Nota Reserves en voorzieningen 2025

1.1 RESERVES

Soorten en functies van reserves

Een reserve is een onderdeel van het eigen vermogen van de gemeente. Het vormt een financiële buffer die wordt opgebouwd vanuit overschotten of specifieke bijdragen en wordt gebruikt om toekomstige beleidsdoelen of risico’s te dekken. Reserves zijn flexibel en kunnen worden ingezet voor zowel algemene als specifieke doeleinden, afhankelijk van het beleid en de goedkeuring van de gemeenteraad.

Algemene reserves

Algemene reserves hebben een bufferfunctie, zij hebben tot doel het opvangen van onvoorziene zaken. Als een onvoorziene zaak zich voordoet legt het bedrag dat wordt onttrokken aan de reserve geen beslag op de exploitatie.

In Nieuwkoop hebben we 4 algemene reserves:

• •

  Algemene reserve weerstandsvermogen Deze reserve heeft als doel een financiële buffer te vormen voor zogenaamde algemene en onbenoemde risico’s en beoogt daarmee het minimale niveau aan eigen vermogen weer te geven. De reserve is daarmee niet zonder meer vrij besteedbaar. De stand van deze reserve hangt samen met de benodigde weerstandscapaciteit die jaarlijks in de begroting in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt bepaald.

• •

  Algemene reserve vrij besteedbaar

  Deze reserve is deel van het eigen vermogen dat niet bestemd is voor een bepaald doel. Deze reserve maakt ook deel uit van de weerstandscapaciteit.

• •

  Algemene reserve structureel dekkingsmiddel

  Als uit de risico-inventarisatie blijkt dat de omvang van de reserves groter is dan noodzakelijk voor de weerstandscapaciteit kan ervoor gekozen worden om een deel daarvan in te zetten als structureel dekkingsmiddel. Om deze functie afzonderlijk inzichtelijk te maken is deze reserve gevormd. Als er geen noodzaak is tot structurele aanwending van deze reserve kan het resterende deel vrijvallen naar de algemene reserve vrij besteedbaar.

• •

  Algemene reserve overheveling

  Door de overheveling ten eerste zo veel mogelijk te beperken en vervolgens af te zonderen van de algemene reserve vrij besteedbaar is in de jaarstukken meer inzicht in de omvang van de over te hevelen bedragen en daarnaast een beter beeld van de feitelijk omvang van de algemene reserve vrij besteedbaar.

Bestemmingsreserves

Bestemmingsreserves zijn reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven. Deze reserves kunnen verschillende functies hebben;

• •

  Bestedingsfunctie; reserves worden gebruikt om te sparen voor toekomstige uitgaven

• •

  Financieringsfunctie; reserves worden gebruikt om de kapitaallasten van grote investeringen te dekken

• •

  Egalisatiefunctie; reserves dienen om schommelingen in het begrotingssaldo/resultaat te verkleinen

Instellen van reserves

Bij het instellen van een reserve wordt getoetst of dit voldoet aan de regels uit het BBV. Reserves worden ingezet voor algemene of specifieke beleidsdoelen.

Instellen van een reserve dient onderbouwd te worden en moet worden afgezet tegen alternatieve opties.

Het instellen van zowel Algemene Reserves als Bestemmingsreserves dient bij raadsbesluit plaats te vinden.

Het voorstel tot instellen van reserves moet voldoen aan een aantal eisen, waaronder:

• •

  Naam van de reserve

• •

  Functie van de reserve (buffer-, bestedings-, financierings-, egalisatie- of inkomensfunctie)

• •

  Verantwoordelijke afd. en budgethouder

• •

  Doel van de reserve

• •

  Ingangsdatum

• •

  Stortingsplan en bestedingsplan inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning

• •

  Einddatum

• •

  Reikwijdte (max en min omvang)

Mutatie reserves

Stortingen

Stortingen in reserves worden vooraf door de gemeenteraad goedgekeurd.

Onttrekkingen

Onttrekkingen aan reserves worden vooraf door de gemeenteraad goedgekeurd.

Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat de reserve een negatieve omvang bereikt.

Bedragen die niet zijn besteed worden niet onttrokken aan de reserves.

Mandaat college

De raad kan het college mandateren om voor bepaalde reserves en binnen bepaalde grenzen zonder voorafgaand specifiek raadsbesluit stortingen of onttrekkingen te doen.

Opheffen reserves

Het opheffen van een reserve vindt plaats door middel van een raadsbesluit.

Bij het opheffen wordt een resterend saldo toegevoegd aan de algemene reserve vrij besteedbaar.

Als een bestemmingsreserve gedurende vier opeenvolgende jaren niet is gebruikt, wordt de raad na afloop van het vierde jaar gevraagd een nieuw besluit te nemen over de reserve.

Wijzigen van bestemming

Het tussentijds wijzigen van het doel van een bestemmingsreserve is niet mogelijk.

Rente

Er wordt geen rente toegevoegd aan reserves, ook niet aan reserves die gebruikt worden voor de dekking van kapitaallasten

Presentatie in de jaarrekening

Conform artikel 54 BBV wordt in de toelichting op de balans de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht. Per reserve wordt inzicht gegeven in:

Het saldo aan het begin van het boekjaar;

• •

  De toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;

• •

  De toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;

• •

  De verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;

• •

  Het saldo aan het einde van het begrotingsjaar

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• •

  Functie van de reserve (buffer-, bestedings-, financierings-, egalisatie- of inkomensfunctie)

• •

  Verantwoordelijke afd. en budgethouder

• •

  Doel van de reserve

• •

  Ingangsdatum

• •

  Einddatum

Presentatie in de begroting

Conform artikel 20 BBV wordt er afzonderlijk aandacht besteed aan:

• •

  De stand en het gespecificeerde verloop van de reserve

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• •

  Functie van de reserve (buffer-, bestedings-, financierings-, egalisatie- of inkomensfunctie)

• •

  Verantwoordelijke afd. en budgethouder

• •

  Doel van de reserve

• •

  Ingangsdatum

• •

  Stortingsplan en bestedingsplan inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning

• •

  Einddatum

• •

  Reikwijdte (max en min omvang)

Jaarlijkse beoordeling

De reserves worden tenminste ieder jaar kritisch beoordeelt op toereikendheid, nut en noodzaak. De jaarlijkse beoordeling van de reserves gebeurt bij de jaarafsluiting.

