Verordening bezwaren en klachten waterschap Noorderzijlvest 2025

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaren en klachten. Het contact met burgers staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over het minnelijk traject, het ambtelijk horen en het horen door een adviescommissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren en klachten waar het moet en een minnelijke behandeling waar het kan.

Artikelsgewijs

Enkel de bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Sub f

Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van het waterschap Noorderzijlvest. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter zijn bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze bestuursorganen.

Sub h

Onder sub h is het begrip ‘klacht’ omschreven. Onder een klacht wordt verstaan een klacht als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb. Een dergelijke klacht moet worden onderscheiden van bijvoorbeeld meldingen over gebreken in de uitvoering van waterschapstaken. Deze meldingen worden in het dagelijks spraakgebruik ook wel als 'klacht' aangeduid maar vallen echter niet onder deze klachtenregeling; het gemelde gebrek dient snel en praktisch door de betreffende afdeling te worden opgepakt.

Artikel 2 Ingediend bezwaar of klacht

Eerste lid

De registratie van een bezwaar met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).

De registratie van het klacht is evenals van belang. Artikel 9:5 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De geregistreerde datum is van belang omdat het bestuursorgaan bijvoorbeeld niet verplicht is een klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden. Dit volgt uit artikel 9:8 lid 1 sub b van de Awb.

Tweede lid

Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaar of klacht contact leggen met de bezwaarmaker of klager is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker of klager en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Bij voorkeur wordt deze uitleg of een voorschot hierop in de ontvangstbevestiging opgenomen. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Tijdens dit contact kan worden aangeven dat door een adviescommissie zal worden geadviseerd maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van minnelijke behandeling van het bezwaar of klacht. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaar of klacht wordt gevonden. Van belang is dat eventuele afspraken over een minnelijke oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.

Het leggen van contact is mede van belang omdat, de helderheid over de afhandeling van deze bezwaren of klachten kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar of de klacht. Het contact met partijen kan daarnaast leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de minnelijke afhandeling van ontvankelijke bezwaren voortvloeien.

Artikel 3 Vooronderzoek en minnelijk traject

Eerste en tweede lid

Na het eerste contact met de bezwaarmaker of klager, zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit of gedraging en de reden waarom bezwaar is gemaakt of een klacht is ingediend. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker of klager als met de voorbereider van het bestreden besluit of diegene wie de klacht betreft contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar of de klacht (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaar of de klacht wordt gelegd. Als al bij het eerste contact een oplossing op het bezwaar of de klacht is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker of klager. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaar of de klacht dan hoeft deze verder niet in behandeling te worden genomen en kan het minnelijk worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de minnelijke afhandeling.

Het bestuursorgaan moet op het bezwaar beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaar(artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. Klachten dienen binnen zes weken na ontvangst van de klacht worden afgehandeld. Als een adviescommissie als bedoeld in artikel 9:14 Awb is ingesteld, in de beslistermijn tien weken.

De termijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar of de klacht niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar of klacht kan de termijn worden verdaagd. De termijn voor de behandeling van klachten kan maximaal vier weken worden verdaagd. Verdere verdaging van de termijn is mogelijk voor zover klager daarmee schriftelijk instemt. De beslistermijn voor de behandeling van bezwaren kan maximaal zes weken worden verdaagd. Verdere verdaging van de beslistermijn van de behandeling van bezwaren is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar of beroep in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb

Derde lid

Als tijdens de minnelijke behandeling van een bezwaar blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Artikel 4 Ambtelijk horen

Bezwaarmaker of klager en eventuele belanghebbenden moeten in beginsel worden gehoord voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist of een klacht afhandelt. Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Dit volgt uit de artikelen 7:2 en 7:3 van de Awb voor de behandeling van bezwaren en artikel 9:10 van de Awb voor de behandeling van klachten.

Eerste lid

Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan in bepaalde gevallen ambtelijk hoort over een bezwaar of klacht. Voor het ambtelijk horen over bezwaren gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb. Voor het ambtelijk horen over klachten gelden de bepalingen uit artikel 9:7 van de Awb.

