontstaat en zorg te dragen dat het evenemententerrein en de omgeving schoon opgeleverd wordt.

2.6 Europese Single Use Plastics-richtlijn

Per 1 januari 2024 is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes bij gesloten evenementen2 niet meer toegestaan. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik of voor hoogwaardige recycling is verplicht. Voor open evenementen3 geldt dat bezoekers voor een wegwerpbeker of -bakje moeten betalen als deze plastic bevat. Daarnaast moeten ze gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem of van een zelf meegebrachte beker of verpakking.

2.7 Wegenverkeerswet

Gelet op de bepalingen in de Wegenverkeerswet 1994 en het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW), is het mogelijk om (gedeelten van) wegen, straten en/ of pleinen, die in het beheer en eigendom van de gemeente zijn af te sluiten ten behoeve van een evenement. In sommige gevallen is voor een dergelijke verkeersmaatregel een verkeersbesluit op basis van die wetgeving nodig. Voor evenementen is ook bepaald dat ontheffing nodig is op het verbod voor het houden van wedstrijden met voertuigen op de openbare weg. De organisator van een evenement kan deze ontheffing aanvragen via de gemeentelijke website.

2.8 Regeling verkeersregelaars 2009

Om verkeersstromen bij tijdelijke wegafzettingen, zoals tijdens evenementen, in goede banen te leiden, kunnen beroeps-en/of evenementenverkeersregelaars ingezet worden. In de Regeling verkeersregelaars 20094 worden de eisen omschreven waaraan verkeersregelaars moeten voldoen.

2.9 Zondagswet

Bij evenementen die op zondag plaatsvinden geldt de Zondagswet. In de Zondagswet is bepaald dat het verboden is om op zondag voor 13:00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen. Er kan ontheffing van het bepaalde van de Zondagswet worden verleend. Als een evenement geen beletsel vormt voor de viering van de Zondag of de rust verstoort stelt artikel 4, lid 4 van de Zondagswet dat deze openbare vermakelijkheden niet verboden zijn. Er is in die situatie dan geen ontheffing nodig.

2.10 Omgevingswet (natuurbescherming)

Bij het organiseren van een evenement dient verstoring van flora en fauna voorkomen te worden. Dit is geregeld in de Omgevingswet. Afhankelijk van de locatie en de periode in het jaar kunnen in dat verband beperkende voorwaarden worden gesteld aan een evenement. Deze beperkende voorwaarden hebben met name betrekking op verstoring van de natuur op het gebied door licht, geluid, de afstand van een evenement tot een te beschermen natuurgebied en specifieke diersoorten of het deel van de dag waarop een evenement plaatsvindt.

2.11 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP) geeft brandveiligheidsvoorschriften voor het gebruik van een locatie waarvoor vanuit andere regels geen brandveiligheidseisen zijn gesteld. Bij evenementen worden vaak zogeheten ‘niet-bouwwerken’ geplaatst, zoals tenten en tribunes. In de BBGBOP worden eisen gesteld aan de veiligheid van deze objecten. Ook is in de BBGBOP opgenomen aan welke eisen een plattegrond of tekening moet voldoen om op een verantwoorde manier hierover te oordelen.

2.12 Leges

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag is de aanvrager leges verschuldigd. Om lokale organisaties te ontzien heeft de gemeente Pijnacker-Nootdorp een lijst opgesteld met daarin opgenomen welke soorten organisaties vrijgesteld zijn van leges.

De leges voor evenementenvergunningen worden jaarlijks op grond van de Legesverordening vastgesteld.

2.13 Provinciale regelingen

Het komt voor dat een organisator van een evenement bepaalde activiteiten wil ondernemen die niet binnen het domein van de gemeente vallen maar waar de Provincie zeggenschap over heeft. Hierbij kan worden gedacht aan het afsteken van professioneel vuurwerk of het laten landen of opstijgen van bijvoorbeeld helikopters. Wanneer dit zich voordoet zal de gemeente de organisator deze activiteiten wel laten opnemen in de aanvraag om een compleet beeld van het evenement te krijgen maar zal voor de benodigde toestemmingen, vergunningen of ontheffingen de organisator doorverwijzen naar het juiste orgaan.

Evenementen worden in de gemeente Pijnacker-Nootdorp via een tweetrapssysteem ingedeeld in een behandelprocedure. Allereerst wordt er bekeken of een evenement vergunningsvrij, meldingsplichtig of vergunningsplichtig is. Nadat dit is bepaald wordt er aan de hand van de behandelscan voor de vergunningsplichtige evenementen een indeling gemaakt naar de behandelclassificatie A-, B-, of C-evenement.

3.1 Vergunningsvrij, meldingsplichtig of vergunningsplichtig

In het vorige hoofdstuk is de indeling van een evenement besproken. In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe de behandelprocedure er uit ziet.

