Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 van de Gemeentewet) van de Veiligheidsregio Kennemerland 2024

1. Het Algemeen Bestuur stelt een programma-indeling vast bij de vaststelling van de begroting.

2. Het Algemeen Bestuur stelt vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

3. In de jaarstukken wordt de programma-indeling, bedoeld in het eerste lid, gevolgd.

1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

1. Het Dagelijks Bestuur zendt de ontwerpbegroting twaalf weken voordat zij aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

2. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het Dagelijks Bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

3. Het Dagelijks Bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat, samen met zijn reactie daarop, bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

4. Terstond na de vaststelling zendt het Algemeen Bestuur de begroting ter kennisneming aan de raden van de gemeenten.

5. Het Dagelijks Bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. Het Algemeen Bestuur kan bij de vaststelling een prioriteit aangeven waarover hij afzonderlijk geïnformeerd wil worden.

2. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de daarin opgenomen investeringskredieten.

3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

4. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwachten, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

5. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het Algemeen Bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het Dagelijks Bestuur technische voorstellen voor begrotingswijzigingen die de inwonersbijdrage niet raken en brengt beleidsmatige aanpassingen ter kennisname aan het Algemeen Bestuur, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

1. Het Dagelijks Bestuur legt aan het Algemeen Bestuur periodiek tweemaal per jaar ter besluitvorming een tussentijdse rapportage voor over de afwijkingen op programma’s en investeringen per categorie uit de begroting.

2. De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• a.

  de baten en de lasten per programma

• b.

  de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• c.

  de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten, en

3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van op programmaniveau, en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur voorstellen om middelen over te hevelen naar volgende begrotingsjaren. Dit betreft in ieder geval de budgetten waarvoor een afzonderlijke egalisatiereserve door het algemeen bestuur is ingesteld.

1. Het Algemeen Bestuur wordt door het dagelijks bestuur geïnformeerd in de paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Veiligheidsregio, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld. In de paragraaf bedrijfsvoering worden niet acceptabele geconstateerde individuele afwijkingen groter dan € 50.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk in de eerste vergadering t+1 ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Hierbij wordt het normenkader definitief vastgesteld voor het jaar t en voorlopig voor het jaar t+1. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het Dagelijks Bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de Algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag per investeringscategorie. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de begroting of krediet qua lasten als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is gemeld en daarmee geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

5. Onderschrijdingen van de lasten/baten, overschrijdingen van de baten, afgesloten kredieten met een voordeel die niet eerder zijn gemeld en reservemutaties die niet begroot waren, zijn rechtmatig voor zover ze zijn toegelicht in de jaarrekening. Het melden in de jaarrekening aan het algemeen bestuur is tijdig en de onderschrijdingen van lasten, baten of investeringskredieten en overschrijdingen van baten en niet eerder gemelde reserve mutaties worden hierdoor als rechtmatig aangemerkt.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de Veiligheidsregio bij financiële beheershandelingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van VRK regelingen en eigendommen vast.

1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingstermijnen bij de programmabegroting.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als onderdeel van de programmabegroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

3. Rente wordt niet gerekend tot de vervaardigingsprijs.

4. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag.

5. Met het afschrijven wordt begonnen in het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed is gekomen of is verworven en in gebruik genomen.

6. Er wordt lineair afgeschreven tenzij het algemeen bestuur bij individuele investeringen anders bepaald. Op voertuigen wordt rekening gehouden met een restwaarde van 5%

7. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de investering.

8. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd om nadere regels vast te stellen met betrekking tot afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijnen.

1. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur periodiek een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen, en

• c.

  bij welke specifiek benoemde taken het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  het bestedingsplan van de reserve

• c.

  de voeding van de reserve;

• d.

  de maximale hoogte van de reserve, en

• e.

  de maximale looptijd.

1. Voor de levering van goederen, diensten en werken door de veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden waarbij de veiligheidsregio in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden gaat het Dagelijks Bestuur uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

4. Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

5. Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

1. Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Het Dagelijks Bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste lid en legt deze regels vast in een besluit treasurystatuut. Hierin worden tevens taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en bijbehorende informatievoorziening geregeld.

1. Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de omvang van de reserves in relatie tot de beoogde weerstandspositie zoals deze is afgesproken met het Algemeen Bestuur (weerstandsratio van 0,7).

• b.

  de wijze waarop met conjuncturele risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen wordt omgegaan;

• c.

  wanneer de afwijking van de benodigde weerstandscapaciteit ten opzichte van de hoogte van de algemene reserve meer dan € 0,25 miljoen bedraagt volgt vanuit het DB een voorstel aan het AB om weer tot het gewenste niveau van de weerstandscapaciteit te komen.

1. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25 onder f. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de Veiligheidsregio met dien verstande dat de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd, bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vijf jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

1. De bekostiging door de gemeenten voor de gemeenschappelijke taken benoemd in de GR vindt plaats op basis van een zestal grondslagen:

• a.

  een bedrag per inwoner (de inwonersbijdrage) o.b.v. gegevens van CBS per 1 januari T-2

• b.

  de lokale bestuursafspraken i.v.m. de (financiële) overdracht brandweerzorg.

• c.

  bekostiging op grond van verrichte activiteiten (Technische Hygiënezorg)

• d.

  bekostiging op basis van aantal dossiers (Hygiënisch Woningtoezicht)

• e.

  bekostiging op basis van kind aantallen (Digitaal Dossier JGZ).

• f.

  lokale afspraken Veilig Thuis

• g.

  Ten aanzien van lid a en b geldt dat een noodzakelijke verhoging van de gemeentelijke bijdrage plaats vindt door middel van ophoging van de inwonersbijdrage. Een verlaging wordt geëffectueerd op basis van de lokale bestuursafspraken.

Ten aanzien van lid f geldt dat niet benodigde middelen Veilig Thuis separaat worden afgerekend. Een voordeel wordt op basis van financiële inbreng aan de deelnemers terugbetaald.

2. Incidentele teruggave van niet benodigde gemeentelijke bijdragen (als resultaat van de jaarrekening) vindt plaats op basis van de verhouding 25% inwonersbijdrage –75% lokale bestuursafspraken.

3. Voor de programma’s OGZ, JGZ en Veiligheidshuis leidt een wijziging van het aantal inwoners tot een evenredige mutatie van de inwonerbijdrage.

1. De compensatie voor lonen wordt op basis van de lopende cao en de loonvoet overheid; afgegeven door het CPB bepaald bij het opstellen van de begroting. Daarbij, hierbij wordt teruggekeken naar eerdere jaren om te bepalen of de gehanteerde uitgangspunten juist zijn geweest en deze worden indien nodig aangepast.

2. De compensatie voor prijsontwikkeling wordt bepaald op basis van de IMOC prijsindex zoals afgegeven door het Centraal Planbureau. Bij het opstellen van de begroting wordt uitgegaan van de laatst bekende prognose. Bij het bepalen van de prijsindex voor het komende begrotingsjaar wordt de prijsindex van de 4 voorgaande jaren geactualiseerd en meegenomen in de berekening.

3. Incidenteel kan er in het begrotingsjaar een afwijking op de indexatie optreden. Wijkt de index meer dan 1% af dan waarin in de programmabegroting is uitgegaan dan zal het Dagelijks Bestuur overwegen het Algemeen Bestuur een voorstel te doen tot aanpassing.

1. Begrotingswijzigingen, die van invloed zijn op de omvang van de inwonerbijdrage, worden voor zienswijze worden voorgelegd aan de raden van de deelnemende gemeenten als deze leiden tot een verhoging van de inwoner bijdrage, tenzij:

• a.

  het besluiten betreft die leiden tot een teruggave van saldi aan de gemeente, dan wel een verlaging van de gemeentelijke bijdrage.

• b.

  Het een aan de Gemeenschappelijke Regeling aanvullende taak betreft, welke wordt verricht op basis van opdrachten van gemeenten. Een aanvullende taakopdracht leidt tot een wijziging van de gemeentelijke bijdrage en een wijziging van de VRK-begroting. Aanvullende opdrachten leiden niet tot een zienswijzetraject omdat het budgetrecht van de raad van de opdracht verlenende gemeente al een plek heeft in het toekennen van het budget dat samenhangt met de opdracht.

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie VRK 2024.