Derde lid

Voor de samenstelling van de ambtelijke commissie zijn de artikelen 7:5 (in het geval van een bezwaar) en 9:7 (in het geval van een klacht) van de Awb van belang. Zo bestaat in het geval van de behandeling van een klacht de ambtelijke commissie in beginsel uit één of meer personen die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken zijn geweest.

Vijfde lid

Als de bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbenden het bezwaar of de klacht (alsnog) aan de externe commissie wil voorleggen, kan het bevoegde bestuursorgaan hiertoe besluiten. Het is verstandig om deze beslissing goed te motiveren zodat de adviescommissie en de betrokken partijen weten waarom hiertoe is besloten. Die motiveringsplicht geldt temeer als het bestuursorgaan in weerwil van het verzoek van de bezwaarmaker of klager besluit toch ambtelijk te horen.

Artikel 5 Instelling en taak adviescommissie

Het horen en adviseren door een adviescommissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld voor zover het de behandeling van een bezwaar betreft. De adviescommissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de adviescommissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging partijen en uitbrengen van het advies. Voor het horen en adviseren door een adviescommissie over een klacht is artikel 9:13 van de Awb en verder van belang.

Artikel 6 Samenstelling en bezoldiging adviescommissie

Tweede lid

Het dagelijks bestuur is bevoegd om de voorzitter en leden van de adviescommissie te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het dagelijks bestuur mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de adviescommissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing door het dagelijks bestuur mogelijk.

Derde lid

De strekking van deze bepaling is waarborging van de onafhankelijkheid van de adviescommissie en het tegengaan van mogelijke belangenverstrengeling.

Vierde lid

Het kan voorkomen dat de voorzitter niet kan deelnemen aan de behandeling van een bezwaarschrift of een klaagschrift. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen in geval van ziekte of een situatie als bedoeld in artikel 9 van deze verordening. In een dergelijk geval besluiten de (zittende) leden van de adviescommissie gezamenlijk wie van hen de voorzitter vervangt.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris van de adviescommissie

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een adviescommissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. De secretaris bereidt zaken voor en neemt deel aan de beraadslaging van de adviescommissie. Hij heeft daarin een raadgevende stem. Het verslag van de hoorzitting en het advies van de adviescommissie worden opgesteld door de secretaris.

Artikel 8 Zittingsduur

Eerste lid

Voor de voorzitters en de leden geldt een zittingsduur van vier jaar. De zittingsduur van vier jaar kan worden verlengd door herbenoeming van een lid. Leden kunnen maximaal twee keer opnieuw worden benoemd. Voor deze termijnen is gekozen om een goede combinatie te krijgen van ervaring en vernieuwing binnen de adviescommissie.

Derde lid

Het is voor de continuïteit gewenst zijn dat de voorzitter of leden hun functie blijven vervullen totdat in de opvolging is voorzien. De bepaling is er een van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 9 Onpartijdigheid leden

Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de adviescommissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.

Artikel 10 Mandaat

Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever uitoefenen van de bevoegdheden. Specifiek gaat het in dit geval het uitoefenen van bevoegdheden door de secretaris van de adviescommissie in naam van het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen van de secretaris en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.

Artikel 11 Jaarverslag

De adviescommissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan het algemeen bestuur. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Artikel 12 Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter en secretaris er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaar of de klacht voldoende voor te bereiden. De activiteiten van de adviescommissie, de voorzitter en secretaris bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Dit is bijvoorbeeld het geval als een externe deskundige wordt ingeschakeld. Deze kosten komen ten laste van de begroting. Aangezien het dagelijks bestuur belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat dergelijke kosten niet gemaakt worden voordat het dagelijks bestuur de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost.

Artikel 13 Horen

Derde lid

In dit lid wordt onder meer de praktische voorbereiding van de hoorzitting geregeld.

Sub c en d

Deze bepalingen zijn van belang indien bezwaarmaker of klager, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbende verzoekt om het tijdstip van de zitting te wijzigen. De ambtelijk secretaris beslist op een dergelijk verzoek.