4.1 A-evenement

Bij dit type evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid minimaal is.

De gemeente kan naar eigen inzicht advies aanvragen bij de politie, brandweer en intern advies aan de relevante afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. De GHOR geeft een standaardadvies voor A-evenementen. Ook kan het evenement worden besproken in het multidisciplinair evenementenoverleg.

4.2 B-evenement

Bij B-evenementen is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is en maatregelen of voorzieningen vergen om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. De gemeente vraagt advies aan bij de politie, brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio), intern relevante afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie en eventuele overige hulporganisaties.

Daarnaast wordt het evenement besproken in het multidisciplinair evenementenoverleg. Hierbij zijn vertegenwoordigers van bovengenoemde organisaties aanwezig. De GHOR sluit alleen in uitzonderlijke gevallen aan. Naast het evenementenoverleg vindt er een voorbespreking en evaluatie plaats met alle bovengenoemde organisaties en de organisator van het evenement.

4.3 C-evenement

Bij dit evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is. Dit vergt maatregelen en voorzieningen om die dreiging weg te nemen en/of schadelijke gevolgen te beperken. De gemeente vraagt advies aan bij de politie, brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio), interne relevante afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie en eventuele overige hulporganisaties.

Daarnaast wordt het evenement besproken in het multidisciplinair evenementenoverleg. Hierbij zijn vertegenwoordigers van bovengenoemde organisaties aanwezig. Naast het evenementenoverleg vindt er een voorbespreking en evaluatie plaats met alle bovengenoemde organisaties en de organisator van het evenement.

4.4 Meldingsplichtig evenement

Naast de vergunningsplichtige evenementen kan een organisator ook een meldingsplichtig evenement organiseren. Daarvoor moet de organisator het evenement bij de gemeente melden. De melding moet tenminste 10 werkdagen voor aanvang worden gedaan. De aanvrager geeft op het aanvraagformulier aan of hij aan de eisen zoals gesteld in artikel 2:25, lid 2 van de APV voldoet. Als dit het geval is ontvangt hij een bevestiging met toestemming om het evenement te organiseren.

De burgemeester heeft de mogelijkheid om tot vijf dagen voor aanvang het evenement te verbieden in het kader van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of het milieu. Ook kan de samenhang met verschillende evenementen in dezelfde periode hierin meegenomen worden. Als minder dan vijf dagen van te voren blijkt dat de openbare orde en/of de openbare veiligheid in gevaar komt door of tijdens het evenement kan de burgemeester het evenement ook verbieden door gebruik te maken van zijn noodbevoegdheden op basis van de Gemeentewet.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de voorwaarden, voorschriften en beperkingen die gelden bij een vergunningsaanvraag en vergunningsverlening van een evenement. Helder moet zijn wat de uitgangspunten zijn van de toetsingsindicatoren en waaraan een veiligheidsplan moet voldoen.

5.1 Inhoud van de aanvraag

De evenementenvergunning is persoonsgebonden. De vergunning kan door/op naam van een natuurlijke persoon, maar ook namens een rechtspersoon aangevraagd worden. De vergunning kan aan zowel een natuurlijk persoon, als aan een rechtspersoon verleend worden. Wel zal een aanvraag altijd door een gemachtigde namens de rechtspersoon ingediend moeten worden, als verantwoordelijke voor het evenement. De naam van de natuurlijk persoon wordt ook in de vergunning genoemd, als verantwoordelijke voor het evenement. De genoemde natuurlijke persoon kan bij onzorgvuldig handelen persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schade als gevolg van het organiseren van het evenement.

Een aanvraag omvat in ieder geval de volgende informatie:

• ○

  gegevens van de aanvrager;

• ○

  locatie, datum, start- en eindtijd en omschrijving van het evenement;

• ○

  afsluitingen van wegen;

• ○

  doelgroep, aantal gelijktijdig aanwezige personen en eventuele verkoop van toegangskaarten;

• ○

  inzet van EHBO, beveiligers en verkeersregelaars;

• ○

  plaatsen van objecten;

• ○

  gebruik van stroom-, water- of rioolvoorzieningen;

• ○

  ten gehore brengen van versterkte muziek of ander geluid;

• ○

  verstrekken van zwak alcoholhoudende dranken.

Op basis van de informatie die de organisator in de aanvraag opneemt wordt de behandelscan door de gemeente ingevuld en wordt beoordeeld in welke behandelclassificatie het evenement valt en welke behandelprocedure daarbij hoort.

5.2 Veiligheidsplan

Hoewel de informatie uit de aanvraag een beeld geeft van het evenement en de mogelijke risico’s, is deze informatie nog te summier voor een goede beoordeling van de benodigde maatregelen en voorzieningen. Daarom wordt er altijd om een veiligheidsplan gevraagd.

