Instructie voor de griffier van de gemeente Zuidplas 2025

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.

1. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

2. De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

4. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en het fractievoorzittersoverleg en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2. Indien het presidium en/of fractievoorzittersoverleg aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

1. De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2. De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3. De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

5. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het fractievoorzittersoverleg over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

7. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

8. De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4. De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

• a.

  het voldoen aan wet- en regelgeving;

• b.

  door de raad vastgestelde spelregels;

• c.

  eerder genomen besluiten;

• d.

  en de door fractievoorzittersoverleg vastgestelde formats.

5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

6. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

7. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, programmacommissies (sessies), presidium en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

8. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

1. De griffier draagt actief bij aan:

• a.

  de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

• b.

  het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

• c.

  (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

• d.

  inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2. De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor de dienstverlening door de griffie.

3. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit, heeft hierbij aandacht voor bevordering van de integriteit van de griffie; bevordert het respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

4. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.

5. De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.

6. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

7. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

3. De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.

1. Indien de griffier voor een langere tijd verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de gemeenteraad en/of de voorzitter van de werkgevercommissie.

2. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Zuidplas 2025.

3. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘Instructie griffier’ (A11.001145) zoals vastgesteld op 28 juni 2011.