Inkoopbeleid 2017 gemeente Wassenaar – Waar(-de) voor ons geld!

3.2.1 Duurzaamheidseisen opnemen

We houden ons aan de geldende landelijke duurzaamheidseisen voor de productgroepen die te vinden zijn op de website van Pianoo.nl. De duurzaamheidseisen gelden zowel voor opdrachten boven als onder de Europese drempel. Maximale duurzaamheidsambities worden nagestreefd door hogere duurzaamheidseisen te stellen of duurzaamheid aanvullend in de gunningscriteria op te nemen.

3.2.2 Focussen op Total Cost of Ownership (TCO)

Zowel bij gunning op de laagste prijs als bij gunning op de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) willen we niet sec naar de laagste aanschafprijs kijken, maar bijvoorbeeld ook naar de ‘total cost of ownership’, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur. Dit betekent dat we naast de aanschafprijs alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan mee beschouwen, zoals: milieueigenschappen, levensduur, onderhoudskosten, gebruikskosten, afvalkosten en leveringstermijn.

Figuur 1: Total Cost of Ownership: kijk ook onder water!

3.2.3 Werk maken van duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is een breed begrip en de invulling ervan is zeer opdracht specifiek. Een generieke invulling is niet te geven. Het vraagt om ambities, commitment en het uitproberen van verschillende mogelijkheden en vormen.

We gaan daarom bij de inkoop duurzaamheidselementen gebruiken in eisen en/of gunningscriteria. De duurzaamheidselementen bestaan uit3 :

• 1.

  Energie

• 2.

  (Schaarse) Materialen & (Stof)Stromen

• 3.

  Mobiliteit

• 4.

  Bodem

• 5.

  Water

• 6.

  Natuur & Ruimte (inclusief overlast voor flora en fauna, dierenwelzijn)

• 7.

  Gezonde leefomgeving (inclusief mensenrechten en arbeidsomstandigheden)

• 8.

  Kosten & Waarden

Figuur 2: Duurzaam ontwikkelen – Ambitieweb

Deze duurzaamheidselementen helpen om met alle betrokkenen in één oogopslag duurzame ambities helder te maken en deze gedurende het hele traject vast te houden en zo ‘ambitie-erosie’ te voorkomen. Het zorgt ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en eenduidige termen hanteert.

We gaan de CO2-ladder4 toepassen bij (middel-)grote opdrachten (zijnde opdrachten langer dan zes maanden en/of met waarden vanaf € 500.000,-) in infra en bouw. De CO2-Prestatieladder is een instrument dat bedrijven helpt bij het reduceren van CO2. Binnen de bedrijfsvoering, in projecten én in de keten kan nog veel winst worden behaald in energiebesparing, het efficiënt gebruik van materialen en duurzame energie. De CO2-Prestatieladder is daarvoor het aangewezen instrument.

Figuur 3: CO2-Prestatieladder

3.2.4 Voorbehouden van opdrachten

Inkoopopdrachten met een groot aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid kunnen we onder bepaalde voorwaarden (artikel 77, 1ste lid, Europese Richtlijn 2014/24/EU) één-op-één gunnen aan een Sociale Werkvoorziening (SW) of onderneming via het vestigen van alleenrecht. De schoonmaak van de kantoorpanden is een voorbeeld van een dergelijke inkoopopdracht. Voor gunning toetsen we in hoeverre de kosten marktconform zijn.

3.2.5 Social return

De gemeenten vinden het belangrijk om samen met opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. De gemeenten passen bij aanbestedingen de vastgestelde social-returnbeleidsregels toe als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde dat de opdrachtnemer na gunning bereid is banen, leerwerkplekken of stageplekken aan te bieden aan specifieke doelgroepen werkzoekenden5 . Hierbij geldt als initieel uitgangspunt tenminste 5% van de opdrachtsom. Bij arbeidsextensieve opdrachten kan van dit uitgangspunt worden afgeweken en geldt een percentage van tenminste 2% van de opdrachtsom. Het is van belang dat te allen tijde het proportionaliteitsbeginsel in acht wordt genomen.