Een veiligheidsplan is een document waarmee de organisator informatie geeft over de veiligheid van het evenement en de (voorgenomen) maatregelen. In het veiligheidsplan dient de organisator na te denken over de veiligheid van het evenement en de te nemen maatregelen. Hierbij is het van belang ook te werken met scenario’s waarin duidelijk wordt wat er gaat gebeuren als bepaalde (voorstelbare) veiligheidsproblemen zich voordoen. Daarmee laat de organisator zien zich bewust te zijn van de risico’s van het evenement en weet hoe hiermee om te gaan. Hoe groter en risicovoller het evenement is, hoe uitgebreider het veiligheidsplan moet zijn.

5.3 Het evenemententerrein

Hieronder wordt ingegaan worden op aspecten die het evenemententerrein aangaan, zoals de schouw, de indeling, voorzieningen, oplevering na afloop van het evenement en milieu gerelateerde aspecten. Voor de locaties De Groene Wijdte en de locatie Dobbeplas zijn afwijkende regels. Deze zijn opgenomen in bijlage 1 Locatieprofielen

5.4 Horeca

Evenementen gaan in de regel hand in hand met horeca. Aan de horeca/horeca-activiteiten wordt vanuit verschillende wet- en regelgeving bepalingen en voorschriften opgelegd, die ook een rol kunnen spelen bij evenementen. In dit kader zijn de volgende aandachtspunten van belang.

5.5 Geluid en geluidsoverlast

Bij veel evenementen is er sprake van versterkte muziek, zoals een live band of DJ. Door bezoekers wordt dit over het algemeen gewaardeerd, terwijl het door omwonenden regelmatig als overlast wordt ervaren. Bij deze overlast spelen naast het geluidniveau vele andere factoren een rol, bijvoorbeeld de gebruikte geluidfrequenties (verdeling tussen hoge en lage tonen), de locatie, het tijdstip en de duur van het evenement. Om overlast zoveel mogelijk te kunnen objectiveren en te beperken, gelden bij evenementen specifieke geluidvoorschriften. Door deze toe te passen, zullen de geluidniveaus – in algemene zin – binnen acceptabele grenzen blijven. Ze garanderen niet dat geen enkele omwonende overlast zal ervaren. Een bepaalde mate van hinder is bij evenementen met versterkte muziek onvermijdelijk.

5.6 Adviezen van hulpverleningsdiensten

Het kan zijn dat de hulpverleningsdiensten (politie, brandweer, GHOR) in het kader van de bescherming van de openbare orde, de veiligheid en/of gezondheid, de burgemeester adviseren om los van dit beleid, aanvullende voorwaarden en/of voorschriften aan de evenementenvergunning te verbinden. Dergelijke adviezen worden vrijwel altijd door de burgemeester overgenomen.

5.7 Reclameborden

Het kan voor een organisator wenselijk zijn om reclame te maken voor zijn evenement. Er zijn hiervoor een aantal opties. De eerste optie is het gebruik van de A0-displays die aan lichtmasten zijn gevestigd. Deze displays zijn in beheer van een externe partij en een organisator kan via deze partij reclame maken.

Een andere optie is het plaatsen van aankondigingsborden op eigen grond. Op deze borden mogen enkel aankondigingen voor het evenement worden geplaatst. Dit houdt in dat de datum, naam en locatie van het evenement mag worden genoemd maar dat er geen prijzen of kaarten via deze borden mogen worden aangeboden. Ook mogen op deze borden geen sponsoren worden vermeld.

De laatste optie is het plaatsen van borden op het grasveld nabij de rotonde Molenaar Blonkweg/ Oudeweg nabij Oudeweg nummer 43 in Nootdorp of bij de ingang van de dorpskern Pijnacker voor de rotonde Nootdorpseweg/ Sportlaan. Voor deze borden gelden dezelfde voorwaarden als voor de aankondigingsborden op eigen grond.

5.8 Inclusiviteit

Wij vinden het belangrijk dat alle evenementen toegankelijk zijn voor al onze inwoners. We moedigen daarom organisatoren aan om aandacht te hebben voor inclusie en toegankelijkheid tijdens hun evenement. Hierbij kan gedacht worden aan het toegankelijk(er) maken van het evenement voor personen met een lichamelijke beperking. Bijvoorbeeld voor personen die gebruik maken van een rolstoel, die slechter ter been zijn, gehoorproblemen ervaren of slechtziend zijn. Denk dan aan een goede locatiekeuze met (rolstoel)toegankelijkheid, aanwezigheid van een lift, dat er weinig/geen drempels zijn, dat er een herkenbare looproute aanwezig is, dat wegwijzers goed leesbaar zijn, dat er gebruik van microfoons/geluidsversterkers gemaakt wordt en er een toegankelijke website voor slechtzienden gebruikt wordt. Ook van belang is goede communicatie over deze voorzieningen, zodat mensen weten dat het evenement voor iedereen toegankelijk is. Maar we willen ook bredere aandacht voor inclusie, zoals aandacht voor zaken als diversiteit van artiesten, het trekken van een diverser publiek en/of het aanwijzen van een aantal genderneutrale toiletten waar een ieder gebruik van kan maken.

