Afschrijving en activabeleid Gemeente Veenendaal 2025

1. Inleiding

2. Activeren

2.1 Soorten vaste activa

2.2 Activeren

2.3 Componentenbenadering

2.4 Vervangingsinvestering versus groot onderhoud

3. Waarderen

3.1 Vaststelling financiële waarde

3.2 Circulair afschrijven en restwaarde

3.3 Afwaarderen activa

3.4 Waardering bij verkoop of buitengebruikstelling

4. Kapitaallasten

4.1 Afschrijvingsmethode

4.2 Rentetoerekening

4.3 Afschrijvingstermijnen

4.4 Ingangsmoment afschrijven

5. Aanvullende procedures

5.1. Beschikbaar stellen investeringsbudgetten

5.2 Voorbereidingskredieten

5.3 Restantkredieten

Ondertekening

Bijlage 1: Begrippen en definities

De Nota afschrijvings- en activabeleid 2025 is bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad.

De doelstelling van deze nota is het formuleren en vastleggen van uniforme regels voor activering, het waarderen van activa, investeringen en het berekenen van kapitaallasten. De uitgangspunten van deze nota worden zichtbaar in de jaarrekening en de begroting. Een eenduidig activabeleid draagt bij aan het inzicht in de financiële positie van de gemeente.

Op basis van de gemeentewet art. 212 stelt de raad een financiële verordening vast. In de financiële verordening van gemeente Veenendaal is in artikel 13 geregeld dat het college periodiek een bijgestelde nota afschrijving en activabeleid aanbiedt. In deze nota zijn de kaders vastgelegd voor de wijze waarop vaste activa wordt gewaardeerd en afgeschreven.

De Nota afschrijvings- en activabeleid 2025 wordt door de gemeenteraad op 3 juli 2025 vastgesteld en geldt voor alle nieuw te activeren investeringen vanaf 1 januari 2025. Deze nota betreft een uitwerking van de Gemeentewet (artikel 212), de daarop gebaseerde Financiële Verordening 2024 van de gemeente Veenendaal en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en vervangt de Nota afschrijvings- en activabeleid 2019 die op 25 juni 2020 door de gemeenteraad is vastgesteld.

Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen wordt dit in het betreffende raadsvoorstel gemotiveerd toegelicht. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de mogelijkheden die het BBV en overige relevante wet- en regelgeving bieden.

2.1 Soorten activa

In het BBV is aangegeven welke soorten vaste activa we afzonderlijk op de balans moeten opnemen. Er wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt in:

• •

  Immateriële vaste activa;

• •

  Materiële vaste activa;

• •

  Financiële vaste activa.

Hieronder lichten we de verschillende soorten toe.

Immateriële vaste activa

1. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio.

Het disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Alle passiva, waaronder schulden moeten tegen nominale waarden worden gewaardeerd. Dat houdt in dat de lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moet worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan naar keuze al dan niet worden geactiveerd. Afsluitkosten van meerjarige geldleningen kunnen worden afgeschreven.

2. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.

Wanneer voorafgaand aan een nieuwe investering een onderzoek en/of voorbereidend werk plaatsvindt, dan mogen deze kosten, als wordt voldaan aan de onderstaande voorwaarden worden geactiveerd. Hiervoor geldt een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar.

• •

  het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• •

  de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• •

  het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• •

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

3. Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Deze kosten mogen volgens de BBV worden geactiveerd indien:

• •

  er sprake is van een investering door een derde;

• •

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• •

  de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen

• •

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de investeringen die samenhangen met de investering.

Indien aan een van deze criteria niet voldaan wordt, mag de bijdrage niet geactiveerd worden, maar moet deze op de exploitatie als een last worden verantwoord.

Materiële vaste activa

De materiele vaste activa bestaan volgens de BBV uit:

1. Investeringen met een economisch nut.

Materiële vaste activa hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

2. Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan

worden geheven.

Indien het genereren van middelen gebeurt of kan gebeuren middels het vragen van rechten of heffingen, dan spreekt het BBV van materiële vaste activa met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

3. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Materiële vaste activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen en groenvoorzieningen

Financiële vaste activa

De financiële vaste activa bestaan volgens de BBV uit:

1. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen;

2. Leningen aan openbare lichamen, woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen;

3. Overige langlopende leningen;

4. Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

5. Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

6. Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

2.2 Activeren

Conform de BBV moeten alle investeringen worden geactiveerd. Een uitzondering daarop zijn de uitgaven voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde.

Investeringen met een aanschafwaarde lager dan € 10.000 worden niet geactiveerd en worden volledig ten laste van de exploitatie gebracht in het jaar van aanschaf.

2.3 Componentenbenadering

Gemeente Veenendaal past bij voorkeur de componentenbenadering toe. Investeringen zijn in een aantal gevallen opgebouwd uit een aantal deelinvesteringen. Bijvoorbeeld bij vastgoed kan onderscheid gemaakt worden naar grond, het gebouw en de technische installaties. Voor al deze onderdelen geldt een verschillende levensduur. Als de componentenbenadering praktisch niet haalbaar is zal hiervan gemotiveerd worden afgeweken.

2.4 Vervangingsinvestering versus groot onderhoud

Onderhoudskosten worden gemaakt om een actief op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen. Bij vervangingsinvesteringen strekt het nut zich uit over meerdere jaren. De Commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat kosten voor klein en groot onderhoud niet levensduur verlengend zijn en niet mogen worden geactiveerd. Bij een levensduur verlengende maatregel is wel sprake van een nieuwe investering en moeten de kosten worden geactiveerd.