1.2 VOORZIENINGEN

We maken onderscheid tussen verplichte en niet verplichte voorzieningen.

Verplichte voorzieningen zijn:

• •

  Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

• •

  Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• •

  Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

• •

  De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in BBV artikel 35, eerste lid, onder b;

• •

  Voorzieningen die op basis van BBV art.44 lid 2 worden gevormd voor ‘van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.’

Niet verplichte voorzieningen zijn;

• •

  Egalisatievoorzieningen zoals bedoeld in art 44 lid 1 BBV, zonder concrete toekomstige verplichtingen

• •

  Overige voorzieningen die kunnen worden ingesteld ter dekking van de kosten van beleid dat niet valt onder art 3.1.1. c lid 1 t/m 5.

Instellen van voorzieningen

Bij het instellen van een voorziening wordt getoetst of dit voldoet aan de regels uit het BBV. Voorzieningen zijn uitsluitend bedoeld voor het dekken van specifieke verplichtingen en risico’s,

Verplichte voorzieningen

• •

  Het instellen van een verplichte voorziening is een bevoegdheid van het college;

• •

  Het doen van stortingen in en onttrekkingen aan een verplichte voorziening is een bevoegdheid van het college.

Niet verplichte voorzieningen

• •

  Het instellen van een niet verplichte voorziening is een bevoegdheid van de raad.

• •

  Het doen van stortingen in en onttrekkingen aan een niet verplichte voorziening is een bevoegdheid van de raad.

Het voorstel tot instellen van voorzieningen moet voldoen aan een aantal eisen, waaronder:

• •

  Naam van de voorziening

• •

  Soort voorziening (verplicht of niet verplicht)

• •

  Verantwoordelijke afd. en budgethouder

• •

  Doel van de voorziening

• •

  Ingangsdatum

• •

  Stortingsplan en bestedingsplan inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning

• •

  Einddatum

• •

  Reikwijdte (max en min omvang)

Mutatie voorzieningen

Stortingen

Stortingen aan voorzieningen zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening:

• •

  Voor voorzieningen met betrekking tot verplichtingen, verliezen of risico’s wordt per einde jaar door het college bepaald wat de noodzakelijke omgang moet zijn;

• •

  Voorzieningen ter egalisatie van kosten zijn gebaseerd op vastgestelde beheerplannen, de toevoegingen worden in de begroting opgenomen.

• •

  Ook voor voorzieningen van derden verkregen middelen wordt bij de jaarrekening door het college bepaald wat de noodzakelijke omvang moet zijn.

Ter onderbouwing van de bestedingen dienen actuele beheerplannen of deugdelijke calculaties aanwezig te zijn.

Onttrekkingen

Ter onderbouwing van onttrekkingen dienen actuele beheerplannen of deugdelijke calculaties aanwezig te zijn.

Opheffen voorzieningen

Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting / risico waarvoor de voorziening is gevormd is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan. Daarnaast kan het opheffen van een voorziening plaatsvinden via een raadsbesluit.

Voorzieningen ter egalisatie van kosten en toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven worden opgeheven na besluit van de raad.

Bij het opheffen valt een eventueel resterend saldo vrij ten gunste van het betreffende taakveld in de exploitatie.

Wijzigen van bestemming

Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders.

Rente

Conform artikel 45 BBV zijn rentetoevoegingen aan voorzieningen niet toegestaan.

Presentatie in de jaarrekening

Conform artikel 55 BBV wordt in de toelichting op de balans de aard en reden van de voorzieningen en de wijzigingen daarin toegelicht. Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven daaruit blijken:

• •

  Het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• •

  De toevoegingen;

• •

  Ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen;

• •

  De aanwendingen;

• •

  Het saldo aan het einde van het begrotingsjaar

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• •

  Naam van de voorziening

• •

  Soort voorziening (verplicht of niet verplicht)

• •

  Verantwoordelijke afd. en budgethouder

• •

  Doel van de voorziening

• •

  Ingangsdatum

• •

  Onderbouwing van stortingen en bestedingen, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning

• •

  Einddatum

• •

  Reikwijdte (max en min omvang)

Presentatie in de begroting

Conform artikel 20 BBV wordt er afzonderlijk aandacht besteed aan:

• •

  De stand en het gespecificeerde verloop van de voorzieningen.

  Tevens wordt inzicht gegeven in:

• •

  Naam van de voorziening

• •

  Soort voorziening (verplicht of niet verplicht)

• •

  Verantwoordelijke afd. en budgethouder

• •

  Doel van de voorziening

• •

  Ingangsdatum

• •

  Onderbouwing van stortingen en bestedingen, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning

• •

  Einddatum

• •

  Reikwijdte (max en min omvang)

Jaarlijkse beoordeling

De voorzieningen worden tenminste ieder jaar kritisch beoordeelt op toereikendheid, nut en noodzaak. De jaarlijkse beoordeling van de voorzieningen gebeurt bij de jaarafsluiting.

Slotbepalingen

Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de nota Reserves en Voorzieningen 2025

Wijziging van de nota

Indien wet- en regelgeving of omstandigheid dit vereist wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit en eventueel worden aangepast.

Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.