In artikel 1:8 van de APV worden de algemene weigeringsgronden genoemd op grond waarvan een vergunning of ontheffing kan worden geweigerd:

• ○

  de openbare orde en veiligheid;

• ○

  de volksgezondheid;

• ○

  de bescherming van het milieu.

Naast de bovenstaande weigeringsgronden is in artikel 1:8 in het tweede lid opgenomen dat een vergunning of ontheffing ook kan worden geweigerd als de aanvraag niet conform de termijnen uit artikel 1:3 van de APV is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.

De termijnen die in artikel 1:3 genoemd zijn luiden als volgt:

• 1.

  Indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan zes weken voor het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, kan het bevoegde bestuursorgaan besluiten de aanvraag af te wijzen.

• 2.

  Voor een B en C-evenement als in artikel 2:25 geldt, in afwijking van het eerste lid, een termijn van achttien weken.

Er wordt hier specifiek een onderscheid gemaakt tussen reguliere vergunningen en ontheffingen en vergunningen voor B- en C-evenementen. Dit is gedaan vanuit de gedachte dat B- en C-evenementen een hoger risico en impact op de omgeving (kunnen) hebben, waardoor meer tijd nodig is om het evenement voor te bereiden en maatregelen en voorzieningen te treffen om risico’s te beperken.

Om te waarborgen dat de benodigde maatregelen en voorzieningen kunnen worden getroffen is het van belang dat de termijnen ook gehandhaafd worden. Daarnaast is de handhaving van de termijnen van belang zodat de organisatoren weten wanneer de voorbereidingen getroffen kunnen worden en burgers niet voor verrassingen komen te staan en er voldoende tijd is om een volwaardig bezwaar- en beroepsprocedure te doorlopen.

Naast de hierboven genoemde weigeringsgronden zijn er specifiek voor evenementenvergunningen in artikel 2:25, lid 5 van de APV nog een aantal weigerings-, intrekkings- of wijzigingsgronden bepaald, namelijk:

Onverminderd het bepaalde in artikel 1.8 kan de burgemeester de evenementenvergunning geheel of gedeeltelijk weigeren, intrekken of wijzigen indien naar zijn oordeel:

• ○

  a. dit noodzakelijk is voor de openbare orde en veiligheid en/of de bescherming van het woon- en leefklimaat in de omgeving van het evenement;

• ○

  b. de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen niet kan worden gewaarborgd;

• ○

  c. de zedelijkheid of gezondheid van bezoekers niet kan worden gewaarborgd;

• ○

  d. het gelet op een gebeurtenis van nationale omvang op de dag van het evenement of daags voor het evenement met een dusdanig effect op het gemeenschapsleven niet wenselijk is dat de activiteiten worden voortgezet;

• ○

  e. de ter handhaving van openbare orde en veiligheid noodzakelijke politiecapaciteit een onevenredig beroep op de beschikbare formatie doet.

Tot slot kan de burgemeester op grond van artikel 2:25 lid 9 van de APV de aanvraag voor evenementenvergunning voor een door de burgemeester aangewezen categorie van vechtsportwedstrijden of gala’s weigeren als de organisator/aanvrager van slecht levensgedrag blijkt te zijn.

De gemeente heeft met de Beleidsregel evenementen 2024 geen type evenementenvergunningen meer die beleidsmatig schaars zijn gemaakt. Desondanks kan er nog steeds schaarste optreden door meerdere vergunningsaanvragen voor een evenement op dezelfde datum en locatie. De manier waarop de gemeente hiermee omgaat is in dit hoofdstuk op hoofdlijnen beschreven zodat voor alle betrokken partijen duidelijk is wat er verwacht kan worden.