3.1 Vaststelling financiële waarde

Alle vaste activa moeten geactiveerd worden voor het bedrag van de investering en worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingprijs.

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Veenendaal hanteert het beleid om bij de vervaardigingsprijs van investeringen interne uren mee te nemen.

BTW wordt niet geactiveerd voor zover deze compensabel of verrekenbaar is. Niet compensabele/verrekenbare BTW verhoogt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en daarmee ook de waardering van het actief.

Bijdragen van derden met een direct aantoonbare relatie tot de investering moeten in mindering worden gebracht op het actief. Bijdragen van derden zijn bijvoorbeeld bijdragen van het Rijk, Provincie of Europese fondsen. Ze verlagen per saldo de kostprijs van de investering.

Voor het rioolrecht bestaat de wettelijke mogelijkheid om via het tarief vooraf gepland te sparen voor toekomstige vervangingsinvesteringen. Deze spaarbedragen moeten aan een voorziening worden toegevoegd. In het jaar dat de vervangingsinvestering wordt gerealiseerd, worden de kosten hiervan ten laste van de voorziening gebracht.

Bestemmingsreserves mogen niet in mindering worden gebracht op de investering, maar kunnen voor specifiek aangewezen investeringen gebruikt worden als dekking van de jaarlijkse kapitaallasten. Hiervoor is de reserve ‘Dekking kapitaallasten investeringen’ gevormd.

3.2 Circulair afschrijven en restwaarde

Circulair afschrijven wordt toegepast op nieuwe investeringen voor gebouwen en grond- weg en waterbouwkundige werken. Maximale circulariteit is het uitgangspunt, waarbij op projectniveau de restwaarde wordt bepaald.

Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er geen restwaarde gehanteerd aan het einde van de levensduur voor de overige activasoorten.

3.3 Afwaardering activa

Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, indien de waardevermindering naar verwachting duurzaam is. Het is dan niet voorzienbaar dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa of de aantasting van het vermogen van deelnemingen.

3.4 Waardering bij verkoop of buitengebruikstelling

Aan het einde van het daadwerkelijke gebruik moet het actief van de balans worden gehaald. Bij buitengebruikstelling moet de restant boekwaarde als een extra afschrijving in één keer als exploitatielasten genomen en verdwijnt het actief van de balans. Bij verkoop worden de opbrengsten niet verrekend met de aanschafwaarde van nieuwe investeringen maar wordt de restant boekwaarde ten laste van de verkoopopbrengst gebracht. Het netto-saldo wordt ten gunste of ten laste van de exploitatie gebracht. Hierop hanteert de gemeente Veenendaal de uitzondering dat boekwinst/verlies van de desinvestering van gronden en gebouwen wordt verrekend met de algemene reserve.

4.1 Afschrijvingsmethode

Veenendaal hanteert de lineaire afschrijvingsmethode, hier kan echter gemotiveerd van worden afgeweken.

4.2 Rentetoerekening

Voor de rentetoerekening wordt een vast rentepercentage (omslagrente) gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

4.3 Afschrijvingstermijnen

Op vaste activa met een gelimiteerde gebruiksduur moet volgens de BBV jaarlijks worden afgeschreven. Het BBV schrijft niet voor welke termijnen gelden voor welke investeringen. Het BBV zegt wel dat de afschrijvingstermijn overeen moet komen met de verwachte technische en/of economische levensduur. Op grond wordt niet afgeschreven. De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast en mogen alleen bij gegronde reden worden aangepast (bestendige gedragslijn).

De tabel met de afschrijvingstermijnen is onderdeel van de Kadernota en wordt indien noodzakelijk jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld.

4.4 Ingangsmoment afschrijven

Het uitgangspunt dat door Veenendaal gehanteerd wordt, is dat op het actief wordt afgeschreven vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt.

5.1. Beschikbaar stellen investeringsbudgetten

Investeringsbudgetten worden door de raad bij het vaststellen van de begroting aan het college van Burgemeester en Wethouders ter beschikking gesteld. Voor majeure projecten kan de gemeenteraad een afzonderlijk raadsvoorstel vragen. De door de gemeenteraad beschikbaar gestelde investeringskredieten worden vervolgens door het college van Burgemeester en Wethouders ter beschikking gesteld.

5.2 Voorbereidingskredieten

Voorbereidingskredieten worden gebruikt om kosten te dekken die nodig zijn ter voorbereiding van een investering. Het voorbereidingskrediet wordt in mindering gebracht op het eigenlijk krediet.

Voorbereidingskredieten worden pas afgeschreven vanaf het moment van besluitvorming over de beoogde investering. Indien een investering niet doorgaat, komen de voorbereidingskosten ineens ten laste van de exploitatie.

5.3 Restantkredieten

Het restant van het beschikbaar gestelde krediet wordt afgeraamd aan het einde van het jaar volgend op het jaar van beschikbaarstelling (t+1). Het college van Burgemeester en Wethouders kan deze periode met maximaal één jaar verlengen. Moet een restant van het investeringsbudget na deze periode nog langer beschikbaar zijn dan zal de raad opnieuw gevraagd worden het restant beschikbaar te stellen aan het college van Burgemeester en Wethouders.