In de regio hanteren de lokale overheden voor social return de zogenoemde bouwblokkenmethode (zie bijlage 2). De bouwblokkenaanpak is niet puur gericht op het plaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook op creatief en in dialoog met de opdrachtnemer te onderzoeken hoe hij social return het beste in zijn organisatie invult.

De social-returnactiviteiten kunnen in de inkoopopdracht worden uitgevoerd, maar ook, zolang deze verband houden met de opdracht, in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een onderaannemer of toeleverancier. Het bijdragen aan duurzame werkgelegenheid is wat de gemeenten beogen te bereiken met deze methode.

3.2.6 Lokale initiatieven en sociale ondernemingen stimuleren

Bij de invulling van social return heeft werktoeleiding de eerste prioriteit. Resteert echter een bepaalde social-returnwaarde, of kan de opdrachtnemer echt geen werk of stageplek bieden, kunnen we de social-returnverplichting ook invullen door een maatschappelijk betrokken activiteit of het leveren van steun, kennis of hulp aan een lokaal initiatief, bewonersorganisatie of een sociale onderneming.

3.2.7 Passende maatregelen nemen bij niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden

Bij de inkoop van producten die vervaardigd worden in derdewereldlanden, zijn we alert op de mogelijke risico’s van schending van de internationale arbeidsvoorwaarden. We vragen om gekwalificeerde keteninitiatieven of een plan van aanpak om de risico’s op misstanden te reduceren. Dit past bij en volgt logischerwijs uit de keuze van de gemeente om Fairtrade gemeente na te streven. Bij aanbestedingen worden de principes van eerlijke handel gehanteerd.

In haar rol als opdrachtgever is de gemeente verantwoordelijk voor het betalen van het cao-loon door een opdrachtnemer aan diens werknemers. De gemeenten willen daarom dat haar opdrachtnemers daarbij de arbeidswet- en regelgeving (Wet Ketenaansprakelijkheid) naleven. De gemeenten willen dat werknemers een beloning krijgen conform wet- en regelgeving of cao en de gemeenten willen schijnconstructies om dit te ontduiken, voorkomen. Daarom zullen de gemeenten hun opdrachtnemers contractueel verplichten om alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van de uitvoering van de opdracht op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast te leggen. Op verzoek toont de opdrachtnemer aan dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft. De gemeenten verplichten hun opdrachtnemers om deze bedingen ook weer onverkort aan hun opdrachtnemer op te leggen. Als de opdrachtnemer onvoldoende aantoont dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft, zullen de gemeenten hier vervolgens melding van maken bij de relevante toezichthoudende instantie(s) zoals de Inspectie SZW. De opdrachtnemer verschaft desgevraagd aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.

3.2.8 Gebruik maken van de kracht van de dorpen

We willen de kracht van de dorpen gebruiken. Naast de mogelijkheden die we creëren door het maatschappelijk bouwblok in de social-returnmethode (zie par. 3.2.5) en door de mogelijkheid om opdrachten onder de Europese drempels (par. 4.2.4), één-op-één te gunnen aan een wijkinitiatief of sociaal ondernemer, zijn we alert op opdrachten die de dorpen beter zelf kunnen uitvoeren.

Burgerinitiatief en burgerparticipatie kan dat helpen aanzwengelen. Burgerinitiatief en burgerparticipatie bieden de mogelijkheid om samen met buurtbewoners, wijkondernemers en maatschappelijke groepen twee doelen te bereiken: meer verantwoordelijkheid en sturingsmacht in de samenleving leggen en een betere uitvoering van publieke taken.

Centraal staat de kans op zelforganisatie in dorpen en wijken. Hiervoor hebben we elkaar nodig. Immers de dorpen moeten weten wat wij gaan aanbesteden, wij moeten weten welke initiatieven de dorpen over kunnen en willen nemen. Deze behoeften brengen we de komende jaren bij elkaar. Voor opdrachten die zich daarvoor lenen, stellen we samen met de burgers/cliëntenraad het programma van eisen op en beoordelen we samen met hen de aanbiedingen.

4.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken

De voornoemde beginselen dienen we het best als we gebruik maken van uniforme -meestal landelijke- aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden. De gemeenten streven ernaar uniforme documenten en middelen te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.