7.1 Evenementenkalender

De organisator meldt zich jaarlijks vóór 1 november voorafgaand aan het jaar dat zijn evenement wordt gehouden. De organisator geeft hierbij een aantal gegevens door waarmee de gemeente de kalender kan invullen. Wanneer de gemeente op 1 november alle gegevens heeft ontvangen wordt de evenementenkalender opgesteld en zal hieruit blijken of er concurrerende aanvragen zijn. Als hier sprake van blijkt te zijn kan de gemeente de volgende stappen ondernemen:

• •

  de aanvragers die een concurrerende aanvraag hebben ingediend worden door de gemeente geïnformeerd over de situatie en uitgenodigd voor een gesprek. Het doel van dit gesprek is om gezamenlijk tot een oplossing te komen;

• •

  de gemeente stelt een aanvraagtijdvak open waarbinnen de evenementenorganisatoren een complete vergunningaanvraag voor hun evenement moeten indienen. Na sluiting van het aanvraagtijdvak wordt een vergelijkende toets op de vergunningaanvragen toegepast. De aanvrager waarvan de vergunningaanvraag het beste uit de toetsing komt gaat verder in het proces. De andere vergunningaanvraag wordt afgewezen;

• •

  de gemeente kan er voor kiezen om door middel van een loting de vergunning onder de aanvragers toe te wijzen.

Evenementen die voor 1 november zijn aangemeld voor de evenementenkalender hebben voorrang op evenementen die daarna worden aangemeld of vergunningaanvragen die daarna worden ingediend. Als er na 1 november een rivaliserende vergunningaanvraag wordt ingediend wordt de aanvraag geweigerd, maar kan er wel gekeken worden naar een alternatieve datum of locatie.

De verantwoordelijkheid voor het naleven van de regels ligt in de eerste plaats bij de evenementenorganisatie zelf, het toezicht en de handhaving hierop ligt bij team Handhaving en Veiligheid van de gemeente. Door bekendheid te geven aan onder andere de wijze van handhaving, weet men wat er verwacht wordt, waarom en hoe. Als evenementenorganisaties, ondanks bovengenoemde inspanningen, toch nog de regels overtreden, dan is het toepassen van bestuursrechtelijke maatregelen noodzakelijk. In het ergste geval kan een evenement dan niet (op tijd) van start gaan of wordt het evenement voortijdig of tussentijds stopgezet.

De gemeente voert in samenwerking met relevante partners gerichte controles uit. Dit betekent dat de gemeente handhavend kan optreden als de vergunningvoorschriften niet worden nageleefd.

8.1 Wijze van toezicht en handhaving

Gestructureerd toezicht en handhaving vindt plaats door het houden van een schouw van het evenement.

Voorafgaande aan het evenement, wordt in het multidisciplinaire evenemententeam bepaald bij welke evenementen een voorschouw dient te worden gehouden. Doorgaans zal dit bij B- en C-evenementen het geval zijn. Hierbij wordt eveneens bepaald op welke accenten toezicht en handhaving komt te liggen, wat de rol is van de verschillende partners (politie/brandweer) en wat hun inzet voorafgaand, tijdens en na het evenement zal zijn.

De voor- en naschouw wordt georganiseerd door de vergunningverleners van het team Handhaving en Veiligheid. Vanuit de gemeente kunnen, afhankelijk van de aard en inhoud van het evenement, naast de vergunningverleners ook andere disciplines vanuit de gemeente worden betrokken bij de schouw.

Daarnaast kunnen afhankelijk van de aard van het evenement en de vergunningvoorschriften er ook gedurende het evenement controles door de verschillende disciplines van de afdeling Wijkzaken plaatsvinden. Voor wat betreft het toezicht op de geluidsnormen is de Omgevingsdienst Haaglanden in opdracht van de gemeente de partij die dit uitvoert.

De organisator wijst één persoon aan als coördinator. De coördinator is tijdens het evenement het aanspreekpunt voor de gemeente en hulpdiensten. De coördinator dient tijdens het evenement telefonisch bereikbaar en nuchter te zijn. Bij B- en C-evenementen dient er een plaatsvervanger voor de coördinator te worden aangewezen die ook het gehele evenement telefonisch bereikbaar en nuchter dient te zijn.

8.2 (Herstel)sancties

Op basis van de vergunning beslist de gemeente na de schouw of het evenement kan starten, dan wel of er nog aanpassingen nodig zijn. Wanneer afwijkingen worden geconstateerd ten opzichte van de vergunning, zal passende actie worden ondernomen alvorens het evenement van start kan gaan.

Het niet naleven van vergunningvoorschriften tijdens het evenement kan leiden tot een (herstel)sanctie in de vorm van een last onder bestuursdwang (het doen van aanpassingen) of het stilleggen van een activiteit gedurende het evenement of stillegging van het gehele evenement. Daarnaast kan intrekking plaatsvinden op grond van de verleende vergunning, bijvoorbeeld in het kader van de openbare orde en veiligheid.

Als na afloop van het evenement niet wordt voldaan aan de schoonmaak- en afvalverwijderingsverplichting, worden de kosten van het schoonmaken en het verwijderen van afval door de gemeente door middel van een last onder bestuursdwang aan de organisator opgelegd en op hem verhaald.

Schade aan het terrein, ontstaan ten gevolge van het evenement en die aan de organisator kan worden toegerekend, worden door de gemeente door middel van een aansprakelijkheidsstelling (privaatrechtelijk) op de organisator verhaald.

Het stelselmatig niet nakomen van de vergunningvoorschriften door de organisator, kan uiteindelijk ook leiden tot het weigeren van een nieuwe evenementenvergunningsaanvraag.

9.1 Locatieprofielen

Voor een tweetal locaties zijn er specifieke regels opgenomen. Dit is gedaan omdat op deze locatie vaker (grotere) evenementen zijn of er extra maatregelen zijn om de omgeving van de locatie te beschermen.

9.2 Eisen plattegrond BBGBOP

In artikel 2.3 van het BBGBOP staan de volgende eisen waaraan een plattegrond moet voldoen:

• •

  een situatieschets met noordpijl;

• •

  een plattegrond met een maat- of schaalaanduiding, die de objecten, groter dan 25m2, op die plaats bevat.

Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:

• •

  de voor personen beschikbare oppervlakte;

• •

  de gebruiksbestemming;

• •

  de opstelling van inventaris en van de in artikel 5.5 bedoelde inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:

  • ○

    brand- en rookwerende scheidingsconstructies;

  • ○

    vluchtroutes;

  • ○

    draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16;

  • ○

    nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;

  • ○

    vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15;

  • ○

    noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3;

  • ○

    brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20, en

  • ○

    brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24.

De aanduidingen zijn conform NEN 1413, indien deze norm daarin voorziet.

9.3 Format veiligheidsplan

Veiligheidsplan evenement

Bij alle evenementen moet de organisator een veiligheidsplan indienen. In dit veiligheidsplan zal een risico-inventarisatie moeten worden opgenomen en worden maatregelen beschreven die de organisator neemt om de risico’s te beheersen.

Het veiligheidsplan moet zo concreet en duidelijk mogelijk worden ingevuld; het plan is uiteindelijk ook het draaiboek aan de hand waarvan opgetreden kan worden als er zich incidenten voordoen. De informatie (zoals telefoonnummers, situatietekeningen etc.) moet kloppen.

De organisator blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement, ongeacht of het scenario in het veiligheidsplan is uitgewerkt.

Het veiligheidsplan bestaat in elk geval uit de volgende hoofdstukken:

• 1.

  Risico-inventarisatie

  Hierin komen o.a. de volgende punten naar voren;

  • •

    Soort evenement

  • •

    Grootte van het evenement

  • •

    Soort bezoekers

  • •

    Aantal bezoekers

• Deze informatie is bij evenementen met meer dan 2000 bezoekers ook aangegeven op het meldingsformulier. Op basis van die informatie is het evenement geclassificeerd als Regulier (A) evenement, Aandacht (B) evenement of Risico (C) evenement.

  Voor de verdere risico-inventarisatie kan gebruik maken worden van de “checklist” zoals vermeld in de “Handreiking evenementen”. Er dient nader ingegaan te worden op de risico-analysevragen die daarin zijn benoemd. Onder te verdelen in de volgende profielen;

  • •

    Activiteitenprofiel (soort, tijdstip en duur evenement)

  • •

    Publieksprofiel (samenstelling en aantal te verwachten bezoekers)

  • •

    Ruimtelijkprofiel (inrichting evenemententerrein en omgeving)

  • •

    Organisatieprofiel (ervaring)

  • •

    Dreigingsprofiel (escalatie personen of objecten)

  • •

    Gezondheidsprofiel (gevaren volksgezondheid, hygiëne)

  • •

    Overigefactoren (weersomstandigheden, media, capaciteitsprobleem, uitval NUTS)

• Op basis van de risico-inventarisatie wordt het veiligheidsplan verder ingevuld en worden door de organisator concrete maatregelen voorgesteld.

  De risico’s dienen constant gemonitord te worden op afwijkingen.

  De risico-inventarisatie en de overige informatie in het veiligheidsplan kunnen er toe leiden dat de classificatie van het evenement door de vergunningverlener (in samenspraak met de nood- en hulpdiensten) wordt aangepast.

• 2.

  Programma

  Voor een goed beeld van het evenement en de inschatting van bezoekersstromen is het programma opgenomen in het veiligheidsplan (eventueel in de bijlagen).

• 3.

  Beveiliging

  • •

    In dit hoofdstuk wordt beschreven welke maatregelen de beveiligingsorganisatie neemt om de risico’s beheersbaar te houden (zie ook risico-inventarisatie). Dit hoofdstuk bevat een inzetschema voor de beveiliging voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement (hoeveel beveiligers worden voor welke taak en op welke locatie ingezet, eventueel in een bijlage).

