Archiefverordening waterschap Noorderzijlvest 2025

Geldend van 25-07-2025 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening waterschap Noorderzijlvest 2025

De algemene vergadering van het waterschap Noorderzijlvest,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur,

gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de Archiefregeling;

Heeft vastgesteld de volgende:

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de documenten en archiefbescheiden van de bestuursorganen van het waterschap, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 1. Algemene bepalingen

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a. de wet: de Archiefwet 1995;

  • b. het waterschap: de publiekrechtelijke rechtspersoon waterschap Noorderzijlvest;

  • c. bestuursorganen van het waterschap: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

  • d. documenten: archiefbescheiden, informatieobjecten en documenten zijn synoniem aan elkaar, hier ook data, beeld- en kaartmateriaal;

  • e. de archiefruimte: een archiefruimte, als bedoeld in artikel 1, aanhef, onderdeel e, van de wet;

  • f. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het Algemeen Bestuur aangewezen archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, aanhef, onderdeel f, van de wet;

  • g. het dynamische en semi-statische deel van de archiefbescheiden van het waterschap: het deel van de archiefbescheiden van het waterschap, dat zich, in afwachting van hun overbrenging naar de op de voet van artikel 2 van deze verordening aangewezen archiefbewaarplaats, bevindt in een archiefruimte van het waterschap;

  • h. het statische deel van de archiefbescheiden van het waterschap: het deel van de archiefbescheiden van het waterschap dat ingevolge artikel 12, eerste lid, of artikel 13, eerste lid, van de wet bestemd is voor overbrenging danwel inmiddels daadwerkelijk is overgebracht naar de op de voet van artikel 2 van deze verordening aangewezen archiefbewaarplaats; Het statische deel bevindt zich bij de Groninger Archieven: het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven, gevestigd te Groningen;

  • i. de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de Archiefwet door het algemeen bestuur benoemde waterschapsarchivaris;

  • j. de beheerder: degene die op grond van een aanwijzing, als bedoeld in artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van het waterschap die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • k. de beheerseenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

  • l. het informatiesysteem: een gegevensverwerkend systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, verwerkt, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend, overgedragen en geraadpleegd.

  • m. de secretaris-directeur: de overeenkomstig artikel 37, eerste lid van de wet bedoelde secretaris, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 2. Zorgplicht dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur:

1. draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de waterschapsorganen.

2. draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid van het waterschap en treft daartoe de nodige maatregelen.

3. zorgt conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de archiefbescheiden.

4. draagt zorg voor de benoeming van een archivaris voor de overgedragen en niet-overgedragen archieven.

5. zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap, ongeacht hun vorm.

6. draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de analoge en digitale archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

7. draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

8. stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van het waterschap die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast middels de beheerregeling informatiebeheer 2025. In deze regeling is ook de jaarlijkse verplichte vernietiging geregeld.

Artikel 3. Beheer van de archiefbewaarplaats

Het dagelijks bestuur:

  • 1.

    draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder of beheerders van de archiefbewaarplaats;

  • 2.

    draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.

Voor de archiefbewaarplaats van de historische archieven - statische archieven van rechts-voorgangers van Noorderzijlvest - van het waterschap is de archiefbewaarplaats van de Groninger Archieven aangewezen.

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 4. Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, specifiek omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35, 36 en 37 van de wet.

Zij voegen daarbij in ieder geval:

  • a.

    het jaarverslag van de beheerder en/of archivaris van de archiefbewaarplaats;

  • b.

    voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door beheerder en/of archivaris van de archiefbewaarplaats aan hen uitgebrachte adviezen, en

  • c.

    een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 5. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde voor het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede uitvoering van het toezicht noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de secretaris-directeur en indien hij hiertoe aanleiding ziet, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 5. Intrekking oude verordening

De vastgestelde archiefverordening waterschap Noorderzijlvest 2005 van 19 oktober 2005 wordt hiermee ingetrokken.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening waterschap Noorderzijlvest 2025.

Ondertekening

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 9 juli 2025 te Groningen.

Het algemeen bestuur,

R. van der Schaaf, dijkgraaf B. Tammes, secretaris-directeur

Toelichting bij de Archiefverordening waterschap Noorderzijlvest 2025

Algemene toelichting

Het beheer van archieven is vastgelegd in de Archiefwet 1995. Op basis van deze wet is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de zorg rondom alle archiefbescheiden. ‘Archiefbescheiden’ is de samenvattende term voor alle communicatie die het waterschap maakt of ontvangt. Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven. De definitie van archiefbescheiden is hier synoniem aan informatieobjecten, documenten of data.

Op basis van de wet is het algemeen bestuur verplicht om een verordening vast te stellen. De vaststelling van een verordening moet aan gedeputeerde staten worden meegedeeld. Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen wordt hiermee bedoeld dat we de verantwoordelijkheid hebben om informatie goed te ontvangen, te maken, te bewaren en op het juist moment en de juiste manier ook te vernietigen. Informatie wordt goed bewaard als de echtheid en betrouwbaarheid op elk moment kan worden vastgesteld. Door goed informatie-beheer kan de organisatie goed functioneren, kunnen derden informatie ontvangen en kan het bestuur zich verantwoorden richting de provincie Groningen op basis van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).

Artikelsgewijze toelichting

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht dagelijks bestuur

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archief-regeling voorschriften gesteld voor de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Het waterschap gebruik hiervoor het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO).

1e lid

Dit onderdeel verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de waterschapsorganen.

2e lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf. Deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van het waterschap in de breedste zin. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 2. Taken van de beheerder van de archiefbewaarplaats

Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde als archivaris of beheerder van de archiefbewaarplaats is benoemd, deze de archiefbewaarplaats van het waterschap beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de Waterschapsorganen (algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter) die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 37, eerste en tweede lid). Als een waterschap niet beschikt over een gediplomeerde beheerde archivaris of beheerder dan vallen de verantwoordelijkheden inzake het beheer terug op de secretaris-directeur.

Op grond van het tweede lid kan de archivaris of beheerder van de archiefbewaarplaats op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over aangelegenheden betreffende toezicht en beheer. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a. het jaarverslag van de archivaris/beheerder van de archiefbewaarplaats (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen),

b. de op verzoek of eigen initiatief van de archivaris/beheerder van de archiefbewaarplaats aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) gedeputeerde staten van de provincie Groningen te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen. Het Besluit verstrekking systematische toezicht-informatie stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat waterschappen niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het dagelijks bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het algemeen bestuur aanbieden.