Financiële mandaatregeling van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

1. De hierna vermelde budgethouderschappen en mandaten worden niet verleend indien:

• a.

  Door de uitoefening van het hoofdbudgethouderschap respectievelijk mandaat en (deel)budgethouderschap of mandaat de door het Dagelijks Bestuur respectievelijk door de hoofdbudgethouder vastgestelde budgetten zouden worden overschreden.

• b.

  Vooraf bekend is dat de uitoefening van het hoofdbudgethouderschap of mandaat en (deel)budgethouderschap of mandaat niet gewenste gevolgen heeft of zou kunnen hebben;

• c.

  De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder persoonlijk direct of indirect, als tegenpartij van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg, bij het desbetreffende besluit tot het aangaan van een overeenkomst is betrokken.

2. Indien bij een te nemen besluit een ander onderdeel van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg is betrokken of wanneer een dergelijk besluit het taakgebied van een ander onderdeel raakt, legt de (deel)budgethouder de zaak vooraf aan de desbetreffende andere (deel)budgethouder voor. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt legt de (deel)budgethouder de zaak voor aan de leiding waaronder hij ressorteert.

3. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder zijn verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg gesteld worden boven de belangen van de binnen de Veiligheidsregio Zuid-Limburg te onderscheiden onderdelen.

4. Over de uitoefening van de bevoegdheden die in de budgetten zijn opgenomen en/of die zijn gemandateerd aan de budgethouders van de onderscheiden programma's wordt verantwoording afgelegd aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.

5. De hoofdbudgethouder stelt via een mandaatregister de verdere bevoegdheidsverdeling tussen hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder binnen de organisatie vast en houdt dit bij.

6. Van de bevoegdheden die in de budgetten zijn opgenomen of zijn gemandateerd mag slechts gebruik worden gemaakt overeenkomstig hetgeen is vastgesteld in het Besluit aanwijzing hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders en voor het overige overeenkomstig vastgesteld of kennelijk gevolgd beleid.

7. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de hoofdbudgethouder of (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget beschikbaar is en de noodzaak van aangaan van de verplichting aanwezig is, overlegt de (deel)budgethouder met de hoofdbudgethouder of verschuiving van budgetten een oplossing biedt. Daar waar dit niet mogelijk is, overlegt de hoofdbudgethouder met het Dagelijks Bestuur om aanvullende budgetruimte aan te vragen.

• a.

  Investeringen maken onderdeel uit van het meerjareninvesteringsplan, dat verwerkt is in de bestuurlijk vast te stellen meerjarenbegroting. Voor het overige wordt verwezen naar artikel 5 van de bestuurlijk vastgestelde financiële verordening.

• b.

  Indien contracten gevolgen hebben voor meerdere begrotingsjaren worden deze eveneens verwerkt in de bestuurlijk vast te stellen meerjarenbegroting.

8. De hoofdbudgethouder stelt een inkoopbeleid vast, waarin het minimum aantal aan te vragen offertes wordt bepaald en wordt aangegeven hoe omgegaan wordt met afwijkingsbesluiten.

9. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van gegevens omtrent de aangegane verplichting aan team Financiën en Inkoop zodat de registratie van de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn.

10. Het Dagelijks Bestuur kan aanvullende voorschriften geven inzake de wijze waarop verplichtingen dienen te worden geregistreerd.

11. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder verstrekt tijdig informatie aan de leiding waaronder hij ressorteert, omtrent de door hem gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen prestaties, uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

12. Het Dagelijks Bestuur geeft een nadere beschrijving van de wijze waarop de over- en/of onderschrijdingen van de in het budget vastgelegde omvang van de financiën kunnen worden aangewend respectievelijk gedekt, rekening houdend met de mate waarin de prestatiedoelstellingen zijn gerealiseerd.

1. Onverminderd hun verantwoordelijkheid kunnen de budgethouders van de binnen de Veiligheidsregio Zuid-Limburg onderscheiden programma's de in de budgetten vastgelegde en aan hen gemandateerde bevoegdheden geheel of ten dele door-mandateren aan de rechtstreeks onder hen ressorterende deelbudgethouders.

2. Wanneer de budgethouders van de onderscheiden programma's overgaan tot het door-mandateren van onder lid 1 van dit artikel bedoelde bevoegdheden dient rekening te worden gehouden met administratief organisatorische eisen, wettelijke eisen en voorschriften alsmede met aanvaardbare, naar het oordeel van de budgethouder, persoonlijke capaciteiten van de deelbudgethouder.

3. Wanneer de budgethouders overgaan tot het door-mandateren van onder lid 1 van dit artikel bedoelde bevoegdheden zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgethouders overeenkomstig van toepassing.

1. De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt gepubliceerd.

2. De regeling kan worden aangehaald met "Financiële mandaatregeling VRZL".