  • •

    Het toezicht op het terrein is in eerste instantie in handen van een geregistreerd beveiligingsbedrijf. Dit bedrijf is in bezit van een vergunning verleend door het Ministerie van Justitie, op grond van Wet Particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Personeel gaat bij de uitvoering van de werkzaamheden gekleed in gepaste en herkenbare kleding, met op de jas een duidelijk ‘V’ teken. De kwaliteit van de beveiligers die worden ingezet wordt beschreven in het veiligheidsplan.

  • •

    De organisator en het beveiligingsbedrijf hebben gezamenlijk de volgende ambitie: "Het realiseren van een veilig en ongestoord verblijf van de bezoekers en de medewerkers aan dit evenement en het door aanvullende maatregelen, indien mogelijk, bewaken van te zware inbreuken op de belangen van bewoners, bedrijven rond het evenemententerrein."

  • •

    Het beveiligingsbedrijf is primair verantwoordelijk voor opvang en afhandeling van incidenten op en rond evenemententerrein. De organisator blijft eindverantwoordelijk. Kleinere incidenten worden door de beveiliging afgehandeld. Bij ernstiger incidenten worden nood- en hulpdiensten ingeschakeld (contact via het alarmnummer 112) en nemen zij de regie over, eventueel ondersteund door de beveiligingsorganisatie. Aangehouden personen worden overgedragen aan de politie.

  • •

    Beveiligingspersoneel staat onderling met elkaar in contact via een eigen communicatiesysteem.

  • •

    Basis voor het aantal beveiligers is 1 op 150 voor risicovolle evenementen. Als de aard van het evenement het noodzaakt of toelaat kan van deze normen afgeweken worden zowel naar boven als naar beneden.

  • •

    De bovenstaande normen betreft de inzet van beveiligers die toezicht houden op het ordelijk en veilig verloop van het evenement. Beveiligers die ingezet worden voor bijvoorbeeld persoons- en/of objectbeveiliging worden niet meegeteld in deze norm.

  • •

    Bij mogelijke afwijking van de beschreven risicoprofielen dient de beveiliging de politie hiervan in kennis te stellen en in overleg de nodige maatregelen te treffen.

• 4.

  Medische organisatie

  Het plan beschrijft welke EHBO organisatie wordt ingezet (naam, contactpersonen, tel. nr.), welke middelen aanwezig zijn en hoeveel EHBO-ers op welk deskundigheidsniveau aanwezig zijn (BLS, BLS+, ALS).

  • •

    Er dienen één of meerdere EHBO posten te worden ingericht op het evenemententerrein.

  • •

    Alle materialen dienen door de EHBO organisatie te worden verzorgd.

  • •

    Het aantal en het deskundigheidsniveau van gediplomeerde EHBO-ers wordt in overleg met de GHOR vastgesteld.

  • •

    In de EHBO post(en) dienen tafels en stoelen en ruimte voor brancards aanwezig te zijn. Ook

  • •

    dient er voldoende EHBO-materiaal te zijn.

• 5.

  Hygiëne

  De toiletunits worden verspreid over de locatie geplaatst. Het aantal toiletten wordt in overleg met de GHOR vastgesteld.

• 6.

  Brandveiligheid

  • •

    Mocht er een technisch productiebedrijf in de hand zijn genomen, dan neemt deze alle benodigde veiligheidsvoorschriften in acht.

  • •

    In geval van nood zal via het alarmnummer 112 contact met de brandweer worden opgenomen.

  • •

    De organisator voert de aanwijzingen van de brandweer direct uit.

  • •

    De toepasselijke voorschriften op het gebied van brandveiligheid zijn in de vergunning opgenomen en dienen te worden opgevolgd. In elk geval dient rekening gehouden te worden met de volgende voorwaarden:

    • ○

      Vluchtwegen en toegangswegen worden vrijgehouden.

    • ○

      Vluchtroutes en calamiteitenroute mogen elkaar niet kruisen.

    • ○

      Het hele terrein moet vanaf de calamiteitenroute binnen 60 meter bereikbaar zijn,

    • ○

      Brandkranen en putten moeten vrijgehouden worden.

    • ○

      Alle gebruikte materialen op en rond het podium dienen brandvertragend te zijn.

    • ○

      Op ieder punt van het evenemententerrein moet binnen 30 meter loopafstand een brandblusser aanwezig zijn.

• 7.

  Calamiteiten

  Dit hoofdstuk beschrijft op welke mogelijke calamiteiten, die zich ten tijde van het evenement voor kunnen doen, preparatie heeft plaatsgevonden. Voor deze calamiteiten dienen in dit hoofdstuk scenario’s te worden uitgewerkt.

