Verordening op de ambtelijke bijstand

Toelichting op de Verordening op de ambtelijke bijstand

Algemeen

In artikel 33 van de Gemeentewet staat voorgeschreven dat:

• 1.

  De raad en elk van zijn leden hebben recht op ambtelijke bijstand.

• 2.

  De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning;

• 3.

  De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen een verordening vast.

In deze verordening wordt van dit artikel een uitwerking gegeven.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Hier wordt een opsomming gegeven van wat moet worden verstaan onder ambtelijke bijstand. Onderscheiden worden:

• 1.

  feitelijke informatie;

• 2.

  inzage in of afschriften van documenten;

• 3.

  het verschaffen van een deskundig oordeel of advies;

• 4.

  het doen van onderzoek of het verlenen van hulp daarbij;

• 5.

  het opstellen van een voorstel of het verlenen van hulp daarbij.

Als het gaat om bijstand als bedoeld onder 1 en 2 kan een individuele ambtenaar in de regel besluiten bijstand te verlenen. Waar het gaat om bijstand als bedoeld onder 3, 4 en 5 is in de regel sprake van meer intensieve en tijdrovende bijstandverlening.

Artikel 2

Als de raad in meerderheid een voorstel, of een notitie wil ontvangen, moet het college in de regel aan die wens tegemoetkomen. Wel kan bij dit artikel worden gedacht aan de situatie dat de raad op grond van artikel 155 van de Gemeentewet een onderzoek wil verrichten en zich daarbij wil laten bijstaan door deskundige ambtenaren. De griffier kan bij eventuele uitbesteding een bijdrage leveren door gesprekken te voeren met leveranciers.

Artikel 3

Artikel 3 geeft aan dat ambtelijke bijstand in de eerste plaats door de griffier wordt verleend. De griffier fungeert als ‘front office’. Hij kan informatie vergaren bij ambtenaren of extern.

Een uitzondering wordt gemaakt voor gevallen waarin de gevraagde bijstand van geringe omvang is. Te denken valt aan een feitelijke vraag of inzage in documenten. In geval van twijfel beslist het college of de betreffende ambtenaar de gevraagde bijstand levert. Als de ambtenaar op eigen gezag besluit bijstand te verlenen, doet hij hiervan mededeling aan de portefeuillehouder in het college.

Artikel 4, 5 en 6

Als de gevraagde bijstand van een omvang is die niet door de griffie kan worden geleverd, verzoekt de griffier het college ambtelijke capaciteit beschikbaar te stellen om de gevraagde bijstand te leveren. Bijstand kan alleen worden geweigerd op grond van de overwegingen die staan opgesomd in artikel 5:

• a.

  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad. De situatie zou zich kunnen voordoen dat een raadslid ambtenaren wil inschakelen om werk te verrichten ten behoeve van een andere organisatie of voor het raadslid persoonlijk. In die gevallen kan ambtelijke bijstand worden geweigerd.

• b.

  de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de capaciteit van de ambtelijke organisatie. De situatie kan zich voordoen dat geen ambtelijke capaciteit beschikbaar is om aan het verzoek te kunnen voldoen. In dat geval bepaalt artikel 6 dat de raad kan besluiten externe expertise in te huren.

• c.

  het verzoek onvoldoende duidelijk en gericht is geformuleerd. Een raadslid dat verzoekt om ambtelijke bijstand dient helder te formuleren welke bijstand hij verlangt en met welk doel om te voorkomen dat onevenredig veel tijd wordt gevraagd.

Artikel 6 geeft een procedure in geval van onenigheid over de toepassing van de weigeringsgronden. Als het gaat om een weigering op grond a of c dan kan het raadslid zijn verzoek uiteindelijk aan de raad voorleggen ter beoordeling. De uitspraak van de raad is in dat geval bindend. In geval van een weigering op grond van het genoemde onder b kan het raadslid zijn verzoek eveneens voorleggen aan de raad. In een dergelijk geval kan de raad echter enkel besluiten externe capaciteit in te huren. In beide gevallen wordt eerst een beroep gedaan op de burgemeester. Van de burgemeester wordt verwacht dat hij boven de partijen staat. Vaak zal de burgemeester in staat zijn conflicten over ambtelijke bijstand minnelijk te regelen. Voor een raadslid heeft de bemiddeling van de burgemeester vooral als voordeel dat hij niet hoeft te wachten tot de eerstvolgende raad om een oordeel over zijn verzoek te krijgen. Uiteindelijk staat altijd beroep op de raad open.