Artikel 14 Openbaarheid hoorzitting

Tweede lid

Hier wordt geregeld dat als de adviescommissie het nodig oordeelt of als bezwaarmaker, het bestuursorgaan of eventuele belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) adviescommissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb).

Artikel 15 Verslag hoorzitting

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Artikel 15 van deze verordening regelt de verslaglegging van de hoorzitting. In de regel wordt een digitale geluidsopname gemaakt en alleen indien nodig nog een (zakelijk) schriftelijk verslag. Het opstellen van een schriftelijk verslag van een hoorzitting kost in de praktijk namelijk veel tijd en geeft, anders dan een geluidsopname, een beknoptere en zakelijke weergave van het besprokene. Door deze werkwijze kan het secretariaat effectiever werken, maar worden de belangen van belanghebbenden niet geschaad.

Het besluit op bezwaar is in strijd met artikel 7:7 van de Awb genomen als er geen schriftelijk verslag is gemaakt en uit de beslissing op bezwaar niet blijkt wat op de hoorzitting verhandeld is. Uit jurisprudentie (onder andere van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State) blijkt echter dat deze strijd met artikel 7:7 van de Awb wordt hersteld als een belanghebbende (zoals bezwaarmaker) desgewenst de beschikking krijgt over de geluidsopname van de hoorzitting en als er alsnog een verslag van de hoorzitting wordt gemaakt als daartoe aanleiding is.

Daarom wordt vastgelegd dat van elke hoorzitting een digitale geluidsopname wordt gemaakt, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. Tevens wordt vastgelegd dat de ambtelijke secretaris op basis van de geluidsopname (indien aanwezig) een schriftelijk verslag maakt, in het geval een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname, indien dat nodig is voor de besluitvorming door het bestuursorgaan, op verzoek van een belanghebbende of in het geval van een beroepsprocedure de rechtbank daarom verzoekt. Tijdens de hoorzitting dienen de belanghebbenden en hun gemachtigden van het maken van de geluidsopname op de hoogte te worden gesteld, zodat zij de gelegenheid hebben toestemming daaraan te onthouden.

De opnamen van hoorzittingen zullen worden opgeslagen in het zaaksysteem dat de het bestuursorgaan onder andere gebruikt om het proces van de behandeling van bezwaren en klachten te ondersteunen. De toegang tot de applicatie is zodanig ingericht dat alleen medewerkers die de gegevens van de bezwaren en klachten (waaronder dus ook de opnamen) in mogen zien de bijbehorende toegangsrechten tot de applicatie hebben. Op deze manier wordt voorkomen dat de geluidsopnamen in verkeerde (digitale) handen komen.

Artikel 16 Nader onderzoek

Eerste lid

Na de hoorzitting kan de adviescommissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen. De meest voorkomende situatie is dat tijdens de hoorzitting de afspraak wordt gemaakt dat een partij nog aanvullende stukken mag indienen. Hierop kunnen de andere partijen dan schriftelijk reageren. Het is aan de commissie om hier met partijen afspraken over te maken.

Het doen van nader onderzoek door de adviescommissie, de voorzitter en secretaris kan kosten met zich meebrengen. Dit is bijvoorbeeld het geval als een externe deskundige wordt ingeschakeld. Deze kosten komen ten laste van de begroting. Aangezien het dagelijks bestuur belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat dergelijke kosten niet gemaakt worden voordat het dagelijks bestuur de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost.

Derde en vierde lid

Deze bepalingen voorzien naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de adviescommissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. Specifiek ten aanzien van de behandeling van bezwaren is in artikel 7:9 van de Awb bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). De voorzitter van de adviescommissie beslist op een verzoek om een nieuwe hoorzitting.

Artikel 17 Beraadslaging en advies

Omdat het van belang is dat de adviescommissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een adviescommissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13 van de Awb, respectievelijk artikel 9:13 van de Awb en verder. Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vierde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.

Zevende lid

Het digitale of schriftelijke nadere verslag van de hoorzitting maakt deel uit van het advies van de adviescommissie. De geluidsopname kan op verzoek van belanghebbenden beschikbaar worden gesteld, desgewenst wordt het verslag schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Zie ook de toelichting op artikel 15 van deze verordening.