  In de scenario’s moet worden omschreven welke maatregelen de organisator neemt om het incident zo snel mogelijk te stabiliseren en wie daarbij welke rol speelt (beveiliging, BHV, EHBO etc). Daarnaast dient er helder gemaakt te worden wanneer, hoe en door wie de nood- en hulpdiensten worden opgeroepen en hoe zij worden opgevangen en gegidst naar het incident. De locatie van het incident dient toegankelijk gemaakt te worden.

  Uitgangspunt is dat de organisator de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen waarborgt. Daartoe is op locatie de directe leiding in handen van de contactpersoon van de organisator. Bij ernstige incidenten nemen nood- en hulpdiensten de regie over.

  Mogelijke scenario’s kunnen zijn;

  • •

    Vechtpartij

  • •

    Paniek in menigte, massahysterie

  • •

    Brand

  • •

    Bommelding

  • •

    Extreem weer

  • •

    Ongeval

  • •

    Afgelasten evenement (bijv. door weersomstandigheden, ernstig incident)

• Dit overzicht is niet uitputtend. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement zullen mogelijk andere scenario’s moeten worden uitgewerkt.

• 8.

  Maatregelen t.b.v. drug/alcoholgebruik

  • •

    Op welke wijze ziet de op het evenement aanwezig horeca toe op een verantwoord alcoholgebruik?

  • •

    Indien er substantieel gebruik van verdovende middelen door bezoekers kan worden verwacht (bijvoorbeeld bij dance-events) dient beschreven te worden hoe de organisator hierop acteert.

• 9.

  Crowdmanagement

  • •

    Welke maatregelen neemt de organisator voor crowdmanagement op het evenemententerrein en in de directe omgeving?

  • •

    Publieksdichtheid in relatie tot beschikbare ruimte.

• Preventievecrowdmanagementmaatregelen

  • •

    Inrichting evenemententerrein

  • •

    De programmering

  • •

    Lichtkranten

  • •

    Evenementenroutes

• Repressievecrowdmanagementmaatregelen

  • •

    Communicatie maatregelen door DJ/artiesten/presentator bij een interventie

  • •

    Afsluiten evenemententerrein of toegangswegen tot het evenemententerrein

  • •

    Dosering publieksstromen

• 10.

  (Algemene) ontruiming evenemententerrein

  • •

    Hoe wordt terrein ontruimd (wijze van ontruiming)

  • •

    Door wie (ontruimingsploeg, taken)

  • •

    Welke middelen worden gebruikt (vegen)

  • •

    Opvanglocaties

• 11.

  Bereikbaarheid

  In dit onderdeel wordt beschreven op welke wijze maatregelen worden getroffen om de verkeersveiligheid te borgen zowel op het evenemententerrein als in de nabije omgeving

  • •

    Wegafsluitingen (tijden en plaats)

  • •

    Toegankelijkheid evenemententerrein

  • •

    Parkeermogelijkheden

  • •

    Calamiteitenroutes (politie/brandweer/ambulance)

  • •

    Openbaar vervoer (stremmen)

  • •

    Bebordingsplan

• 12.

  Communicatieplan

  Beschreven dient te worden hoe de communicatie verloopt (zowel vooraf als tijdens incident):

  • •

    van organisator naar omwonenden

  • •

    van organisator naar bezoekers/deelnemers

  • •

    van organisator naar eigen medewerkers

  • •

    Communicatie naar de overheid inclusief organogram met de belangrijkste posities en telefoonnummers van organisator en door haar ingehuurde veiligheidspartners (beveiliging, EHBO etc); voor de overheid dient er bij calamiteiten 1 aanspreekpunt te zijn.

• Besteed hierbij ook aandacht aan mogelijke (tijdelijke) uitval data- en spraakverkeer.

• 13.

  Coördinatieteam

  Tijdens aandacht- en risico-evenementen kan er met een coördinatieteam gewerkt worden, waarin politie, brandweer, GHOR, organisator en beveiliging samenwerken. In het veiligheidsplan wordt aangegeven wie namens de organisator en het beveiligingsbedrijf hieraan deel kunnen nemen. Organisator en nood- en hulpdiensten dienen hun draaiboeken op elkaar af dienen te stemmen. Zo wordt gewaarborgd dat een evenement met professionele deskundigheid wordt benaderd en voorbereid.

• 14.

  Plattegrond(en) evenemententerrein

  De organisator is primair verantwoordelijk voor een goede en ordelijke gang van zaken op het evenemententerrein. Het is verplicht om een nauwkeurige plattegrond te maken van het evenemententerrein. Gebruik hiervoor de eisen zoals opgenomen in artikel 2.3 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.

  Mogelijke bijlage(n):

  • •

    Programma

  • •

    Inzetplan beveiliging

  • •

    Bebordingsplan

  • •

    Hekkenplan

  • •

    Plattegrond(en) evenemententerrein