Voor de gemeenten zijn onder andere van toepassing:

• •

  Gewijzigde Aanbestedingswet 2012, inclusief AMvB, Gids Proportionaliteit 2016 en richtsnoeren

• •

  Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2016)

• •

  Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek)

• •

  Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (STABU)

• •

  Tenderned.nl

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden

• •

  de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012)

• •

  de Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contractvormen voor de uitvoering van werken (UAV GC 2005)

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• •

  Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (ARVODI)

4.2.2 Weten wie overeenkomsten aangaan

We ondertekenen overeenkomsten van de gemeenten uit naam van de burgemeester. In het mandaatbesluit zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan.

4.2.3 Aanbesteden conform de Aanbestedingswet

De gemeenten besteden aan conform de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels hebben de gemeenten aanvullende eigen drempels vastgesteld in lijn met de Aanbestedingswet. In bijlage 1 is weergeven bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen zijn toegestaan binnen de gemeenten voor zowel leveringen en diensten als voor werken. Bij vaak voorkomende onderhandse uitvragen (onder andere infra) zal bij de selectie van uit te nodigen ondernemers de Past Performance een rol gaan spelen.

4.2.4 Weten bij welke omstandigheden we afwijken van onze drempelbedragen

Regels dienen de mens. De afdelingshoofden kunnen met goedkeuring van het college bevoegd afwijken van de toegestane aanbestedingswijzen bij de gemeentelijke drempelbedragen (zie bijlage 1). Dit is o.a. bij de volgende situaties:

• •

  bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeenten zijn toe te rekenen;

• •

  bij een lokaal initiatief of bewonersorganisatie, mits dit draagvlak heeft en bijdraagt aan de dorpen en dus past bij de spelregels van ‘lokale initiatieven’;

• •

  waar het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve, kennis-specifieke of technische redenen (onder andere een innovatie of pilot) slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

• •

  bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico’s of technische moeilijkheden met zich meebrengt.

We kunnen noch van de Aanbestedingswet, noch van de Europese richtlijn afwijken.

4.2.5 Op alle overeenkomsten inkoopvoorwaarden toepassen

• •

  Bij offerteaanvragen en het sluiten van een overeenkomst van leveringen, diensten en werken stellen de gemeenten de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden, bij voorkeur de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeenten voor leveringen en diensten, respectievelijk UAV 2012 voor werken. Een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar inclusief de mogelijkheden tot verlenging. De verbonden partijen vormen hierop een uitzondering.

• •

  Alle overeenkomsten hebben een einddatum.

• •

  Alle getekende overeenkomsten slaan we digitaal op en beheren we.

4.2.6 Bij twijfel, starten we een Bibob-onderzoek

Wij behouden ons het recht voor om op basis van de Wet Bibob een onderzoek in te stellen naar het gevaar dat een overeenkomst wordt misbruikt voor het plegen van strafbare feiten en/of het benutten van onrechtmatig verkregen voordeel. Leidend hierbij is de beleidsregel voor de toepassing van de Wet Bibob en de daarbij behorende vragenlijst.

5.2.1 Aanbesteden op basis van BPKV, tenzij…

Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, besteden we opdrachten aan volgens het principe van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Bij de BPKV-gunningsmethode laten de gemeenten zien, dat niet alleen de prijs leidend is, maar dat nog vele andere kwaliteitsaspecten belangrijk - zo niet belangrijker - zijn om een opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. BPKV biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) inschrijvingen vanuit de markt te verkrijgen. In gevallen waar we toch kiezen voor de laagste prijs, motiveren we de reden hiervan.

5.2.2 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) stimuleren

De gemeenten hanteren de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingsrecht bij alle inkopen. Dit betekent onder andere dat we zoveel mogelijk ondernemers kans bieden mee te doen. De gemeenten houden bij hun inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit doen de gemeenten door:

• •

  opdrachten niet te groot te maken;

• •

  opdrachten op te delen in kleinere percelen;

• •

  het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming;

• •

  het verminderen van de lasten;

• •

  het onderhands aanbesteden bij hogere bedragen;

• •

  het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

Bij uitvragen van inhuur van tijdelijk personeel, bieden we alle mogelijke partijen - dus ook het (regionale) MKB en zzp’ers - de gelegenheid mee te dingen, door gebruik te maken van onze ‘marktplaats inhuur’.

5.2.3 Kansen bieden aan de regionale economie

‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. In gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigen de gemeenten minstens één ondernemer uit het lokale ondernemersregister uit, mits deze aanwezig is en mits de gemeenten in de afgelopen twee jaar geen slechte ervaringen met deze ondernemer had.

5.2.4 Past performance

Binnen enkele productgroepen zullen we bij inkopen met een repeterend karakter, waar veelvuldig onderhandse aanvragen worden gedaan, de selectie van de uit te nodigen ondernemers baseren op hun ‘past performance’.

Past Performance is een systematiek met de ambitie om zowel het opdrachtgeverschap als het opdrachtnemerschap verder te professionaliseren en daarmee:

• •

  bij te dragen aan een betere relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw- en infrasector;

• •

  faalkosten te verminderen bij opdrachtgever en opdrachtnemer;

• •

  miscommunicatie te voorkomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over zowel het project als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking;

• •

  een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers te versterken;

• •

  een proces van ranking van opdrachtnemers in te richten om een overzicht van goed presterende opdrachtnemers te krijgen;

• •

  de ranking te gebruiken welke marktpartijen worden uitgenodigd voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen.

5.2.5 Innovatieve oplossingen aanmoedigen

Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Dit door te gunnen op BPKV, door de opdracht functioneel te omschrijven of door geïntegreerde contractvormen te maken, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht.

Daar waar mogelijk wordt de inkoopbehoefte functioneel gespecificeerd. Ook hebben de colleges de bevoegdheid tot afwijken van het inkoopbeleid door innovatieve (pilot-)projecten met een waarde onder de Europese drempelbedragen, één-op-één te gunnen.

5.2.6 Zoveel mogelijk digitaal inkopen

De gemeenten publiceren openbare aanbestedingen digitaal, waarbij inschrijvers ook digitaal inschrijven. Dit reduceert de administratieve lasten voor ondernemers en onze organisaties. Ook bij meervoudig onderhandse aanvragen maken de gemeenten gebruik van het digitale platform.

De bovengenoemde marktplaats werkt eveneens digitaal.

5.2.7 Behoudend omgaan met prijzen van marktpartijen

Om redenen van doelmatigheid maken de gemeenten geen gebruik van openbare openingen bij openbare aanbestedingen (met of zonder voorselectie).

De gemeenten handelen behoudend in het vrijgeven van prijzen richting deelnemende inschrijvers. Alleen indien een inschrijver verzoekt om inschrijfprijzen vanuit concurrentieoverwegingen niet bekend te maken, honoreren we dit. Hiermee beschermen we de rechtmatige commerciële belangen van de ondernemers.

Bij een aanbesteding op laagste prijs, maken de gemeenten alle prijzen aan de inschrijvers bekend.

6.2.1 Gelijksoortige inkopen bundelen

De gemeenten Voorschoten en Wassenaar zijn samen met de Werkorganisatie Duivenvoorde drie entiteiten, maar treden uniform naar buiten. De gemeenten zijn gericht is op bundeling van gelijksoortige inkoopbehoeften voor de hele organisatie. Het uitgangspunt voor alle organisatieonderdelen bij nieuw af te sluiten raamovereenkomsten is: ‘meedoen, tenzij…’.

Bij de inkoop van een binnen de gemeenten gebundelde opdracht, verliezen we de positie van het MKB niet uit het oog, bijvoorbeeld door het maken van percelen.

6.2.2 Inkoop decentraal én centraal coördineren

De portefeuillehouders Inkoop zijn verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geven invulling aan het door de colleges en DB vastgestelde inkoopbeleid. De ambtelijke organisatie voert het inkoopbeleid uit, onder verantwoording van de colleges van burgemeester en wethouders en het DB. De inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd én centraal georganiseerd.

