Controleprotocol VRU voor de accountantscontrole 2024

Het controleprotocol wordt jaarlijks geactualiseerd. Vanaf 2023 is er een wijziging in de wet- en regelgeving plaatsgevonden. Hierin is opgenomen dat het dagelijks bestuur een verantwoording van rechtmatigheid dient op te nemen in de jaarrekening. Met deze wetswijziging komt de verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen explicieter bij het dagelijks bestuur te liggen. De accountant blijft toetsen op een getrouw beeld, inclusief het getrouwe beeld van de rechtsmatigheidsverantwoording.

Onderwerp van de controle zijn de jaarstukken en daarmee het financiële beheer van het desbetreffende jaar, zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de (1) accountantscontrole door de accountant en (2) de rechtmatigheidscontrole door het dagelijks bestuur, dient het algemeen bestuur een aantal zaken nader te regelen hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2024 van VRU.

Vanaf 2023 dient het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. Hierdoor heeft dit controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording, en rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden, in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag vast te leggen.

Ter bevordering van een efficiënte en effectieve accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de directie, de controller en eventueel de portefeuillehouder financiën van het dagelijks bestuur.

Het dagelijks bestuur neemt een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Een rechtmatigheidsverantwoording is een verklaring van het dagelijks bestuur ten aanzien van de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en balansmutaties.

De controle van de jaarrekening door de accountant is, conform artikel 213 lid 3 Gemeentewet, gericht op het afgeven van een oordeel over:

• •

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• •

  de getrouwheid van de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  de overeenstemming van de jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels;

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle kunnen nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van het bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 lid 6 Gemeentewet (en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden), alsmede de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV en de richtlijnen voor de accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

De accountant geeft een controleverklaring af met een getrouwheidsoordeel over de jaarrekening. In de controleverklaring wordt vanaf 2023 geen afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel meer gegeven.

Onder rechtmatigheid wordt volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) verstaan dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen dat deze in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder interne verordeningen. De accountant hoeft niet vast te stellen dat alle handelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De accountantscontrole beperkt zich tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die als baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening worden verantwoord.

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daar op in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het uitgangspunt is een risicogerichte controleaanpak. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties verzekert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de controle van de specifieke uitkeringen die vallen onder het beginsel van Single information en Single audit (SiSa) en de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 4.1 Goedkeuringstoleranties accountant

De goedkeuringstolerantie is het maximale percentage van alle lasten, inclusief dotaties aan reserves dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, dat in een jaarrekening mag voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming van de accountant en daardoor voor de strekking van de af te geven controleverklaring. In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. In de hierna opgenomen tabel is de goedkeuringstolerantie opgenomen met de door het BADO voorgeschreven minimumeisen, welke ook door de VRU wordt gebruikt.

Tabel 1: minimumeisen goedkeuringstoleranties

De percentages worden berekend over de totale programmalasten van de geactualiseerde begroting, inclusief stortingen in reserves. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria, hiernaast zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren.

Rapporteringstoleranties accountant

Het algemeen bestuur stelt de rapporteringtolerantie vast op € 100.000. Bij overschrijding van dit percentage vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen (artikel 213 lid 2 Gemeentewet). De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringtolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde getrouwheidsfouten die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

Verantwoordingsgrens dagelijks bestuur

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend, deze wordt door de BBV als volgt gedefinieerd:

“De verantwoordingsgrens is een door het algemeen bestuur vastgesteld bedrag, waarboven het dagelijks bestuur de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten, inclusief de toevoegingen aan de reserves.”

Het algemeen bestuur kan binnen de eerdergenoemde bandbreedte de verantwoordingsgrens bepalen. Hierbij is het van belang om op te merken dat het mogelijk is om onrechtmatigheden of onzekerheden te constateren waarvoor de verantwoordingsgrens voor beide soort bevindingen het percentage door BADO voorgeschreven en actueel is, echter worden onrechtmatigheden en onzekerheden niet bij elkaar opgeteld.

In de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur wordt de uitkomst van de controle op de rechtmatigheid opgenomen. Deze controle richt zich op de naleving van externe wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het toetsingskader. De controle op de rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing op de wet- en regelgeving die directe financiële beheershandelingen (kunnen) betreffen. Dit is expliciet gemaakt door het benoemen van de betreffende artikelnummers in het toetsingskader van een wet- of regelgeving.

De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het normen- en toetsingskader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door het algemeen bestuur. De VRU volgt de voorgeschreven actuele BADO norm voor de verantwoordingsgrens. Hiermee wordt aangesloten bij hetgeen gebruikelijk is in de publieke sector.

Rapporteringsgrens dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur geeft in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag een toelichting op alle individuele afwijkingen die de rapportagegrens overschrijden. Deze rapportagegrens wordt vastgesteld op € 100.000.

Het dagelijks bestuur erkent het belang van toereikend financieel beheer en vermeldt daarom welke maatregelen zijn of worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 4.2 Interne controle

Bij de beoordeling van de jaarrekening van de VRU maakt de accountant voor zover mogelijk gebruik van de door de interne controle functionaris verrichtte controle werkzaamheden.

Artikel 4.3 Rapportering door de accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, hierna in het kort weergegeven, als volgt:

Interimcontrole en managementletter

Het doel van de interimcontrole is een beeld krijgen van de mate waarin de organisatie de bedrijfsvoering intern beheerst. De uitkomsten hiervan worden middels een managementletter uitgebracht aan het dagelijks bestuur.

Eindejaarscontrole en verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening wordt een verslag van bevindingen uitgebracht en aangereikt aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Deze controleverklaring wordt verstrekt aan het algemeen bestuur en is bedoeld voor openbaarmaking. De controleverklaring wordt verstrekt na vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur.