Verordening Auditcommissie Amersfoort

Artikel 1 De commissie

Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

Artikel 2 Taken auditcommissie: advies en overleg

De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van zijn controlerende verantwoordelijkheid. De auditcommissie overlegt en adviseert in ieder geval over:

• a.

  De selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening.

• b.

  Het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.

• c.

  Het onderzoek van de documenten behorend bij de Planning- en Controlcyclus (begroting, jaarrekening, tussentijdse rapportages en kadernota) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten 1 en de planning voor de behandeling van de documenten.

• d.

  De uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a van de Gemeentewet.

• e.

  De verantwoordingen door het college in het kader van de beleidsevaluatie voor zover het betreft de doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer.

• f.

  Opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken, adviezen auditcommissie en beleidsevaluaties.

• g.

  De jaarrekeningen en overige documenten uit de P&C cyclus van verbonden partijen, voor zover het betreft de financiële positie van verbonden partijen in relatie tot effecten voor de financiële positie van de gemeente.

• h.

  De taken in het kader van horizontaal toezicht en de afstemming daarvan met de provinciale toezichthouder.

• i.

  De ontwikkeling van de vastgestelde financiële ijkpunten.

• j.

  het benoemen, schorsen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c en 81d van de Gemeentewet;

• k.

  De auditcommissie fungeert als klankbord voor de rekenkamer.

  • •

    Onder deze taak wordt in ieder geval begrepen:

    • o

      het voeren van overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen;

    • o

      het voeren van een jaarlijks voortgangsgesprek met de rekenkamer;

    • o

      het bespreken van het jaarlijkse onderzoeksprogramma van de rekenkamer.

• l.

  Laat zich informeren over (verbeter)acties die voortkomen uit de accountantscontrole en managementletter.

• m.

  Bespreekt de jaarlijkse ICT-rapportage van de gemeente met de betrokken portefeuillehouder.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

• a.

  De auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal 1 lid in de auditcommissie worden benoemd.

• b.

  De raad draagt bij de samenstelling van de auditcommissie zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

• c.

  Benoembaar zijn leden van de gemeenteraad, evenals buitengewone fractieleden.

• d.

  De leden worden door de raad benoemd.

• e.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• f.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of buitengewoon fractielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• g.

  In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• h.

  Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

• i.

  De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs zijnde de concerncontroller, de afdelingsmanager Financiën en Advies, de accountant, en de secretaris van de auditcommissie.

Artikel 4 Voorzitter

De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie.

Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie

• a.

  De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

• b.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd om naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamer, ambtenaren van de gemeente Amersfoort, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

• c.

  Indien de auditcommissie ambtenaren van de gemeente Amersfoort uitnodigt informeert zij het college hierover.

• d.

  De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, onder j.

• e.

  De auditcommissie is bevoegd specifieke aandachtspunten te benoemen dan wel te wijzigen in het controleplan.

• f.

  De auditcommissie is bevoegd de portefeuillehouder financiën te adviseren over de kwaliteit van bestuurlijke financiële voorstellen alvorens deze aan de raad worden aangeboden.

Artikel 7 Vergadering en verslaglegging

• a.

  De auditcommissie stelt jaarlijks een werkplan op voor de voorgenomen werkzaamheden, en stuurt dit ter vaststelling naar de raad.

• b.

  De auditcommissie vergadert zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht ter uitvoering van dit werkplan, of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• c.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering.

• d.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd toegezonden aan de leden en de vaste adviseurs zoals genoemd artikel 3 lid i.

• e.

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij er sprake is van voorbereidende bijeenkomsten of intern beraad, zulks ter beoordeling van de commissie.

• f.

  De vergaderingen van de auditcommissie worden ter openbare kennis gebracht.

• g.

  Van iedere vergadering (niet zijnde een voorbereidende bijeenkomst of intern beraad) wordt een besluitenlijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie. De verslagen worden op de website van de gemeente gepubliceerd.

Artikel 8 Besluitvorming en advisering

• a.

  De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en zendt dit ter kennisgeving aan de raad.

• b.

  Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• c.

  Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad gebracht.

• d.

  De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum).

• e.

  Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

• f.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

Artikel 9 Uitleg verordening

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Art 10 Inwerkingtreding en intrekkingsbepaling

• a.

  Deze verordening treedt een dag na publicatie in werking.

• b.

  Op de dag van inwerkingtreding vervalt de “Verordening op de Auditcommissie gemeente Amersfoort” zoals deze werd vastgesteld op 12 december 2017

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening Auditcommissie Amersfoort”