Medewerkers van de gemeenten worden gefaciliteerd om hun werk met een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid in te richten. De organisatieonderdelen hebben de materiekennis en zijn (budget-) verantwoordelijk. De decentrale inkoper of centrale inkoopadviseur (Team Inkoop FFJ) begeleidt het organisatieonderdeel bij het inkoopproces. Op deze manier benutten we de voordelen van de decentrale (budget-) verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel én benaderen we de markt op een uniforme manier.

Opdrachten boven € 35.000,- worden vóór aanvang van inkooptrajecten bij de centrale inkoopadviseurs van team inkoop (FFJ) aangemeld, zodat zij in staat zijn tijdig de afdelingen van advies te voorzien.

6.2.3 Inkoopstrategie per segment opstellen

De totale inkoop van de gemeenten is heel divers. Er zijn diverse productgroepen die uit meerdere inkoopsegmenten bestaan. We gaan hiervoor segmentplannen opstellen:

• 1.

  hoe onze maatschappelijke en economische ambities maximaal uitgenut worden;

• 2.

  welke product- en procesverbeteringen er mogelijk zijn;

• 3.

  hoe besparingen voor dat segment gerealiseerd kunnen worden.

Door dit te evalueren, creëren we een proces van continu leren en verbeteren.

6.2.4 Integriteit borgen

Om de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, bestaat er een adequate functiescheiding tussen de inkooprollen. Inkoop onderkent onder andere de volgende inkooprollen:

• 1.

  de persoon die een bestelling plaatst

• 2.

  de persoon die opdracht/bestelling goedkeurt/tekent

• 3.

  degene die de factuur accordeert

• 4.

  degene die de ontvangst van de bestelling goedkeurt.

Deze rollenscheiding wordt zoveel mogelijk geborgd. Het goedkeuren van de bestelaanvraag c.q. het verstrekken van een opdracht geschiedt op basis van het vier-ogen-principe door een budgethouder of opdrachtverstrekker op basis van de mandateringsregeling én een collega of leidinggevende die meekijkt.

De gemeenten hebben integer handelen door bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel. Zij houden zich aan de vastgestelde integriteitsregels6 . Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om integriteit.

We staan niet toe dat een medewerker een opdracht één-op-één gunt aan een bedrijf waarin hij of een medewerker van de gemeenten een (financieel of ander) belang heeft. Deze regel geldt zowel voor medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht, maar de inkoop moet meervoudig onderhands of openbaar worden aanbesteed.

6.2.5 Integriteiteisen stellen aan opdrachtnemers

De gemeenten doen alleen zaken met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Potentiële opdrachtnemers moeten hiervoor de Uniform Europees Aanbestedingsdocument ondertekenen. Bij (voorlopige) gunning kunnen we vragen om nadere bewijsstukken te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. Als daarvoor aanleiding bestaat, behouden de gemeenten zich het recht voor een Bibob-onderzoek naar de (potentiële) opdrachtnemer te laten uitvoeren.

6.2.6 Benutten en beheren inkoopcontracten

Ieder contract heeft recht op een passende vorm van contractmanagement, decentraal of gemeentebreed. Het managen van de afgesloten contracten vereist specialistische betrokkenheid. Het doel hiervan is optimale benutting van contracten te faciliteren en onze contractdoelstellingen te realiseren. We classificeren onze inkoopcontracten, waarna we de juiste vorm van de leveranciersrelatie vaststellen, inrichten en onderhouden.

6.2.7 Klachten over onze inkopen lokaal afhandelen

Aanbestedingswet 2012 geeft - als flankerend beleid - het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze en het oprichten van een landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Klachten of bezwaren over een inkoop kan de ondernemer kenbaar maken tijdens de informatieronde tijdens de aanbesteding. De betreffende gemeente behandelt deze vragen serieus. Is de ondernemer van mening dat hij onvoldoende antwoord heeft ontvangen, dan kan hij terecht bij het algemene e-mailadres klachtenmeldpuntaanbesteden@werkorganisatieduivenvoorde.nl.

6.2.8 Verantwoording afleggen over de gemeentebrede inkoopfunctie

Het afleggen van verantwoording over het inkoopbeleid passen we in de bestaande planningscyclus van de gemeenten in. Dit betekent dat we rapporteren over de inkoopkengetallen en –activiteiten. De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van die accountantscontrole.